Uw projecten onder controle!

Tijdregistratie Tijdregistratie Als onderdeel van de projectbeheerfunctionaliteit is er een tijdregistratiefunctie toegankelijk via het tabblad Werktijd voor alle gebruikers. Medewerkers kunnen dagelijks hun tijd registreren voor meerdere projecten, waarbij de tijd wordt bijgehouden voor gedetailleerde monitoring en facturering. Managers hebben de mogelijkheid om de door andere medewerkers geregistreerde tijd direct te bekijken vanuit de kalenderweergave op de pagina Werktijd. Meer over de beheermogelijkheden voor tijdregistratie wordt beschreven in het artikel Tijdregistratiebeheer. Als de module Verlofbeheer actief is voor uw organisatie, worden alle goedgekeurde verlofperioden naadloos geïntegreerd in de kalenderweergave. Bovendien verschijnen feestdagen automatisch in de kalender. Medewerkers Medewerkers zonder specifieke toegewezen rollen hebben beperkte toegang, waardoor ze alleen hun werktijden kunnen registreren voor toegewezen projecten en hun eerder geregistreerde tijd kunnen bekijken. Dit zorgt voor nauwkeurig tijdbeheer en verantwoording voor alle teamleden die bij het project betrokken zijn. Bij het navigeren naar de pagina Werktijd zien medewerkers een kalenderweergave voor de huidige maand. Ze kunnen één of meerdere tijdinvoeren per dag toevoegen, wat zorgt voor nauwkeurige registratie van hun werktijden voor elk toegewezen project. Een nieuwe tijdinvoer aanmaken: Navigeer naar het onderdeel Werktijd in het hoofdmenu. Klik op de knop Invoer toevoegen die zich in elke kalenderdag-cel bevindt. Selecteer project: Kies een project/fase uit de lijst met projecten die aan de gebruiker zijn toegewezen. Opmerking: Als een medewerker is toegewezen aan een bovenliggend project, zijn alle bijbehorende subprojecten ook beschikbaar voor selectie. Voer bestede tijd in: Geef de hoeveelheid tijd op die aan het project is besteed. Voeg een beschrijving toe: Schrijf een beschrijving van minimaal 32 tekens met details over het uitgevoerde werk, of voeg eenvoudig koppelingen toe naar de tickets waaraan u heeft gewerkt. Sla de invoer op: Klik op Opslaan om de invoer aan de kalender toe te voegen. Na het opslaan verschijnt de invoer in de geselecteerde kalendercel. Gebruikers kunnen meerdere invoeren per dag toevoegen (maximaal 24 uur in totaal). Bovendien hebben gebruikers de flexibiliteit om tijd te registreren met nauwkeurigheid op de minuut. Hoewel het vervolgkeuzemenu selectie mogelijk maakt in intervallen van 15 minuten, kunnen gebruikers indien nodig handmatig specifieke tijdsduren invoeren, zoals 22 of 57 minuten. Als u de details van een geregistreerde periode wilt bekijken, beweegt u eenvoudig de cursor over de tijdinvoer. Alle details van de tijdinvoer verschijnen, evenals de mogelijkheid om de tijdinvoer te bewerken of te verwijderen. Onder de kalender bevindt zich een balk met een samenvatting van actuele informatie: "Geplande uren" (totale geplande tijd voor de maand, exclusief feestdagen en weekenden), "Verlof" (totale goedgekeurde verloftijd voor de huidige maand), "Nog in te vullen" (verwachte te registreren tijd voor het einde van de maand), en "Geregistreerde uren" (tot nu toe al geregistreerde tijd). Zodra de som van "Geregistreerde uren" en "Verlof" de waarde "Geplande uren" overschrijdt, verandert "Nog in te vullen" in "Overuren" en wordt dit rood gemarkeerd. Voorbeeldgebruiksscenario’s Medewerkers registreren nauwkeurig dagelijkse uren besteed aan verschillende projecten voor projectverantwoording en voortgangsregistratie. Managers bewaken de teamwerkbelasting en projectstatus door de geregistreerde tijdinvoeren van hun teamleden te bekijken. Nauwkeurige klantfacturen genereren op basis van geregistreerde projecturen, wat de nauwkeurigheid van de facturering waarborgt. Naleving van geplande projecturen bewaken en potentiële overuren of onderbenutting van resources identificeren. Gerelateerde pagina’s Project toevoegen (bewerken) Projectenlijst Projectweergave Tijdregistratie in werkroosters App-routes Open /projects

Tijdregistratiebeheer Tijdregistratiebeheer Flowtly biedt managers twee interfaces om de tijdregistratie van medewerkers te bewaken en te beheren: de kalenderweergave en de tabelweergave. Beide weergaven zijn beschikbaar voor gebruikers met de rollen ROLEWORKINGHOURSVIEWER of ROLEWORKINGHOURSMANAGER , en kunnen worden omgeschakeld via de schakelaar rechtsboven in de module Werktijd. De kalenderweergave biedt een maandelijks overzicht van geregistreerde uren, met projectnamen en tijdtoewijzingen direct op elke kalenderdag. Deze weergave is bijzonder nuttig voor het bekijken van werkpatronen op individueel of projectniveau en het opsporen van hiaten of inconsistenties over langere tijdsperioden. De tabelweergave biedt een tweewekelijkse matrix van dagelijks geregistreerde tijd versus verwachte werktijden, weergegeven voor alle geselecteerde medewerkers. Deze indeling is ontworpen voor snelle vergelijkingen, tracking op teamniveau en het in één oogopslag identificeren van ontbrekende invoeren. Terwijl medewerkers de kalenderweergave voornamelijk gebruiken om hun eigen tijd te registreren, profiteren managers van uitgebreide functionaliteit in beide weergaven - inclusief filters, details, bewerkingsrechten (indien van toepassing) en samenvattingsinzichten. Rolgebaseerd toegangsgedrag van de kalenderweergave Met de rol ROLEWORKINGHOURSVIEWER is uw toegang tot de tijdinvoeren van andere medewerkers beperkt tot het bekijken van de geregistreerde tijd alleen voor de projecten waaraan u persoonlijk bent toegewezen. Medewerkers met de rol ROLEWORKINGHOURSMANAGER kunnen nauwkeurige werktijdregistraties bekijken voor elke medewerker en elk project in de organisatie. ROLEWORKINGHOURS_MANAGER verleent gebruikers de mogelijkheid om tijdinvoeren voor elke medewerker te bekijken en te wijzigen. Gebruikers kunnen een specifieke medewerker zoeken met behulp van filters, naar de relevante dag navigeren en op de knop Bewerken klikken op de bijbehorende tijdinvoer om wijzigingen aan te brengen. Wat u ziet in de kalenderweergave De kalenderweergave biedt managers een overzicht van een maand aan tijdinvoeren die zijn geregistreerd door geselecteerde medewerkers - standaard voor de gehele organisatie. Deze weergave is ideaal voor het snel scannen van de werkverdeling, het opsporen van ontbrekende invoeren en het begrijpen van projectbetrokkenheid in de loop van de tijd. Elke kalenderdag toont alle tijdinvoeren van alle geselecteerde medewerkers en/of projecten met het totaal aantal uren per project per dag. Als drie medewerkers op 23 april tijd hebben geregistreerd voor verschillende projecten, geeft de kalender bijvoorbeeld een gestapelde lijst weer met elk project en de bijbehorende tijdinvoeren voor die dag - zodat onmiddellijk zichtbaar is hoeveel inspanning er is geleverd, door wie en waarvoor. Managers kunnen de muis bewegen over of klikken op een dagcel om een gedetailleerd overzicht van de invoeren van die dag te openen. Het venster bevat: De naam van de medewerker De projectnaam De geregistreerde tijd Eventuele beschrijvingen of notities Een potloodpictogram (als de manager ROLEWORKINGHOURS_MANAGER heeft) om details te bewerken. Rolgebaseerd toegangsgedrag van de tabelweergave De zichtbaarheid en functionaliteit in deze weergave zijn afhankelijk van gebruikersrollen: Gebruikers met alleen ROLEWORKINGHOURS_VIEWER kunnen overschakelen naar de tabelweergave, maar zien alleen tijdinvoeren voor projecten waaraan ze zijn toegewezen. Ze kunnen geen gebruikersrijen uitvouwen of invoeren bewerken. Gebruikers met ROLEWORKINGHOURS_MANAGER kunnen de tabel bekijken voor alle gebruikers en projecten en mogen tijdinvoeren bewerken, maar kunnen geen gebruikersrijen uitvouwen om het overzicht en de projecttarieven te zien. Gebruikers met ROLEPROJECTSMANAGER naast viewer- of managerrollen kunnen rijen uitvouwen om gedetailleerde overzichten per project te bekijken. Wanneer zowel ROLEWORKINGHOURSMANAGER als ROLEPROJECTS_MANAGER zijn toegewezen, krijgt de gebruiker volledige toegang: bekijken en bewerken voor alle tijdinvoeren, voor alle gebruikers en projecten, inclusief drilldownweergaven en tariefomleiding als dit ontbreekt voor een medewerker. Wat u ziet in de tabelweergave Deze weergave toont een rasterstijl overzicht van alle medewerkers (of gefilterde selecties) en hun dagelijkse werktijdinvoeren. Elke cel in het raster toont twee waarden: De geregistreerde tijd voor de dag (bijv. 8:00) De verwachte werktijd voor die dag (gewoonlijk 8:00, maar verminderd of leeg in het weekend, op feestdagen, op dagen buiten de periode die door de overeenkomst van de medewerker wordt gedekt, of op basis van verlof) Gebruikers kunnen horizontaal door de weken scrollen en verticaal door alle medewerkers. U ziet een grijs gestreepte achtergrond voor weekenden en feestdagen. Als een gebruiker een officiële feestdag heeft, wordt de verwachte tijd niet weergegeven en is de cel zichtbaar gedimd. Tijdinvoeren zijn echter voor geen enkele dag geblokkeerd. Medewerkersrijen uitvouwen voor projectoverzicht Managers met de juiste rechten (zie Rolgebaseerd toegangsgedrag van de kalenderweergave) kunnen de rij van een gebruiker uitvouwen door op de pijl naast zijn naam te klikken. Wanneer uitgevouwen, onthult het systeem: Projecten waarvoor de gebruiker tijd heeft geregistreerd De geregistreerde hoeveelheid per project Uurtarieven (indien ingesteld) Waarschuwingen wanneer tarieven ontbreken Elke projectrij toont de geregistreerde tijd en het bijbehorende tarief voor dat project, of een rode waarschuwing: "Ontbrekend uurtarief" als er geen tarief is geconfigureerd. Door op de rode waarschuwing te klikken, wordt de manager rechtstreeks doorgestuurd naar de tariefsettingspagina voor die project-medewerkercombinatie. Dit biedt een handige snelkoppeling voor PM's om tariefontbrekingen op te lossen tijdens tijdsoverzichten. Geregistreerde tijdsdetails bekijken en bewerken Door de muis te bewegen over en te klikken op een niet-lege tijdcel, opent u een gedetailleerd venster voor die tijdinvoer, met datum, projectnaam, geregistreerde tijdsduur en beschrijving. Een potloodpictogram (alleen zichtbaar voor gebruikers met ROLEWORKINGHOURS_MANAGER ) biedt de mogelijkheid om de tijd of beschrijving te bewerken. Gebruikers zonder bewerkingsrecht kunnen dit venster nog steeds bekijken voor inzicht in wat is geregistreerd, maar kunnen de inhoud niet wijzigen. Een tijdinvoer naar een ander project verplaatsen Het bewerken van een tijdinvoer omvat het project waaraan deze is gekoppeld, zodat het wijzigen van dat veld de uren van het ene project naar het andere verplaatst in plaats van ze te kopiëren. Dit is de gebruikelijke manier om tijd te corrigeren die op de verkeerde plek is geregistreerd. Flowtly weigert de verplaatsing wanneer het project waaruit de uren vertrekken is gefactureerd. De invoer blijft precies waar deze was en er wordt niets opgeslagen. Het bericht op het scherm is de algemene foutmelding in plaats van een uitleg van de regel — dus als een projectwijziging niet wordt opgeslagen terwijl de rest van de invoerwijzigingen normaal werkt, is facturering van het oorspronkelijke project het eerste om te controleren. Twee details bepalen of de verplaatsing wordt geweigerd: De controle is van toepassing op het project waaruit de uren vertrekken, nooit het project waarnaar ze gaan. Uren naar een gefactureerd project verplaatsen is niet beperkt. Elke factuurregeling die voor dat project is aangemaakt telt mee , niet alleen regels gefactureerd in uren. Een project dat eenmalig voor een vaste-prijsmijlpaal is gefactureerd weigert de verplaatsing ook, omdat Flowtly niet registreert welke afzonderlijke invoeren ten grondslag lagen aan een bepaalde factuurregel en dit niet zal gokken. Alleen een projectwijziging is van invloed. De duur, de beschrijving en de datum van de uren van een gefactureerd project blijven bewerkbaar zoals altijd — een gefactureerd project wordt niet alleen-lezen. Als de uren werkelijk ergens anders thuishoren, behandel dit dan als een factureringsvraag in plaats van een tijdregistratievraag: de cijfers op een uitgestelde factuur zijn afgeleid van dat project, dus spreek met degene die de facturering voor dat project beheert voordat de onderliggende tijd wordt verplaatst. Filteropties Bovenaan beide weergaven kunt u dynamische filters toepassen om de gegevens te verfijnen: Medewerkersfilter - Filter de geregistreerde tijdinvoeren door specifieke medewerkers te selecteren. Hierdoor kunnen managers zich richten op het werk van individuele teamleden of een groep medewerkers. Standaard wordt alleen u weergegeven in dit veld. U kunt filteren op specifieke medewerker(s) of alles selecteren. Projectfilter - Filter de invoeren op specifieke projecten/fasen. Dit is nuttig voor het bijhouden van de voortgang en tijdtoewijzing voor verschillende projecten. Standaard worden alle projecten geselecteerd. Combinatie van filters: Voor een nauwkeuriger overzicht kunnen managers beide filters tegelijkertijd toepassen. Hierdoor kunnen ze de tijd zien die door geselecteerde medewerkers is geregistreerd voor geselecteerde projecten, wat een gedetailleerd overzicht biedt van de resource-allocatie en projecttijdlijnen. Exportopties Rechtsboven vindt u een enkele knop Urenstaat downloaden . Door op deze knop te klikken, opent u een venster waar gebruikers exportparameters kunnen instellen: Datumbereik Subprojecten opnemen (alleen weergegeven wanneer het projectfilter in gebruik is) Groeperingsmethode (Geen, Medewerker, Project) Gewenst bestandsformaat (PDF of CSV) Exports weerspiegelen de toegepaste filters en groeperingsopties, waardoor ze nuttig zijn voor interne audits of klantfactureringsrapporten. Een heel project exporteren, inclusief fasen Het projectfilter komt overeen met de geselecteerde projecten en niets daaronder. Door alleen een bovenliggend project te selecteren, worden uitsluitend uren teruggegeven die rechtstreeks op dat project zijn geregistreerd. Voor een project dat in fasen is opgesplitst, is dat doorgaans bijna niets — de uren staan op de fasen. Vink Subprojecten opnemen aan om alle fasen onder de geselecteerde projecten op elk niveau op te nemen. In combinatie met Groeperingsmethode → Project en het CSV-formaat beantwoordt dit de vraag "hoeveel uren zijn in dit project gegaan en waar?" in één bestand: één rij per fase, die alle medewerkers dekt die tijd hebben geregistreerd. Twee dingen om te weten: De optie gaat alleen omlaag. Het selecteren van één fase voegt de eigen subfasen toe, nooit het bovenliggende project of de zusterfasen. Het is standaard uitgeschakeld, zodat een export waar u al gebruik van maakt exact hetzelfde blijft retourneren als voorheen. Wanneer u filtert op medewerkers of projecten, worden de waarden in de samenvattingsbalk onder de kalender en tabel dienovereenkomstig bijgewerkt. De waarden "Geplande uren", "Verlof", "Nog in te vullen" en "Geregistreerde uren" tonen de totaalsom voor de geselecteerde medewerkers. Gewerkte uren voor een specifiek project kunnen ook worden bekeken via de functionaliteit "Ga naar urenweergave" die wordt beschreven in het artikel Projectenlijst. Waar komen geplande uren vandaan Geplande uren worden afgeleid uit de overeenkomst van elke medewerker, niet uit een vaste werkdag. De wekelijkse werktijd die in de overeenkomst is vastgelegd, wordt verdeeld over werkdagen om de verwachte tijd in elke dagcel te bepalen, en de start- en einddatums van de overeenkomst bepalen welke dagen überhaupt worden meegeteld. Dit is het duidelijkst zichtbaar voor mensen die slechts een deel van de weergegeven periode in dienst zijn: Een medewerker die halverwege de periode begint, wordt gepland vanaf zijn startdatum; de dagen daarvoor hebben geen verwachte tijd. Een medewerker wiens overeenkomst is beëindigd, wordt alleen tot die einddatum gepland. Een periode die volledig na zijn vertrek valt, toont geen geplande uren voor hem. Een medewerker die gedurende de hele periode in dienst is, wordt over de gehele periode gepland, op basis van zijn contractuele wekelijkse uren. Overeenkomsttypen die geen systeemberekeningen sturen — zoals een intentieverklaring of een stageregistratie — stellen geen verwachte tijd in. Wanneer een medewerker helemaal geen overeenkomst heeft — een uurtarief-aannemer bijvoorbeeld — wordt in plaats daarvan een standaard volledige werkdag gebruikt, zodat hun dagen zichtbaar blijven voor beoordeling in plaats van als nul te worden weergegeven. Voorbeeldgebruiksscenario's Teamwerkbelasting bewaken: Een projectmanager moet snel identificeren welke teamleden hun volledige verwachte uren voor de huidige week nog niet hebben geregistreerd om op te volgen en evenwichtige werklasten te waarborgen. Rapportage voor klantfacturering: Een beheerder moet een gedetailleerde urenstaat genereren voor de klantfacturering van een specifiek project voor de afgelopen maand, gegroepeerd per medewerker en geëxporteerd als PDF. Projectbudgetbeoordeling: Een financiële gebruiker wil controleren of alle uurtarieven zijn geconfigureerd voor medewerkers die aan een bepaald project werken en eenvoudig navigeren om ontbrekende tarieven in te stellen vóór facturering. Inzicht in resource-allocatie: Een teamleider wil bekijken hoe de tijd over verschillende projecten is verdeeld voor zijn directe medewerkers over een kwartaal, met behulp van de kalenderweergave om trends te ontdekken en gefundeerde personeelsbeslissingen te nemen. Gerelateerde pagina's Projectenlijst Tijdregistratie in werkroosters Arbeidsovereenkomsten Soorten Overeenkomsten Project toevoegen (bewerken) Projectweergave App-routes Open /projects

Tijdregistratie: Gebruiksscenario's Tijdregistratie: Gebruiksscenario's Voorbeeldgebruiksscenario's Projectbeheer Scenario : Een projectmanager moet ervoor zorgen dat zijn team op schema ligt en efficiënt werkt. Gebruiksscenario : De projectmanager kan de tijdregistratiefunctie gebruiken om de door elk teamlid geregistreerde uren op een project of projectfase te bewaken. Dit helpt bij het identificeren van knelpunten of gebieden waar aanvullende resources nodig kunnen zijn. Door de geregistreerde uren te analyseren, kan de projectmanager ook nauwkeurigere projectplanningen en prognoses maken. Freelancerfacturering Scenario : Een freelancer moet klanten nauwkeurig factureren op basis van de tijd die aan verschillende projecten is besteed. Gebruiksscenario : De freelancer kan de bestede uren voor elk klantproject registreren via de tijdregistratiefunctie. Dit biedt een gedetailleerd overzicht van het uitgevoerde werk, dat eenvoudig kan worden omgezet in facturen. Het tijdregistratiesysteem zorgt ervoor dat alle factureerbare uren zijn verantwoord en vermindert het risico op onderfacturering of geschillen met klanten. Bewaking van thuiswerkers Scenario : Met de opkomst van thuiswerken wil een bedrijf de tijd bewaken en beheren die zijn thuiswerkende medewerkers aan werkgerelateerde taken besteden. Gebruiksscenario : Thuiswerkende medewerkers registreren hun uren in het tijdregistratiesysteem, waardoor managers hun activiteiten kunnen bewaken en ervoor kunnen zorgen dat ze productief blijven. Het systeem kan inzicht geven in de tijd die aan verschillende projecten is besteed, waarmee managers thuiswerkende medewerkers kunnen ondersteunen en eventuele productiviteitsproblemen kunnen aanpakken. Prestatiebeoordeling van medewerkers Scenario : Een HR-manager moet de prestaties en productiviteit van medewerkers beoordelen. Gebruiksscenario : De HR-manager kan de tijdregistraties van medewerkers bekijken om hun efficiëntie en productiviteit te beoordelen. Door de aan taken bestede tijd te vergelijken met de geleverde output kan de HR-manager toppresteerders identificeren en degenen die mogelijk aanvullende ondersteuning of training nodig hebben. Deze gegevens kunnen ook worden gebruikt tijdens functionerings- en beoordelingsgesprekken. Gerelateerde pagina's Project toevoegen (bewerken) Projectenlijst Projectweergave Tijdregistratie in werkroosters App-routes Open /projects

Installeer Flowtly op je apparaat Installeer Flowtly op je apparaat Flowtly Workspace is een progressive web app (PWA) , dus je kunt die op je telefoon of computer installeren voor een app-achtige ervaring — een eigen venster, een pictogram op het startscherm en meldingen — zonder tussenkomst van een appwinkel. Op je telefoon Open workspace.flowtly.eu in je mobiele browser en daarna: Android (Chrome): tik op het menu (⋮) en kies Toevoegen aan startscherm (of App installeren ). iPhone (Safari): tik op Delen en kies Zet op beginscherm . Het Flowtly-pictogram verschijnt op je startscherm en opent schermvullend. Op je computer Open de werkruimte in Chrome of Edge en klik op het installatiepictogram in de adresbalk, of gebruik het browsermenu → Flowtly Workspace installeren . Die opent dan in een eigen venster, als een bureaubladprogramma. Volgende stap Zet na het installeren meldingen aan, zodat je geen goedkeuringen, aanvragen of herinneringen mist. Routes in de app De werkruimte openen