Een verlofaanvraag indienen

Flowtly biedt de mogelijkheid om verschillende soorten verlof aan te vragen. Alleen de verloftypes die door uw organisatie zijn ingesteld, zijn beschikbaar bij het indienen van een verlofaanvraag. Als een specifiek verloftype niet in de lijst staat, betekent dit dat het niet is geconfigureerd of beschikbaar gesteld door uw organisatie (ga naar de tegel Verloftypes in Instellingen voor meer details).

Niet alle verloftypes zijn van invloed op het verlofsaldo van de medewerker. Standaard worden alleen aanvragen met de verloftypes "vakantie" en "verlof op aanvraag" afgetrokken van uw resterende verlofsaldo zodra ze zijn goedgekeurd door managers. Het verlofsaldo wordt berekend op basis van de velden Arbeidsomvang en Uren per week die zijn ingesteld in de overeenkomsten van medewerkers.

Opmerking: Resterende vrije dagen worden weergegeven in de balk onderaan de pagina Mijn vrije dagen. In deze sectie ziet u het totale beschikbare verlofsaldo en, indien van toepassing, het aantal openstaande verlofaanvragen dat nog niet is goedgekeurd.

Stappen om een verlofaanvraag in te dienen

Volg deze stappen om een verlofaanvraag in te dienen:

1. Ga naar het onderdeel Mijn vrije dagen in het hoofdmenu.
2. Klik op de knop "Nieuwe afwezigheidsaanvraag" rechtsboven op de pagina.
3. Voer de aanvraagdetails in:
   • Type: Geef het type verlof op dat u aanvraagt (bijv. vakantie, ziekteverlof, enz.)
   • Omschrijving: Geef een korte omschrijving of reden voor het verlof op (kan optioneel zijn, afhankelijk van de instellingen).
   • Verlofperiode: Selecteer de dag of periode voor het verlof in de kalender via slepen-en-neerzetten.

Opmerking: Zodra een verloftype is geselecteerd, wordt het omschrijvingsveld als verplicht gemarkeerd of blijft het optioneel op basis van de algemene verlofinstellingen.

Opmerking: U heeft ook de mogelijkheid om een aantal uren te selecteren (van 1 tot 7) in het veld Uren als het aangevraagde verlof minder dan een volledige dag betreft.

Opmerking: Zodra u een type en de data hebt gekozen, laat het paneel naast het formulier zien wat de aanvraag zou veranderen, voordat u die verstuurt. Het geeft het aantal werkdagen dat de aanvraag werkelijk kost (weekenden, feestdagen en uw eigen werkpatroon zijn er al af), uw saldo nu en wat het zou worden, en hoeveel er tot het einde van het jaar nog op te nemen valt. Een balk zet de aanvraag af tegen uw hele jaarrecht, waarbij het deel dat verder reikt dan wat u hebt opgebouwd apart is gemarkeerd.

Opmerking: Het paneel geeft u ook een van drie antwoorden. Het past: de aanvraag blijft binnen het verlof dat u al hebt opgebouwd. U neemt het vooruit: het verlof is nog niet opgebouwd, uw organisatie staat dat toe, en het paneel noemt de datum waarop het weer in evenwicht is. Het gaat uw jaarrecht te boven: de aanvraag kan niet worden verstuurd en het paneel legt uit waarom.

Opmerking: Als de data samenvallen met een afwezigheid die u al hebt, meldt het paneel dat vóór het versturen, in plaats van de aanvraag daarna te laten mislukken. Het noemt ook wie de aanvraag ter goedkeuring ontvangt en wanneer een bewijsstuk vereist is voor het gekozen type en de gekozen reden. In de typelijst laat elk type zien hoeveel u ervan overhoudt, en de kalender markeert weekenden en feestdagen, zet een stip op dagen die u al hebt geboekt en licht vandaag uit.

4. Klik op Aanvraag indienen om uw verlofaanvraag op te slaan.

Zodra u uw verlofaanvraag hebt opgeslagen, verschijnt deze op het tabblad Verlofaanvragen van de pagina "Mijn vrije dagen" met de huidige status. De aanvraag verschijnt ook op het tabblad Verlofaanvragen van het onderdeel Verlofbeheer, zodat managers deze kunnen goedkeuren of afwijzen.

Verlofhistorie

Het tabblad Verlofhistorie toont een volledige lijst van alle volledig goedgekeurde verlofaanvragen. Zodra een verlofaanvraag alle benodigde goedkeuringen heeft ontvangen, verschijnt deze automatisch in deze weergave.

Elke rij in de tabel bevat de volgende details:

• Verloftype – De categorie van het opgenomen verlof (bijv. Vakantie, Huwelijk, Ziekte).
• Omschrijving – Omschrijving opgegeven bij het indienen van de aanvraag (kan optioneel zijn).
• Van / Tot – De start- en einddatum van het verlof.
• Duur – De totale duur van het verlof (in uren of dagen).
• Status – De definitieve goedkeuringsstatus van het verlof ("Geaccepteerd").

Op dit tabblad kunnen medewerkers eenvoudig hun verlofhistorie bekijken. Gebruik de filters bovenaan om resultaten te beperken op verloftype of datumbereik.

Uw eigen verlofaanvragen beheren

U kunt uw aanvraag annuleren door op de knop Prullenbak naast de aanvraag te klikken en uw keuze te bevestigen. Deze optie is beschikbaar zolang uw aanvraag nog niet is goedgekeurd of afgewezen door een manager.

Een bewijsstuk bijvoegen

Sommige verloftypen vragen om een bewijsstuk, zoals een doktersverklaring. Zolang uw aanvraag op goedkeuring wacht, opent u deze vanuit het tabblad Verlofaanvragen. Het gedeelte Bewijsstukken toont of er nog een document ontbreekt, en met Document bijvoegen kiest u het bestand. Zodra het is bijgevoegd, kunnen de mensen die uw aanvraag kunnen zien — uzelf, HR en uw goedkeurders — het vanuit hetzelfde gedeelte openen.

Opmerking: Voeg het document bij voordat de aanvraag wordt goedgekeurd: een type dat er een vereist, kan er niet zonder worden goedgekeurd. Een aanvraag van een type dat Automatisch geaccepteerd is, wordt geaccepteerd zodra u deze verzendt; zodra deze in het tabblad Verlofhistorie verschijnt, kunt u (of HR) het document daar bijvoegen in plaats van bij de aanvraag zelf.

Melding van goedkeuring of afwijzing

• Goedkeuring: Als uw aanvraag is goedgekeurd, ontvangt u een e-mailmelding en wordt de status van de aanvraag gewijzigd in Geaccepteerd; goedgekeurd verlof wordt verplaatst naar het tabblad Verlofhistorie. Als voor uw organisatie meer dan 1 goedkeuring is ingesteld, blijft de aanvraag in behandeling na één goedkeuring, totdat alle benodigde goedkeuringen zijn gegeven.
• Afwijzing: Als uw aanvraag wordt afgewezen, ontvangt u ook een e-mailmelding en wordt de aanvraag verwijderd uit de lijst Verlofaanvragen.

Voorbeelden van gebruik

• Een vakantie van een week aanvragen voor een geplande reis.
• Een eendaagse aanvraag indienen voor een doktersbezoek.
• Een paar uur verlof aanvragen voor een persoonlijke bezigheid.
• Langdurig ouderschapsverlof aanvragen, indien geconfigureerd door uw organisatie.