Bedrijfsbeleid

Bedrijfsbeleid bestaat uit de interne regels die een organisatie vastlegt en actueel houdt — omgang met verlof, rechten op secundaire voorwaarden, uitgavenlimieten, gebruik van apparatuur. Elke medewerker kan ze lezen. Alleen een beheerder kan ze schrijven.

Elk beleidsstuk is een pagina met een vaste identificatie, en de formulering ervan wordt bewaard als een reeks versies. Een versie draagt de datum waarop ze is ingegaan, zodat de pagina de vraag kan beantwoorden die telt wanneer een regel is gewijzigd: wat gold er op 15 maart? Eerdere formuleringen worden nooit overschreven en nooit verwijderd — ze blijven leesbaar onder hun eigen datum, en dat maakt een beleidsstuk maanden later bruikbaar als bewijs.

Een beleidsstuk lezen

De beleidslijst toont alle beleidsstukken in de organisatie. Als je er een opent, zie je de versie die vandaag geldt, met de ingangsdatum naast de titel.

De versiegeschiedenis naast de pagina toont elke versie en geeft elke versie een label:

• "In force" — de formulering die vandaag geldt. Er is er precies één.
• "Archived" — formulering die eerder gold en sindsdien is vervangen. Nog steeds leesbaar.
• "Scheduled" — formulering die is geschreven maar waarvan de ingangsdatum nog niet is aangebroken. Ze geldt nog niet, hoewel iedereen haar kan openen en lezen.

Als je een gearchiveerde versie selecteert, wordt die geopend met een melding die duidelijk zegt dat het niet de regel van vandaag is. Als je de datum "As of" op een dag in het verleden zet, zie je wat er op die dag gold.

Beleidsstukken verwijzen naar elkaar. Een link in een beleidsstuk leidt altijd naar de versie van het doel die geldt op het moment dat je de link volgt, nooit naar de formulering die gold toen de link werd geschreven.

Een beleidsstuk schrijven

Deze acties verschijnen alleen voor beheerders. Alle anderen zien dezelfde pagina's zonder deze acties.

"New policy" maakt de pagina aan. Er wordt gevraagd om een titel en een identificatie. De identificatie is wat andere beleidsstukken gebruiken om hiernaar te linken, en ze kan achteraf niet worden gewijzigd — niets legt vast welke beleidsstukken naar een bepaalde pagina linken, dus hernoemen zou die links ongemerkt breken.

"Rename" wijzigt om dezelfde reden alleen de titel.

"Publish version" voegt een nieuwe versie toe. Er wordt gevraagd om de formulering en de datum waarop ze ingaat:

• "Today" — ze wordt meteen de geldende versie, en de vorige wordt gearchiveerd.
• Een datum in de toekomst — ze wordt opgeslagen als gepland. De huidige formulering blijft de formulering die als geldend wordt getoond tot die datum aanbreekt, en de editor meldt dat wanneer een toekomstige datum wordt gekozen. Zo bereid je een vooraf aangekondigde regelwijziging voor zonder dat ze te vroeg ingaat.

Publiceren voegt altijd toe. Een gepubliceerde versie kan niet worden bewerkt of verwijderd, en dat is bewust: een versie die achteraf kon worden gewijzigd, zou niet meer kunnen beantwoorden wat er in maart gold, en een versie die kon worden verwijderd, zou het verkeerd beantwoorden. Een correctie wordt gepubliceerd als een nieuwe versie, precies zoals een aanvulling op papier werkt.

Een beheerder kan wel een heel beleidsstuk intrekken. Het verdwijnt dan uit de lijst en kan niet meer worden geopend.

Beleidsstukken sturen geen melding wanneer een versie wordt gepubliceerd, verzamelen geen bevestigingen van kennisname en worden niet ondertekend. Een ingangsdatum wijzigt alleen welke formulering als geldend wordt getoond. Elektronische handtekeningen zijn een aparte functie in Documentbeheer.

Voorbeeldscenario's

• Publiceer het verlofbeleid zodat elke medewerker de actuele regels kan lezen zonder het te hoeven vragen.
• Beantwoord de vraag van een boekhouder over welke regel voor secundaire voorwaarden gold op de datum van een betaling.
• Bereid de uitgavenlimieten van het volgende kwartaal vooraf voor, gedateerd op de eerste van de maand; tot die tijd zien medewerkers de huidige limieten nog steeds als de geldende.
• Corrigeer een fout in de huidige formulering door een gecorrigeerde versie te publiceren, waarbij de vastlegging van wat eerder gold intact blijft.
• Link het apparatuurbeleid vanuit het onboardingbeleid, zodat een nieuwe medewerker van de ene pagina naar de volgende doorklikt.