Attributen

Attributen zijn je eigen gegevensvelden: eigenschappen die je organisatie vastlegt op activa, projecten, budgetten en andere records, zoals een vloeroppervlak, een aantal werkplekken of een meternummer. Een attribuut wordt één keer gedefinieerd, onder "Settings" → "Advanced" → "Attributes", en de waarden ervan worden daarna vastgelegd op elk record dat het draagt.

Een attribuut bereikt een record via een attribuutset: een benoemde groep attributen voor één soort record. Een set voor eigendommen kan Floor area en Number of desks bevatten; een set voor projecten kan Rented area bevatten. Een record biedt de attributen van de set die eraan is gegeven, en geen andere.

Attribuutwaarden voeden de facturering: Facturatietarieven prijzen een attribuut, en een kostenpost verdelen op attribuut verdeelt een factuur naar verhouding van attribuutwaarden.

Het scherm Attributes

Het scherm heeft twee tabbladen. De knop bovenaan voegt toe aan het tabblad waarop je zit.

Sets

"Sets" toont de attribuutsets, met de "Name" en "Relation name" van elke set. Het filter "Relation name" beperkt de lijst tot sets voor één soort record.

"Add new attribute set" opent een formulier met:

• "Name": hoe de set heet overal waar hij wordt gekozen.
• "Relation name": de soort record waarvoor de set is: "Property", "Project" of "Budget". Wordt één keer gekozen, wanneer de set wordt aangemaakt, en kan daarna niet meer worden gewijzigd.
• "Choose attribute set icon": het pictogram waarmee de set wordt getoond.

Het openen van de rij van een set ("Go to attribute set view") toont de attributen die hij bevat, waar je ze toewijst en weer losmaakt. Een attribuut losmaken van een set haalt het uit die set, zodat records die de set gebruiken het niet meer aanbieden. Een set kan niet worden verwijderd zolang er nog records aan zijn toegewezen; maak die eerst los.

Options

"Options" toont de attributen zelf, met de "Name" en het "Type" van elk. Elke rij kan worden bewerkt of verwijderd.

"Add new attribute" opent een formulier met:

• "Name": maximaal 64 tekens.
• "Type": wat een waarde is. Wordt één keer gekozen en kan daarna niet meer worden gewijzigd.
  • "Number": een numerieke waarde, zoals een oppervlakte of een aantal. Alleen een getal kan een kostenverdeling aansturen.
  • "Text": vrije tekst.
  • "Period": een waarde die met een begindatum en een einddatum wordt vastgelegd.
  • "State": een waarde die met een datum wordt vastgelegd.
• "Format pattern": hoe de waarden van het attribuut worden weergegeven, maximaal 32 tekens. Standaard leeg, wat een waarde toont zoals die is ingevoerd. Een numeriek masker gebruikt 0 voor een cijfer dat altijd wordt getoond en # voor een cijfer dat alleen wordt getoond als het aanwezig is, met hoogstens één decimaalteken: 0.00 toont 1.2 als 1.20. Een eenheid na een spatie wordt bij elke waarde getoond: 0.00 m². Bij een tekstattribuut staat # voor de waarde: Value: #.
• "Shift": welke maand van de waarde wordt gebruikt wanneer een factuur uit facturatietarieven wordt opgesteld, ten opzichte van de maand die wordt gefactureerd: "current month" (de standaard), "a month back", "2 months back" of "a month ahead". Gebruik "a month back" wanneer waarden zoals meterstanden worden vastgelegd na de maand die ze beschrijven.
• "Multiple": laat één record meerdere waarden van dit attribuut tegelijk dragen. Standaard uit, dus een record bevat één waarde. Niet aangeboden voor "Period"- en "State"-attributen, en kan niet meer worden gewijzigd nadat het attribuut is aangemaakt. Een attribuut met "Multiple" aan kan niet het projectattribuut zijn dat een kostenpost over huurders verdeelt.

Alleen mensen met de rol "Attributes manager" kunnen dit scherm openen.

Twee attributen met dezelfde naam

Niets belet dat twee attributen dezelfde naam delen, en het komt vaak voor dat er één in een set voor eigendommen zit en één in een set voor projecten, zoals een oppervlakte voor het gebouw en een oppervlakte voor elke huurder. Het zijn aparte attributen met aparte waarden: een waarde invoeren bij het attribuut in de eigendomsset doet niets met dat in de projectset. Wanneer een waarde genegeerd lijkt te worden, open je "Sets", zoek je de set die het record gebruikt en controleer je welk van de twee attributen hij bevat.

Voorbeeldscenario's

• Definieer een getalattribuut Floor area, voeg het toe aan de set die je gebouwen gebruiken en leg de oppervlakte van elk gebouw vast op het gebouw.
• Definieer een getalattribuut Rented area in een projectset, zodat het project van elke huurder zijn aandeel voor een kostenverdeling draagt.
• Zet "Shift" op "a month back" bij een meterstandattribuut waarvan de waarden na afloop van de maand worden ingevoerd, zodat facturen de stand gebruiken van de maand die ze factureren.
• Geef een oppervlakteattribuut het formaatpatroon 0.00 m², zodat elke waarde twee decimalen en zijn eenheid toont.