Bedrijfskosten zo eenvoudig mogelijk gemaakt

Kostenbeheer Kostenbeheer is een fundamenteel aspect van een degelijk financieel beheer. Flowtly biedt mogelijkheden om bedrijfsuitgaven bij te houden, te bewaken en te beheren, zodat financiële middelen efficiënt worden ingezet en aansluiten bij budgetdoelstellingen. Door transactiegegevens te centraliseren, biedt Flowtly een duidelijk overzicht van de bestedingen. Bedrijven kunnen kosten categoriseren, koppelen aan specifieke projecten of afdelingen, en goedkeuringsworkflows configureren om ongeautoriseerde uitgaven te voorkomen. Deze aanpak ondersteunt het identificeren van besparingsmogelijkheden, het voorkomen van budget overschrijdingen en het verbeteren van de winstgevendheid. Flowtly levert tools voor inzicht in bestedingspatronen, kostenprognoses en geïnformeerde financiële besluitvorming. Voorbeeldgebruiksscenario's Volg en categoriseer alle operationele kosten, zoals softwareabonnementen, kantoorbenodigdheden en nutsvoorzieningen, om ervoor te zorgen dat deze binnen het budget blijven. Bewaak projectspecifieke kosten, waaronder betalingen aan opdrachtnemers en materialen, om projecten winstgevend en op schema te houden. Configureer goedkeuringsprocessen voor grote aankopen om ongeautoriseerde uitgaven te voorkomen en financiële discipline te handhaven. Identificeer terugkerende kosten en mogelijkheden voor kostenreductie via gedetailleerde bestedingsrapporten en analyses. Gerelateerde pagina's Kosten aan budget toevoegen Tegenpartijen Bankintegratie Financieel dashboard App-routes Open /transactions

Tegenpartijen De module Tegenpartijen in Flowtly fungeert als centraal register voor alle externe zakelijke entiteiten waarmee uw organisatie samenwerkt, waaronder leveranciers, opdrachtnemers, klanten en partners. Het biedt een gestructureerde manier om contactgegevens, fiscale identificatoren, betalingsvoorwaarden en relatiegeschiedenis voor elke tegenpartij bij te houden. Tegenpartijgroepen stellen u in staat uw zakelijke partners te categoriseren op type, regio, branche of een andere indeling die uw rapportage- en operationele behoeften ondersteunt. Groepen maken het eenvoudig om bulkacties toe te passen, weergaven te filteren en rapporten te genereren gesegmenteerd op tegenpartijcategorie. CRM-verrijking vult tegenpartijprofielen automatisch aan met openbaar beschikbare bedrijfsgegevens, zoals registratiegegevens, financiële indicatoren en merkactiva. Dit vermindert handmatige gegevensinvoer en helpt uw team actuele, uitgebreide records bij te houden zonder afhankelijk te zijn van extern onderzoek. Merkgezondheidsbewaking volgt de volledigheid en consistentie van tegenpartijmerkgegevens, zoals logo's en handelsnamen, in uw records. De functie voor detectie en samenvoeging van duplicaten identificeert tegenpartijrecords die waarschijnlijk naar dezelfde entiteit verwijzen en biedt tools om deze samen te voegen, zodat uw database overzichtelijk en betrouwbaar blijft. Factuurregelsjablonen stellen een tegenpartij in staat de teksten op te slaan waaruit haar factuurregels worden opgesteld — een contractzin die elke facturatieperiode terugkeert, wordt één keer opgeslagen en geselecteerd bij het factureren, in plaats van opnieuw te worden ingetypt. Zie Factuurregelsjablonen . Voorbeeldgebruiksscenario's Registreer een nieuwe leverancier en vul hun profiel in met btw-nummer, betalingsvoorwaarden en contactgegevens. Organiseer tegenpartijen in groepen op regio of type dienst voor gerichte rapportage. Gebruik CRM-verrijking om automatisch ontbrekende bedrijfsregistratiegegevens in te vullen voor bestaande records. Identificeer en voeg dubbele tegenpartijvermeldingen samen die zijn aangemaakt door verschillende teamleden. Bekijk merkgezondheidsscores om ervoor te zorgen dat logo's en namen van tegenpartijen consistent zijn in alle documenten. Sla de contracttekst op die een tegenpartij vereist op haar factuurregels, klaar om te selecteren bij het factureren. Gerelateerde pagina's Kostenbeheer Facturen Factuurregelsjablonen Terugkerende betalingen Bankintegratie App-routes Open /counterparties

Vragen van de accountant bij transacties Vragen van de accountant bij transacties In plaats van achter toelichtingen aan te mailen laat Flowtly je accountant vragen stellen rechtstreeks bij een specifieke banktransactie of een inkomend kostendocument — en laat het jou op dezelfde plek antwoorden. Elke uitwisseling blijft gekoppeld aan precies het record waar het over gaat, zodat je bij de maandafsluiting een helder controlespoor hebt. Hoe het werkt Elke transactieregel in de transactielijst, en elke regel met een inkomend kostendocument (leveranciersfactuur), heeft een discussiedraad. Jij of je accountant kan de draad openen en een vraag plaatsen. De andere partij krijgt een melding, antwoordt in de draad, en zodra de zaak is afgehandeld wordt de vraag als opgelost gemarkeerd. Het volledige gesprek blijft aan het record gekoppeld voor later. Een vraag stellen bij een transactie of kostendocument Ga naar de lijst Transacties (voor banktransacties) of de lijst Inkomende documenten (voor leveranciersfacturen en kostenbijlagen). Zoek de regel die je wilt bespreken. Elke regel heeft rechts een tekstballon-icoon ; zijn er open vragen, dan toont het icoon een aantal. Klik op het tekstballon-icoon om het discussiepaneel aan de rechterkant van het scherm te openen. Typ je vraag en druk op Versturen . De andere partij krijgt direct bericht. Je accountant kan hetzelfde doen vanuit zijn Boekhouding-weergave — de regel opzoeken, op het tekstballon-icoon klikken en rechtstreeks in het discussiepaneel plaatsen. Een vraag beantwoorden Open de melding of ga zelf naar het record. Klik op het tekstballon-icoon op de regel om het discussiepaneel te openen. Je ziet alle berichten in de draad. Typ je antwoord en druk op Versturen . Er is geen limiet aan het aantal berichten heen en weer in een draad. De vragen-inbox Om alle open vragen over alle transacties en kostendocumenten in één keer te zien, ga je naar Boekhouding → Vragen ( /accountancy/questions ). De inbox toont alle draden met nog open vragen, gegroepeerd per record. Zo werk je een stapel maandafsluitingsvragen weg zonder losse regels af te zoeken. De teller voor open vragen Het item Boekhouding in de navigatiebalk toont een teller met het aantal open vragen. Die werkt in realtime bij terwijl vragen worden geplaatst en opgelost, zodat je altijd in één oogopslag ziet of er iets je aandacht vraagt. Een vraag oplossen Zodra een zaak is afgehandeld, open je het discussiepaneel op de betreffende regel en klik je op Markeren als opgelost bij de vraag. Opgeloste vragen verdwijnen uit de inbox maar blijven zichtbaar in de draadgeschiedenis op het record zelf, zodat het controlespoor nooit verloren gaat. Een opgeloste draad kan ook weer worden geopend als er meer toelichting nodig is. Meldingen Flowtly stuurt meldingen via de categorie Boekhouding wanneer: Er een nieuwe vraag wordt geplaatst bij een transactie of kostendocument waar jij bij betrokken bent. Iemand antwoordt in een draad waaraan jij deelneemt. Een vraag bij jouw record als opgelost wordt gemarkeerd. Je stelt in via welke kanalen (in de app, e-mail, mobiele pushmelding) je deze meldingen ontvangt bij Instellingen → Meldingen . Voorbeelden van gebruik Maandafsluiting: je accountant vraagt naar een ontbrekend btw-nummer bij een kostentransactie. Je antwoordt met de gegevens van de leverancier, hij markeert het als opgelost, en de uitwisseling staat bij de transactie voor de controleur. Vraag bij een kostendocument: een leveranciersfactuur is over twee budgetregels verdeeld en de accountant wil bevestiging. De draad bij het kostendocument legt het besluit vast, zonder mailspoor dat later gereconstrueerd moet worden. Gebundeld nakijken: gebruik de vragen-inbox in Boekhouding om alle open vragen in één keer af te handelen in plaats van record voor record te openen. Routes in de app Financiën openen

Terugkerende betalingen De losstaande module voor terugkerende betalingen is uitgefaseerd en vervangen door Cash Out , dat nu toont wat er nog moet worden betaald. Cash Out geeft uw financieel team een vooruitkijkend overzicht van aankomende en achterstallige betalingen — zowel al geboekte facturen als verwachte verplichtingen — over een voortschrijdend venster van ongeveer twee weken terug tot circa drie maanden vooruit. U kunt schakelen tussen drie weergaven: een grafiek die bedragen per week of maand stapelt en bij hover een uitsplitsing per tegenpartij toont, een kalender met betaaltegels per dag, en een lijst van individuele betalingsregels die sorteerbaar is op datum, bedrag of tegenpartij. Elke regel toont de tegenpartij, vervaldatum, status (bijvoorbeeld verschuldigd, achterstallig of verwacht) en het bedrag in de eigen valuta; verwachte, nog niet gefactureerde posten worden visueel gedempt weergegeven om ze te onderscheiden van bevestigde posten. Naast de weergaveschakelaar staat een link naar budgetplanning . Bij het lezen van het diagram zijn drie dingen van belang. De verticale as is gelabeld in de rapportagevaluta waarnaar de bedragen worden omgerekend, zodat de schaal aangeeft wat ze telt — dat is het getal om te lezen wanneer de betalingen in het venster in meer dan één valuta luiden. Een legenda boven het diagram benoemt de aanwezige betalingsstatussen en de kleur die voor elk daarvan staat, zodat de samenstelling van een kolom direct af te lezen is; achterstallige bedragen zijn de bedragen die in rood worden getoond. En elke periode in het venster wordt getekend, ook de rustige: een week of maand zonder vervaldata verschijnt als een lege kolom in plaats van te worden weggelaten, zodat een gat in uw betalingsschema zichtbaar blijft en de perioden aan weerszijden niet als opeenvolgend worden gelezen. Links naar het oude adres worden automatisch doorgestuurd naar het nieuwe. Gerelateerde pagina's Kostenbeheer Tegenpartijen App-routes Open /finance/cash-out

Goedkeuringsproces voor facturen Goedkeuringsproces voor facturen Met Flowtly kun je inkomende leveranciersfacturen langs een goedkeuringsstap laten lopen voordat ze worden betaald. Staat goedkeuring aan, dan blijven facturen in een lijst wachten tot een bevoegd persoon ze goedkeurt of afwijst. Je kunt de goedkeuring ook overslaan en direct naar het tabblad Onbetaald gaan om facturen te selecteren en een SEPA-overboekingsbestand voor je bank te exporteren. Het goedkeuringsproces inschakelen Open het gebruikersmenu (je avatar, rechtsboven) en ga naar Organisatie-instellingen . Zoek de sectie Facturen of Financiën en zet Goedkeuringsproces voor facturen aan. Stel in wie facturen mag goedkeuren. Zijn er nog geen fiatteurs ingesteld, dan vraagt de pagina met te beoordelen facturen je om ze toe te voegen. Fiatteurs wijs je rechtstreeks op die pagina toe via een dialoogvenster; zij krijgen de rol facturenbeheerder. Let op: het tabblad Onbetaald is altijd zichtbaar, of het goedkeuringsproces nu aan staat of niet. Wie mag goedkeuren Een factuur goedkeuren of afwijzen vraagt om een facturenrecht — facturen inzien of facturen beheren. Het telt of het nu rechtstreeks aan de persoon is toegekend of via een rechtengroep waartoe die persoon behoort. Flowtly kiest de fiatteurs van een factuur in deze volgorde: De eigenaar van de gekoppelde kostenpost. Is de factuur gekoppeld aan een kostenpost met een eigenaar en heeft die persoon een facturenrecht, dan gaat de factuur naar hem of haar. Iedereen met een facturenrecht. Deze stap geldt wanneer de factuur geen eigenaar van een gekoppelde kostenpost heeft, of wanneer die eigenaar geen facturenrecht heeft. Een kosteneigenaar zonder facturenrecht wordt dus niet om goedkeuring gevraagd en niet op de hoogte gebracht. De factuur blijft daardoor niet liggen: ze gaat naar de mensen die het recht wel hebben. Let op: het recht maakt de beslissing mogelijk, niet het enkele feit dat iemand op de lijst staat. Wie als fiatteur vermeld staat zonder facturenrecht, kan de factuur openen maar niet goedkeuren of afwijzen. De goedkeuringstabbladen Zodra het proces aan staat, toont het scherm met leveranciersfacturen vijf tabbladen: Tabblad Wat erin staat In afwachting Alle facturen die op een beslissing wachten, wie ze ook afwachten. Fiatteurs kunnen hier goedkeuren of afwijzen. Wacht op mij Het gedeelte van In afwachting dat op uw beslissing wacht. Goedgekeurd Facturen die zijn goedgekeurd en klaarstaan om te betalen. Afgewezen Facturen die zijn afgewezen. Je kunt de reden bekijken en desgewenst opnieuw indienen. Onbetaald Alle facturen die nog niet zijn betaald, ongeacht de goedkeuringsstatus. Ook zichtbaar als goedkeuring uit staat. Wacht op mij In afwachting toont alles wat de organisatie in behandeling heeft — wat voor elk team behalve het kleinste grotendeels het werk van anderen is. Wacht op mij vernauwt dat tot de facturen waarbij u de persoon bent die om een beslissing wordt gevraagd. Het is dezelfde lijst met dezelfde acties, gefilterd op u — niets wordt er anders goedgekeurd of afgewezen. Een factuur verschijnt alleen op dit tabblad zolang er nog op een beslissing wordt gewacht. Zodra u goedkeurt of afwijst, verdwijnt de factuur en gaat ze naar Goedgekeurd of Afgewezen zoals elke andere. Als er niets te beslissen is, geeft het tabblad dat aan — Er wacht momenteel niets op u . Dat is een engere uitspraak dan wat In afwachting zegt als het leeg is: de organisatie kan een volle wachtrij hebben terwijl niets daarin van u is. Een factuur goedkeuren of afwijzen Ga in het hoofdmenu naar Facturen en open het tabblad Wacht op mij — of In afwachting , als u de volledige wachtrij van de organisatie wilt zien. Klik op een factuur om de details te openen, of gebruik de actieknoppen direct in de lijst. Kies Goedkeuren of Afwijzen . Wijs je een factuur af, dan kun je een notitie toevoegen met de reden. De factuur gaat direct naar het tabblad Goedgekeurd of Afgewezen . Let op: een beslissing vraagt om beide: de persoon moet op de pagina met te beoordelen facturen als fiatteur zijn aangewezen én een facturenrecht hebben. Het tabblad Onbetaald Het tabblad Onbetaald bundelt elke factuur die nog betaald moet worden — zowel de goedgekeurde als die het proces hebben omzeild. Gebruik het als je betalingswachtrij. Belangrijkste functies: Meervoudige selectie — vink de facturen aan die je wilt betalen. Bulkexport — zodra je een of meer facturen hebt geselecteerd, wordt de knop SEPA-bestand exporteren actief. Een SEPA-overboekingsbestand exporteren In plaats van elke overboeking handmatig in het portaal van je bank in te voeren, kan Flowtly een standaard pain.001 -bestand (pain.001.001.03) in XML genereren dat je rechtstreeks bij je bank uploadt. Open het tabblad Onbetaald . Selecteer met de vinkjes de facturen die je wilt betalen. Klik op SEPA-bestand exporteren (of de vergelijkbare knop in de werkbalk). Flowtly genereert een pain.001 -bestand en downloadt het naar je computer. Meld je aan bij het online portaal van je bank en upload het bestand via de functie voor bulkbetaling of SEPA-overboekingsimport. Let op: zorg dat elke leveranciersfactuur een geldig IBAN en BIC heeft op de bankrekening van de tegenpartij in Flowtly. Facturen zonder bankgegevens kunnen niet in de pain.001 -export worden opgenomen. Voorbeelden van gebruik Een financieel manager beoordeelt elke ochtend alle nieuwe leveranciersfacturen op het tabblad In afwachting , keurt de geldige goed en wijst dubbele af met een notitie. Een projectleider die alleen facturen van zijn eigen kosten goedkeurt, opent Wacht op mij en verwerkt een kortere lijst in plaats van de gehêle wachtrij van de organisatie te doorzoeken. Aan het eind van de week opent een boekhouder het tabblad Onbetaald , selecteert alle goedgekeurde facturen, exporteert een pain.001 -bestand en uploadt dat bij de bank van het bedrijf — waarmee tientallen leveranciers in één stap worden betaald. Een klein team met goedkeuring uitgeschakeld gebruikt het tabblad Onbetaald puur als betalingswachtrij en exporteert SEPA-bestanden zonder goedkeuringsstap. Routes in de app Facturen — In afwachting van goedkeuring openen