Beantwoord elke vraag over een teamlid vanuit één profiel

Overeenkomsten met werktijd en FTE, verlofsaldi die je kunt uitleggen, rechtengroepen, projecttarieven, voordelen en documenten zijn tabbladen op het profiel van de persoon, en de teamlijst markeert iedereen zonder actieve overeenkomst.

Demo boekenBekijk een voorbeeldbedrijfGratis proefperiode starten

Het geanimeerde diagram hierboven is een illustratie: het laat met voorbeeldcijfers zien hoe de records samenhangen, en toont geen gegevens van een klant of een live scherm.

Zo werkt het

  1. Maak het profiel aan

    Voeg een teamlid toe met contactgegevens, rol en manager.

  2. Voeg overeenkomsten toe

    Bewaar contracten en hun versies, met einddata waar Flowtly je aan herinnert.

  3. Antwoord vanuit één plek

    Verlof, documenten, tarieven en historie staan in hetzelfde profiel.

Zo werkt het in Flowtly

Schermafbeeldingen van het werkende product, gemaakt in demo-organisaties met voorbeeldgegevens. Selecteer een schermafbeelding om die op volledige grootte te openen.

  1. 1Voeg een teamlid toe met naam, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer en nodig het in dezelfde stap uit voor Flowtly.
    Het formulier voor een nieuw teamlid met voornaam, achternaam, zakelijk e-mailadres, contact-e-mailadres en contacttelefoon, en een ingeschakelde schakelaar om de gebruiker voor Flowtly uit te nodigen.
  2. 2Geef toegang via rechtengroepen zoals Accountancy Manager, Office Manager of People Manager, of kopieer die van een andere gebruiker.
    Het dialoogvenster om rechtengroepen toe te wijzen, met Accountancy Manager, Business Owner, Office Manager, People Manager en Recruiter, elk met het aantal rechten en een beschrijving.
  3. 3Voeg een overeenkomst toe: het type, een variant zoals een arbeidsovereenkomst, de functie en de startdatum.
    Het formulier voor een nieuwe overeenkomst met teamlid, functie, type overeenkomst, variant arbeidsovereenkomst, een startdatum en een optionele einddatum.
  4. 4Alles over een persoon is een tabblad op één profiel: toewijzingen, rechten, jaarlijks verlof, overeenkomsten, documenten, tarieven, voordelen en geschiedenis.
    Een teamlidprofiel met samenvattingskaarten voor afdeling, contract, start en een verlofsaldo van 21 dagen, boven tabbladen van het overzicht tot de geschiedenis en een tabel met overeenkomsten.

Maak en beheer overeenkomsten met teamleden

Voeg een overeenkomst toe met type, variant en functie en stel dan de werktijd in: vaste wekelijkse uren geven een dagelijks urendoel en verlof dat naar FTE wordt opgebouwd, terwijl een freelancer die per uur werkt geen van beide heeft.

Reageer op aflopende overeenkomsten

Flowtly herinnert je eraan bij welke overeenkomsten actie nodig is, en de teamlijst markeert iedereen zonder actieve overeenkomst.

Bied je team aantrekkelijke voordelen aan

Configureer alle voordelen die je je medewerkers aanbiedt op één kaart.

Laat HR-documenten ondertekenen zonder te printen

Upload een NDA of een beleidsbevestiging als pdf, plaats een handtekeningveld per persoon en verstuur. Ondertekenaars bevestigen een eenmalige code uit hun e-mail, zonder Flowtly-account, en de lijst Handtekeningen toont wie heeft getekend tot de verzegelde pdf terugkomt.

Verlofsaldi die je kunt uitleggen

Het tabblad jaarlijks verlof van elke persoon toont wat nu en aan het einde van het jaar beschikbaar is, en hoe dat is berekend: voltijdlimiet, FTE-aandeel uit het contract, opgebouwde dagen, overgedragen en opgenomen dagen. Voer de voltijdwaarde in en Flowtly rekent een deeltijdcontract één keer naar rato om.

Werving en ontwikkeling naast het dossier van het teamlid

Kandidaten, hun cv’s en wervingsfasen staan in Werving. Zodra iemand begint, staan diens doelen met gewogen Key Results, beoordelingen en feedback en de verantwoordelijkheden van de rol in dezelfde werkruimte als contract, secundaire voorwaarden en persoonsgegevens. De nieuwe collega als medewerker toevoegen is een aparte stap.

Toegang via rechtengroep

Geef elke persoon één of meer groepen, zoals Accountancy Manager, Office Manager, People Manager of Recruiter, elk met eigen rechten, of kopieer de toegang van een andere gebruiker.

Een tabblad voor elke vraag over een persoon

Overzicht, toewijzingen, rechten, jaarlijks verlof, overeenkomsten, documenten, tarieven, voordelen en geschiedenis zijn tabbladen op hetzelfde profiel, zodat een vraag over iemand op één pagina begint en eindigt.

Teamleden

  • Centrale dossiers van teamleden en overeenkomstenHet profiel van elk teamlid bevat persoons- en contactgegevens, overeenkomsten met contracttype, periode en omvang, geüploade documenten, projecttarieven, voordelen en rechten. Verwijder je iemand, dan eindigen de lopende overeenkomsten, maar het dossier blijft bestaan, zodat eerdere uren en verlof leesbaar blijven.Lees de handleiding
  • Bijhouden van salarissen, voordelen, rollen en toegangOvereenkomsten bevatten de beloningsvoorwaarden van elk teamlid — bedrag, netto of bruto en berekeningsbasis — en tonen die alleen met het recht om overeenkomsten te beheren. Voordelen hebben een prijs, belastingtarief en werkgeversbijdrage, en op het tabblad Rechten wijs je de rollen toe die bepalen wat iemand mag doen.Lees de handleiding
  • Capaciteit en burnout in één oogopslagBezetting, overwerk en verlof op het gehele team. Weet wanneer je meer werk kunt aannemen en wie overladen is voordat het breekt.Lees de handleiding
  • Voordelen, vereenvoudigdDefinieer en ken voordelen toe zoals medische zorg, sportkaarten, maaltijden en verzekeringen met dekkings- en prijsniveaus, geschiedenis blijft schoon.Lees de handleiding
  • Eén gedeelde lijst met functiesLeg functies één keer vast en kies ze uit dezelfde lijst in arbeidsovereenkomsten en projecttarieven, zodat een typfout nooit een bijna-duplicaat toevoegt en rapporten consistent blijven. Een functie die nog in gebruik is, kan niet worden verwijderd.Lees de handleiding

Overeenkomsten

  • Contracten en werkroostersArbeidsovereenkomsten in elke variant, plus werkroosters, als ruggengraat van je personeelsgegevens.Lees de handleiding

Documentbeheer

  • Vervalmeldingen voor documenten en einde van overeenkomstenMarkeer een documenttype als vervallend, en wie een documentenrol heeft krijgt 14, 7 en 1 dag vóór de vervaldatum van elk document een e-mail. Teamleden van wie de overeenkomst bijna afloopt, krijgen ook een herinnering per e-mail.Lees de handleiding

Hoe kan Flowtly HR-beheer en contracten stroomlijnen?

Probleem

Chaos in HR? Handmatig contractbeheer niet meer toereikend? Behoefte aan het digitaliseren van documenten?

Oplossing

De kern-medewerkersbeheermodule helpt bij het afhandelen van HR-zaken — van het beheren van medewerkergegevens tot het digitaliseren van contracten. In deze module kun je jaarlijkse verloflimiten, tarieven en voordelen instellen voor elke medewerker in je organisatie. Met een widget die contracten toont die binnenkort verlopen, kun je de benodigde documenten ruim van tevoren voorbereiden en je geen zorgen maken over het missen van deadlines.

Contractbeheer

Illustratief voorbeeld

Medewerker: Anna Kowalska
ArbeidsovereenkomstVerloopt over 14 dagen

Automatische herinnering gepland voor verlenging

FAQ

Veelgestelde vragen

Staat je vraag er niet bij? Neem contact met ons op.

Waar bewaren we arbeidscontracten van medewerkers?
In de module Contracten — maak en beheer elk contracttype vanuit één plek. Flowtly houdt de status van elk contract bij (actief, aflopend, nog niet gestart of onlangs beëindigd), zodat je altijd weet welk contract aandacht nodig heeft.
Worden we gewaarschuwd voordat een contract afloopt?
Ja. Flowtly markeert automatisch welke contracten aflopen of actie vereisen, zowel op de medewerkerslijst als op het dashboard, zodat geen enkele verlenging over het hoofd wordt gezien.
Kunnen we bepalen wie welke medewerkersgegevens ziet?
Ja. Via het tabblad Rechten kan een beheerder per medewerker roltoegang toekennen of intrekken — van volledige beheerdersrechten tot één enkele afgebakende rol, zoals alleen contracten inzien — zodat gevoelige gegevens alleen zichtbaar zijn voor wie ze echt nodig heeft.
Kunnen we bijhouden op welke voordelen elke medewerker recht heeft?
Ja. Stel de voordelen die je organisatie biedt in op één kaart per medewerker, zodat wat iemand toekomt vastligt naast de rest van diens profiel.
Hoe komt het uurtarief van een medewerker terug in klantfacturen?
Elke medewerker kan een uurtarief per project hebben, vastgesteld in de valuta van de klant. Flowtly rekent geregistreerde uren tegen dat tarief door om te bepalen wat wordt gefactureerd, zodat gelogde tijd rechtstreeks factuurregels wordt.

Leer het stap voor stap

Een medewerker aanmaken in Flowtly

10 minuten

Uit de kennisbank

Personeelszaken

De module Human Resources in Flowtly biedt een uitgebreide toolkit voor het beheren van de volledige wervingscyclus , van het openstellen van nieuwe…

Personeelsdashboard

Het "People dashboard" in Flowtly biedt HR-managers en teamleiders een visueel analytisch overzicht van personeelsgerelateerde statistieken.

Nieuwe medewerker

Een nieuwe medewerker aanmaken Om een medewerker aan te maken, gaat u naar de lijst door "Team members" te selecteren in het hoofdmenu.

Doelen en kernresultaten (OKR/KPI)

De module Doelen in Flowtly brengt OKR (doelen en kernresultaten) en het bijhouden van KPI's binnen je beoordelingsproces.

Feedback

Feedback is een kernonderdeel van effectief personeelsbeheer in Flowtly.

Verantwoordelijkheden

"Responsibilities" in Flowtly definiëren de specifieke taken en verwachtingen die zijn verbonden aan rollen en functies binnen uw organisatie.

De pagina Ondertekeningen

De pagina Ondertekeningen is de ene plek in Flowtly waar je elk document ter elektronische ondertekening kunt versturen en alle openstaande verzoeken…

Gerelateerde begrippen

HRISHRBPPeople analyticsOnboarding-workflowMedewerker-selfservice (ESS)

Beantwoord elke vraag over een teamlid vanuit één profiel

Demo boekenBekijk abonnementen en prijzen