Bezetting aanvragen en goedkeuren

Flowtly Redactieteam4 min

Het tabblad Aanvragen is waar bezetting niet meer in de chat wordt beslist, maar vastgelegd wordt beslist. Een projectmanager vraagt een persoon aan voor een rol; iemand met goedkeuringsrechten bevestigt of wijst af. Het addertje onder het gras dat dit anders gewoon een tragere chat zou hebben gemaakt – uitzoeken of de persoon al te druk is – is voor de fiatteur al gedaan voordat die de aanvraag opent.

Waar Projecten is waar boekingen direct worden gemaakt en bevestigd, is Aanvragen het lichtere pad voor iedereen die bezetting kan voorstellen maar niet kan vastleggen.

Wat een aanvraag is

Een aanvraag is geen aparte soort record. Het is een gewone boeking die is gevraagd maar nog niet overeengekomen – dezelfde persoon, rol, aandeel en data die u zou bevestigen, in een wachtende toestand gehouden totdat iemand haar goedkeurt. Goedkeuren maakt er een bevestigde boeking van; er wordt niets opnieuw ingevoerd.

Omdat een aanvraag slechts een voorstel is, telt ze nooit mee voor iemands geplande capaciteit. Ze vult geen gat op het raster Projecten en brengt niemand over zijn week op het raster Personen totdat ze is goedgekeurd.

Wie wat kan doen

  • Aanvragen – iedereen die boekingen kan voorstellen. Die kiest de persoon, de rol, het aandeel en de periode en kan een korte notitie met de reden toevoegen. Het projectveld biedt alleen hoofdprojecten aan, omdat personen op het hoofdproject worden toegewezen en niet op de subprojecten ervan.
  • Goedkeuren of afwijzen – alleen iemand met goedkeuringsrechten voor bezetting. Dit is hetzelfde recht waarmee elders in Resourcing een boeking kan worden bevestigd, dus de mensen die bezetting al accorderen zijn de mensen die op aanvragen reageren.
  • Alleen-lezen – wie de rol Resourcing viewer heeft, ziet elke aanvraag, de geschiedenis ervan en, bij een afgewezen aanvraag, de opgegeven reden, maar kan niet aanvragen, goedkeuren of afwijzen. Zie Resourceplanning voor alles wat de rol omvat.

Een aanvraag lezen

Elke wachtende aanvraag is een kaart die toont wie er is aangevraagd, door wie en hoe lang geleden, samen met het project, de rol, de periode, het wekelijkse aandeel en eventuele notitie van de aanvrager. Daaronder een balk voor elke betrokken week en een regel die zegt wat goedkeuren zou betekenen:

  • Geen conflict – een groene regel bevestigt dat de persoon vrije capaciteit heeft in de hele periode.
  • Conflicten – een rode regel noemt het gevolg in gewone taal – bijvoorbeeld „Goedkeuren zet Anna boven haar capaciteit – tot 118% in 3 van de aangevraagde weken." – en, waar een kleiner aandeel het zou oplossen, biedt een tweede regel dat aan: „Keur in plaats daarvan goed op 25% om elke week op of onder 100% te houden."

Verlof in de aangevraagde periode. Heeft de persoon goedgekeurd verlof in de aangevraagde periode, dan zegt een waarschuwing boven de acties van de kaart dat, met de hele periode of het aantal betrokken werkdagen. Ze waarschuwt en blokkeert niet: Goedkeuren en de goedkeuring met een lager aandeel blijven beschikbaar, zodat de fiatteur beslist of de boeking nog zinvol is. Wie alleen-lezentoegang heeft, ziet de waarschuwing ook.

Het punt is dat de fiatteur beslist, in plaats van de cijfers zelf opnieuw af te leiden. Een conflict dat Flowtly kan zien, toont Flowtly.

Op een aanvraag reageren

Op elke kaart staan maximaal drie acties:

  • Goedkeuren maakt van de wachtende aanvraag een bevestigde boeking met het gevraagde aandeel. Als goedkeuren iemand toch boven de capaciteit zou laten uitkomen, staat er op deze knop in plaats daarvan Goedkeuren zoals aangevraagd, zodat kiezen een bewuste uitzondering is en geen standaardklik.
  • Goedkeuren met een lager aandeel (alleen getoond als er een conflict is met een nette oplossing) bevestigt haar met het voorgestelde percentage, zodat niemand overboekt raakt.
  • Afwijzen verwijdert de aanvraag volledig. Gebruik het wanneer het antwoord nee is; de aanvrager kan iets anders voorstellen.

Goedkeuren valt onder dezelfde overboekingsbeveiliging als elke andere bevestigde boeking, dus een goedkeuring die iemand voorbij het toegestane plafond zou brengen, wordt geweigerd zoals een directe boeking dat ook zou worden.

Als de boeking is gewijzigd nadat u de lijst opende, overschrijft goedkeuren die wijziging niet. De kaart meldt dat iemand anders de toewijzing heeft gewijzigd nadat u haar opende en dat uw wijziging niet is opgeslagen, en de lijst wordt opnieuw geladen met de huidige waarden. Bekijk de aanvraag opnieuw en keur haar goed zodra die verschijnen.

Gerelateerde pagina's