Maak personeelsbeheer tot een plezier!

Human Resources De module Human Resources in Flowtly biedt een uitgebreide toolkit voor het beheren van de volledige wervingscyclus , van het openstellen van nieuwe functies tot het inwerken van succesvolle kandidaten. Het centraliseert alle wervingsgerelateerde activiteiten, zodat HR-teams, hiring managers en afdelingshoofden effectief kunnen samenwerken gedurende het gehele proces. Flowtly stelt u in staat wervingscampagnes aan te maken en te volgen, resourceaanvragen van individuele afdelingen te definiëren en een doorzoekbare kandidatendatabase bij te houden. Elk kandidatenprofiel slaat sollicitatiematerialen, interviewaantekeningen, beoordelingsscores en communicatiehistorie op, zodat uw team in elke fase een volledig beeld heeft. Het plannen van interviews is gestroomlijnd via ingebouwde agenda-integratie, waarmee recruiters de beschikbaarheid van meerdere interviewers kunnen afstemmen en uitnodigingen rechtstreeks vanuit het platform kunnen versturen. Geautomatiseerde statusupdates houden alle betrokkenen op de hoogte naarmate kandidaten vorderen door de fases van screening, interviews en definitieve beslissingen. De module ondersteunt ook configureerbare wervingspijplijnen, zodat u fases en goedkeuringsworkflows kunt aanpassen aan de wervingspraktijken van uw organisatie. Of u nu één functie invult of een grootschalige wervingscampagne uitvoert, Flowtly schaalt mee met uw behoeften. Voorbeelden van gebruik Een nieuwe wervingscampagne openen voor een afdeling en vereiste kwalificaties en functiebeschrijvingen definiëren. Een resourceaanvraag indienen vanuit een teamleider om het wervingsproces voor extra personeel te starten. Multi-ronde interviews plannen en coördineren met panelleden in verschillende tijdzones. De voortgang van kandidaten volgen via configureerbare pijplijnfases van sollicitatie tot aanbod. De kandidatendatabase doorzoeken en filteren om potentiële matches te identificeren voor nieuwe vacatures. Gerelateerde pagina's Medewerkers Overeenkomsten Feedback Verantwoordelijkheden Vergaderingen Medewerkerdashboard App-routes Open /human-resources Open /human-resources/candidates Open /human-resources/recruitments

Personeelsdashboard Het Personeelsdashboard in Flowtly biedt HR-managers en teamleiders een visueel analytisch overzicht van personeelsgerelateerde statistieken. Het platform aggregeert gegevens van verschillende modules en presenteert bruikbare inzichten over de beschikbaarheid van medewerkers, verlofpatronen en tijdsbesteding. Verlofstatistieken worden prominent weergegeven en tonen hoeveel verlofdagen zijn opgenomen, hoeveel er nog resteren en hoe het gebruik zich per afdeling of tijdsperiode ontwikkelt. Dit helpt managers personeelstekorten te anticiperen en werklasten dienovereenkomstig te plannen, met name rondom piekvakanties. Vakantiebestedingsgrafieken splitsen het verlofgebruik uit naar type, afdeling en individu, zodat u gemakkelijk teams kunt identificeren die risico lopen op uitval door laag verlofgebruik, of afdelingen waar planningsconflicten regelmatig voorkomen. Meldingen kunnen medewerkers benadrukken die hun jaarlijkse verlieflimiet naderen. Werktijdstatistieken bieden een overzicht van geregistreerde uren, overtrends en aanwezigheidspatronen. Managers kunnen inzoomen op gegevens op individueel of teamniveau om naleving van arbeidswetgeving en intern beleid omtrent werktijden te waarborgen. Voorbeeldgebruiksscenario's Bewaak het totale vakantiegebruik binnen de organisatie om een evenwichtig verlofpatroon te garanderen. Identificeer afdelingen met ongebruikelijk hoge overuren om mogelijke werklastverschillen aan te pakken. Bekijk verlofstatistieken voor het kwartaaleinde om rekening te houden met verminderde teamcapaciteit. Volg werktijdtrends over meerdere maanden ter ondersteuning van resourceplanningsbeslissingen. Genereer bezettingsrapporten voor beoordeling door het senior management. Gerelateerde pagina's Medewerkers Verlof Human Resources Feedback Verantwoordelijkheden Vergaderingen App-routes Open /people-dashboard

Nieuwe medewerker Een nieuwe medewerker aanmaken Om een medewerker aan te maken, gaat u naar de lijst door "Medewerkers" te selecteren in het hoofdmenu. Rechtsboven verschijnt een knop om een nieuwe medewerker aan te maken. Om een medewerker met minimale gegevens aan te maken, vult u eenvoudigweg de Voornaam , Achternaam en het zakelijke e-mailadres in. Op de medewerkerslijstpagina ziet u een lijst van Actieve en Inactieve medewerkers. Nieuw aangemaakte medewerkers staan standaard als inactief. Om een medewerker naar de actieve lijst te verplaatsen, moet een actieve (of toekomstige) overeenkomst worden toegevoegd via het daarvoor bestemde tabblad in het medewerkersprofiel. Zodra een overeenkomst is afgelopen (of bijna afloopt), wordt de medewerker naar de inactieve lijst verplaatst. We onderscheiden enkele overeenkomststatussen: inactief - wanneer de overeenkomst meer dan 30 dagen geleden is beëindigd. De einddatum is opgegeven en ligt in het verleden. onlangs beëindigd - wanneer de overeenkomst in de afgelopen 30 dagen is beëindigd. De einddatum is opgegeven en ligt in het verleden. eindigt binnenkort - de overeenkomst loopt binnen 30 dagen af. De startdatum ligt in het verleden, maar de einddatum is opgegeven en ligt in de toekomst. nog niet gestart - de startdatum van de overeenkomst ligt in de toekomst. actief - wanneer geen van de voorgaande statussen van toepassing is, maar de startdatum in het verleden ligt en de einddatum in de toekomst ligt of niet is opgegeven. Afhankelijk van de status toont het systeem op de medewerkerslijst een specifiek pictogram, zodat u eenvoudig kunt zien bij welke overeenkomst actie nodig is (bijvoorbeeld wanneer u een bijlage moet aanmaken). Om een medewerker toegang te geven tot de organisatie, klikt u op de medewerkerslijst op de knop "Gebruiker toevoegen" naast de knop "Bewerken" van de betreffende medewerker. Opmerking: De functie voor actieve/inactieve lijsten en overeenkomsten is alleen beschikbaar als de module Overeenkomsten is aangeschaft. Anders is er één enkele lijst met medewerkers zonder de mogelijkheid om overeenkomsten toe te voegen. Voorbeelden van gebruik Een nieuwe voltijdse medewerker inwerken en hun initiële overeenkomst instellen. Een tijdelijke contractant toevoegen aan het systeem voor salarisverwerking en administratie. Een nieuw teamlid toegang verlenen tot de Flowtly-werkruimte. Gerelateerde pagina's Medewerkersovereenkomsten Documenten Jaarlijks verlof Voordelen App-routes Medewerkerslijst

Doelen en kernresultaten (OKR/KPI) Doelen en kernresultaten (OKR/KPI) De module Doelen in Flowtly brengt OKR (doelen en kernresultaten) en het bijhouden van KPI's binnen je beoordelingsproces. Je kunt er heldere doelen stellen op elk niveau van de organisatie en de voortgang meten via gewogen kernresultaten — zodat iedereen, van de directeur tot een individuele medewerker, ziet hoe succes eruitziet en hoe dichtbij het is. Waar je het vindt Ga naar Prestaties → Doelen in de hoofdzijbalk. De pagina heeft drie weergaven: Organisatie — alle doelen die op bedrijfsniveau zijn gesteld. Team — doelen die tot een afdeling behoren (gefilterd op teamlidmaatschap). Mijn — doelen die persoonlijk aan jou zijn toegewezen. Doelen en kernresultaten Een doel is een kwalitatieve ambitie die beschrijft wat je wilt bereiken (bijvoorbeeld "De onboarding-ervaring van klanten verbeteren"). Elk doel wordt opgedeeld in een of meer kernresultaten — meetbare uitkomsten die bepalen hoe "klaar" eruitziet. Elk kernresultaat heeft: Gewicht — hoeveel dit kernresultaat bijdraagt aan het behalen van het hele doel (in procenten; de gewichten van alle kernresultaten van één doel horen samen 100% te zijn). Status — een voortgangsveld dat de stand van het kernresultaat bijhoudt: Te doen , Loopt of Klaar . Uitkomst — het beoordeelde resultaat van het kernresultaat, los van de status ingesteld: behaald of overtroffen (volledig krediet), gedeeltelijk (half krediet), of niet behaald / nog niet beoordeeld (geen krediet). Alleen de uitkomst bepaalt de gewogen score hieronder. Hoe de gewogen realisatie wordt berekend De totale realisatie van een doel is het gewogen gemiddelde van de uitkomsten van de kernresultaten . Elk kernresultaat draagt een score bij op basis van de beoordeelde uitkomst: Behaald of overtroffen → 100% krediet Gedeeltelijk → 50% krediet Niet behaald / niet beoordeeld → 0% krediet Realisatie doel = Σ (uitkomstscore kernresultaat × gewicht kernresultaat) / Σ gewichten Heeft een doel bijvoorbeeld twee kernresultaten — één met 60% gewicht beoordeeld als behaald (100% krediet) en één met 40% gewicht beoordeeld als gedeeltelijk (50% krediet) — dan is de realisatie (0,60 × 100%) + (0,40 × 50%) = 80% . Doelniveaus Doelen kunnen op drie niveaus worden aangemaakt, zodat ambities eenvoudig door de organisatie zakken: Niveau Wie het ziet Typisch gebruik Bedrijf Alle leden van de organisatie Strategische prioriteiten, jaardoelen Afdeling Leden van de betreffende afdeling Afdelingsmijlpalen, afdelings-OKR's Individueel De specifieke medewerker (en diens manager) Persoonlijke ontwikkeldoelen, rolgebonden KPI's Elk lid ziet de doelen die bij het eigen niveau horen in de weergaven Mijn en Team , wat ruis vermindert terwijl de bredere bedrijfsdoelen zichtbaar blijven onder Organisatie . Losstaande kernresultaten Niet elke maatstaf hoeft bij een formeel doel te horen. Flowtly ondersteunt losstaande kernresultaten — kernresultaten die je toevoegt binnen een doel zonder cyclus, dus zonder koppeling aan een formele beoordelingscyclus. Dat is handig voor doorlopende KPI's (bijvoorbeeld het maandelijkse opzeggingspercentage of een afgesproken reactietijd) die belangrijk zijn maar niet passen bij een doel met een vaste periode. Losstaande kernresultaten verschijnen naast de gewone in de betreffende weergave en kunnen op elk moment worden bijgewerkt. Een doel met kernresultaten aanmaken Ga naar Prestaties → Doelen . Klik op Doel toevoegen (of op de + in het juiste weergavetabblad). Stel de titel , het niveau (bedrijf / afdeling / individueel) en de eigenaar in. Voeg binnen de doelkaart een of meer kernresultaten toe. Geef per kernresultaat een titel, een gewicht en een beginstatus op. Sla het doel op. De gewogen realisatie werkt automatisch bij zodra uitkomsten van kernresultaten worden beoordeeld. Voor een losstaand kernresultaat open je de betreffende doelkaart en voeg je daarbinnen een kernresultaat toe — het doel zelf mag zonder cyclus zijn (geen formele beoordelingscyclus eraan gekoppeld). Voorbeelden van gebruik Het hele bedrijf op één kwartaalstrategie richten: maak doelen op bedrijfsniveau en laat afdelingen ondersteunende afdelingsdoelen aanmaken die dezelfde richting op wijzen. Individuele ontwikkeldoelen volgen: een manager stelt individuele doelen voor een medewerker; de medewerker werkt de uitkomsten van kernresultaten bij tijdens de een-op-eengesprekken. Doorlopende KPI's volgen zonder formele cyclus: voeg kernresultaten toe in een doel zonder cyclus voor maatstaven die je maand na maand volgt, zoals de NPS-score of de oplostijd van supporttickets. Routes in de app /performance/objectives openen

Feedback Feedback is een kernonderdeel van effectief personeelsbeheer in Flowtly. De feedbackmodule stelt managers, teamleiders en collega's in staat om gestructureerde evaluaties en prestatiebeoordelingen te geven binnen uw organisatie. Of het nu gaat om input verzamelen tijdens een wervingsproces, periodieke functioneringsgesprekken uitvoeren of 360-graden feedback ophalen — het systeem centraliseert alle feedbackgegevens op één plek voor eenvoudige raadpleging en analyse. Feedbackverzoeken kunnen worden geïnitieerd door managers of HR-medewerkers en gericht zijn aan specifieke personen of groepen. Elk verzoek bevat gestructureerde antwoorden die naast medewerkersprofielen kunnen worden bekeken, waardoor het eenvoudig is om sterke punten, verbeterpunten en ontwikkelingsmogelijkheden te identificeren. De module ondersteunt zowel formele beoordelingscycli als ad-hoc feedbackverzameling. Medewerkers kunnen ook feedback die op hen gericht is bekijken via hun persoonlijke feedbackweergave, wat transparantie bevordert en continue professionele groei aanmoedigt. Historische feedbackregistraties bieden een waardevolle tijdlijn van de ontwikkeling van een medewerker binnen de organisatie. Voorbeelden van gebruik Functioneringsgesprekken: Stel periodieke feedbackverzoeken op om evaluaties van managers en collega's te verzamelen, zodat een compleet beeld van de prestaties van de medewerker in de loop van de tijd ontstaat. Sollicitatiefeedback: Verzamel gestructureerde beoordelingen van interviewers tijdens het wervingsproces, zodat consistente en objectieve kandidaatevaluaties worden gewaarborgd. 360-graden feedback: Vraag feedback aan bij meerdere betrokkenen, waaronder leidinggevenden, collega's en directe medewerkers, voor een veelzijdig beeld van de bijdragen van een medewerker. Inwerk-check-ins: Verzamel feedback van nieuwe medewerkers en hun managers tijdens de inwerkperiode om eventuele vroege aandachtspunten te identificeren en aan te pakken. Projectretrospectives: Verzamel teamfeedback na afronding van een project om geleerde lessen vast te leggen en individuele bijdragen te erkennen. Gerelateerde pagina's Medewerkers Human Resources Verantwoordelijkheden Vergaderingen Medewerkerdashboard App-routes Open de sectie Feedback Mijn feedback bekijken

Verantwoordelijkheden Verantwoordelijkheden in Flowtly definiëren de specifieke taken en verwachtingen die zijn verbonden aan rollen en functies binnen uw organisatie. Door verantwoordelijkheden duidelijk te koppelen aan functies, creëert u een transparant kader dat medewerkers helpt hun werkgebied te begrijpen en zorgt voor verantwoording binnen teams en afdelingen. De module Verantwoordelijkheden stelt u in staat om individuele verantwoordelijkheden aan te maken en deze te organiseren in verantwoordelijkheidsgroepen . Deze groepen kunnen vervolgens worden gekoppeld aan specifieke functies, waardoor het eenvoudig is om gestandaardiseerde rolprofielen te definiëren. Wanneer nieuwe functies worden aangemaakt of bestaande functies evolueren, kunt u de bijbehorende verantwoordelijkheden snel aanpassen aan de huidige organisatiebehoeften. De koppeling van functie-verantwoordelijkheid ondersteunt ook personeelsplanning en organisatieontwerp. Door de verdeling van verantwoordelijkheden over uw teams te bekijken, kunt u hiaten, overlappingen of onevenwichtigheden identificeren en gefundeerde beslissingen nemen over werving, herstructurering of roldefinitie. Voorbeeldgebruiksscenario's Rolprofielen definiëren: Maak een uitgebreide set verantwoordelijkheden voor elke functie in uw organisatie aan, zodat duidelijk is wat er van elke rol wordt verwacht. Organisatieherschikking: Wijs verantwoordelijkheden opnieuw toe en verdeel ze over functies bij het herstructureren van teams of afdelingen. Duidelijkheid bij onboarding: Geef nieuwe medewerkers vanaf de eerste dag een duidelijke lijst van hun verantwoordelijkheden, wat onduidelijkheid vermindert en het inwerkproces versnelt. Prestatieafstemming: Gebruik gedefinieerde verantwoordelijkheden als basis voor prestatieevaluaties, zodat beoordelingen zijn gebaseerd op overeengekomen verwachtingen. Gerelateerde pagina's Medewerkers Human Resources Feedback Vergaderingen Personeelsdashboard App-routes Ga naar de sectie Verantwoordelijkheden

De pagina Ondertekeningen De pagina Ondertekeningen is de ene plek in Flowtly waar je elk document ter elektronische ondertekening kunt versturen en alle openstaande verzoeken vanuit één lijst kunt volgen. Anders dan de optie voor elektronisch ondertekenen op losse contracten werkt deze pagina met elk bestand — arbeidsovereenkomsten, geheimhoudingsverklaringen, dienstvoorstellen of elk ander document dat formeel moet worden goedgekeurd. Waar je het vindt Open Ondertekeningen in de hoofdzijbalk (die staat tussen Contracten en Bankrekeningen/Transacties). De pagina is beschikbaar voor elke gebruiker met rechten voor documentbeheer in je organisatie. Zo verstuur je een document ter ondertekening Klik op Versturen ter ondertekening om het verzenddialoogvenster te openen. Upload het document dat je ondertekend wilt hebben, of kies er een die al in Flowtly staat. Voeg de ondertekenaars toe — vul van elke persoon de naam en het e-mailadres in. Plaats ondertekeningsvelden op het document. Sleep een ondertekeningsblok naar de pagina om precies aan te geven waar elke partij moet ondertekenen. Je kunt meerdere velden toevoegen voor meerdere ondertekenaars. Controleer het verzoek en klik op Versturen . Elke ondertekenaar ontvangt een beveiligde e-mail met een unieke link. De statuslijst lezen De pagina Ondertekeningen toont alle verzoeken die je organisatie heeft verstuurd. Elke rij laat zien: Kolom Wat het je vertelt Document De naam van het bestand dat ter ondertekening is verstuurd Ondertekenaars Wie moet ondertekenen, met een indicator per persoon Status De huidige stand van het verzoek — Verstuurd , Gedeeltelijk ondertekend , Afgerond , Geweigerd of Verlopen Contract Verwijst terug naar het oorspronkelijke contract als het verzoek daaruit is ontstaan Verstuurd op De datum waarop het verzoek is verzonden Klik op een rij om de details te openen, waar je per partij de ondertekeningsstatus ziet en de afgeronde documenten kunt downloaden zodra alle partijen hebben ondertekend. Verhouding tot elektronisch ondertekenen van contracten Flowtly laat je contracten ook rechtstreeks vanuit Contracten ter elektronische ondertekening versturen — een snelle route wanneer het document al als contract is opgeslagen. Beide routes gebruiken dezelfde beveiligde ondertekeningsinfrastructuur; de pagina Ondertekeningen geeft je alleen een breder overzicht over alle documentsoorten en één statuslijst, ongeacht waar het document vandaan komt. Routes in de app De pagina Ondertekeningen openen