E-facturering

De module E-facturering in Flowtly stelt organisaties in staat elektronische facturen te verzenden en te ontvangen in overeenstemming met wettelijke vereisten. Deze module integreert met het Pools Nationaal e-Factureringssysteem (KSeF) om de uitwisseling van gestructureerde factuurgegevens tussen uw organisatie en haar tegenpartijen te automatiseren.

Uitgaande facturen aangemaakt in Flowtly kunnen automatisch worden geconverteerd naar het vereiste XML-formaat en worden ingediend bij KSeF. De module volgt de indieningsstatus, slaat bevestigingsnummers op en markeert eventuele validatiefouten zodat problemen kunnen worden opgelost vóór ze de nalevingstermijnen beïnvloeden.

Synchronisatie van inkomende facturen haalt facturen uitgegeven aan uw organisatie rechtstreeks van KSeF op in Flowtly. Ontvangen facturen worden gekoppeld aan bestaande leveranciersrecords en kunnen worden gerouteerd via goedkeuringsworkflows, wat handmatige gegevensinvoer en het risico op verwerkingsfouten vermindert.

Factuurcorrecties worden volledig ondersteund, inclusief zowel correctiefacturen als correctienota's. De module handhaaft een duidelijk auditspoor dat originele facturen koppelt aan hun correcties, zodat uw records altijd nauwkeurig en controleerbaar blijven.

Facturen aan consumenten. Een factuur aan een Poolse koper zonder NIP, zoals een particulier, wordt bij KSeF ingediend met de koper gemarkeerd als zonder fiscaal identificatienummer, zodat de autoriteit de factuur accepteert als factuur aan een consument. Een koper met NIP als identificatietype maar met een lege NIP, of een NIP zonder cijfers, wordt niet als consument behandeld: de factuur wordt geweigerd in plaats van ingediend, zodat een zakelijke factuur nooit zonder het NIP van de koper bij KSeF terechtkomt. Voer het NIP van de koper in bij de klant, of verwijder de identificatie als de koper een particulier is, en dien opnieuw in.

Betalingstermijnen. Als een factuur een betaalmethode maar geen vervaldatum vermeldt, bevat het ingediende document de betaalmethode en wordt het onderdeel betalingstermijn weggelaten, in plaats van een lege vervaldatum te verzenden die KSeF zou afwijzen. Voeg een vervaldatum aan de factuur toe als u wilt dat een betalingstermijn in het ingediende document wordt opgenomen.

Bij het controleren van een ontvangen factuur accepteren de velden voor het netto- en brutobedrag negatieve waarden, zodat een correctiefactuur die het oorspronkelijke bedrag verlaagt of tenietdoet, precies kan worden ingevoerd zoals deze is uitgegeven. Een negatief nettobedrag gecombineerd met een bijbehorend negatief brutobedrag wordt als geldig geaccepteerd en niet als fout gemarkeerd. Een al bij KSeF ingediende correctie importeren. Documenten die uw organisatie bij KSeF heeft ingediend, kunnen in Flowtly worden geïmporteerd; zo worden records bijgewerkt wanneer facturen buiten Flowtly zijn ingediend. Een correctie wordt als correctie geïmporteerd en gekoppeld aan de factuur die zij corrigeert, zodat de totalen van het origineel worden bijgewerkt in plaats van ongewijzigd te blijven. Die koppeling is vereist: staat de gecorrigeerde factuur nog niet in Flowtly, dan wordt de correctie met reden als overgeslagen gerapporteerd in plaats van als zelfstandig document aan te komen dat niets zou corrigeren — importeer eerst het origineel en voer de import daarna opnieuw uit. Een correctie die op een regel een aantal van nul vermeldt, de manier waarop een correctie van alleen de prijs of alleen de waarde wordt uitgegeven, wordt normaal geïmporteerd.

Hoe een geïmporteerde factuur binnenkomt. Een uit KSeF geïmporteerde factuur komt binnen als uitgegeven en wachtend op levering, niet als concept: hij is al bij de autoriteit ingediend, dus de inhoud kan niet meer worden gewijzigd. Flowtly kan niet zien of hij ook naar de klant is verzonden, dus hij wordt niet aangemaand totdat u hem als verzonden registreert. Hetzelfde geldt wanneer de import een factuur die u in Flowtly als concept hebt aangemaakt al ingediend bij KSeF aantreft.

Voorbeeldgebruiksscenario's

• Dien uitgaande verkoopfacturen automatisch in bij KSeF na goedkeuring in Flowtly.
• Synchroniseer inkomende inkoopfacturen van KSeF en route ze voor interne goedkeuring.
• Genereer en dien correctiefacturen in wanneer factuurfouten worden geïdentificeerd.
• Bewaak de status van alle ingediende facturen en los XML-validatiefouten snel op.
• Houd een volledig auditspoor bij van alle elektronische factuuruitwisselingen voor naleving van regelgeving.