Contracten

Contracten in Flowtly leggen de financiële voorwaarden van uw engagements vast — ze koppelen een budget aan een gestructureerde reeks betalingsschemaregels. Elk contract specificeert wanneer betalingen verschuldigd zijn, de bedragen en de richting (leveranciersfactuur of klantfacturering), zodat u volledig inzicht heeft in vastgelegde kasstromen.

Kernconcepten

Betalingsschemaregels — individuele regelitems die bedrag, vervaldatum en betalingsrichting (leverancier of klant) definiëren
Budgetkoppeling — een contract is altijd gekoppeld aan een budget, dat fungeert als financiële envelop voor het engagement
Richting — leverancierscontracten volgen kosten die u verschuldigd bent; klantcontracten volgen inkomsten die u verwacht te ontvangen
Automatische generatie van terugkerende schema's — contracten kunnen automatisch terugkerende betalingsregels genereren op basis van een gedefinieerd interval
Documentbijlagen — koppel ondertekende contractbestanden, wijzigingen of ondersteunende documenten rechtstreeks aan het contractrecord
Betalingsvoorwaarden — hoe lang de tegenpartij heeft om te betalen, vanaf welke datum die termijn loopt en of de betaling vooraf dan wel achteraf verschuldigd is
Tegenpartij — met wie het contract is gesloten. Optioneel: een contract kan zonder tegenpartij worden aangemaakt en bewaard
Automatisch uitlezen — upload een ondertekend contract en Flowtly leest daaruit de partijen, datums, betalingsvoorwaarden en prijzen. Wanneer een nieuwe poging zou kunnen helpen, kun je het uitlezen opnieuw starten vanuit de documenten van het contract — bijvoorbeeld na het corrigeren van een scan
Volledigheid — een contract wordt gecontroleerd op de gegevens die planning nodig heeft, en een contract dat er nooit een van zal hebben, kan dat aangeven; zie Volledigheidscontroles voor contracten
Meerdere tegelijk uploaden — sleep een hele reeks ondertekende contracten erin: de upload toont de voortgang van elk bestand ("3 of 20 uploaded") en daarna de status, en u blijft ondertussen op de contractenlijst. Elke upload wacht in Awaiting sorting met zijn status — wordt gelezen, klaar om te controleren of kon niet worden gelezen, met de reden en een uitweg: Re-extract als een tweede leesronde kan helpen, Upload again als het bestand zelf beschadigd of onleesbaar is. De controle van een bestand opent zodra u erop klikt
Tarieven en totale waarde — sommige contracten noemen helemaal geen totale waarde. Een huurcontract met een prijs per m² noemt een tarief, een oppervlakte en een looptijd; het totaal staat nergens. Flowtly legt het tarief precies vast zoals het contract het vermeldt en laat het totaal leeg in plaats van een bedrag te verzinnen; vul de looptijd in en Flowtly stelt een berekend totaal voor dat je kunt accepteren
Organisatiespecifieke leesregels — voor sommige organisaties stelt het Flowtly-team regels in die veranderen hoe een bepaald soort contract wordt gelezen: in welke richting het wordt opgeslagen, een vrije tekstinstructie voor een ongebruikelijke regeling (bijvoorbeeld een huurcontract met een ontwikkelingsmanager waarbij alleen de inrichtingsbijdrage een kost voor de organisatie is, niet de huur), en welke contractparameters daarbij moeten worden ingevuld. Als een regel van toepassing is, toont het beoordelingsscherm welke regel is gebruikt en welke parameters zijn gelezen. Een huurcontract waarvan het vereiste bedrag niet kan worden gevonden, wordt vastgelegd als kost zonder bedrag of schema en met de vlag controle nodig, in plaats van een geraden bedrag

Een contract heeft geen tegenpartij nodig

Het veld tegenpartij is optioneel, en het leeg laten is een legitieme, blijvende situatie in plaats van een onafgemaakte.

Veel echte contracten bestaan al voordat de andere partij bestaat:

een aanbesteding die is ingediend en nog niet is gegund
een huurovereenkomst waarvan de huidige huurder naar verwachting wordt vervangen
een kostenpost die volgt uit een officieel besluit — een heffing, een vergunning, een door een overheidsinstantie vastgesteld tarief — waarbij er helemaal geen leverancier te noemen valt

In al deze gevallen zijn de bedragen, de data en de richting bekend en de moeite van het plannen waard, lang voordat er een naam is. Maak het contract nu aan en vul de tegenpartij in zodra die er is.

Een contract kan ook vanzelf zonder tegenpartij komen te staan: als het tegenpartijrecord later wordt verwijderd, blijven de contracten ervan bestaan en verliezen ze eenvoudigweg de koppeling. Er wordt niets verwijderd en geen enkele betalingsschemaregel wordt geraakt.

Twee beperkingen om te kennen:

De contractenlijst kan nog niet filteren op "geen tegenpartij". U kunt filteren op een bepaalde tegenpartij, maar niet op de afwezigheid ervan. De lijst sorteren op tegenpartij groepeert de lege bij elkaar; dat is vandaag het dichtstbijzijnde alternatief.
Al het overige op het contract geldt onverkort. Naam, richting en valuta zijn zoals gebruikelijk verplicht; alleen de tegenpartij is optioneel.

Betalingsvoorwaarden

Een contract vermeldt drie zaken over wanneer de facturen ervan vervallen, en Flowtly bewaart elk ervan afzonderlijk in plaats van ze samen te vatten in één getal:

Betalingstermijn (dagen) — het aantal toegestane dagen.
Gerekend vanaf — de datum waarop de termijn begint te lopen: Factuurlevering, Factuurdatum, Begin van de periode of Een gebeurtenis. Levering en uitgifte worden bewust gescheiden gehouden, omdat het werkelijk verschillende data zijn en veel contracten de eerstgenoemde datum bindend maken.
Betaling — of het bedrag vooraf dan wel achteraf verschuldigd is.

Een lege termijn betekent dat het contract hierover zwijgt. Dat is een andere uitspraak dan een termijn van nul dagen, en een andere uitspraak nog dan betaling achteraf — dus worden de velden leeggelaten in plaats van standaardwaarden te krijgen, en bij het openen van een contract worden nooit voorwaarden ingevuld die het document feitelijk niet bevat.

Deze velden verschijnen zowel op het contract zelf als op het scherm waar een geüpload contract wordt beoordeeld, zodat voorwaarden die uit het document zijn gelezen op dezelfde plek kunnen worden gecontroleerd en gecorrigeerd als waar ze zijn aangetroffen.

Contractdocumenten

Contract- en bijlagebestanden worden bijgevoegd aan het contractrecord en daarin weergegeven. Een document kan ter plekke worden bekeken — het bestand opent in een viewer zonder het contract te verlaten — wat doorgaans voldoende is om te bevestigen wat er is ondertekend. Alles wat de viewer niet kan weergeven, wordt aangeboden als download.

Een afzonderlijke Downloaden-actie blijft naast de voorvertoning beschikbaar, omdat het ophalen van het ondertekende bestand uit Flowtly en het lezen ervan verschillende taken zijn.

Wanneer het automatisch uitlezen mislukt

Een uitlezing die niet slaagt geeft aan welke soort fout er is opgetreden, in plaats van alleen een algeheel mislukken te melden, en Opnieuw uitlezen wordt alleen aangeboden waar een nieuwe poging daadwerkelijk kan helpen:

Het document kon niet worden uitgelezen — doorgaans een foto of een scan van slechte kwaliteit. Hetzelfde bestand opnieuw uitlezen levert geen ander resultaat op: wijs het af en upload een duidelijker PDF.
Het bestand heeft geen inhoud — de upload is mogelijk onderbroken. Upload het document opnieuw.
Het uitlezen kon niet worden voltooid — het probleem lag aan de kant van Flowtly en niet bij uw bestand, waardoor opnieuw uitlezen doorgaans werkt.

In elk geval blijven de velden bewerkbaar terwijl het bestand wordt verwerkt, zodat een contract handmatig kan worden ingevuld en zoals gebruikelijk kan worden opgeslagen in plaats van te wachten op een geslaagd uitlezen.

Opnieuw uitlezen analyseert het document opnieuw en overschrijft de velden met wat het aantreft, inclusief eventuele inmiddels aangebrachte correcties, en vraagt daarom eerst om bevestiging.

Contractparameters

Sommige organisaties hebben een set contractparameters ingesteld voor hun contracten — dezelfde getypeerde velden die al worden gebruikt voor budgetten, projecten en vastgoed. Wanneer een document overeenkomt met een organisatieregel die een parameterset noemt, vult automatisch uitlezen in wat het kan vinden (bijvoorbeeld de vermelde huurvoorwaarden op een huurcontract waarvan de kost voor uw organisatie iets heel anders is) als referentie-informatie naast het contract. Een parameter die u al handmatig hebt ingevuld, wordt nooit overschreven door een latere uitlezing.

Voorbeeldgebruiksscenario's

Facturering met vaste prijs per project: Maak een klantcontract aan met maandelijkse betalingsmijlpalen gekoppeld aan een projectbudget, zodat u altijd weet wat er gefactureerd is en wat er nog resteert.
Leveranciersretainer: Stel een leverancierscontract in met terugkerende maandelijkse regels voor een softwarelicentie of adviesretainer — Flowtly genereert de regels en markeert te late betalingen.
Betalingen aan onderaannemers: Koppel een leverancierscontract aan een projectbudget om kosten van onderaannemers te volgen ten opzichte van de geplande uitgaven en ervoor te zorgen dat geen enkele regel het budgetplafond overschrijdt.
Een voorwaarde controleren voordat een betaling wordt nagejaagd: Lees de termijn en waarvandaan deze wordt geteld direct op het contract, in plaats van het ondertekende document opnieuw te openen om de clausule te vinden.
Bevestigen wat er is ondertekend: Bekijk het bijgevoegde contractbestand ter plekke om een detail te controleren, zonder het eerst te downloaden.