Alles wat Flowtly doet, module voor module

Tijdregistratie & Productiviteit

• Eenvoudige tijdregistratie met goedkeuringsworkflows
• Koppel tijdregistraties aan projecten en klanten
• Aangepaste tarieven en factuurclassificaties
• Real-time FTE-, productiviteits- en projectrapportage
• Taakoverzichten, terugkerende taken en sjablonen per project

Taken & Projecten

• Werk organiseren in taakoverzichten gegroepeerd per project of afdeling
• Vier prioriteitsniveaus: laag, normaal, hoog en urgent
• Terugkerende taken met dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse frequentieregels
• Threaded commentaar, volgers en samenwerking met meerdere toewijzingen
• Instelbare statussen per project en herbruikbare taaksjablonen
• Projectsjablonen met fasen en relatieve datumsBeschrijf een terugkerend project één keer: fasen, takenlijsten en taken, elk gepland in dagen vanaf de start. Kies een startdatum, bekijk de voorbeeldweergave met datums en maak de hele structuur in één stap aan. Anders dan terugkerende taken of taaksjablonen zet het een volledig project op; het sjabloon bevat alleen structuur en planning, dus klant, team, tarieven en budget worden niet gekopieerd.
• Elk project op koersZie in één oogopslag of elk project op schema, binnen budget en goed bemand is, zodat je afwijkingen spot voordat het je een klant kost.
• Action Center houdt operaties schoonEén hub die gegevenslacunes aankaart en oplost, van niet-toegewezen uren tot onvolledige records, en wijst uren opnieuw toe wanneer personeelsleden van teams veranderen.
• Maandelijkse aftekening vóór facturatieElke maand controleert de accountmanager van het project de te factureren uren en tarieven, past een regel aan met een reden en tekent af. Finance ziet de maand als afgetekend in de projectlijst en krijgt een melding; alleen een beheerder kan hem heropenen.
• Projectmappen voor lange projectlijstenGroepeer projecten onder inklapbare mapkoppen, met hun fases erin genest, en zoek in alle mappen tegelijk.

Resourcing: wie aan welk project werkt, en wanneer

Open de demo als projectmanager

• Bezettingsplan: project, rol, persoonElk project klapt open in de rollen die het nodig heeft en de mensen die erop geboekt zijn, week na week. Geef aan hoeveel mensen een rol nodig heeft, en een onbezette rol verschijnt als gat vanaf de week waarin die opent. Het filter voor open rollen geeft een kant-en-klare lijst voor werving of herverdeling.
• Beschikbaarheid met verlof en deeltijdDe Mensen-weergave meet iedereen tegen de eigen contractweek en het eigen werkrooster. Goedgekeurd verlof gaat van de capaciteit af, zodat niemand met verlof of in deeltijd vrij lijkt terwijl dat niet zo is.
• De bank en conceptboekingenDe bank toont wie in de periode nog ruimte heeft, de meest beschikbare eerst. Sleep iemand naar een rol om een conceptboeking te schetsen. Concepten tellen pas als bezetting wanneer iemand met goedkeuringsrecht ze bevestigt, zodat je opties veilig vergelijkt.
• Bezettingsaanvragen met capaciteitscontroleProjectleiders vragen een persoon aan voor een rol, met aandeel, periode en een notitie. De goedkeurder ziet of akkoord iemand zou overbelasten en keurt goed, keurt goed met een voorgesteld lager aandeel of wijst af.
• Actuele waarden: gepland versus gerapporteerdVergelijk per week de geplande uren van elke persoon met de gerapporteerde tijd, met declarabele bezetting en een uitsplitsing van waar de uren naartoe gingen. Met rechten op de financiën van resourceplanning voegt de weergave Geld omzet, kosten en marge per persoon toe, uitgesplitst per project.
• Wat je nodig hebt voordat je plantGeef planners, goedkeurders en finance elk de toegang die ze nodig hebben: één rol plant, een andere bevestigt concepten en meldt vraag aan, en alleen de mensen die jij kiest zien omzet, kosten en marge. Plannen gebeurt op een desktop; Actuals werkt ook op de telefoon.
• Vraag, aanvragen en goedkeuring, voor teams die ze gebruikenTeams die via vraagaanmelding plannen melden een behoefte op een rol aan, en een projectmanager vraagt dan iemand aan met een aandeel en een periode. Wie goedkeurt ziet Pending en Conflicts, en keurt goed zoals aangevraagd, keurt goed op een lager aandeel of wijst af met een reden. Allocaties staan op Open, Draft of Confirmed, en Actuals vergelijkt geplande met gerapporteerde uren.

Facturatie & Klanten

• Automatisch facturen genereren vanuit geregistreerde uren
• Ondersteuning voor meerdere valuta, btw en belastingregels
• Ingebouwde klant- en contractdatabase
• Betalingsopvolging met bankgegevensreconciliatie
• Facturen in bulk genereren vanuit urenstaten en projecten
• Herinneringen voor achterstallige facturen voor jou opgesteld, door jou verstuurdEenmaal ingeschakeld stelt een dagelijkse controle een conceptherinnering op voor elke achterstallige verkoopfactuur die niet volledig is betaald, met na een deelbetaling alleen het openstaande restbedrag. Je beoordeelt elk concept, past het bericht aan of voegt cc toe en keurt het goed om te verzenden; niets gaat automatisch de deur uit, en verzonden, afgewezen en mislukte herinneringen blijven in de geschiedenis.
• Verrekening met één tegenpartij, vanuit de herinneringenVanuit de wachtrij met betalingsherinneringen leg je een verrekening vast met één tegenpartij: vink je facturen met een wachtende herinnering en hun kostendocumenten aan, vul bedragen in die precies in evenwicht zijn en registreer de datum waarop de verklaring hen bereikte. Het openstaande bedrag daalt met de verrekening, en herinneringen voor facturen die nu volledig zijn voldaan worden afgewezen. De verklaring bezorg je zelf; Flowtly legt haar vast.
• Klantspecifieke omschrijvingen op factuurregelsSla de zinnen op die een relatie verwacht, zoals een contractreferentie of objectadres, met de factuurmaand of het kwartaal automatisch ingevuld. Kies er een bij het schrijven van een regel en bekijk de voorvertoning zoals die wordt afgedrukt. Het vult alleen de omschrijving: bedragen, btw en al verzonden facturen blijven ongewijzigd.
• Leveranciers en klanten, automatisch verrijktHoud één register bij van elke klant, leverancier en partner met fiscale identificatoren en betalingsvoorwaarden, automatisch verrijkt met openbare bedrijfsgegevens, met detectie en samenvoeging van duplicaten om het overzichtelijk te houden.
• Kassa voor verkoop aan de toonbankVoor een winkel die goederen aan de toonbank verkoopt: een productcatalogus met prijzen inclusief btw, een voorraadregister dat elke levering, verkoop en telling vastlegt, en een kassa die in één stap de factuur opmaakt en de voorraad verlaagt. Kassamedewerkers zien nooit inkoopprijzen of marge.

CRM

• Centrale klanten- en contactendatabase
• Volg deals door je verkooppijplijn
• Leg inkomende leads vast en kwalificeer ze
• Verkoopdashboard met gewogen pijplijn en funnelanalyse
• Maak van een prospect in één stap een klant en een dealConverteer een prospect naar een nieuwe of bestaande klant: de contactpersonen worden overgenomen, er opent een deal in de eerste fase van de pijplijn met Prospect als herkomst, en de prospectietijdlijn blijft staan waar hij stond.
• Sluit deals af als gewonnen of verloren, met redenen die je kunt tellenSleep een deal onder het pijplijnbord naar Gewonnen of Verloren, met direct daarna Ongedaan maken. Bij Verloren vraagt Flowtly naar de reden uit een vaste lijst, met een optionele notitie. Afgesloten deals verhuizen naar het tabblad Lijst, waar je op status filtert en een deal heropent die terugkomt.

Teamleden

• Centrale medewerkersdossiers en contracten
• Bijhouden van salarissen, voordelen, rollen en toegang
• Beoordelingscycli, feedback en zachte HR-tools
• Meldingen voor contractvervaldatums en wijzigingen
• Werkroosters, dienst-sjablonen en roulerende patronen
• Vergaderplanning met agenda en agendasynchronisatie
• Capaciteit en burnout in één oogopslagBezetting, overwerk en verlof op het gehele team. Weet wanneer je meer werk kunt aannemen en wie overladen is voordat het breekt.
• Voordelen, vereenvoudigdDefinieer en ken voordelen toe zoals medische zorg, sportkaarten, maaltijden en verzekeringen met dekkings- en prijsniveaus, geschiedenis blijft schoon.
• Beoordelingen en feedbackVoer gestructureerde prestatiebeoordelingen en 360-feedbacksessies uit op één plaats, gekoppeld aan elk persoonsprofiel en hun groei in de loop van de tijd.
• Doelen die op elkaar aansluiten (OKR & KPI)Stel doelen op bedrijfs-, afdelings- en individueel niveau en volg gewogen Key Results. Koppel een doel aan een beoordelingscyclus en de uitkomsten van de Key Results vloeien in de beoordeling van elke persoon, zodat doelen en beoordelingen hetzelfde verhaal vertellen.
• Duidelijke verantwoordelijkheden en rolprofielenKoppel taken aan functies, groepeer ze in gestandaardiseerde rolprofielen en zie de verantwoording over teams heen — zodat de scope expliciet is en je met vertrouwen werving en reorganisatie kunt plannen.
• Werving: kandidaten, cv’s en fasenOpen voor elke rol een werving met eisen, eigenaren en salarisrange, en bewaar het cv, de notities en de vaardigheden van elke kandidaat in één profiel. Sleep kandidaten door de fasen van de werving: gesolliciteerd, geselecteerd of afgewezen. Vereist de rol voor kandidatenbeheer.
• Een vacaturepagina waarop iedereen kan reagerenOpen een vacature en deel de vacaturepagina. Iedereen met de link kan reageren en een cv toevoegen, zonder Flowtly-account. Elke sollicitatie komt binnen op de vacature met cv, notities en vaardigheden in één profiel, en je verplaatst kandidaten tussen de fases: gesolliciteerd, geselecteerd of afgewezen. Flowtly geeft ze geen score en rangschikt ze niet.
• Gesprekstijden als boekingslink die je zelf deeltStel gesprekstijden voor op het profiel en Flowtly maakt er een boekingslink van, die naar de kandidaat wordt gemaild; de recruiter kan hem ook kopiëren. De kandidaat opent hem en kiest een van de tijden, zonder een account aan te maken, en jij kiest hoe lang hij geldig blijft — van een uur tot 30 dagen. Tijden voorstellen vraagt een HR-managerrol; de link zelf laat de kandidaat die tijden zien en er één boeken, en verder niets in je workspace. Na de boeking krijgen beide kanten een bevestiging per e-mail. Een gesprek boeken is nog geen aanname — het personeelsdossier wordt apart aangemaakt.
• Bedrijfsbeleid in gedateerde versiesBeheerders publiceren elk beleid als gedateerde versies die niet te bewerken of te verwijderen zijn; een correctie wordt als nieuwe versie gepubliceerd. Een regel die volgende maand verandert, kun je nu al met die ingangsdatum publiceren: de huidige tekst blijft tot dan van kracht, en een eerdere datum kiezen in de geschiedenis toont de tekst die op die dag gold. Elke medewerker kan elk beleid lezen.
• Eén gedeelde lijst met functiesLeg functies één keer vast en kies ze uit dezelfde lijst in arbeidsovereenkomsten en projecttarieven, zodat een typfout nooit een bijna-duplicaat toevoegt en rapporten consistent blijven. Een functie die nog in gebruik is, kan niet worden verwijderd.
• Prestatiedoelen gekoppeld aan de beoordelingManagers stellen binnen de beoordelingscyclus een meetbaar doel voor elke directe medewerker. Het teamlid ziet het zodra de beoordeling opent, en het resultaat ten opzichte van dat doel zodra de uitkomst is vrijgegeven.

Verlof

• Landspecifieke feestdagenkalenders
• Verlof aanvragen, goedkeuren en registreren
• Verlofsaldo in realtime bijhouden
• Afwezigheid synchroniseren met gedeelde kalenders
• Verlof en vakantie, beheerdVerloftypen, aanvragen met één of meer goedkeurders, saldi en feestdagen op één plek. Managers kunnen een afwezigheid direct vastleggen, en beheerders en HR-managers kunnen namens iemand een aanvraag indienen die naar diens goedkeurders gaat. Geen verlofspreadsheet.
• Het effect van een verlofaanvraag, vóór het versturenNa het kiezen van type en data toont de aanvraag hoeveel werkdagen die kost, zonder weekenden, feestdagen en dagen buiten het eigen rooster, het saldo nu en daarna, wat er aan het einde van het jaar over is en of er overlap is met een al geboekte afwezigheid. Ze noemt de goedkeurder en zegt wanneer een document nodig is; verlof opnemen vóór opbouw kan alleen waar je organisatie dat toestaat.
• Verlofsaldi die zichzelf uitleggenIedereen ziet wat nu beschikbaar is en wat er aan het einde van het jaar is, en het tabblad jaarlijks verlof toont hoe het getal tot stand komt: de voltijdlimiet, het FTE-aandeel uit het contract, tot nu toe opgebouwde dagen, overgedragen, vervallen en opgenomen dagen. Een deeltijdrecht wordt door Flowtly één keer naar rato berekend op basis van het contract.
• Compensatiedagen, los van het jaarlijkse verlofRegistreer een teruggegeven dag, bijvoorbeeld voor een feestdag die op een zaterdag valt, als compensatiedag uit een eigen toegekend tegoed, zodat het saldo van het jaarlijkse verlof onaangeroerd blijft. Een aanvraag die het tegoed niet dekt, wordt geweigerd.

Financiën & Winstgevendheid

• Alle kosten bijhouden per medewerker, klant of project
• Verwachte onkosten en terugkerende uitgaven voorspellen
• Budgetten met dagelijkse waarschuwingen bij overschrijding en marge in gevaar
• Budgetgoedkeuringen geïntegreerd met financiële workflows
• Winstgevendheidsanalyse per team, klant of businessunit
• Volg eerst de werkelijke cijfers en voeg daarna maandplannen met groeiregels toe
• Budgetten en P&L onder controleStel budgetten in per project, klant of team en volg werkelijke uitgaven. Spot overruns vroeg en zie winst en verlies zonder spreadsheet te bouwen.
• Je kasstand, liveGeldinstroom en -uitstroom in één real-time dashboard, per bankrekening en op aanvraag vernieuwd. Geen exporteren om het getal dat telt achterna te jagen.
• Banksynchronisatie en reconciliatieVerbind je bank om transacties automatisch te importeren, of upload MT940-afschriften, en laat betalingen automatisch aan facturen koppelen.
• Kostenbeheersing met goedkeuringenCategoriseer elke kostpost, koppel deze aan een project of budget en routeer uitgaven via goedkeuringsworkflows zodat niets ongeautoriseerd passeert.
• Cash Out: elke betaling die eraan komtKomende en achterstallige betalingen in één vooruitkijkend overzicht, van ongeveer twee weken terug tot drie maanden vooruit: leveranciersfacturen die al geboekt zijn en verwachte verplichtingen die nog niet gefactureerd zijn, gedempt weergegeven. Wissel tussen een grafiek per week of maand, een kalender per dag en een lijst gesorteerd op datum, bedrag of relatie.
• Eén leveranciersfactuur op attribuut over projecten verdelenLeg één keer een getal vast, zoals het aandeel van een gebouw in een terrein of de vloeroppervlakte van een huurder, en vul de verdeling van een factuur met één klik, rechtstreeks of als cascade eerst per gebouw en dan per huurder. De aandelen tellen altijd op tot het factuurbedrag, een huurder die je schrapt blijft geregistreerd als uitgesloten, en de gerelateerde kosten van elk project tonen de volledige factuur naast het eigen aandeel.
• Dagelijkse budgetwaarschuwingen, voordat de periode sluitElke ochtend controleert Flowtly elk gepland budget en waarschuwt de ontvangers via de bel en per push wanneer de kosten meer dan 10% boven plan uitkomen of de marge onder het doel zakt of al in gevaar is. Elke waarschuwing toont werkelijk tegenover plan, de datum waarop de cijfers actueel zijn en een link naar het budget, en past het budget nooit voor jou aan.
• Budgetten die ook de projecten van morgen meenemenNeem alle projecten op behalve de projecten die je uitsluit, of elk contract van de projecten die een budget dekt. De keuze wordt als regel opgeslagen, zodat een project of contract dat volgende maand wordt aangemaakt in het budget valt zonder het opnieuw te openen. Begin met het volgen van de werkelijke cijfers en voeg daarna een maandplan toe met procentuele, vaste of per-eenheid-groei.
• Goedkeuring van leveranciersfacturen, naar de juiste persoon gestuurdZet de goedkeuringsworkflow aan en elke inkomende factuur gaat naar de eigenaar van de tag van de kostencategorie, dan naar de eigenaar van de gekoppelde kostenpost en anders naar iedereen met factuurrechten. Goedkeurders werken vanuit hun eigen tabblad Wacht op mij, een afwijzing krijgt een notitie en elke factuur bewaart haar beslissingsgeschiedenis.
• Een reeks leveranciersfacturen betalen met één bankbestandHet tabblad Onbetaald is je betaalwachtrij, met of zonder goedkeuring. Vink de te betalen facturen aan en exporteer één bestand voor de batchbetalingsimport van je bank, in plaats van elke overboeking in te tikken: ISO 20022 pain.001 XML voor SEPA-, binnenlandse en Poolse split payment-betalingen, of Multicash PLI voor ING in Polen. Facturen van leveranciers zonder bankgegevens worden overgeslagen en gemarkeerd.
• Rechtstreeks importeren in je ERPLever importklare bestanden per maand of datumbereik: CSV of XLSX voor elk kantoor, en voor Poolse entiteiten bestanden voor Comarch Optima, enova365, Symfonia en Wapro, met facturen en kosten voor alle vier plus verlof- en verzuimgegevens van medewerkers in de Optima-export.
• Vragen van de accountant bij de boeking zelfVragen over een specifieke banktransactie of inkoopfactuur worden direct bij die boeking gesteld en beantwoord, in één thread tussen accountant en team. Een vragen-inbox en een teller met open vragen tonen wat bij de maandafsluiting nog openstaat, en opgeloste threads blijven in de geschiedenis van de boeking, klaar om te heropenen.
• De facturen van een periode als één PDF-archiefVraag je gekoppelde AI-assistent om alle facturen die in een maand zijn uitgegeven en ontvang één ZIP met pdf’s: verzonden facturen en correcties, waaronder die welke voor Poolse entiteiten door KSeF zijn geaccepteerd, nooit concepten, ingedeeld op verkoopdatum zoals in de boekhoudexports. De documenten waar de accountant om vraagt, naast de ERP-importbestanden.
• Marge per projectfaseEén rij per fase toont wat er is gefactureerd, wat de geschreven uren en gerelateerde kosten bedroegen en de marge, voor elke periode. Kosten gedateerd na het afsluiten van een fase worden gemarkeerd, en de rij voor het hele project telt ook mee wat direct op het project is geboekt.

E-facturering: Peppol en Factur-X

• Gestructureerde e-facturen versturen en ontvangen via Peppol en Factur-X — en via KSeF voor Poolse entiteiten
• Automatische XML-conversie en tracking van indieningstatus
• Synchronisatie van inkomende facturen met goedkeuringsworkflow-routing
• Correctiefacturen en correcties met volledige audittrail
• e-facturering, geregeldVerstuur en ontvang automatisch gestructureerde e-facturen — EU-Peppol en Factur-X vandaag al, en KSeF voor Poolse entiteiten; NLCIUS/SI-UBL staat gepland. De verzendstatus wordt gevolgd, inkomende facturen worden gematcht en correcties blijven controleerbaar.

Overeenkomsten

• Volledig versiebeheer en geschiedenis van overeenkomsten
• Bijlagen opslaan met auditbestendige toegang
• Voorwaarden toewijzen (bijv. uren/week, vergoeding)
• Meldingen voor herziening en verlenging van overeenkomsten
• Vijf typen: Arbeidsovereenkomst, Bijlage, Beëindiging, Intentieverklaring en Werkervaring
• Visuele werkroosterplanner met diensten, roulaties en FTE-dekkingsplanning
• Contracten en werkroostersArbeidsovereenkomsten in elke variant, plus werkroosters, als ruggengraat van je personeelsgegevens.

Contracten & Betalingsschema’s

• Leveranciers- en klantcontracten definiëren met expliciete betalingsschemaregels
• Contracten koppelen aan budgetten voor automatische bijdragen aan geplande onkosten
• Terugkerende schemaregels genereren op basis van frequentie, datumbereik en bedrag
• Filteren op richting, status of gekoppeld project
• Documenten aan contracten koppelen voor auditklare registratie
• Contracten gelezen uit het ondertekende bestand, door jou gecontroleerdUpload ondertekende contracten als pdf of afbeelding, één voor één of in een batch, en Flowtly leest de partijen, data, betalingsvoorwaarden en prijzen in een controlescherm dat de passende relatie voorstelt. Je corrigeert en slaat op; een huurcontract met een prijs per m² houdt zijn tarief zonder verzonnen totaal, en een bestand dat aan een bestaand contract wordt toegevoegd vult alleen velden die nog leeg zijn.
• Inkooporders afgezet tegen het werkLeg de rolregels van een order vast met een tarief en geschatte uren, en de ordereconomie zet ze af tegen de uren die in elke rol op het project van het contract zijn geschreven en wat die uren kostten. Een regel boven de schatting wordt gemarkeerd terwijl het werk nog loopt.

Documentbeheer

• Gecentraliseerde opslag gekoppeld aan medewerkers, overeenkomsten en projecten
• Instelbare documenttypen afgestemd op je organisatie
• Vervalmeldingen en verlengingsherinneringen voor tijdgevoelige bestanden
• Auditklare toegangsgeschiedenis en documenttrails op entiteitsniveau
• Documenten direct ondertekenenVerstuur elke pdf, png of jpeg voor e-handtekening, niet alleen een contract vanuit het record. Elke ondertekenaar bevestigt een eenmalige code per e-mail, zonder Flowtly-account, en je krijgt een verzegelde pdf met auditcertificaat. Geen DocuSign-tabblad.
• Alle handtekeningverzoeken in één lijstDe pagina Handtekeningen toont elk verzoek, of het nu begon met een geüpload bestand of een contract, als verzonden, gedeeltelijk ondertekend, voltooid, geweigerd of verlopen, met de voortgang per ondertekenaar. Voor een NDA: upload de pdf, plaats een handtekeningveld per partij, verstuur, zie wie heeft getekend en download daarna het verzegelde document en het bewijs. Versturen vereist een managerrol voor contracten of budgetten.
• Documenten gekoppeld aan elke factuurBewaar bonnen, contracten en ondersteunende bestanden gekoppeld aan de factuur of kostpost waar ze bij horen, zodat de boeken documentair compleet en auditklaar zijn.

Middelenreservering

• Vergaderruimtes, voertuigen, bureaus of apparatuur reserveren
• Op kalender gebaseerde zelfbediening-reserveringen
• Dubbele boekingen en conflicten voorkomen
• Gebruiksregistratie en toewijzingsgeschiedenis
• Activatellers en gebruik-gebaseerde onderhoudsregistratie
• Activa- en apparatuurbeheerVolg fysieke en operationele activa met telwerk en aflezingen, zodat onderhoud en levenscycluskosten onder controle blijven.
• Servicerondes die je kunt controlerenPlan beveiligings- en schoonmaakrondes met verwachte tijden en een tolerantievenster. Medewerkers scannen de QR-codes bij de controlepunten, en de weergave Servicerondes toont elke ronde als uitgevoerd, te laat, gedeeltelijk of gemist, met scantijden en, waar vastgelegd, wie de ronde liep, voor elk datumbereik.
• Wie welke resource heeftDe lijst met bedrijfsmiddelen toont welke persoon of welk project elke resource heeft, ook apparatuur die voor lange tijd is uitgegeven en niet te boeken is. Toewijzingen zonder einddatum verlopen nooit vanzelf, en een boeking die overlapt met een bestaande wordt geweigerd.
• Meterverbruik op de klantfactuurFactureer de meters van de voor een project geboekte bedrijfsmiddelen op de factuur van dat project, één regel per meter. Verdeel een maand naar rato over de meterstanden ervoor en erna, ook als de maand zelf geen stand heeft, of factureer precies het verschil tussen twee standen die je kiest, en controleer elke regel in een voorbeeld voordat het concept wordt gemaakt.
• Vastgoed- en kamerreserveringBeheer reserveringen en bezetting in alle eigendommen en kamers, bekijk beschikbaarheid in één oogopslag en voorkom dubbele boekingen.
• QR-codes op activa: scan en handelPrint voor elk bedrijfsmiddel een QR-code in je huisstijl, zodat iedereen in de buurt met één scan een probleem kan melden of een beveiligingsronde of schoonmaakbeurt kan registreren. Meldingen kunnen openbaar zijn of alleen na inloggen, en elke scan is gekoppeld aan precies dat bedrijfsmiddel.
• De resources, meters en tarieven van een project op één tabbladHet resourcetabblad van een project bundelt de reserveringen, commerciële relaties zoals parkeertoegang, de meters met de prijs per eenheid voor de klant en de factuurtarieven van de resources, elk te bewerken door de rol die erover gaat.
• Gefactureerde huur per m², huurder voor huurderZie per park wat je elke huurder per vierkante meter gehuurde oppervlakte hebt gefactureerd, voor huur, servicekosten of nutsvoorzieningen, tegenover het parkgemiddelde en door de tijd, en stem het af met de eigen lijst van de vastgoedbeheerder.
• Huurdersomzet en verkoop per m²Voer de maandelijkse verkoop van elke winkelhuurder in één raster in en rangschik huurders daarna op verkoop per vierkante meter van de oppervlakte die hun huurovereenkomsten dekken. Een maand die niemand heeft gemeld, blijft leeg en telt nooit als nul.

Integraties & Automatisering

• Ingebouwde integraties: Google Calendar, Make en Kontomatik voor Poolse bankrekeningen
• Open API met persoonlijke toegangstokens voor aangepaste apps en BI
• Kant-en-klare no-code modules voor tijd, kosten en verlof
• Workflows automatiseren: goedkeuringen, meldingen, rapporten
• Boekhoudexports: CSV en XLSX, plus Comarch Optima, enova365, Symfonia en Wapro voor Poolse entiteiten
• Vraag je bedrijf allesStel vragen in gewone taal en krijg antwoorden gebaseerd op je live Flowtly-data, neem vervolgens de volgende stap vanuit je telefoon met Flowtly Assistant.
• Al je klanten op één plaatsVoer de boeken voor elke klantorganisatie vanuit één login, wissel tussen werkruimtes en houd je hele klantportefeuille georganiseerd.
• Flowtly afstemmen op jouw dataDefinieer aangepaste attributen voor medewerkers, projecten en andere records, groepeer ze in sets met validatieregels en stuur er zelfs factuurtarieven mee aan — zonder wijzigingen aan het kernsysteem.
• Koppel Claude of ChatGPT: vraag en laat het doenKoppel je AI-assistent aan Flowtly via het open Model Context Protocol. Hij beantwoordt vragen in gewone taal op basis van je actuele gegevens en voert benoemde acties uit: werktijd registreren, taken en contracten aanmaken of bijwerken, een document aan een factuur toevoegen, een prospect of deal afsluiten, of een collega toevoegen en uitnodigen. Hij gaat nooit verder dan je eigen rechten in de organisatie die je hebt gekoppeld.
• Deals afsluiten en werk registreren vanuit een chatVraag je gekoppelde assistent een deal als gewonnen te markeren, een prospect of deal als verloren af te sluiten met een reden uit je lijst, de uren die je net hebt gewerkt te registreren of een taak bij te werken. Elke actie is benoemd en blijft binnen wat je eigen account mag.
• Vraag naar de liquiditeit en leg daarna de stukken vastVraag je gekoppelde assistent welke facturen achterstallig zijn, wat er op je hoofdrekening staat of wat je vorig kwartaal bij een leverancier hebt uitgegeven, met antwoorden uit actuele gegevens. Laat hem daarna leveranciers, contracten en bankrekeningen aanmaken of bijwerken, of een document aan een specifieke factuur toevoegen.
• Een nieuwe collega inwerken met één verzoekVraag je gekoppelde assistent een nieuwe persoon toe te voegen, per e-mail een uitnodiging om in te loggen te sturen en de rechtengroepen toe te wijzen. Uitnodigen vereist dezelfde rechten als het beheren van personen in Flowtly, en de nieuwe collega stelt zelf de eigen login in.
• Facturen ter goedkeuring doornemen door te vragenVraag Flowtly Assistant wat op je wacht, open de genoemde factuur en beslis of je deze goedkeurt of afwijst met een reden. Het bereidt de beslissing voor en vraagt je om die te bevestigen; je legt haar vast op je tabblad Wacht op mij. Goedkeuren is een beslissing, geen betaling.

Beveiliging & compliance

• Rolgebaseerde toegang op module- en dataniveau
• Versleuteld tijdens overdracht (TLS) en in rust (standaardversleuteling van Google Cloud)
• AVG-conform met auditlogs en datacontroles
• Tenant-geïsoleerde dataarchitectuur en dagelijkse back-ups
• Een volledig audittrailEen verifieerbaar register van wie wat heeft gewijzigd, van tarieven tot facturen tot overeenkomsten, klaar voor compliancebeoordelingen en due diligence.

Dagelijks werk op elk apparaat

• Installeer Workspace op je telefoon of computerWerk in de browser, of installeer Flowtly Workspace van daaruit op iPhone, Android of desktop, met een eigen venster en een icoon op je beginscherm, zonder appwinkel. Flowtly Workspace voor Android staat ook in Google Play. Het is dezelfde workspace, met dezelfde gegevens en rechten.
• Meldingen die je naar de juiste plek brengenSta meldingen toe op elk apparaat dat je gebruikt, en goedkeuringen, aanvragen en herinneringen komen binnen in je browser, de geïnstalleerde app of op het vergrendelscherm van je telefoon. Eén tik brengt je naar waar de melding over gaat, en het belmenu toont dezelfde meldingen in de workspace.
• Een hele werkdag vanaf je telefoonEen melding komt op je vergrendelscherm; je tikt erop en belandt op het record waar het om gaat — een wachtende goedkeuring, een aanvraag om te beoordelen. Vanuit datzelfde geïnstalleerde workspace registreer je de uren die je net hebt gemaakt of dien je een verlofaanvraag in die vóór verzending laat zien hoeveel werkdagen die kost. Het is hetzelfde workspace als op je laptop, met dezelfde gegevens en dezelfde rechten.
• Een startscherm dat je werk vooropzetBeheerders kiezen welke dashboardwidgets je organisatie ziet en welke bovenaan staan. Daarna kan iedereen het eigen startscherm indelen, op de telefoon met eenvoudige knoppen om omhoog en omlaag te verplaatsen, en op elk moment terugkeren naar de volgorde van de organisatie.