Economie van de order
Een inkooporder is een contract met een project erachter, en wordt vastgelegd in twee secties van dat contract: Orderregels, waar je schrijft wat is afgesproken, en Economie van de order, waar Flowtly diezelfde regels terugleest naast wat er werkelijk is gebeurd.
Economie van de order rapporteert en verandert niets. Elk cijfer wordt berekend op het moment dat je de sectie opent — uit de orderregels, uit de tijd die op het project van het contract is geschreven, uit de facturen die onder het contract zijn verstuurd en uit de kosten die op het project zijn geboekt.
Orderregels: wat is afgesproken
Elke regel is van een van twee soorten, en die twee zijn niet uitwisselbaar.
- Een regel Rol noemt een rol uit je Functies, een Tarief per uur en de Geschatte uren die je verwacht.
- Een regel Resultaat noemt een uitkomst en de prijs ervan. Die heeft geen rol en geen geschatte uren, en die velden worden niet aangeboden: niets in geschreven tijd zegt bij welk resultaat het hoorde, dus er zou geen werkelijk cijfer zijn om een schatting mee te vergelijken.
Orderregel toevoegen staat onder de bestaande regels. Een tarief neemt maximaal vier decimalen en uren twee; al het andere wordt met de reden geweigerd in plaats van afgerond naar een cijfer dat je niet hebt getypt. Er wordt niets uitgerekend en geen totaal opgeslagen: het tarief is het tarief en de schatting is de schatting.
Een order zonder regels meldt Nog geen orderregels, en Economie van de order meldt Nog niets om te vergelijken: de tabel is het terugleven van de regels, dus die heeft niets te laten zien zolang ze niet bestaan.
De twee secties hebben verschillende rechten
Een schatting invoeren zegt niets over wat iemand verdient, dus Orderregels staat open voor wie contracten of budgetten beheert. Economie van de order bevat wat de uren kosten en vraagt daarom bovendien het recht om projectrendement te zien — en wie dat niet heeft, krijgt geen lege tabel, maar de sectie helemaal niet. Wie de order schrijft en wie de marge ervan leest, zijn gewoonlijk verschillende mensen, en daarom staan de twee apart.
Zie Rechten en Rechtengroepen.
De periode die de cijfers beslaan
Boven de tabel noemt Periode het bereik waaraan elk cijfer zich houdt. Het is de eigen looptijd van het contract — de data Van en Tot — en een einde dat nooit is ingevuld leest open, dus zonder enige grens en niet "tot vandaag".
Een contract zonder beide data laat helemaal geen periodenregel zien, en de cijfers beslaan dan alles wat er is.
De periode wordt vermeld, niet hier ingesteld: om die te wijzigen, wijzig je de data van het contract. Een cijfer buiten de looptijd staat niet in de tabel, dus een regel die leeg lijkt op een contract met krap gezette data gaat over de periode en niet over het werk.
Wat elke kolom betekent
| Kolom | Wat die betekent |
|---|---|
| Regel | De omschrijving van de regel, of de naam van de rol die hij beprijst. |
| Tarief | Het afgesproken tarief — per uur op een rolregel, de hele prijs op een resultaat. |
| Geschat | De uren die op de regel staan. |
| Werkelijk | De uren die in die rol zijn geschreven, op het project van het contract. |
| Verschil | Werkelijk min geschat, met teken: +6 u is boven de schatting, -6 u eronder. |
| Resourcekosten | Wat die uren hebben gekost, tegen het eigen kostentarief van elke persoon op de dag van schrijven. |
Twee dingen die die kolomlijst op zichzelf niet zegt:
- Uren en kosten horen bij het project, niet bij de order. Niets wat geschreven of besteed is noemt een inkooporder, dus de cijfers worden gelezen van het project van het contract en zijn subprojecten. Twee orders op één project lezen dezelfde uren — zie Wanneer een ander contract het project deelt hieronder.
- Uren van iemand zonder geldende overeenkomst op die dag tellen als uren, zonder kosten. Ze vallen niet weg, dus de uren zijn eerlijk en de resourcekosten ernaast te laag. Een ontbrekend kostentarief is iets om te herstellen, niet om omheen te lezen.
Boven de schatting is een waarschuwing, geen grens
Een regel waarvan de werkelijke uren de schatting voorbij zijn, krijgt een waarschuwingsteken, en wie erover zweeft leest: Boven de schatting. Alleen een waarschuwing — niets houdt iemand tegen om meer tijd te schrijven.
Dat is het hele gedrag ervan. Niets weigert een tijdregel omdat een schatting op is, niets sluit de regel en niemand hoeft de overschrijding goed te keuren. Het teken bestaat zodat de overschrijding opvalt terwijl het werk nog loopt.
Een streepje is geen nul
Een streepje in een cel betekent dat het cijfer niet te stellen is. Een 0 betekent dat het gesteld is en nul is. De twee worden opzettelijk apart gehouden, en het een voor het ander lezen is de makkelijkste fout in deze tabel.
Drie gevallen geven een streepje, en elk vraagt een ander antwoord.
- Een resultaatregel heeft nooit uren. Geen schatting, geen werkelijk cijfer, geen verschil. Geschreven tijd noemt een project, nooit een resultaat, dus er is niets aan toe te rekenen. Het tarief is de prijs, en het werk erachter komt terug in de uren van de rollen die het hebben gedaan.
- Twee regels die dezelfde rol beprijzen. Hun uren zijn niet te scheiden — niets in een tijdregel zegt onder welke van de twee regels is gewerkt — dus geen van beide regels claimt ze en beide dragen uren niet toe te wijzen. De uren raken niet kwijt: ze worden onder de tabel gerapporteerd in plaats van op een aanname tussen de regels verdeeld.
- Een uur dat geen enkele rol claimt wordt onder de tabel apart gerapporteerd en nooit over de regels uitgesmeerd. De regel daaronder telt de uren en de kosten ervan en zegt waarom: zoveel registraties zonder iemand ingepland, zoveel met twee rollen die dag.
Een vierde regel onder de tabel dekt uren die wel bij een rol terechtkwamen, maar die geen enkele regel beprijst: …zijn gewerkt in rollen die geen enkele regel beprijst. Dat betekent meestal dat de order een regel mist, of er twee heeft waar één nodig is.
Wat daaruit volgt is het waard om ronduit te zeggen: de kolom Resourcekosten telt niet op tot het totaal Resourcekosten. Het totaal dekt elk uur dat in de periode op het project is geschreven, inclusief de uren die geen regel kon claimen. Het verschil tussen de twee is precies wat de regels onder de tabel rapporteren.
Waar de rol van een uur uit komt
Niets in een tijdregel zegt welke rol de persoon vervulde. Flowtly leidt het af uit de bezettingsplanning: de bevestigde boekingen van die persoon, op dat project, die die dag dekken.
- Eén rol, of meerdere boekingen die allemaal dezelfde rol noemen — de uren zijn van die rol.
- Geen boeking, of twee boekingen met verschillende rollen — de uren gaan naar de hierboven beschreven regel van niet-toegewezen uren. Ze worden nooit over de kandidaten verdeeld en de drukste rol wordt nooit aangenomen, want een cijfer per rol dat in werkelijkheid een aanname is, is slechter dan een cijfer dat zegt dat het het niet weet.
- Een boeking die bewust zonder rol is vastgelegd brengt geen rol mee, dus een dag die alleen daardoor wordt gedekt leest als niemand ingepland.
Het middel tegen een groot aantal niet-toegewezen uren ligt daarom meestal in de planning en niet in de order: bevestig de boeking, of zet de persoon voor de periode op één rol. Zie Tijdregistratie.
Kosten geboekt op het project
Onder de tabel somt Kosten geboekt op het project de leveranciersfacturen, kosten en betalingen op die het project van het contract in de periode heeft gedragen — elk met de datum en het aandeel dat aan dit project is toegewezen, niet het hele document. Een kostenpost zonder eigen naam staat er als Kosten zonder naam.
Een regel op nul blijft staan in plaats van verborgen te worden. Een toewijzing die bewust op niets is gezet, is een beslissing die iemand heeft genomen, en die uit de lijst halen zou het laten lijken alsof hij nooit is ingevoerd.
De vier totalen, en de twee die je niet optelt
| Totaal | Wat het is |
|---|---|
| Gefactureerd | Wat onder dit contract is gefactureerd. |
| Resourcekosten | Wat de geschreven uren hebben gekost. |
| Gekoppelde kosten | De som van de kosten geboekt op het project. |
| Marge | Gefactureerd, min resourcekosten, min gekoppelde kosten. |
Gefactureerd is wat is verstuurd, niet wat is betaald. Elke verkoopfactuurregel die onder het contract is verstuurd telt mee, vanaf het moment dat de factuur bestaat en of de klant hem heeft betaald of niet; concepten en verwijderde facturen blijven erbuiten. Een factuur telt in de periode waarin de verkoopdatum valt, bedragen zijn netto na korting en omgerekend tegen de eigen koers van de factuur. Een regel die geen project noemt telt ook mee — facturen onder een raamcontract noemen er vaak geen — terwijl een regel die een project buiten dat van dit contract noemt bij dat project hoort en wegvalt.
Resourcekosten en gekoppelde kosten blijven opzettelijk gescheiden, en het product zegt ernaast waarom:
Resourcekosten en gekoppelde kosten worden opzettelijk gescheiden gehouden: een B2B-opdrachtnemer die zowel tijd schrijft als factureert, wordt in beide geteld, dus de marge leest te laag zolang dat niet is opgelost. Tel de twee niet bij elkaar op.
Behandel de marge op een order die bezet is door opdrachtnemers die hun eigen uren factureren daarom als een bodem en niet als een cijfer: de werkelijke marge is dat getal plus wat die mensen hebben gefactureerd voor uren die ze ook hebben geschreven. Kosten geboekt op het project somt de facturen achter de gekoppelde kosten op, en Tijdregistratie de uren achter de resourcekosten; daar is de overlap te zien. Een order die alleen met medewerkers is bezet, of alleen met opdrachtnemers die geen tijd schrijven, heeft er geen last van.
Op het budgetvlak wordt hetzelfde geval één keer geteld — daar wordt een opdrachtnemer die ook tijd schrijft enkelvoudig geteld, zoals Budget winst & verlies en prognose beschrijft. De twee vlakken verschillen echt, dus een marge hier en een budgetcijfer over dezelfde mensen hoeven niet overeen te komen.
Wanneer een ander contract het project deelt
Noemt een tweede contract hetzelfde project, dan staat boven de tabel een melding: Een ander contract deelt dit project, dus de uren, de resourcekosten en de gekoppelde kosten hieronder zijn die van het project — niet alleen van deze order.
Lees die als uitspraak over elk cijfer eronder, niet als voetnoot. Gefactureerd blijft eigen aan dit contract, want een factuur wordt onder één contract verstuurd; alles wat uit het project is afgeleid, is gedeeld, dus twee orders op één project rapporteren elkaars uren en kosten. Waar dat hindert, geef je elke order een eigen project — een subproject van het klantproject is genoeg, en beide orders blijven leesbaar.
Een contract dat geen project noemt zegt dat in plaats van een tabel te laten zien: Dit contract noemt geen project, dus er is niets geschreven of besteed dat ertegen gelezen kan worden.
Eén leveranciersfactuur over twee projecten
Een factuur die over projecten is verdeeld, draagt hier zijn eigen aandeel bij en de rest aan het andere project. De verdeling zelf wordt niet op dit scherm ingevoerd: die hoort op de inkoopfactuur, onder Categorisatie, waar elk project zijn regel en zijn bedrag krijgt. Kosten geboekt op het project is het terugleven daarvan.
Twee dingen volgen. De bedragen hier gaan nooit boven de factuur uit, omdat elk project alleen zijn deel draagt; en een factuur waarvan de verdeling niet op het nettobedrag uitkomt, laat een deel van de kosten bij niemand, en wordt daarom op het document gemarkeerd in plaats van stil te ontbreken in de marge van een order. Zie Transactiebeheer voor de verdeling en Transactiebijlagen voor de markering.
Voorbeelden van gebruik
- Een delivery lead die de volgende fase van een opdracht prijst, leest Verschil per rol op de huidige fase en prijst de volgende order op wat het werk echt heeft gekost in plaats van op de schatting van de vorige keer.
- Een controller ziet onder de tabel een hoog aantal uren niet toe te wijzen, vindt twee regels die dezelfde rol beprijzen en voegt ze samen zodat de uren op een regel landen.
- Een projectmanager leest een aantal niet-toegewezen uren met registraties zonder iemand ingepland, bevestigt de ontbrekende boekingen, en de uren schuiven naar hun rollen.
- Een financieel verantwoordelijke die een order met opdrachtnemers nakijkt, behandelt de Marge als een bodem en zet de facturen van de opdrachtnemers naast hun geschreven uren voordat het cijfer verder gaat.
- Een accountmanager opent een order op een gedeeld project, leest de melding boven de tabel en geeft de volgende order een eigen subproject, zodat de twee niet langer elkaars uren rapporteren.