Financieel dashboard

Het "Finance dashboard" in Flowtly biedt financiële teams en directie een realtime overzicht van de kasstroom van de organisatie. Het presenteert kernstatistieken in interactieve grafieken, waardoor datagestuurde beslissingen mogelijk zijn zonder gegevens naar externe tools te hoeven exporteren.

"Account balance" is het vierde tabblad van het dashboard. Het toont het dagelijkse saldo van de bankgekoppelde rekeningen van de organisatie — de slotpositie dag na dag, niet een uitsplitsing van geld in tegenover geld uit. Filter op een individuele bankrekening of bekijk alle rekeningen gecombineerd, en vernieuw gecachede gegevens op aanvraag. De periode is instelbaar en toont standaard de afgelopen 12 maanden. Voor toegang tot het dashboard is de rol "Costs analyser" vereist.

De secties voor kosten en inkomsten bieden navigatie naar de onderliggende transactie- en factuurgegevens die de kasstroom aandrijven. Gedetailleerde kostenanalyses en inkomstentracering zijn beschikbaar via respectievelijk de modules Kostenbeheer en Facturen; het financieel dashboard richt zich op geaggregeerde kasstroomtrends.

Wat de cijfers onder Kosten en Inkomsten tellen

De twee tabbladen meten niet hetzelfde soort document, dus ze beantwoorden twee verschillende vragen:

"Costs" telt banktransacties die aan een kostengroep zijn gekoppeld, netto, per maand opgeteld. Een inkomende factuur op zich verschijnt hier niet; de kosten ervan worden pas zichtbaar zodra een banktransactie aan een kost in een kostengroep is gekoppeld. Als er voor de gekozen periode niets is gekoppeld, staat op het tabblad "No costs to show for this period" en herhaalt het wat het telt.
"Income" telt verkoopfacturen op hun verkoopdatum, netto. De tegel op "Overview" en de kaart op het tabblad "Income" hebben beide de kop Invoiced income, en de kaart toont onder zijn titel de regel "Sale invoices by sale date, net."

Wanneer uw organisatie is ingesteld voor vastgoedbeheer, worden het tabblad "Costs" en het bijbehorende item in de zijbalk niet getoond, en een link naar het tabblad Costs opent "Overview". Het tabblad wordt pas aangeboden zodra Flowtly die instelling heeft gelezen: tot dan wordt het weggelaten, en als de instelling niet kan worden gelezen, blijft het tabblad verborgen in de gewone navigatie, terwijl een link naar het tabblad Costs, of naar de pagina per leverancier van een kostengroep, We couldn't load this section en een knop Retry toont, zoals beschreven onder Kosten per groep.

Filteren op project en tegenpartij

"Overview", "Costs" en "Income" delen één filterband: "Project" en "Counterparty", en op "Costs" ook "Cost group". Kies waarden en pas ze toe; elke keuze verschijnt als chip die kan worden verwijderd, en "Clear all" verwijdert ze allemaal. Een statusregel zegt wat er gefilterd is. De selectie blijft bewaard in het paginaadres en gaat mee over de drie tabbladen. Het filter "Counterparty" wordt alleen aangeboden aan mensen die tegenpartijen mogen lezen.

Een gefilterd cijfer zegt altijd wat het weglaat, zodat de delen optellen tot het totaal van het bedrijf:

"Unallocated": documenten die nog geen project hebben. Hun bedrag wordt niet verborgen en niet geraden; het staat hier totdat iemand het toewijst.
"Over-allocated": documenten waarvan de projecttoewijzingen samen meer bedragen dan het document. Het volledige bedrag van elk staat hier, buiten elk project, totdat het is gecorrigeerd.
"Outside the filter": de rest van het bedrijf.

Op "Costs" worden "Unallocated" en "Over-allocated" getekend als gearceerde grijze reeksen, een regel boven de grafiek noemt het gefilterde totaal naast het bedrijfstotaal, en de tabel en de CSV-download eindigen in rijen die aansluiten op het bedrijfstotaal. Als ook een kostengroep is gekozen, wordt de rest van het filter getoond als "Other cost groups in the filter". Op "Income" worden de twee getekend als gestreepte en gestippelde grijze lijnen. Op "Overview" volgen de tegels het filter en noemen ze het bedrijfscijfer waar ze deel van uitmaken; belastingen blijven bedrijfsbreed, omdat ze bij het bedrijf horen en niet bij een project of tegenpartij. Gefilterde cijfers beslaan alleen de laatste 24 maanden, dus voor een langere periode wordt de uitsplitsing als niet beschikbaar gemarkeerd. Bedragen staan in de rapportagevaluta die in de band wordt genoemd.

Kosten per groep

Op het tabblad "Costs" toont de uitsplitsingstabel de uitgaven per kostengroep. Voor mensen met de machtiging Costs manager opent de naam van elke groep een pagina die de uitgaven van die groep uitsplitst per leverancier. Klikken op een andere plek in de rij selecteert de groep in de grafiek. De groep "Other" heeft zo'n pagina niet, en wanneer de kosten per tag in plaats van per kostengroep worden uitgesplitst, zijn de namen geen links.

Die pagina per leverancier stapelt één balk per leverancier, maand na maand, over de laatste twee jaar. Uitgaven die de groep zonder vastgelegde leverancier draagt, worden daarnaast als een eigen reeks gestapeld, "Other" genaamd, zodat de balken optellen tot wat de groep werkelijk heeft uitgegeven en niet tot het deel dat toevallig een leverancier had. De reeks wordt alleen getekend wanneer minstens één maand in het venster zo'n bedrag heeft, dus een groep waarvan de uitgaven volledig zijn toegewezen laat geen extra balk zien.

De reeks "Other" is niet de hierboven genoemde kostengroep "Other", en de twee beantwoorden verschillende vragen. De groep is een rij in de uitsplitsingstabel — de ene rij waarvan de naam geen link is. De reeks leeft binnen de grafiek van één groep en betekent dit geld heeft geen leverancier erachter, wat meestal een teken is dat de onderliggende transacties nooit aan een opdrachtnemer zijn gekoppeld.

Of het tabblad Costs wordt aangeboden, hangt ervan af of uw organisatie is ingericht voor vastgoedbeheer, een instelling die Flowtly leest wanneer het dashboard opent. Kan die instelling niet worden gelezen, dan toont een link naar het tabblad Costs, of naar de pagina per leverancier van een kostengroep, We couldn't load this section en een knop Retry in plaats van de bedragen. Retry leest de instelling opnieuw; zodra ze kan worden gelezen, opent de pagina zoals gewoonlijk.

Bedrijfsoverzicht

"Company overview" stelt het gecontracteerde plan tegenover wat er gefactureerd is en wat er daadwerkelijk bewogen heeft, maand voor maand. Elke maand heeft twee richtingen — "Money in" en "Money out" — en elke richting wordt gemeten op drie staven:

"Contracted" — wat de ondertekende verplichtingen bedragen.
"Billed" — wat er tegen die verplichtingen in rekening is gebracht.
"Cash flow" — wat er daadwerkelijk bij de bank is binnengekomen of vertrokken.

Elke staaf is gelabeld en het bedrag staat ernaast afgedrukt, direct op het diagram. De cijfers zijn leesbaar zonder ergens op te wijzen, wat belangrijk is op een touchscreen, waar er niets te hoveren valt. Een legenda boven de maanden benoemt de drie staven eenmalig, zodat elke maand alleen het korte label en het bedrag nodig heeft.

Staaflengte wordt gemeten ten opzichte van een enkel maximum over het gehele venster en beide richtingen, niet ten opzichte van de eigen planning van elke maand. Dat is wat het mogelijk maakt één maand met een andere te vergelijken: een maand van tienduizend en een maand van tien miljoen worden getekend met zichtbaar verschillende lengtes in plaats van dat beide de rij vullen. "Contracted" blijft de referentie waartegen de andere twee worden afgelezen — het is gewoon niet vastgepind op de volledige breedte.

Een staaf die voorbij het gecontracteerde getal gaat, is gemarkeerd als "above plan", zodat facturering of uitgaven boven het overeengekomen bedrag als een toestand wordt gelezen in plaats van als een langere staaf die u met het oog moet meten.

Voorbeelden van gebruik

De saldotrend van de afgelopen 12 maanden bekijken om te zorgen dat de organisatie over voldoende werkkapitaal beschikt.
Het saldo filteren op een individuele bankrekening om de liquiditeit over verschillende financiële entiteiten te analyseren.
De dagen identificeren waarop het gecombineerde saldo het laagst was, voordat een betaalronde wordt gestart.
Gecachede dashboardgegevens vernieuwen voor een financieel overleg, zodat de meest actuele cijfers beschikbaar zijn.
Kosten filteren op één project om te zien wat het heeft uitgegeven, en hoeveel van de bedrijfskosten nog geen project hebben.
De gecontracteerde, gefactureerde en kasstroomcijfers van de maand direct van "Company overview" aflezen op een tablet, zonder te wijzen.
Twee maanden vergelijken in "Company overview" om te zien of de facturering gelijke tred houdt met het gecontracteerde.
Op Costs een lege maand vinden en de banktransacties van die maand aan hun kostengroepen koppelen, in plaats van naar de leveranciersfacturen te zoeken.