Factuur-pdf's voor een periode exporteren

Aan het eind van een maand of een kwartaal vraagt uw accountant meestal om hetzelfde: alle facturen die u in die periode hebt uitgegeven, als pdf's. Flowtly kan die voor u samenstellen als één ZIP-archief, zodat u facturen niet een voor een hoeft te openen en te downloaden.

Twee manieren om uw factuur-pdf's te krijgen

Kies facturen met de hand. Selecteer in Accountancy → Invoices de facturen die u wilt en kies Download selected PDFs. Flowtly levert een ZIP met één pdf per geselecteerde factuur. Dit is het juiste hulpmiddel wanneer u een specifiek handjevol documenten wilt.

Vraag uw AI-assistent om een hele periode. Als u Flowtly via de Flowtly-connector hebt verbonden met een AI-assistent (zoals Claude of ChatGPT), kunt u gewoon vragen:

"Geef me al onze facturen van juni."

De assistent bereidt de export voor en geeft u een downloadlink terug. Dit is de makkelijkere route wanneer u een hele maand wilt, en het is de enige manier om een periode te exporteren zonder elke factuur zelf te selecteren.

Wat in de export zit

• Alleen facturen die u daadwerkelijk hebt uitgegeven. Een factuur geldt als uitgegeven zodra hij naar de klant is verzonden, of is geaccepteerd via KSeF-e-facturering. Concepten en niet-verzonden facturen worden nooit opgenomen: het zijn geen documenten die u de wereld in hebt gestuurd, en uw accountant hoort ze niet te ontvangen.
• Correctiefacturen zijn inbegrepen. Een correctie is een eigen wettelijk document en hoort bij de periode waarin ze is uitgegeven.
• De periode is gebaseerd op de verkoopdatum, niet op de factuurdatum. Dit is dezelfde datum die de andere boekhoudkundige exports van Flowtly gebruiken, zodat de pdf-export van een maand en de csv-export van een maand altijd dezelfde set facturen beschrijven.

Hoe lang het duurt, en de downloadlink

Flowtly zet elke factuur om in een pdf, dus een grote periode kost even tijd: denk aan een paar minuten voor een gewone maand in plaats van een directe reactie. Het werk gebeurt op de achtergrond: uw assistent meldt dat de export in de wachtrij staat en laat u daarna weten wanneer het archief klaar is.

De downloadlink is een uur geldig. Daarna werkt hij niet meer en moet u de export opnieuw aanvragen. Dit is bewust: de link werkt zonder in te loggen, dus iedereen die hem heeft, kan het archief openen. Behandel hem als de facturen zelf: stuur hem niet door naar mensen die uw facturatie niet mogen zien.

Limieten

Een enkele export bevat maximaal 200 facturen. Als uw periode er meer bevat, vertelt Flowtly u het exacte aantal en vraagt het u het bereik te beperken: een maand per keer exporteren is meestal het antwoord.

Als een periode geen uitgegeven facturen bevat, krijgt u een duidelijke melding daarover in plaats van een leeg archief. Als u verwachtte dat er facturen zouden zijn, is de meest voorkomende reden dat het nog concepten zijn.

Gerelateerde pagina's

• Facturen: facturen aanmaken, beoordelen en verzenden.
• Boekhoudkundige Exports: csv- en xlsx-exports voor Comarch Optima, Symfonia, Wapro en enova365, wanneer uw accountant gegevens nodig heeft in plaats van documenten.