Jaarlijks verlof

Flowtly biedt configuratieopties voor jaarlijkse verloflimieten op zowel organisatieniveau als individueel medewerkerniveau. Dit ondersteunt scenario's waarbij wijzigingen in de diensttijd van medewerkers of specifieke afspraken met medewerkers een rol spelen. De configuratie voor jaarlijkse verloflimieten die standaard van toepassing zijn op alle medewerkers in de organisatie, bevindt zich in de sectie Organisatie-instellingen. Voor specifieke omstandigheden van individuele medewerkers, zoals wijzigingen in diensttijd, gebruikt u de individuele verloflimieten die beschikbaar zijn in het medewerkersprofiel.

Een individuele verlieflimiet toevoegen

Elke limiet kan worden geconfigureerd met een specifiek overeenkomsttype en binnen een gedefinieerde periode. Om een jaarlijkse verloflimiet voor een medewerker in te stellen of te verhogen, voegt u een nieuwe vermelding toe met de nieuwe limiet (bijv. 26 dagen) en de ingangsdatum. Het formulier vereist de volgende informatie:

• Dagen - het aantal dagen dat de limiet definieert
• Startdatum - de datum vanaf welke de limiet van toepassing is
• Variant - de overeenkomstvariant waarop de limiet van toepassing is (bijv. arbeidsovereenkomst of B2B)
• Verloftype - het type verlof waarop de limiet van toepassing is

Na het toevoegen van jaarlijkse verlofinformatie verschijnt deze in de lijst van de medewerker in de kolom Vrije dagen/jaar en wordt ook weergegeven in de kolom Resterende vrije dagen.

Om de verloflimiet van een medewerker terug te zetten naar een vorige waarde, verwijdert u de huidige vermelding als de limiet niet langer van toepassing moet zijn, of voegt u een nieuwe vermelding toe om een nieuwe limiet in te stellen die de vorige effectief overschrijft. Als een medewerker bijvoorbeeld slechts gedurende een specifieke periode een verhoogde limiet zou moeten hebben en daarna terug zou moeten keren naar de standaardlimiet, kunt u deze limiet "overschrijven" door een nieuwe vermelding toe te voegen.

Stel dat een medewerker op 1 januari start met een limiet van 20 dagen en de limiet wordt verhoogd door een limiet van 26 dagen toe te voegen met ingang van 1 maart. Om na een specifieke periode terug te keren naar de oorspronkelijke limiet, kan een nieuwe vermelding met een limiet van 20 dagen worden toegevoegd met ingang van 1 juni. Verloflimieten zijn van toepassing vanaf de in het formulier opgegeven datum, voor onbepaalde tijd, totdat een andere configuratie de limiet voor hetzelfde contracttype en hetzelfde verloftype wijzigt.

Flowtly maakt het mogelijk jaarlijkse verlofinstellingen voor de gehele organisatie te configureren, naast het individueel aanpassen van deze instellingen per medewerker.

Hoe het recht wordt berekend

Het tabblad jaarlijks verlof van een medewerker opent met twee kaarten. Op een smal scherm staan ze onder elkaar.

Time off balance toont dezelfde weergave die de medewerker op de eigen pagina ziet: Available now, By year end, het jaarrecht als label en een balk met wat is opgebouwd en wat al is opgenomen. De koptekst van de persoon draagt dezelfde waarde, met het jaareindecijfer eronder, zodat de twee niet uiteen kunnen lopen.

How we calculate this is de berekening achter dat cijfer en eindigt precies op het getal van de kaart ernaast:

• Annual limit: de voor dit contract ingestelde dagen, met een label over de herkomst: Individual voor een invoer op dit tabblad, of de standaard van de organisatie. Hoe dan ook is dit het recht bij een voltijdcontract.
• × EPE from the contract: het voltijdequivalent van het actieve contract, hetzelfde percentage als naast functieomvang en uren per week.
• Accrued so far: hoeveel van het jaar al is opgebouwd, afgezet tegen het jaarcijfer.
• Regels voor overdracht uit vorig jaar, vervallen dagen en opgenomen dagen verschijnen alleen wanneer ze niet nul zijn.
• Available now: het totaal, hetzelfde getal als op de kaart erboven.

Op een smal scherm is dit paneel ingeklapt; kies How we calculate this om het te openen.

De interface is Engelstalig omdat Flowtly nog niet in het Nederlands is vertaald.

Het getal in de kolom Days is het recht bij een voltijdcontract. Flowtly past de EPE daarna toe. Een individuele limiet die voor een deeltijder al met de hand is verlaagd, wordt zo een tweede keer naar rato berekend en laat de persoon met te weinig dagen achter. Voor een halve baan met 20 dagen in de organisatie blijft de juiste individuele limiet 20; of helemaal geen, want de standaard zegt al 20.

Dagen overgedragen uit vorig jaar

Onder de twee kaarten laat Leave from zien waarmee deze persoon het huidige jaar is ingegaan, en of iemand het heeft vastgelegd. Een door een mens ingevoerd getal is gemarkeerd als entered by hand; een getal dat Flowtly uit het vorige jaar heeft afgeleid als calculated. Gebruik de knop om toe te voegen, of bewerken en verwijderen op een bestaande waarde.

Dit telt vooral voor een organisatie die halverwege een jaar op Flowtly is overgestapt: de dagen waarmee mensen binnenkwamen zijn juist die welke Flowtly niet zelf kan afleiden.

Waar elke limiet vandaan komt

Elke rij in de tabel draagt een label over de herkomst: Individual voor een op dit tabblad gezette limiet, de standaard van de organisatie met de variant, en = default als waarschuwing wanneer een persoonlijke rij de standaard slechts herhaalt; zo'n rij oogt onschuldig en overleeft daarna stilzwijgend de volgende wijziging van de standaard. Een voettekst telt ze.

De geldende standaard staat er ook bij, grijs, met een knop naar de organisatie-instellingen. Een standaard die door een persoonlijke rij wordt vervangen, is als zodanig gemarkeerd.

Dekt noch een persoonlijke limiet noch een standaard de contractvariant van deze persoon, dan zegt het tabblad dat in rood in plaats van een nul te tonen die op een opgebruikt saldo lijkt.

Op een smal scherm wordt elke rij van de tabel een eigen kaart.

Voorbeeldgebruiksscenario's

• Verlof aanpassen op basis van diensttijd: Verhoog de jaarlijkse verloflimiet van een medewerker van 20 naar 26 dagen nadat zij een bepaalde diensttijd hebben bereikt, met ingang van een specifieke datum.
• Speciale afspraken implementeren: Bied een tijdelijke verhoging van verlofdagen aan een medewerker op basis van een uniek contract of project, en keer vervolgens na de periode terug naar de standaardlimiet.
• Verlof differentiëren op contracttype: Configureer afzonderlijke jaarlijkse verloflimieten voor medewerkers met standaard arbeidsovereenkomsten versus medewerkers met B2B-contracten.
• Verlofrechten corrigeren of bijwerken: Pas de jaarlijkse verloftoewijzing van een medewerker aan bij een wijziging in het bedrijfsbeleid of een fout in eerdere instellingen.