Contracten

13 artikelenBijgewerkt op 13 nov 2026

"Contracts" in Flowtly leggen de financiële voorwaarden van uw engagements vast — ze koppelen een budget aan een gestructureerde reeks betalingsschemaregels. Elk contract specificeert wanneer betalingen verschuldigd zijn, de bedragen en de richting (leveranciersfactuur of klantfacturering), zodat u volledig inzicht heeft in vastgelegde kasstromen.

Kernconcepten

Betalingsschemaregels — individuele regelitems die bedrag, vervaldatum en betalingsrichting (leverancier of klant) definiëren
Budgetkoppeling — een contract kan optioneel aan een of meer budgetten worden gekoppeld, die fungeren als financiële envelop voor het engagement. Het paneel van het contract toont elk gekoppeld budget met zijn naam, zijn kosten voor de huidige periode en zijn data; die kosten zijn hetzelfde cijfer als op de tegel van het budget, inclusief kostendocumenten die nog moeten worden betaald
"Direction" — leverancierscontracten volgen kosten die u verschuldigd bent; klantcontracten volgen inkomsten die u verwacht te ontvangen
Vlag "Cyclic" — een contract kan als cyclisch worden gemarkeerd om een terugkerende/lopende relatie aan te geven; dit is alleen adviserend en betalingsregels worden nog steeds één voor één aangemaakt in plaats van automatisch uit een interval te worden gegenereerd
Documentbijlagen — koppel ondertekende contractbestanden, wijzigingen of ondersteunende documenten rechtstreeks aan het contractrecord
"Payment terms" — hoe lang de tegenpartij heeft om te betalen, vanaf welke datum die termijn loopt en of de betaling vooraf dan wel achteraf verschuldigd is
"Counterparty" — met wie het contract is gesloten. Optioneel: een contract kan zonder tegenpartij worden aangemaakt en bewaard
Automatisch uitlezen — upload een ondertekend contract en Flowtly leest daaruit de partijen, datums, betalingsvoorwaarden en prijzen. Wanneer een nieuwe poging zou kunnen helpen, kun je het uitlezen opnieuw starten vanuit de documenten van het contract — bijvoorbeeld na het corrigeren van een scan
"Completeness" — een contract wordt gecontroleerd op de gegevens die planning nodig heeft, en een contract dat er nooit een van zal hebben, kan dat aangeven; zie Volledigheidscontroles voor contracten
Meerdere tegelijk uploaden — sleep een hele reeks ondertekende contracten erin: de upload toont de voortgang van elk bestand ("3 of 20 uploaded") en daarna de status, en u blijft ondertussen op de contractenlijst. Elke upload wacht in Awaiting sorting met zijn status — wordt gelezen, klaar om te controleren of kon niet worden gelezen, met de reden en een uitweg: Re-extract als een tweede leesronde kan helpen, Upload again als het bestand zelf beschadigd of onleesbaar is. De controle van een bestand opent zodra u erop klikt
Een contract dat al in Flowtly staat — als u een bestand uploadt waarvan Flowtly de exacte inhoud al heeft, ontstaat er geen tweede contract. De rij van het bestand zegt This contract is already in Flowtly en verwijst naar het contract dat het heeft. Skip is de standaard. Upload anyway maakt het nieuwe contract toch aan. In een reeks gaan de andere bestanden door, en Skip all duplicates beantwoordt alle dubbelen in één keer. Een bestand aan een bestaand contract koppelen wordt nooit geweigerd
Tarieven en totale waarde — sommige contracten noemen helemaal geen totale waarde. Een huurcontract met een prijs per m² noemt een tarief, een oppervlakte en een looptijd; het totaal staat nergens. Flowtly legt het tarief precies vast zoals het contract het vermeldt en laat het totaal leeg in plaats van een bedrag te verzinnen; vul de looptijd in en Flowtly stelt een berekend totaal voor dat je kunt accepteren
"Amendments" — wat de waarde, oppervlakte, het bedrag per periode en de data van het contract zijn geworden, en vanaf welke datum, vastgelegd op het contract terwijl de overeengekomen waarden blijven zoals ze waren. Een prijsregel kan worden ingesteld om de geldende oppervlakte te volgen, zodat een oppervlakte die na de ondertekening is gemeten de huur bereikt; zie Contractwijzigingen
Organisatiespecifieke leesregels — voor sommige organisaties stelt het Flowtly-team regels in die veranderen hoe een bepaald soort contract wordt gelezen: in welke richting het wordt opgeslagen, een vrije tekstinstructie voor een ongebruikelijke regeling (bijvoorbeeld een huurcontract met een ontwikkelingsmanager waarbij alleen de inrichtingsbijdrage een kost voor de organisatie is, niet de huur), en welke contractparameters daarbij moeten worden ingevuld. Als een regel van toepassing is, toont het beoordelingsscherm welke regel is gebruikt en welke parameters zijn gelezen. Een huurcontract waarvan het vereiste bedrag niet kan worden gevonden, wordt vastgelegd als kost zonder bedrag of schema en met de vlag controle nodig, in plaats van een geraden bedrag

Wat een budget van een contract nodig heeft

Twee dingen, en een contract waarin een van beide ontbreekt, draagt niets bij aan de planning. Ten eerste moet het budget het contract kunnen bereiken: via het project waaraan het contract is gekoppeld, door het contract rechtstreeks aan dat budget te koppelen, of via budgettags. Ten tweede heeft het contract een schema nodig — het budget leest de betalingsschemaregels, dus een contract zonder schema voegt geen geplande bedragen toe, hoe het ook is gekoppeld. Voor dit alles is geen document en geen tegenpartij vereist: u kunt een overeenkomst vastleggen waarvoor u geen bestand heeft, en een overeenkomst waarvan de andere partij nog niet vaststaat, en toch wordt ze meegenomen in de planning.

Een contract heeft geen tegenpartij nodig

Het veld tegenpartij is optioneel, en het leeg laten is een legitieme, blijvende situatie in plaats van een onafgemaakte.

Veel echte contracten bestaan al voordat de andere partij bestaat:

een aanbesteding die is ingediend en nog niet is gegund
een huurovereenkomst waarvan de huidige huurder naar verwachting wordt vervangen
een kostenpost die volgt uit een officieel besluit — een heffing, een vergunning, een door een overheidsinstantie vastgesteld tarief — waarbij er helemaal geen leverancier te noemen valt

In al deze gevallen zijn de bedragen, de data en de richting bekend en de moeite van het plannen waard, lang voordat er een naam is. Maak het contract nu aan en vul de tegenpartij in zodra die er is.

Een contract kan ook vanzelf zonder tegenpartij komen te staan: als het tegenpartijrecord later wordt verwijderd, blijven de contracten ervan bestaan en verliezen ze eenvoudigweg de koppeling. Er wordt niets verwijderd en geen enkele betalingsschemaregel wordt geraakt.

Twee beperkingen om te kennen:

De contractenlijst kan nog niet filteren op "no counterparty". U kunt filteren op een bepaalde tegenpartij, maar niet op de afwezigheid ervan. De lijst sorteren op tegenpartij groepeert de lege bij elkaar; dat is vandaag het dichtstbijzijnde alternatief.
Al het overige op het contract geldt onverkort. Naam, richting en valuta zijn zoals gebruikelijk verplicht; alleen de tegenpartij is optioneel.

Voorgestelde tegenpartijen bij het controleren van een geüpload contract

Wanneer Flowtly een geüpload contract leest, stelt het controlescherm bestaande tegenpartijen voor waar het document over kan gaan. Er wordt niets gekoppeld totdat u er zelf een kiest.

Een overeenkomstig belastingnummer (NIP) komt eerst. Het is het sterkste bewijs en staat bovenaan.
Namen worden als hele woorden vergeleken, zonder de rechtsvorm. "LPP S.A." en "LPP Spółka Akcyjna" gelden als dezelfde naam, terwijl een korte naam nooit wordt gematcht alleen omdat de letters ervan in een ander woord voorkomen.
Identieke records worden één keer getoond. Als een tegenpartij meerdere keren bestaat met hetzelfde belastingnummer en dezelfde naam, ziet u één suggestie in plaats van een lijst gelijkende records.
Zowel klanten als leveranciers worden doorzocht wanneer de richting een gok is. Als Flowtly niet kon bevestigen welke partij uw organisatie is (meestal omdat uw organisatie geen belastingnummer had toen het contract werd geanalyseerd), wordt de voorgestelde richting als niet geverifieerd gemarkeerd en worden zowel klanten als leveranciers doorzocht, waarbij de tegenpartijen die bij de voorgestelde richting passen eerst komen. Het belastingnummer stelt u in bij Invoicing settings → Billing data → Company tax identification number. De markering legt het moment van analyse vast, dus het later instellen van het belastingnummer haalt haar niet weg van contracten die al zijn gelezen: controleer de richting op het contract en corrigeer die indien nodig.

Er worden maximaal vijf suggesties getoond. Staat de juiste tegenpartij er niet bij, kies die dan met de hand of maak een nieuwe aan.

Waar elke waarde vandaan komt

Op het controlescherm toont elke waarde die Flowtly uit het document heeft gelezen waar in het document die is gevonden: de pagina en de aanduiding die het contract zelf voor die passage gebruikt, bijvoorbeeld p. 4, § 4 ust. 2. De aanduiding wordt precies overgenomen zoals het contract die schrijft, niet vertaald, zodat u dezelfde woorden op de pagina terugvindt.

Klik op de bronvermelding om het contract op die pagina te openen en de waarde te vergelijken met de ondertekende tekst.

Een bronvermelding staat naast de naam, de valuta, het totaalbedrag, de begin- en einddatum, de schakelaar voor een terugkerend contract, de tegenpartij, het project dat het contract noemt, elke betalingsregel en elke contractparameter. Een waarde zonder bronvermelding is een waarde die Flowtly niet in het document kon terugvinden. Flowtly raadt geen pagina, dus controleer die waarde zelf voordat u opslaat.

Voorgesteld project bij het controleren van een geüpload contract

Wanneer een contract een project, fase of locatie noemt, toont het controlescherm de naam zoals het document die schrijft, bijvoorbeeld The contract names "Etap II". It could be:, gevolgd door maximaal vijf van uw projecten die erbij kunnen passen, de meest waarschijnlijke eerst.

Er wordt niets voor u toegewezen. De suggesties zijn namen om naar te kijken, geen knoppen. Kies het project in het projectveld direct eronder, ook als er maar één suggestie is en die zeker lijkt.
"No project of yours matches it" is ook een antwoord. Wanneer het contract iets noemt waarmee geen van uw projecten overeenkomt, zegt het scherm dat in plaats van te zwijgen. Meestal betekent het dat het project nog niet in Flowtly is aangemaakt.
Een contract dat geen project noemt, toont hier niets, en dat geldt ook voor contracten die zijn gelezen voordat deze suggestie bestond.

Prijsregels

De sectie "Prices" van een contract, en de prijzen op het controlescherm van een geüpload contract, tonen elke prijs die het contract vastlegt. Elke regel leest op dezelfde manier:

Wat de prijs is: het soort kost, zoals huur of servicekosten. In organisaties die de functies voor vastgoedbeheer gebruiken, wordt het soort gevolgd door wat de regel dekt, zoals Huur · parkeerplaatsen of Servicekosten · gemeenschappelijke ruimtes. Een regel die niet zegt wat hij dekt, wordt gemarkeerd met geen onderwerp opgegeven, zodat een leemte zichtbaar is en niet als huur voor de hele ruimte wordt gelezen.
De prijs: het tarief in de eigen eenheid van het contract, met de valuta één keer vermeld en het woord netto naast de prijs.
De vermenigvuldiger: waarmee het tarief wordt vermenigvuldigd, met zijn eenheid, zoals × 4 m². Een regel die per eenvoudig aantal is geprijsd, luidt × 2 st.
Een regel die naar de gemeten oppervlakte is geprijsd, legt op de regel zelf uit dat de m² tellen die na de oplevering zijn opgemeten, niet het cijfer in het contract. Zie Contractwijzigingen.

Betalingsschemaregels in meer dan één valuta

Elke betalingsschemaregel is één compacte rij: een selectievakje, de datum, het nettobedrag met zijn valuta als achtervoegsel, de notitie, de factuuractie en verwijderen. Beweeg over een lange notitie om die volledig te lezen. Al het overige over een regel, zoals een omgerekend bedrag of een valutawaarschuwing, verschijnt onder de rij, en op een smal scherm stapelt de rij zich tot een formulier.

Elke regel heeft een eigen "Currency", gekozen via het achtervoegsel naast het bedrag, zodat één contract valuta's kan mengen, bijvoorbeeld huur in euro en servicekosten in zloty. Een nieuwe regel neemt de valuta van het contract over en als u over het achtervoegsel beweegt, verschijnt "Contract default"; een regel in een andere valuta toont "Differs from contract" onder zijn rij. Opnieuw de valuta van het contract kiezen laat de regel het contract volgen, ook bij een latere wijziging van de contractvaluta. Het wijzigen van de valuta van een regel hernoemt alleen het bedrag: er wordt niets omgerekend. De valuta van een regel die al is gefactureerd, kan niet worden gewijzigd. De schemagenerator kan ook regels in een andere valuta aanmaken; een verdeling van het contracttotaal blijft altijd in de contractvaluta.

Hoe het schema optelt, hangt af van de valuta's:

Elke regel in de valuta van het contract: de regels worden opgeteld en gecontroleerd tegen het contracttotaal, zoals gebruikelijk.
Regels in meer dan één valuta: elk bedrag in het schema, op de regels, in de totalen en in de verwijderbevestiging wordt benoemd met zijn valutacode, zoals EUR of PLN, in plaats van met een symbool. De totalen tonen één som per valuta, en het contracttotaal wordt er niet mee vergeleken, omdat een som van euro en zloty een onjuist cijfer zou zijn.

In de contractenlijst. Een terugkerend contract dat geen eigen totaal vermeldt, toont de som van zijn betaalschema, met het bijschrift totaal van het schema. Als een regel van dat schema in een andere valuta is dan het contract, ook als alle regels dat zijn, toont de lijst onder hetzelfde bijschrift één totaal per valuta, de valuta van het contract eerst. Er worden nooit bedragen in verschillende valuta's tot één cijfer opgeteld; een schema geheel in zloty onder een contract in euro toont dus een totaal in zloty, niet in euro. Een pagina van de lijst met zo'n contract heeft geen paginatotaal; er staat Geen paginatotaal: deze rijen mengen contracttypen, dus optellen zou niets betekenen. Filter de lijst om er één te zien.

Een gefactureerde regel toont het nummer en de valuta van zijn factuur naast "View invoice", bijvoorbeeld INV/2026/10/007 · PLN. Als de factuur in een andere valuta is dan de regel plant, meldt de regel dat, bijvoorbeeld De factuur is in PLN; deze regel plant EUR. De regel zelf blijft alleen-lezen: corrigeer de factuur om het verschil te corrigeren. Wie facturen niet kan bekijken, ziet de link zonder de valuta van de factuur.

Het omgerekende totaal

Een betalingsschema waarvan de regels valuta's mengen, toont onder de totalen per valuta ook een omgerekend totaal, bijvoorbeeld Converted total in EUR, gemarkeerd met "CONVERTED". Het staat altijd in de valuta van het contract en dient alleen ter vergelijking: het contract zelf vermeldt geen enkel totaal over valuta's heen, dus er wordt niets mee vergeleken.

Elke regel in een andere valuta dan die van het contract toont het omgerekende bedrag onder het eigen bedrag, met de gebruikte NBP-wisselkoers en de datum van de NBP-tabel waaruit de koers komt, bijvoorbeeld ≈ 1 972,25 EUR · NBP 4,2591 · 30/09/2026. Een regel in de valuta van het contract toont geen omrekening. De koers hangt af van de regel:

Een gefactureerde regel wordt omgerekend tegen de NBP-middenkoers van de laatste werkdag vóór de uitgifte van de factuur.
Een open regel wordt omgerekend tegen de meest recente NBP-tabel. Het totaal vermeldt de datum van die tabel.
Een gefactureerde regel waarvan u de factuur niet kunt bekijken wordt omgerekend als een open regel, tegen de meest recente tabel.

Als de NBP geen tabel heeft gepubliceerd voor de dag die een regel nodig heeft, komt de koers uit de laatste tabel die daarvóór is gepubliceerd. Bij een gefactureerde regel wordt dit gemarkeerd met "older rate" naast de tabeldatum, en het totaal meldt dat sommige regels tegen een oudere NBP-tabel worden omgerekend. Een factuur van maandag die de tabel van vrijdag gebruikt, wordt niet gemarkeerd, omdat vrijdag de vorige werkdag is.

Een regel waarvan het valutapaar helemaal geen NBP-koers heeft, toont No NBP rate for en de datum. Hij wordt weggelaten uit het omgerekende totaal in plaats van geschat, het totaal wordt gemarkeerd met "CONVERTED · PARTIAL" en noemt de weggelaten bedragen. Als de koersen helemaal niet kunnen worden gelezen, wordt geen omgerekend totaal getoond.

De valuta van meerdere regels tegelijk instellen

Om de valuta van meerdere regels in één keer om te zetten, vinkt u het selectievakje aan bij elke open regel die u wilt wijzigen. Gefactureerde regels hebben geen selectievakje: ze behouden de valuta waarin ze zijn gefactureerd. Er verschijnt een balk met het aantal geselecteerde regels, een valutakiezer voor Set currency, de knop Apply to N lines en "Clear".

Zodra u een valuta kiest, en voordat er iets wordt opgeslagen, toont de balk wat er gaat gebeuren: de bedragen blijven zoals ingevoerd en alleen de valuta verandert, met een voorbeeld uit uw selectie zoals 8 400,00 EUR wordt 8 400,00 PLN, geen omgerekend bedrag. Elke geselecteerde regel toont zijn wijziging, bijvoorbeeld EUR → PLN. Om een bedrag om te rekenen in plaats van om te zetten, bewerkt u de regel zelf.

Toepassen wijzigt alleen de regels die nog niet in de gekozen valuta staan, en het aantal op de knop laat de andere weg. Als alle geselecteerde regels er al in staan, zegt de balk dat en biedt hij niets aan om toe te passen. Door de valuta van het contract te kiezen, volgen die regels het contract weer, precies zoals bij het kiezen ervan op één regel. Een regel die niet kon worden gewijzigd, blijft geselecteerd zodat u het opnieuw kunt proberen; de rest verlaat de selectie.

Betalingsvoorwaarden

Een contract vermeldt drie zaken over wanneer de facturen ervan vervallen, en Flowtly bewaart elk ervan afzonderlijk in plaats van ze samen te vatten in één getal:

"Payment deadline (days)" — het aantal toegestane dagen.
"Counted from" — de datum waarop de termijn begint te lopen: Factuurlevering, Factuurdatum, Begin van de periode of Een gebeurtenis. Levering en uitgifte worden bewust gescheiden gehouden, omdat het werkelijk verschillende data zijn en veel contracten de eerstgenoemde datum bindend maken.
Betaling — vooraf betekent dat het bedrag wordt betaald vóór de periode waarop het betrekking heeft, zoals de huur van een maand die aan het begin van die maand vervalt. Achteraf betekent dat het na de periode wordt betaald, voor wat al is geleverd.

"Counted from" en Betaling hebben elk een informatiepictogram naast het veld in het formulier, dat dezelfde uitleg geeft op de plek waar je kiest.

Een lege termijn betekent dat het contract hierover zwijgt. Dat is een andere uitspraak dan een termijn van nul dagen, en een andere uitspraak nog dan betaling achteraf — dus worden de velden leeggelaten in plaats van standaardwaarden te krijgen, en bij het openen van een contract worden nooit voorwaarden ingevuld die het document feitelijk niet bevat.

Deze velden verschijnen zowel op het contract zelf als op het scherm waar een geüpload contract wordt beoordeeld, zodat voorwaarden die uit het document zijn gelezen op dezelfde plek kunnen worden gecontroleerd en gecorrigeerd als waar ze zijn aangetroffen.

Factureringsclausules

Sommige contracten bevatten regels die van belang zijn telkens wanneer er een factuur tegen wordt opgemaakt: welke wisselkoers het bedrag omrekent, hoe de prijs wordt geïndexeerd, hoe de servicekosten worden afgerekend. De sectie "Invoicing clauses" van een contract, direct onder de prijzen, bewaart die zinnen bij het contract, zodat niemand het ondertekende document opnieuw hoeft te openen om ze te vinden.

Elke clausule heeft drie onderdelen:

"Kind" - Valuta-omrekening, Indexering, Afrekening van servicekosten of Overig voor een regel die in geen van deze past.
"Clause, in the contract's own words" - de zin, precies geciteerd zoals het contract hem schrijft, in de taal van het contract. Vertaal of vat hem niet samen: een koers van „de dag vóór de factuurdatum” en een koers van „de factuurdatum” geven verschillende facturen, en een parafrase kan juist dat verschil kwijtraken.
"In the document" - optioneel: waar de clausule staat, met de eigen aanduiding van het contract, bijvoorbeeld § 5 ust. 3.

Waar clausules vandaan komen. Wanneer Flowtly een geüpload contract uitleest, pikt het ook factureringsclausules op waar het ze vindt en legt het ze vast zoals ze geschreven staan. Clausules kunnen ook op elk moment handmatig worden toegevoegd, bewerkt en verwijderd. Het document opnieuw uitlezen vervangt alleen de clausules die het uitlezen zelf heeft gevonden; een handmatig toegevoegde clausule wordt door een latere uitlezing nooit verwijderd of overschreven.

De sectie wordt ook getoond wanneer het contract nog geen clausules heeft, zodat de eerste kan worden toegevoegd. Clausules toevoegen, bewerken en verwijderen kan door mensen die contracten of budgetten beheren; mensen die contracten alleen mogen bekijken, zien de clausules zonder de bedieningselementen.

Er wordt niets automatisch toegepast. Een clausule is informatie voor degene die de factuur opmaakt. Flowtly rekent, indexeert of herberekent niets vanwege een clausule: bedragen en wisselkoersen blijven precies zoals u ze instelt. Wanneer een factuur die uit het contract is opgemaakt wordt geopend om te bewerken, worden de clausules ervan getoond in het factuurformulier; zie Factuurlijst en aanmaken.

Een contract verwijderen

Een contract waar andere records nog naar verwijzen, kan niet worden verwijderd. Flowtly weigert het verwijderen in plaats van die koppelingen stilletjes door te knippen. Het verwijderen wordt geblokkeerd door facturen, betalingsdocumenten, deals, handtekeningverzoeken en initiële budgetposten die aan het contract zijn gekoppeld, en door budgetten die het gebruiken. Verwijder eerst die koppelingen en verwijder daarna het contract.

Een verwijderde factuur blokkeert het verwijderen niet. Alleen facturen die nog bestaan tellen mee. Een factuur die eerder is verwijderd, blijft in verwijderde staat bewaard en verliest alleen de koppeling met het contract.

Een deal kan niet van zijn contract worden losgekoppeld. Een gewonnen deal behoudt zijn koppeling met het contract zolang de deal bestaat, daarom zegt de weigeringsmelding dat in plaats van te vragen de koppeling te verwijderen. Om een contract te verwijderen waar een deal naar verwijst, verwijder je eerst de deal.

De eigen onderdelen van een contract blokkeren niet. De betalingsschemaregels, documenten, gebeurtenissen, addenda, clausules en werkregels worden samen met het contract verwijderd.

Limieten voor contractvelden

Een contract wordt bij het opslaan geweigerd, met een melding, wanneer:

de naam langer is dan 255 tekens;
het bedrag per periode groter is dan 99.999.999.999,9999;
het omzetminimum groter is dan 99.999.999.999,9999;
de einddatum vóór de startdatum ligt;
de gebeurtenis waarmee het betalingsschema begint bij een ander contract hoort.

Twee controles lopen in het formulier zelf, voordat er iets wordt verstuurd: de "Name" van een contract kan niet worden leeggemaakt, en een betalingstermijn moet een geheel aantal dagen zijn. Het veld zegt wat er mis is en er wordt niets opgeslagen totdat het is gecorrigeerd.

De velden van een contract worden opgeslagen zodra u ze verlaat, dus een weigering komt zonder dat op een knop Opslaan is gedrukt. Het veld zelf zegt dan "Not saved", met de melding, en blijft dat zeggen totdat dat veld met succes is opgeslagen. De waarde die u typte, blijft in het veld staan, zodat die kan worden gecorrigeerd en het veld opnieuw kan worden verlaten.

Het contractformulier werkt zoals elk formulier dat direct opslaat: de laatste wijziging kan 8 seconden lang ongedaan worden gemaakt, een wijziging zonder verbinding wacht en wordt vanzelf opgeslagen, geweigerde wijzigingen worden bovenaan geteld met een sprong naar de eerste, en bij het sluiten van het contractpaneel wordt opgeslagen wat u nog aan het typen bent en wordt gevraagd voordat een niet-opgeslagen wijziging wordt weggegooid. Zie Formulieren die direct opslaan. Een nieuw contract is anders: er wordt niets bewaard totdat u op "Save" drukt.

Contractdocumenten

Contract- en bijlagebestanden worden bijgevoegd aan het contractrecord en daarin weergegeven. Een document kan ter plekke worden bekeken — het bestand opent in een viewer zonder het contract te verlaten — wat doorgaans voldoende is om te bevestigen wat er is ondertekend. Alles wat de viewer niet kan weergeven, wordt aangeboden als download.

Een afzonderlijke Downloaden-actie blijft naast de voorvertoning beschikbaar, omdat het ophalen van het ondertekende bestand uit Flowtly en het lezen ervan verschillende taken zijn.

Een document verwijderen is definitief, en twee documenten kunnen helemaal niet worden verwijderd. Het verwijderen van een contractdocument is beschikbaar voor mensen die contracten beheren en vraagt eerst om bevestiging met de bestandsnaam, omdat er geen ongedaan maken en geen prullenbak is — het bestand is weg uit het contractrecord. Twee gevallen worden meteen geweigerd, en Flowtly zegt welke u bent tegengekomen in plaats van een algemene fout te melden:

Het enige contractdocument van het contract. Een contract heeft één document van het type contract nodig om als contract leesbaar te blijven, dus het laatste kan niet worden verwijderd. Upload eerst de vervanger en verwijder daarna het oude.
Een document dat een wijziging vastlegt als zijn ondertekende bijlage. Verwijderen zou de wijziging naar niets laten wijzen, dus de wijziging moet er eerst niet meer naar verwijzen.

Bijlagen en elk ander contractdocument naast het laatste worden gewoon verwijderd.

Wanneer het automatisch uitlezen mislukt

Een uitlezing die niet slaagt geeft aan welke soort fout er is opgetreden, in plaats van alleen een algeheel mislukken te melden, en "Re-extract" wordt alleen aangeboden waar een nieuwe poging daadwerkelijk kan helpen:

Het document kon niet worden uitgelezen — doorgaans een foto of een scan van slechte kwaliteit. Hetzelfde bestand opnieuw uitlezen levert geen ander resultaat op: wijs het af en upload een duidelijker PDF.
Het bestand heeft geen inhoud — de upload is mogelijk onderbroken. Upload het document opnieuw.
Het uitlezen kon niet worden voltooid — het probleem lag aan de kant van Flowtly en niet bij uw bestand, waardoor opnieuw uitlezen doorgaans werkt.

In elk geval blijven de velden bewerkbaar terwijl het bestand wordt verwerkt, zodat een contract handmatig kan worden ingevuld en zoals gebruikelijk kan worden opgeslagen in plaats van te wachten op een geslaagd uitlezen.

Opnieuw uitlezen analyseert het document opnieuw en overschrijft de velden met wat het aantreft, inclusief eventuele inmiddels aangebrachte correcties, en vraagt daarom eerst om bevestiging.

Contractparameters

Sommige organisaties hebben een set contractparameters ingesteld voor hun contracten — dezelfde getypeerde velden die al worden gebruikt voor budgetten, projecten en vastgoed. Wanneer een document overeenkomt met een organisatieregel die een parameterset noemt, vult automatisch uitlezen in wat het kan vinden (bijvoorbeeld de vermelde huurvoorwaarden op een huurcontract waarvan de kost voor uw organisatie iets heel anders is) als referentie-informatie naast het contract. Een parameter die u al handmatig hebt ingevuld, wordt nooit overschreven door een latere uitlezing.

Voorbeeldgebruiksscenario's

Een huurcontract met gemengde valuta vergelijken: Lees het omgerekende totaal af van een betalingsschema met huur in euro en servicekosten in zloty, in de valuta van het contract tegen NBP-koersen, om te zien wat de overeenkomst in totaal waard is.
Facturering met vaste prijs per project: Maak een klantcontract aan met maandelijkse betalingsmijlpalen gekoppeld aan een projectbudget, zodat u altijd weet wat er gefactureerd is en wat er nog resteert.
Leveranciersretainer: Stel een leverancierscontract in met terugkerende maandelijkse regels voor een softwarelicentie of adviesretainer — Flowtly genereert de regels en markeert te late betalingen.
Betalingen aan onderaannemers: Koppel een leverancierscontract aan een projectbudget om kosten van onderaannemers te volgen ten opzichte van de geplande uitgaven en ervoor te zorgen dat geen enkele regel het budgetplafond overschrijdt.
Een voorwaarde controleren voordat een betaling wordt nagejaagd: Lees de termijn en waarvandaan deze wordt geteld direct op het contract, in plaats van het ondertekende document opnieuw te openen om de clausule te vinden.
Bevestigen wat er is ondertekend: Bekijk het bijgevoegde contractbestand ter plekke om een detail te controleren, zonder het eerst te downloaden.