Houd retainers winstgevend terwijl briefings veranderen

Voor bureaus van 10 tot 150 mensen: retainers, creatieve capaciteit en facturering in één werkruimte, zodat accountmanagers en finance dezelfde burn zien.

Demo boekenBekijk een voorbeeldbedrijfGratis proefperiode starten

Zo werkt het

  1. Richt klanten en retainers in

    Voeg de retainer van elke klant toe met de scope, tarieven en limieten.

  2. Plan het team

    Plan account-, creatieve en freelance mensen in op campagnerollen.

  3. Volg en factureer

    Geregistreerde uren werken burn, meldingen en conceptfacturen bij.

Voor bureaus

Houd briefings, budgetten en squads in één flow

Flowtly vervangt verspreide presentaties en spreadsheets voor account, creatief en financiën. Volg rechten, goedkeuringen, assets en facturering in één systeem zodat elke campagne op plan blijft.

  • Voer retainers, campagnes en studiowerken uit met gedeelde goedkeuringen en limieten
  • Houd briefings, assets en revisies gekoppeld aan budgetten en burn-meldingen
  • Bekijk capaciteit en marges per kanaal of squad voordat je te veel toezegt

Wat Flowtly voor jou doet

Mogelijkheden afgestemd op hoe je branche werkelijk functioneert

Campagnes en retainers beheren

Houd briefings, goedkeuringen en tijdregistratie gesynchroniseerd zodat accountmanagers en creatieven op één lijn blijven.

Realtime inzichten in benutting, budgetten en marges helpen je sneller personeelsbeslissingen te nemen.

Integreer je bestaande stack

Synchroniseer Flowtly met advertentieplatforms, CRM en boekhouding om handmatige reconciliatie te elimineren.

Flowtly-playbooks voor je sector

Kies een operationele uitdaging en zie hoe teams deze oplossen met Flowtly.

Retainers en werkelijke kosten lopen uiteen?

Retainerrechten leven in presentaties, terwijl producers taken elders bijhouden en financiën uren aan het einde van de maand reconcilieert — zodat niemand overlevering opmerkt totdat de marge daalt.

Flowtly codeert retainers met leveringslimieten, tariefkaarten en wijzigingsregels. Terwijl producers werk registreren, worden burn, verdelingen en facturen automatisch bijgewerkt zodat AM’s, financiën en klanten dezelfde cijfers zien.

Retainer-guardrails
Live
Besteding en facturen werken bij zodra werk wordt geboekt
  • Retainerlimieten, goedkeuringen en wijzigingsverzoeken bijgehouden op één plek
  • Burn, facturen en personeelsbezetting worden direct bijgewerkt wanneer de scope wijzigt

Mediapacing niet gekoppeld aan levering?

Uitgaven, creatieve doorvoer en klantgoedkeuringen leven in verschillende systemen, waardoor pacingbesprekingen afhankelijk zijn van screenshots en verouderde spreadsheets.

Flowtly koppelt media-KPI’s aan leveringsstatus en budgetten. Dashboards tonen pacing ten opzichte van scope, vereiste goedkeuringen en factureringstriggers zodat AM’s handelen voordat onderspending of overbranding facturen raakt.

Pacing-cockpit
Actueel
Pacingdashboards worden bijgewerkt met levering en budgetten
  • Media-KPI’s staan naast goedkeuringen, budgetten en factureringsregels
  • Meldingen worden geactiveerd wanneer uitgaven, deliverables of burn van plan afwijken

Creatieve bandbreedte is giswerk?

Producers bezetten briefings op gevoel en niemand controleert achteraf of het plan standhield, dus dezelfde overschrijdingen keren terug bij de volgende campagne.

Boek creatieven op campagnerollen in de resourceplanning van Flowtly en open daarna Actuele waarden om het plan naast de door iedereen gerapporteerde uren te leggen. De afwijking staat per persoon en week, de uitsplitsing laat zien welk project de extra tijd opslokte en de bezetting scheidt declarabele van niet-declarabele uren.

Actuele waarden
Per week
Afwijking per persoon en week
  • Niet-gerapporteerde uren op een eigen regel
  • Declarabele en niet-declarabele uren per persoon

Freelancers gebriefd voordat de NDA van de klant getekend is?

Campagnebriefings gaan per e-mail naar freelance ontwerpers en copywriters, en niemand weet wie de NDA van de klant heeft getekend voordat die nog niet gepubliceerd werk zag.

Verstuur de NDA van de klant ter e-handtekening naar elke freelancer op de campagne voordat de briefing de deur uitgaat. Iedereen tekent via een link in de e-mail met een eenmalige code, zonder Flowtly-account, en de lijst Handtekeningen toont welke overeenkomsten verzonden, gedeeltelijk ondertekend, voltooid, geweigerd of verlopen zijn.

NDA’s voor freelancers
OTP
Freelancers bevestigen met een eenmalige code per e-mail
  • Ondertekenstatus van elke freelancer op een campagne
  • Verzegelde pdf en auditcertificaat om aan de klant te laten zien

Bureau Groeipakket

Pitchen, leveren en factureren zonder de rode draad te verliezen

Flowtly verbindt pijplijnen, briefings, productieborden en facturering zodat klantteams op één lijn blijven.

  • Van briefings tot levering tot facturering in één werkruimte.
  • Retainers en campagnes bijgehouden met margemeldingen.
  • Campagnestarts aangemaakt vanuit een projectsjabloon, elke taak gedateerd vanaf de lancering.

Campagneoperaties

Houd briefings, goedkeuringen en budgetten gesynchroniseerd

Creatief, accounts en operaties delen één controlecentrum voor scope, capaciteit en rapportage.

FAQ

Veelgestelde vragen

Staat je vraag er niet bij? Neem contact met ons op.

Kunnen we retainers en productieprojecten combineren?
Modelleer retainers naast productieomvangen, verdeel uren of budget per kanaal en bewaak verbruik per klant met live waarschuwingen.
Hoe registreren creatieven uren en deliverables zonder wrijving?
Gebruik lichtgewicht timers, checklists of Slack-commando’s. Flowtly koppelt bestanden en goedkeuringen automatisch zodat producers nooit achter status aan hoeven te gaan.
Haalt Flowtly prestatiegegevens op voor rapportage?
Verbind advertentieplatformen of BI-dashboards via API. KPI’s verschijnen naast scope en budgetten zodat accountteams resultaten bespreken met de juiste context.
Kan Flowtly zowel retainers als projectgebaseerd werk bijhouden?
Ja. Voer retainers met rechten naast vaste-prijs- of productieprojecten uit. Dezelfde goedkeuringen, tijdregistratie en factureringsregels houden AM’s en financiën op één lijn.
Kunnen we bezetting en capaciteit per persoon en rol zien?
Ja. De resourceplanning toont de geboekte belasting van elke persoon tegen de eigen contractweek, met goedgekeurd verlof eraf, en de rollen van elk project laten zien of ze bezet zijn. Actuele waarden vergelijkt daarna geplande met gerapporteerde uren en scheidt declarabele van niet-declarabele tijd.
Hoe verwerkt Flowtly toegang voor aannemers/NDA’s?
Verstuur de NDA van elke freelancer voor e-handtekening vanaf de pagina Handtekeningen. Er wordt getekend via een link in de e-mail na bevestiging van een eenmalige code, zonder Flowtly-account, en de lijst toont wie heeft getekend, wie heeft geweigerd en welke verzoeken zijn verlopen. Elke voltooide NDA komt terug als verzegelde pdf met auditcertificaat.

Klantverhalen

Demo boekenBekijk abonnementen en prijzen