Budgetconfiguratie

Om een budget te configureren, klikt u op het item Budget in het hoofdmenu. Rechtsboven in de weergave ziet u de knop Toevoegen, die twee opties biedt: Een Budget toevoegen of een Budgetgroep toevoegen.

Als u de optie Budgetgroep selecteert, verschijnt er een venster waarin u de naam van de budgetgroep kunt invoeren. Eenmaal opgeslagen verschijnt de nieuwe budgetgroep in de hoofdbudgetweergave, vermeld na alle niet-gegroepeerde budgetten.

Na het aanmaken van een budgetgroep kunt u op twee manieren budgetten eraan toevoegen:

• Een nieuw budget aanmaken binnen de groep: Klik op de knop Nieuw budget toevoegen bij de budgetgroep. Er wordt een venster geopend waarmee u het nieuwe budget kunt configureren.

• Een bestaand budget koppelen aan de groep: Open het specifieke budget door op de tegel te klikken en selecteer vervolgens Budget bewerken rechtsboven op de pagina. Kies in het verschenen venster de gewenste budgetgroep in het vervolgkeuzemenu en sla de wijzigingen op. Daarnaast kunt u een budgetgroep hernoemen of volledig verwijderen via de overeenkomstige knoppen in de interface.

Als u de optie Budget selecteert na het klikken op de knop Toevoegen, wordt het venster geopend met de volgende velden:

• Naam;

• Budgetcategorie [optioneel];

• Budgettype: Gemeenschappelijk (alle deelnemers gebruiken één gemeenschappelijke budgetpool), Individueel (elke deelnemer heeft zijn eigen budgetpool die hij of zij zelfstandig gebruikt).

  Na het klikken op de knop "Opslaan" wordt u doorgestuurd naar de pagina van dit budget. Voor het type Gemeenschappelijk budget zijn er 2 tabbladen beschikbaar: Budgetoverzicht en Kosten. Het tabblad Budgetoverzicht is verdeeld in twee secties: een grafiek en een gedetailleerde lijst van kosten met een cirkeldiagram dat alle kosten visueel weergeeft en het totale bedrag dat binnen het budget is gebruikt. In deze weergave kunt u uw budget plannen en beheren door op de daarvoor bestemde knop "Plan uw budget" te klikken.

Budgetplanning

Budgetplanning in Flowtly is maandelijks en heeft geen einddatum. U kiest een jaar, selecteert eventueel een startmaand en stelt het bedrag in voor elke maand. Er is geen einddatum — waarden en regels worden doorgetrokken naar toekomstige maanden en jaren totdat u ze wijzigt. Planning is niet vereist om Budgetten te gebruiken.

De planner toont één jaar tegelijk voor het gemak. Gebruik de jaarselector om te wisselen van weergave; dit beperkt de periode van het budget niet. Klik op een maandbalk om de maandeditor te openen. Het Budgettotaal rechtsbovenin geeft de som weer voor het momenteel zichtbare jaar, en opslaan werkt de grafiek direct bij. U kunt op elk moment terugkeren en maanden opnieuw aanpassen.

In de maandeditor voert u een Basisbedrag in voor die maand. Als de vorige maand al een waarde heeft, wordt deze als standaard weergegeven. U kunt optioneel Exponentiële groei (%) toepassen om een procentuele toename van maand tot maand samen te stellen vanaf dit punt, Lineaire groei (valuta) om elke maand een vast bedrag toe te voegen, of Eenheidsgroei (valuta) wanneer uw budget afhangt van eenheden. Als u de groeiveldin leeg laat, blijft dezelfde waarde gelden voor de volgende maanden.

Wanneer u een basis of een groeiregel instelt in een maand, wordt dit het startpunt voor alle volgende maanden en wordt het automatisch overgedragen naar toekomstige jaren. Het bewerken van een latere maand stelt een nieuw startpunt in vanaf dat moment. Het leegmaken van de groeiveldin in een latere maand stopt de automatische verhogingen vanaf dat punt; bestaande waarden blijven zoals ingesteld. Maanden vóór uw gekozen startmaand kunnen op nul blijven als u deze niet nodig heeft.

Sla uw wijzigingen op en navigeer tussen jaren om te bekijken hoe de huidige regels worden doorgevoerd naar de toekomst.

Belangrijk om op te merken is dat budgetplanning niet verplicht is om het budget te gaan gebruiken. U kunt rechtstreeks kosten of facturen koppelen aan een budget, ook als dit nog niet is gepland of geconfigureerd. In dergelijke gevallen:

1. Geeft het systeem automatisch het Budgetoverzicht weer in een maandelijkse configuratie als standaard.
2. Wordt de Kostentabel ook weergegeven, met een overzicht van de gekoppelde kosten en facturen.

Deze flexibiliteit stelt u in staat om meteen financiële activiteiten bij te houden, zelfs voordat het budgetconfiguratieproces is voltooid.

Het tabblad Kosten geeft een tabel weer met een samenvatting van alle transacties die aan het budget zijn gekoppeld, georganiseerd per maand. Elke rij vertegenwoordigt een transactie en toont de kosten voor elke maand over de geselecteerde periode. Kosten worden weergegeven in de relevante valuta, waarbij lege cellen aangeven dat er geen uitgaven zijn voor die maand. Deze gestructureerde weergave helpt bij het analyseren van bestedingspatronen en het effectief beheren van budgetten.

Voor het type Individueel budget is naast de tabbladen Budgetoverzicht en Kosten een extra tabblad Deelnemers beschikbaar. Op dit tabblad kunnen gebruikers personen of entiteiten beheren en bekijken die zijn verbonden aan het specifieke budget. Deelnemers kunnen naar behoefte worden toegevoegd of verwijderd, voor duidelijke zichtbaarheid van wie betrokken is bij de toewijzing en het beheer van het budget.

Wat het budget omvat

Een stap in het budgetdialoogvenster, Wat moet het budget omvatten?, is waar u aangeeft welke soorten kosten en inkomsten een budget bijhoudt — projecten, contracten met betalingsschema's, loon- en personeelskosten, inkomsten uit geregistreerde uren, en getagde facturen. Voor Projecten en Contracten met betalingsschema's kiest u ook hoe het budget bepaalt welke daarvan erbij horen.

Projecten

• Geselecteerde projecten — het budget omvat de projecten die u kiest, en alleen die.
• Alle projecten — het budget omvat elk project. Bij deze optie kunt u bovendien projecten opgeven om uit te sluiten, waarna het budget alles omvat behalve de projecten die u vermeldt.

Een bijschrift onder de kiezer geeft aan welke van de twee regels met het budget wordt opgeslagen, zodat altijd zichtbaar is of er uitsluitingen worden toegepast.

Contracten

• Geselecteerde contracten — het budget omvat de contracten die u kiest, en alleen die.
• Alle contracten — het budget omvat elk contract.
• Alle van gerelateerde projecten — het budget omvat elk contract dat gekoppeld is aan een project dat door dit budget wordt omvat. Het verbreden of versmallen van de projectkant verbreedt of versmalt de contractkant mee.

"Alle" is een regel, geen lijst

Het verschil is vooral van belang voor dingen die nog niet bestaan.

Geselecteerde projecten en Geselecteerde contracten slaan een vaste lijst op. Een project of contract dat later wordt aangemaakt, blijft buiten het budget totdat iemand het budget opent en het toevoegt, en niets op het scherm wijst daarop — de cijfers zijn eenvoudigweg kleiner dan het volledige beeld.

De Alle-opties slaan in plaats daarvan een regel op, die telkens wordt toegepast wanneer het budget wordt gelezen. Een project dat volgende maand wordt aangemaakt, valt binnen een budget met Alle projecten zonder dat iemand het budget opnieuw hoeft te openen, en een contract dat later wordt gekoppeld aan een project dat het budget omvat, valt op dezelfde manier binnen een budget met Alle van gerelateerde projecten.

Uitsluitingen werken op dezelfde manier. Het uitsluiten van één project van Alle projecten slaat de regel "alles behalve dat project" op in plaats van een lijst van wat er op dat moment bestond, zodat later aangemaakte projecten gedekt blijven en de uitsluiting van kracht blijft.

Een bestaand budget wijzigen

Een budget openen om te bewerken toont welke optie het gebruikt en behoudt die. Een budget dat is opgebouwd uit een handmatig samengestelde lijst, behoudt die lijst en dat gedrag totdat iemand het wijzigt.

Overschakelen naar een van de Alle-opties laat uw handmatig samengestelde lijst intact in plaats van deze te verwijderen, zodat terugschakelen de projecten of contracten herstelt die u had gekozen, in plaats van u te dwingen ze opnieuw te selecteren.

Als u opslaat terwijl de dekking van het budget nog wordt geladen, vraagt het dialoogvenster u het over een moment opnieuw te proberen in plaats van op te slaan. Te vroeg opslaan zou uitsluitingen kunnen laten vervallen die het budget moet behouden, en het budget daardoor onopgemerkt verbreden.

Voorbeeldscenario's

• Beheer terugkerende maandelijkse afdelingsuitgaven met geprojecteerde groei.
• Volg individuele projectbudgetten voor verschillende teams of klanten.
• Wijs bestedingslimieten toe en monitor deze voor meerdere deelnemers binnen een groter budget.
• Stel flexibele bestedingsplannen in die worden aangepast op basis van eenheden of vaste verhogingen.
• Een bedrijfsbreed budget bijhouden dat elk project omvat, inclusief projecten die zijn gestart nadat het budget was ingesteld.
• De uitgaven van een afdeling volgen over alle projecten, behalve de twee die voor een andere kostenplaats worden gevoerd.