Pick up day

Pick up day is het verloftype voor een dag die een medewerker als compensatie opneemt, in plaats van als jaarlijks verlof. De dag wordt op de gewone manier als afwezigheid geregistreerd, maar put uit een eigen tegoed, zodat het recht op jaarlijks verlof van de medewerker ongemoeid blijft.

Waarom een dag wordt teruggegeven

De Poolse arbeidswet stelt voor elke maand een arbeidstijdnorm vast. Volgens artikel 130 § 2 van de Kodeks pracy verlaagt een feestdag die op een andere dag dan zondag valt, de norm van die maand met acht uur.

Wanneer zo'n feestdag op een zaterdag valt, merkt een medewerker die die dag nooit hoefde te werken niets van de verlaging, dus het is gebruikelijk dat de werkgever een andere vrije dag in de plaats aanwijst. Pick up day is het verloftype waaronder die dag wordt geregistreerd.

Het verbruikt geen jaarlijks verlof

Jaarlijks verlof en een pick up day-tegoed gedragen zich verschillend, en Flowtly telt ze apart:

Jaarlijks verlof is een recht voor het verlofjaar. Het wordt in de loop van het jaar opgebouwd, naar rato berekend vanaf een startdatum en kan worden overgedragen.
Een pick up day-tegoed wordt toegekend. Iemand stelt een aantal dagen vast, het geldt vanaf een datum en het wordt niet opgebouwd.

Omdat de twee gescheiden zijn, verlaagt het goedkeuren van een pick up day het saldo jaarlijks verlof niet. Dezelfde dag in plaats daarvan als jaarlijks verlof registreren verlaagt dat saldo wel, met een dag van het recht van de medewerker.

Het paneel naast het aanvraagformulier noemt welk tegoed wordt aangesproken terwijl de afwezigheid nog wordt ingevoerd. Een pick up day-aanvraag vermeldt de duur die uit het pick up day-tegoed wordt genomen en dat het jaarlijks verlof niet wordt aangetast, en het getoonde saldo is dat van het tegoed zelf. Dezelfde dag als jaarlijks verlof ingediend zegt het tegenovergestelde — dat er zoveel van het verlofrecht wordt gebruikt. Het type dat bij het indienen van de afwezigheid is gekozen, blijft bepalend: niets verplaatst achteraf een dag van het ene tegoed naar het andere.

Het tegoed wordt per medewerker toegekend, op het tabblad jaarlijks verlof van de medewerker, door een regel toe te voegen waarvan "Holiday Type" op "Pick up day" staat. Dit is hetzelfde formulier als voor een individuele limiet voor jaarlijks verlof, en het wordt beschreven in Jaarlijks verlof.

Een pick up day blijft in alle andere opzichten een afwezigheid: de medewerker staat voor die periode als afwezig aangemerkt, en de tijd gaat van hun beschikbaarheid af in planningsweergaven, net als bij elk ander goedgekeurd verlof.

Het tegoed kan niet worden overschreden

Een pick up day wordt alleen geboekt als het tegoed het dekt. Een afwezigheid die meer zou opnemen dan het resterende saldo wordt geweigerd, en het bericht noemt de gevraagde duur en het resterende saldo, zodat de aanvraag opnieuw kan worden ingevoerd voor een duur die past.

De controle geldt overal waar over de afwezigheid wordt beslist: wanneer een medewerker de aanvraag indient, en opnieuw wanneer een manager die goedkeurt. Het tweede is belangrijk omdat een saldo er tussenin niet vastligt — een andere afwezigheid die eerst is goedgekeurd, of een correctie van het toegekende aantal, kan ervoor zorgen dat een aanvraag die bij indiening betaalbaar was, het bij goedkeuring niet meer is.

Een opname waarmee het saldo precies op nul uitkomt, is toegestaan. Alleen onder nul gaan wordt geweigerd.

De valkuil is een restant van een paar uur. Als een tegoed bijvoorbeeld nog drie uur heeft, vraagt "Full day" bij "Hours" om de hele contractuele dag en wordt geweigerd; 3 invoeren wordt geaccepteerd en brengt het saldo op nul. Een tegoed dat tekortschiet, los je op door er meer van toe te kennen op het tabblad jaarlijks verlof van de medewerker, niet door de afwezigheid anders te registreren — een teruggegeven dag die het tegoed niet dekt, is geen pick up day, en hem als zodanig indienen zou het tekort alleen aan het zicht onttrekken.

Een pick up day invoeren

Een teruggegeven dag wordt normaal gesproken door een manager namens een teamlid ingediend:

Selecteer "Time off planner", onder "People" in het hoofdmenu.
Selecteer "Add time off".
Kies in "Select team member" de medewerker.
Zet "Type" op "Pick up day".
Selecteer de dag, of de periode, in de kalender.
Laat "Hours" op "Full day" staan, of kies een heel aantal uren van 1 tot 7 wanneer maar een deel van een dag wordt teruggenomen. "Full day" boekt de hele contractuele dag van de medewerker af van het tegoed, wat meer is dan een restant van een paar uur kan dekken. Zie Het tegoed kan niet worden overschreden, hierboven.
Vul "Description" in als die voor dit type wordt aangeboden of vereist is.
Selecteer "Create request".

Als "Pick up day" niet in de lijst "Type" staat, is het gedeactiveerd onder de verloftypes van je organisatie in plaats van verwijderd. Alleen actieve types worden aangeboden wanneer een afwezigheid wordt geregistreerd; zie Algemene verlofinstellingen voor hoe een type wordt geactiveerd.

Vastleggen waarom de dag werd gegeven

Elke dag die als compensatie wordt opgenomen, wordt onder het ene type "Pick up day" geregistreerd, uit welk recht hij ook voortkomt. Het type alleen zegt dus niet op welke feestdag, of welke andere regeling, een bepaalde dag betrekking heeft.

Waar dat later van belang is — een salariscontrole, of het afstemmen van een bepaalde feestdag — noteer de reden dan in "Description" wanneer de afwezigheid wordt aangemaakt. Een omschrijving kan voor het type verplicht worden gesteld zodat ze nooit wordt overgeslagen, wat naast het type zelf wordt ingesteld in de verlofinstellingen.

Voorbeelden van gebruik

Een feestdag op een zaterdag: De feestdag verlaagt de arbeidstijdnorm van de maand, de werkgever wijst een vrije dag in de plaats aan, en de dag van elke medewerker wordt als pick up day ingediend in plaats van als jaarlijks verlof.
Een deel van een dag: Een medewerker neemt drie uur terug in plaats van een hele dag. De afwezigheid wordt op één datum ingevoerd met "Hours" op 3.
Een restant van een paar uur: Er resteren drie uur tegoed. "Full day" wordt geweigerd, omdat een hele contractuele dag meer is dan drie uur; "Hours" op 3 wordt geaccepteerd en brengt het saldo op nul.
Eerst het tegoed toekennen: Een beheerder voegt op het tabblad jaarlijks verlof van een medewerker een regel toe voor "Pick up day", geldig vanaf de datum waarop de dagen zijn toegekend, zodat de afwezigheden daartegen kunnen worden ingediend.
Het recht beschermen: Een salarisadministrateur die het jaar doorneemt, bevestigt dat teruggegeven dagen als pick up days zijn ingediend, zodat niemands recht op jaarlijks verlof per ongeluk is verlaagd.
Vooruit plannen: Een manager dient de dag in de "Time off planner" in voordat hij aanbreekt, zodat de beschikbaarheid van het team voor die periode klopt.