Budgetmeldingen

Flowtly controleert uw budgetten voor u en laat het weten wanneer er een afwijkt van het plan, zodat u de budgetpagina niet hoeft te openen om dat te ontdekken. U krijgt een melding wanneer de uitgaven het plan vooruit lopen, of wanneer de marge die een budget moest opleveren er niet meer is.

Meldingen komen binnen als notificaties: in het belmenu bovenaan de werkruimte, en als pushmelding op de apparaten waarop u die hebt toegestaan.

Wanneer meldingen worden verstuurd

Flowtly beoordeelt elk budget één keer per dag, 's ochtends. Een budget wordt gecontroleerd over zijn eigen planningsperiode, en de gecontroleerde periode is de periode die nu loopt, zodat een probleem wordt gemeld terwijl u er nog iets aan kunt doen in plaats van nadat de periode is afgesloten. De periode die net is afgelopen wordt ook gecontroleerd, omdat late facturen en categorisering de cijfers nog een tijd blijven wijzigen.

Elk budget geeft per voorwaarde per dag hooguit één melding. Als er niets is veranderd, wordt er niets verstuurd.

Wat een melding activeert

Drie voorwaarden leiden tot een melding.

Uitgaven boven plan. De kosten die op het budget zijn geboekt, overschrijden met meer dan 10% wat voor de periode was gepland. Bij meer dan 30% boven plan wordt de melding als kritiek aangemerkt.
Marge onder doel. Voor een afgelopen periode ligt de marge die het budget daadwerkelijk heeft opgeleverd minstens 5 procentpunten onder de marge die het moest opleveren. Een verschil van 15 punten of meer is kritiek.
Marge in gevaar. Voor de periode die nog loopt, overschrijden de tot nu toe geboekte kosten de geplande kosten al met minstens 5% van de geplande inkomsten. Met andere woorden: zelfs als elke geplande factuur volledig wordt betaald, ligt de marge al zoveel onder plan. Een verschil van 15 punten of meer is kritiek.

Een budget zonder plan voor de periode geeft niets, en hetzelfde geldt voor een budget dat slechts één kant van de boeken plant terwijl de controle beide nodig heeft. Inkomsten die later binnenkomen dan gepland zijn op zich geen melding: een maand met te weinig opbrengst komt naar voren via de margecontroles, niet als aparte melding.

Elke melding noemt het budget en de periode, toont het werkelijke cijfer naast het geplande en de omvang van het verschil, en biedt één duidelijke volgende stap. Ze verwijst rechtstreeks naar het budget zodat u de details erachter kunt zien. Ze noemt nooit een oorzaak en wijzigt nooit een budget, een plan of een toewijzing.

Wie een melding ontvangt

Een budget kan een eigen lijst met ontvangers van meldingen hebben. Als die lijst is ingesteld, worden alleen die personen op de hoogte gebracht.

Als de lijst niet is ingesteld, gaat de melding naar iedereen in de organisatie die budgetten kan beheren. Een beheerder of eigenaar valt hieronder, omdat die rollen budgetbeheer omvatten.

Ontvangers worden opnieuw gecontroleerd op het moment dat de melding wordt verstuurd. Wie geen toegang meer heeft tot dat budget, of de organisatie heeft verlaten, wordt overgeslagen.

Herhalingen en afwijzen

Dezelfde melding wordt niet dag na dag opnieuw verstuurd. Zodra een voorwaarde is gemeld, hoort u er pas weer van wanneer die aanzienlijk verslechtert: wanneer die escaleert van waarschuwing naar kritiek, of wanneer die met minstens nog eens 10 punten verslechtert ten opzichte van het cijfer dat u het laatst is verteld.

Als een budget weer binnen het plan komt, wordt dat niet gemeld. De voorwaarde wordt gewoon gesloten, en als die later terugkeert, wordt die opnieuw gemeld als een nieuwe melding.

Een melding afwijzen houdt haar voor u afgewezen. U wordt er niet opnieuw over gemeld, tenzij ze escaleert naar kritiek, wat nieuwe informatie is en geen herhaling.

Meldingen uitschakelen

Er zijn twee manieren om budgetmeldingen te stoppen.

Per budget. Proactieve meldingen kunnen voor één budget worden uitgeschakeld door iemand die budgetten kan beheren. Ze staan standaard aan voor elk budget met een plan.
Stille periode voor de hele organisatie. Zolang de organisatie zich in haar stille periode voor meldingen bevindt, wordt er niets gepusht. Een melding die tijdens de stille periode ontstond, wordt bezorgd bij de eerste controle nadat het venster is afgelopen, dus ze wordt vertraagd en niet kwijtgeraakt.

Dempen via de meldingsvoorkeuren heeft alleen invloed op de bezorging. De melding verschijnt nog steeds in de meldingenlijst in de app, en de voorwaarde blijft zichtbaar op het budget zelf.

Wanneer de cijfers onvolledig kunnen zijn

Budgetmeldingen zijn maar zo actueel als de gegevens erachter. Elke melding vermeldt de datum tot wanneer de cijfers actueel zijn.

Een melding geeft aan dat de cijfers onvolledig kunnen zijn wanneer bank- of importgegevens onlangs niet zijn binnengekomen, wanneer de periode transacties bevat die aan geen enkel budget zijn toegewezen (het aantal wordt genoemd), of wanneer er helemaal geen bank- of importgegevens zijn binnengekomen. Een melding met een van die opmerkingen wordt nooit als kritiek aangemerkt: een onvolledig beeld wordt als waarschuwing gemeld, omdat het uiteindelijke cijfer best beter kan zijn dan het eruitziet.

Als dit vaak gebeurt, controleer dan de bankkoppeling en wijs de openstaande transacties aan een budget toe. De meldingen worden scherper zodra de onderliggende gegevens compleet zijn.

Voorbeelden van gebruik

Te weten komen dat een klantproject zijn kostenplan heeft overschreden terwijl de maand nog loopt, in plaats van bij het afsluiten van de boeken.
Opmerken dat een retainer het werk dat ertegenover wordt geleverd niet meer dekt, vóór het volgende gesprek over verlenging.
De budgetmeldingen van een afdeling naar de afdelingsleider sturen in plaats van naar elke budgetbeheerder in de organisatie.
Een strak gepland campagnebudget in de gaten houden zonder het elke dag te openen.