Marge per fase
Marge per fase is een subtabblad van de Financiën van een project. Het geeft één regel per fase van het project — wat de fase heeft gefactureerd, wat zij heeft gekost en de marge daartussen — en een laatste regel voor het hele project.
Het beantwoordt één vraag: welke etappes van deze opdracht verdienen, en welke niet.
Een fase is een subproject
Er bestaat geen apart fase-object. Een fase van een project is een subproject daarvan, dus alles wat voor een project geldt, geldt voor een fase: ze heeft haar eigen type, haar eigen data, haar eigen team en haar eigen cijfers. Om een fase te krijgen, maakt u een subproject van het klantproject — op het tabblad Fasen van het project, of door een bestaand project een bovenliggend project te geven. Projectweergave beschrijft beide wegen en wat ze betekenen voor de toegang van het team.
Alleen het eerste niveau is een fase. De regels in deze tabel zijn de directe subprojecten van het project. Een subproject van een subproject is geen tweede fase en krijgt geen eigen regel — de bedragen gaan op in de fase erboven, want elke regel dekt haar fase en alles wat eronder valt. Een fase verder opdelen is dus een manier om werk te ordenen, niet een manier om hier regels toe te voegen.
Een verwijderde fase blijft buiten beschouwing. Een gearchiveerde fase houdt haar regel, gemarkeerd als Gearchiveerd: archiveren haalt een project uit de omloop, en het geld dat het heeft opgebracht blijft deel van de geschiedenis van de opdracht.
Wanneer een fase sluit, en wat sluiten niet doet
Een fase sluit op haar eigen Datum tot. Ze loopt die hele dag door en leest vanaf de dag erna Afgerond naast haar naam; tot dan leest ze Actief, en de regel meldt Sluit op met de datum. Een fase zonder einddatum toont Geen einddatum en blijft actief.
Een fase sluiten bevriest haar cijfers niet. Een kostenpost met een datum na de sluiting verhoogt de kosten van die fase nog steeds en verlaagt haar marge nog steeds. Dat is bedoeld: een sluiting markeert wanneer het werk moest eindigen, niet wanneer de boeken dichtgaan — een leveranciersfactuur die zes weken later aankomt, is een kostenpost van de fase waarop hij is gemaakt, niet van de fase die toevallig open staat.
Zodat een late kostenpost nooit een verrassing is, meldt de regel van de fase ook hoeveel van haar kosten na de sluiting is gedateerd — bijvoorbeeld 4.200,00 na afsluiting. Lees dat als een aantekening, niet als een extra kolom: dat bedrag zit al in de arbeidskosten en directe kosten ernaast, en het erbij optellen zou het dubbel tellen. Een groot bedrag daar is het navragen waard, want het betekent meestal of een kostenpost die op de verkeerde fase is geboekt, of een sluitingsdatum die te vroeg is gezet.
Waaruit de marge bestaat
De tabel heeft zes kolommen.
| Kolom | Wat het betekent |
|---|---|
| Fase | De fase, haar status, haar sluitingsdatum en haar kosten na afsluiting, als die er zijn. |
| Gefactureerd | Wat de fase heeft gefactureerd. |
| Arbeidskosten | Wat de op de fase geboekte tijd heeft gekost. |
| Directe kosten | De gerelateerde kosten van de fase. |
| Marge | Gefactureerd min arbeidskosten min directe kosten. |
| Marge % | De marge als aandeel van wat is gefactureerd. |
Het detail achter elk daarvan:
- Gefactureerd is wat is uitgeschreven, niet wat is betaald. Elke verkoopfactuurregel die op de fase is geboekt telt mee, vanaf het moment dat de factuur bestaat, of de klant haar heeft betaald of niet. Concepten en verwijderde facturen blijven buiten beschouwing. Een factuur telt in de periode waarin haar verkoopdatum valt. Een regel die geen project noemt, wordt toegerekend aan het project van het contract waaronder de factuur is uitgeschreven, en een regel die over meerdere projecten is verdeeld, brengt alleen het aan deze fase toegewezen deel in. Bedragen zijn netto, omgerekend tegen de eigen koers van de factuur.
- Arbeidskosten zijn geboekte tijd tegen kostprijs, niet tegen het tarief dat u factureert. Het zijn de kosten van de uren die teamleden op de fase hebben geboekt, elk tegen hun eigen kostentarief — dezelfde cijfers die Teamkosten over tijd en de geld-KPI's van het project rapporteren. Uren die niemand heeft geboekt kosten hier niets, hoeveel werk er ook is verricht.
- Directe kosten zijn de gerelateerde kosten van de fase — de leveranciersfacturen en betalingen die erop zijn geboekt. Een kostenpost telt één keer: is een bankbetaling al gedekt door een toegewezen document, dan telt het document, en de betaling wordt er niet bij opgeteld. Geld dat op een fase is ontvangen is geen kostenpost; de opbrengst is de factuur.
- De marge is een aftrekking, geen verhouding. Een positieve marge wordt met een plusteken weergegeven.
- Marge % is leeg wanneer er niets is gefactureerd. De cel toont een streepje en de reden — niets gefactureerd — in plaats van 0 %. Een marge over niets is geen percentage, en die afdrukken zou lezen als een fase die quitte speelde, terwijl zij geld heeft uitgegeven en niets heeft gefactureerd.
De periode bepaalt wat u ziet
Boven de tabel staat een datumbereik, en elk cijfer volgt het. Het tabblad opent op het hele leven van het project — van zijn startdatum tot vandaag — zodat u eerst de opdracht in haar geheel ziet. Een project zonder startdatum opent in plaats daarvan op de huidige maand.
Vernauw het bereik en de regels vernauwen mee. Een fase die in het voorjaar eindigde, leest als een regel nullen in een venster dat niet tot haar terugreikt; dat is het venster, niet de fase. Verbreed het bereik tot de start van het project om haar weer te zien. Het bereik reist mee in het adres van de pagina, dus een bepaald venster kan worden gelinkt of als favoriet opgeslagen.
Het hele project is niet de som van de fasen
De laatste regel, Hele project, is het project volledig: alle fasen, plus alles wat op het bovenliggende project zelf is geboekt.
Facturen die op het project zijn uitgeschreven in plaats van op een van zijn fasen, tijd die direct op het project is geboekt en kosten die eraan zijn toegewezen horen bij het project en bij geen enkele fase. Ze staan in deze regel en in geen van de regels erboven. Daarom is het totaal meestal groter dan de fasen bij elkaar, en het hoort daar niet mee te sluiten. Is het verschil groter dan u verwacht, dan vertelt het u hoeveel van de opdracht op projectniveau is geboekt — wat vaak een reden is om dat werk naar een fase te verplaatsen.
Een opdrachtnemer die factureert en ook tijd boekt, wordt hier dubbel geteld
Dit is het ene cijfer op dit tabblad dat u zorgvuldig moet lezen.
Wanneer dezelfde persoon het werk zowel factureert als de eigen uren op de fase boekt, telt dit tabblad beide: de factuur als directe kostenpost en de geboekte tijd als arbeidskosten. Het werk wordt één keer betaald en twee keer geteld, dus zijn de kosten van de fase te hoog en leest haar marge lager dan zij werkelijk is.
Het geldt voor de fase waarop zo iemand werkt, en via haar voor de regel Hele project. Een fase die alleen met medewerkers is bezet, of alleen met opdrachtnemers die geen tijd boeken, wordt er niet door geraakt.
Dit is eigen aan dit tabblad. Op het budgetvlak wordt hetzelfde geval één keer geteld — een aan een persoon toegewezen factuur blijft buiten de kosten op een project waar de geboekte tijd van die persoon al is gekost, zoals Budget winst & verlies en prognose beschrijft. De twee vlakken verschillen echt, dus een fasemarge en een budgetcijfer over dezelfde mensen hoeven niet overeen te komen.
Tot u het hebt nagekeken, behandelt u de marge van zo'n fase als een ondergrens en niet als een cijfer: de echte marge is dat getal plus wat de persoon heeft gefactureerd voor uren die dezelfde persoon ook heeft geboekt. Gerelateerde kosten somt de facturen achter de directe kosten op, en Teamkosten over tijd de geboekte uren achter de arbeidskosten; daar is de overlap te zien.
Wie het kan zien
Marge per fase laat zien wat het werk opbrengt, dus vraagt het het recht om projectwinstgevendheid te bekijken — hetzelfde recht dat de rest van Projectfinanciën vraagt. Iemand zonder dat recht krijgt te horen dat er geen toegang is tot deze cijfers, in plaats van een lege tabel te zien. Zie Rechten en Rechtengroepen.
Een project zonder fasen meldt dat op het tabblad en verwijst u naar Teamkosten over tijd voor de cijfers van het project zelf.
Voorbeelden van gebruik
- Een delivery lead die een bouw in vier fasen leidt, controleert welke fase de opdracht draagt en welke de marge opeet, voordat de volgende etappe wordt geprijsd.
- Een controller ziet na afsluiting bij een fase die vorig kwartaal eindigde, opent Gerelateerde kosten en vindt een leveranciersfactuur die op de verkeerde fase was geboekt.
- Een financieel verantwoordelijke vergelijkt de regel Hele project met de fasen en ontdekt dat het meeste van de facturatie op projectniveau is uitgeschreven, zodat de fasemarges maar een deel van de opdracht beschrijven.
- Een accountmanager leest een lege Marge % bij een fase en herkent daarin een fase die heeft uitgegeven maar nog niet gefactureerd, en niet een fase die quitte speelde.
- Een projectmanager die een fase met een tijd boekende opdrachtnemer beoordeelt, behandelt de marge als een ondergrens en vergelijkt de facturen van de opdrachtnemer met de geboekte uren voordat het cijfer wordt doorgegeven.