Online boekingssysteem Online reserveringssysteem

Reserveringsproces voor accommodaties Resource reserveren door een medewerker Als medewerker navigeert u naar het onderdeel Accommodatiebeheer in het hoofdmenu aan de linkerkant om een ruimte te reserveren. U ziet 2 tabbladen: het eerste is Reserveringen , waar u een lijst ziet van resources die aan uzelf zijn toegewezen. Het tweede heet Boeken , waar alle resources worden weergegeven. Als medewerker kunt u elk van deze boeken, zolang ze niet al gereserveerd zijn voor dezelfde tijd. U kunt dit controleren via het veld "Beschikbaar vanaf" rechtsboven in het tabblad Boeken. Hiermee kunt u de begindatum en -tijd opgeven vanaf wanneer beschikbare resources worden weergegeven in de onderstaande lijst. Een resource die is geconfigureerd voor dagelijkse boekingen is de hele dag bezet, terwijl een resource geconfigureerd voor minuten beschikbaar wordt weergegeven buiten de geboekte uren. Reserveren Vouw de groep uit en selecteer de resource waarin u geïnteresseerd bent. Klik op de knop "Boeken". Type Dagelijks Er opent een venster met een kalenderweergave voor de volledige maand, met aanduiding van verleden en huidige dagen. Om een resource te boeken, selecteert u een beschikbare periode in de kalender en gebruikt u slepen en neerzetten om de gewenste dagen te markeren. Om de dagen van de 5e tot en met de 9e te selecteren, klikt u bijvoorbeeld op de 5e dag van de maand en sleept u naar de 9e terwijl u de muisknop ingedrukt houdt. Bevestig de boeking na deze handeling door op het opslaanpictogram te klikken of annuleer door op het kruisje te klikken. Onderaan de kalender vindt u ook de velden Reservering van/tot. Deze velden zijn vooraf ingevuld op basis van de periode die u in de kalender heeft geselecteerd. U kunt ze gebruiken om de reservering handmatig aan te passen, bijvoorbeeld om deze te verlengen tot de volgende maand. Dit type aanpassing is niet mogelijk via slepen en neerzetten, maar kan worden gedaan door handmatige invoer in deze velden. Type Minuten Er opent een venster met een kalenderweergave voor de dagen van de huidige week. Om een resource te boeken, zoals een ruimte van 10:00 tot 10:45, zoekt u een beschikbaar tijdslot en gebruikt u slepen en neerzetten om de gewenste tijdsperiode te selecteren door te klikken en te slepen. Bevestig na deze handeling door op het opslaanpictogram te klikken, of verwijder de boeking door op het kruisje te klikken. Als u meer nauwkeurige controle over de reserveringstijd nodig heeft dan mogelijk is met slepen en neerzetten, klikt u op het klokpictogram op de boeking. Hierdoor opent een tijdselectievenster, waar u de begin- en eindtijd van uw reservering handmatig kunt invoeren. Type Permanent Sommige resources, zoals bureaus, kunnen permanent aan specifieke gebruikers worden toegewezen. Dit zijn geen tijdgebonden reserveringen zoals uurlijkse of dagelijkse boekingen. In plaats daarvan blijft de resource permanent toegewezen vanaf een gedefinieerde startdatum. Een permanente boeking maken: Zoek een resource die als permanent beschikbaar is gemarkeerd (u ziet een groene stip en een knop "Boeken"). Klik op de knop Boeken. Voer in het verschijnende venster een startdatum voor de permanente huur in via de agendakiezer. Klik op Boeken om te bevestigen. Eenmaal geboekt, toont de resource "Permanent" als gereserveerd en kan niet worden geselecteerd door andere gebruikers. Een permanente boeking heeft geen einddatum: ze blijft in het tabblad "Reserveringen" en blijft de houder ervan vermelden zolang de toewijzing van kracht is. Ze eindigt alleen wanneer ze wordt geannuleerd of de resource wordt hertoewezen. Een resource kan slechts één houder tegelijk hebben, en een boeking die overlapt met een bestaande wordt geweigerd met de melding "Deze periode is gereserveerd". Alleen een persoon kan een resource vrijgeven — door de reservering te annuleren of deze aan iemand anders over te dragen — dus een boeking verloopt nooit vanzelf. Een resource met het boekingstype Minuten heeft een slotgrootte nodig, ingesteld als veelvoud. Als die ontbreekt, wordt de boeking geweigerd met een melding dat de resource geen slotgrootte heeft ingesteld. Vraag een beheerder of resourcemanager om het veelvoud op de resource in te stellen, zoals beschreven in Nieuwe accommodatie aanmaken of bewerken . Na bevestiging van de boeking wordt een reservering aangemaakt en wordt er een e-mailmelding ter informatie verzonden naar de medewerker. De reservering is zichtbaar op het tabblad "Reserveringen" en in de widget op het dashboard. Een opgeslagen reservering wijzigen Een bestaande reservering kan worden bewerkt nadat deze is opgeslagen — om de factureringsgegevens te corrigeren of de start- of einddatum te verplaatsen. Open de reservering vanuit het tabblad "Reserveringen", pas de velden aan en sla op. De overlappingscontrole negeert de reservering die u bewerkt, zodat het behouden of verkorten van de eigen periode wordt geaccepteerd; alleen een overlap met een andere boeking van dezelfde resource wordt geweigerd, met de melding "Deze periode is gereserveerd". Een reservering annuleren Annuleren is op elk moment mogelijk, mits de boekingsperiode nog niet is verstreken. In dat geval blijft de reservering in het systeem voor statistische doeleinden. Om uw reservering te annuleren, selecteert u in de hoofdweergave op het tabblad "Reserveringen" de reservering, klikt u op de x-knop, geeft u een reden op en bevestigt u de annulering. De annulering wordt bevestigd door een e-mailmelding. Voorbeeldgebruiksscenario's Een vergaderruimte boeken: Reserveer snel een vergaderzaal voor een bepaald uur of enkele uren met het reserveringstype "Minuten". Een projectruimte reserveren: Zeker een toegewijde werkplek of projectruimte voor meerdere opeenvolgende dagen of weken met het reserveringstype "Dagelijks". Een permanent bureau toewijzen: Geef een nieuwe medewerker een permanente bureautoewijzing, zodat het hun bureau blijft vanaf een specifieke startdatum met het reserveringstype "Permanent". Een reservering wijzigen of annuleren: Pas een bestaande boeking eenvoudig aan of annuleer deze als de plannen wijzigen, zodat de resource vrijkomt voor anderen. Gerelateerde pagina's Accommodatiebeheer Reservering blokkeren Nieuwe accommodatie aanmaken of bewerken App-routes Open Accommodatiebeheer (tabblad Boeken) Open Mijn reserveringen (tabblad Reserveringen)

Nieuwe accommodatie aanmaken of bewerken Nieuwe accommodatie aanmaken of bewerken Om een nieuwe resource aan te maken, gaat u naar de instellingen onder het tandwielpictogram en zoekt u de tegel Accommodaties. In de eerste weergave ziet u een lijst met bestaande resources gecategoriseerd op type. Als u een enkele groep uitvouwt, wordt een lijst weergegeven van alle resources met hun basisparameters. Bovenaan de pagina vindt u het veld “Reserveringsdagenlimiet”, waarmee u het maximale aantal dagen kunt instellen voor reserveringen. Als beheerder of resourcebeheerder kunt u nieuwe resources aanmaken en bestaande beheren. In het hoofdgedeelte van de weergave Accommodaties ziet u eerder aangemaakte resources en heeft u de optie om bestaande te bewerken of nieuwe te maken: Om een nieuwe resource toe te voegen, klikt u op de knop Accommodatie toevoegen . Om een bestaande resource te bewerken, klikt u op het potloodpictogram naast elke resource. In beide gevallen wordt een formulier weergegeven met verplichte en optionele gegevensvelden voor de resource. Dit formulier bevat alle benodigde velden om elke combinatie van artikel/locatie te configureren. Naast basisvelden zoals naam of beschrijving kunt u het volgende opgeven: Status - Op voorraad/Verkocht/Beschadigd. Standaard kunnen resources niet worden verwijderd, maar ze kunnen worden “doorgehaald” door de status te wijzigen. Type - bijv. computer, monitor, vergaderruimte, overlegruimte, enz. Zichtbaarheid - geeft aan of de resource zichtbaar is op de reserveringslijst voor medewerkers. Als de resource niet zichtbaar is, kan deze alleen door een manager worden toegewezen. Veelvoud - definieert de minimale eenheid en veelvouden van tijd waarvoor de resource kan worden gereserveerd. Deze optie is alleen beschikbaar als het Reserveringstype is ingesteld op Minuten . De standaardwaarde is 15 minuten , maar dit kan per accommodatie worden geconfigureerd (bijvoorbeeld 5, 10, 15 of 30 minuten). Het veelvoud mag niet groter zijn dan 30 minuten . Zowel slepen-en-neerzetten als handmatige invoer via het klokvenster sluiten aan op het gedefinieerde interval. Het reserveringsraster is uitgelijnd op het gedefinieerde veelvoud om consistentie te waarborgen. Een resource met het reserveringstype Minuten en zonder ingesteld veelvoud kan niet worden geboekt. Elke boekingspoging wordt geweigerd met een melding dat de resource geen slotgrootte heeft, terwijl bestaande reserveringen nog wel kunnen worden geannuleerd. Stel het veelvoud in op de resource om deze weer boekbaar te maken. Reserveringstype - Minuten, Uren, Permanent. Bijv. 1 dag, 15 minuten, enz. Een permanent reserveringstype betekent dat de resource permanent aan een medewerker is toegewezen, zonder een opgegeven eindtijd. Locatie - geeft aan waar de resource zich bevindt. Locaties kunnen worden toegevoegd of gewijzigd in de instellingen onder het tandwielpictogram, in de tegel Locaties. Serienummer - een nuttig veld voor artikelen zoals computerapparatuur om ze uniek te identificeren. Garantie tot - nuttig voor organisatorische doeleinden. Na het invullen van alle verplichte velden moet u de resource opslaan. Zodra deze bewerking is voltooid, kunt u een afbeelding van de resource uploaden. De afbeelding wordt als pictogram weergegeven in de meeste lijsten. Een grotere afbeelding wordt bijvoorbeeld getoond wanneer een medewerker de resource reserveert. Na het opslaan wordt het tabblad Componenten geactiveerd, waarmee u bestaande accommodaties kunt selecteren om te koppelen aan de nieuw aangemaakte accommodatie. Bestaande accommodatie bewerken Door een bestaande accommodatie te bewerken, kunnen managers de details bijwerken en ervoor zorgen dat alle relevante informatie correct en actueel is. Volg de onderstaande stappen om een accommodatie te bewerken: Navigeer naar Organisatie-instellingen via het gebruikersmenu. Selecteer de tegel Accommodaties . Zoek de gewenste accommodatie in de lijst. Klik op de knop Bewerken (potloodpictogram) tegenover de geselecteerde accommodatie. Wijzig de beschikbare opties naar behoefte. U kunt ook een afbeelding instellen voor de accommodatie. Klik op Opslaan om de wijzigingen toe te passen. Uw updates zijn onmiddellijk van kracht en de accommodatie weerspiegelt de nieuwe details in het hele systeem. Voorbeeldgebruiksscenario’s Nieuwe apparatuur onboarden: Voeg nieuw aangeschafte laptops, monitoren of gespecialiseerde gereedschappen toe aan het systeem, zodat ze beschikbaar zijn voor reservering door medewerkers. Nieuwe vergaderruimtes instellen: Maak vermeldingen aan voor nieuwe vergaderzalen, overlegruimtes of projectruimtes, waarbij u de capaciteit, het reserveringstype en de zichtbaarheid definieert. Asstatus bijwerken: Markeer een defecte projector als ‘Beschadigd’ of een oude computer als ‘Verkocht’ om verdere reserveringen te voorkomen en een nauwkeurige inventaris bij te houden. Reserveringsregels aanpassen: Wijzig het reserveringsveelvoud voor een gedeelde resource, zoals het verlagen van de minimale reserveringstijd van bepaalde laboratoriumapparatuur van 15 naar 5 minuten om kortere gebruiksbehoeften mogelijk te maken. Gerelateerde pagina’s Nieuwe locatie aanmaken Reserveringsproces voor accommodaties Accommodatiebeheer Reservering blokkeren App-routes Open /operations/assets

Activabeheer Activabeheer in Flowtly biedt hulpmiddelen voor het bijhouden en onderhouden van de fysieke en operationele activa van uw organisatie. De module ondersteunt activameters , meterregistraties en de relatie tussen activa en commerciële eigendommen, zodat u een volledig overzicht heeft van het gebruik en de conditie van activa in uw activiteiten. Met activameters kunt u meetbare parameters definiëren voor elk actief, zoals bedrijfsuren, kilometerstand of energieverbruik. Regelmatige meterregistraties kunnen worden vastgelegd om het gebruik in de tijd bij te houden, ter ondersteuning van voorspellende onderhoudsschema's en levenscycluskostenanalyse. Deze datagedreven aanpak helpt onverwachte storingen te voorkomen en verlengt de gebruiksduur van uw activa. De module beheert ook de relatie tussen activa en commerciële eigendommen, zodat eigendomsgerelateerde apparatuur en infrastructuur correct worden gedocumenteerd en gekoppeld. Activa-instellingen kunnen worden geconfigureerd op basis van de specifieke registratievereisten van uw organisatie, inclusief aangepaste metertypes, registratiefrequenties en drempelwaarden voor meldingen. Voorbeeldscenario's Bijhouden van meterregistraties: Registreer periodieke meterregistraties voor gebouwnutsvoorzieningen, gebruiksuren van apparatuur of voertuigkilometerstanden en bouw een historisch gebruiksprofiel op voor elk actief. Onderhoudsplanning: Gebruik metergegevens om onderhoudsactiviteiten te triggeren op basis van werkelijk gebruik in plaats van vaste schema's, waardoor onderhoudskosten worden geoptimaliseerd en downtime wordt verminderd. Koppeling van eigendomsactiva: Koppel activa zoals HVAC-systemen, liften en elektrische installaties aan hun respectievelijke commerciële eigendommen voor duidelijke verantwoordelijkheid en beheer. Gebruiksrapportage: Genereer rapporten over activagebruik per eigendom en afdeling, ter ondersteuning van weloverwogen beslissingen over activavervanging, -upgrades of -herindeling. Configuratie van activa-instellingen: Pas metertypes, registratie-intervallen en meldingsdrempelwaarden aan om het registratiesysteem af te stemmen op de operationele standaarden van uw organisatie. Gerelateerde pagina's Vastgoedboeking App-routes Ga naar de sectie Activa-instellingen

Wie heeft een middel Wie heeft een middel Twee lijsten beantwoorden de vraag wie wat heeft. Het tabblad Activa bevat het inventaris van alle middelen in uw organisatie en geeft aan wie elk middel op dit moment heeft. Het tabblad Reserveringen toont de reserveringen die bij u horen, met de periode die elke reservering dekt. De houderkolom lezen Elke rij in het tabblad Activa toont de persoon of het project dat het middel momenteel heeft, naast een gekleurd initiaal dat voor dezelfde houder in alle rijen dezelfde kleur behoudt. De naam verschijnt ongeacht de herkomst van de toewijzing — of het nu een reservering is die iemand zelf heeft gedaan of een toewijzing die een beheerder namens hen heeft gedaan. Een middel dat niemand heeft, wordt weergegeven als Vrij . Middelen die niet gereserveerd kunnen worden Een middel kan worden gesloten voor reserveringen, waardoor het uit de reserveringsoverzichten verdwijnt zodat medewerkers het niet kunnen reserveren. Deze middelen zijn gelabeld als Niet reserveerbaar , en de positie van dit label hangt af van of iemand het middel heeft: Een vrij middel toont Niet reserveerbaar alleen. Een bezet middel toont eerst de naam van de houder, met Niet reserveerbaar daaronder als secundaire tekst. Gesloten zijn voor reserveringen is niet hetzelfde als niet toegewezen zijn. Apparatuur die voor langere termijn is uitgegeven — een laptop aan een medewerker, een voertuig toegewezen aan een locatie — wordt vaak bewust buiten de reserveringsschermen gehouden terwijl het nog bij iemand hoort. Het tabblad Activa toont die persoon hoe dan ook, zodat het inventaris leesbaar blijft als overzicht van wie wat heeft. Als een groot deel van uw bezette middelen is gemarkeerd als Niet reserveerbaar , is het de moeite waard om te bevestigen dat dit opzettelijk is en niet een overblijfsel van hoe ze zijn geïmporteerd. Serienummers Wanneer een organisatie meerdere eenheden van hetzelfde model heeft, zegt de naam van het middel alleen niet welke fysieke eenheid een reservering dekt. Het serienummer doet dat wel, en het wordt weergegeven als bijschrift onder de naam van het middel, gelabeld Serienummer . Het verschijnt in de desktopweergave en de mobiele kaarten van de lijst Reserveringen , en in de reserveringsdetails. Serienummers zijn een organisatiebrede optie en zijn standaard verborgen. Een gebruiker met de rol vastgoedbeheerder schakelt ze in onder Instellingen → Geavanceerd → Activa-instellingen ; zie Activa-instellingen . De optie geldt voor alle reserveringsoverzichten tegelijk, zodat serienummers overal worden weergegeven of nergens. Reserveringen zonder einddatum Sommige middelen worden toegewezen zonder einddatum — een permanent bureau of een laptop die is uitgegeven zolang iemand het nodig heeft. De kolom Reservering tot toont het oneindigheidssymbool voor deze gevallen in plaats van een datum, omdat er geen einddatum is om weer te geven. Een open reservering verloopt niet. Ze blijft in de lijst Reserveringen , en het middel blijft zijn houder vermelden in het tabblad Activa , zolang de toewijzing geldt, ongeacht hoe lang geleden die is begonnen. Het middel wordt pas vrijgegeven wanneer de reservering wordt geannuleerd of het middel opnieuw wordt toegewezen. Voorbeeldgebruiksscenario's Een apparaat opsporen: In het tabblad Activa nakijken wie een bepaalde laptop heeft voordat er een vervanging wordt gekocht. Langetermijnapparatuur controleren: De middelen bekijken die bezet maar gesloten voor reserveringen zijn, en bevestigen dat elk bij de juiste persoon is geregistreerd. Identieke eenheden van elkaar onderscheiden: Het serienummer onder de naam van het middel lezen om te bevestigen welke van meerdere identieke dockingstations voor u is gereserveerd. Een permanente toewijzing bevestigen: Het oneindigheidssymbool in de kolom Reservering tot zien en weten dat het bureau niet van de lijst zal verdwijnen. Gerelateerde pagina's Reserveringsproces voor accommodaties Reservering blokkeren Nieuwe accommodatie aanmaken of bewerken Activa-instellingen Accommodatiebeheer App-routes Tabblad Activa openen Tabblad Reserveringen openen Activa-instellingen openen

Servicerondes (bewakings- en schoonmaakcontroles) Servicerondes (bewakings- en schoonmaakcontroles) Met servicerondes volg je terugkerende controles bij een bedrijfsmiddel, zoals bewakingsrondes en schoonmaakbeurten . De verificatie gebeurt door bij elk controlepunt een QR-code te scannen. Flowtly vergelijkt de tijdstippen van de scans van je medewerkers met het verwachte schema en toont de status van elke ronde: op tijd, te laat, gedeeltelijk gescand of niet uitgevoerd. Waar je het vindt: ga naar Operatie → Servicerondes in de zijbalk (route /operations/checks ). Dit is een zelfstandige pagina en geen tabblad op de detailpagina van een bedrijfsmiddel. Soorten controle Elk bedrijfsmiddel kan met meerdere soorten controle worden ingericht, elk als een apart tabblad. De twee ingebouwde soorten zijn: Bewakingsronde — beveiligingsrondes langs een vastgestelde route, bedoeld om te bevestigen dat een ruimte op regelmatige tijden veilig is. Schoonmaak — schoonmaakbeurten die bevestigen dat een ruimte of object volgens schema is behandeld. Elke soort controle staat op zichzelf en houdt een eigen verwacht schema, eigen tolerantie en eigen scangeschiedenis bij. Een schema instellen Voor elke soort controle stel je het volgende in: Verwachte tijden — het tijdstip of de tijdstippen op de dag waarop een ronde afgerond moet zijn (bijvoorbeeld 06:00, 14:00 en 22:00 voor een bewaking in drie diensten). Je kunt zoveel verwachte tijden toevoegen als het schema vraagt. Tolerantie — het aantal minuten na het verwachte tijdstip waarin een scan nog als op tijd geldt. Een scan binnen de tolerantie wordt als uitgevoerd gemarkeerd; een latere scan als te laat; een scan die nooit komt als niet uitgevoerd. Hoe een scan een ronde verifieert Om een ronde te verifiëren moet er bij het controlepunt een QR-code van de bijbehorende soort (bewaking of schoonmaak) hangen. Die kan op het bedrijfsmiddel zelf zitten, op een wand ernaast, of op elke plek die bevestigt dat de medewerker fysiek ter plaatse was. Zodra een medewerker de code met de telefoon scant, legt Flowtly direct een bezoek met tijdstip vast, zonder verdere stappen. Flowtly koppelt elke vastgelegde scan vervolgens aan het naastgelegen verwachte tijdstip voor die soort controle en kent een van vier statussen toe: Uitgevoerd — alle controlepunten van de ronde zijn gescand vóór of binnen de tolerantie van het verwachte tijdstip. Te laat uitgevoerd — alle controlepunten zijn gescand, maar minstens één scan kwam nadat de tolerantie was verstreken. Gedeeltelijk — de ronde is gescand, maar slechts een deel van de vereiste controlepunten is binnen de tolerantie vastgelegd. Niet uitgevoerd — er is voor een verwacht tijdstip geen scan vastgelegd en de tolerantie is verstreken. Elk bezoek legt ook vast wie de scan uitvoerde, wat een controlespoor op naam oplevert. De uitvoeringsweergave lezen Ga naar Operatie → Servicerondes om de status per soort controle te bekijken. De weergave toont: Uitgevoerd — rondes die binnen het verwachte venster zijn afgerond, met scantijd en de naam van de medewerker. Te laat uitgevoerd — rondes waarbij alle controlepunten zijn gescand maar minstens één na de tolerantie; zowel het werkelijke als het verwachte tijdstip worden getoond, zodat de vertraging zichtbaar is. Gedeeltelijk — rondes waarbij slechts een deel van de controlepunten binnen het venster is gescand; de weergave geeft aan welke wel en welke niet zijn vastgelegd. Niet uitgevoerd — verwachte rondes waarvoor nooit een scan is vastgelegd. Je kunt de weergave op datumbereik filteren om een dag, een week of een langere periode te bekijken. Het bereik wordt aan beide kanten gerespecteerd: een venster dat maanden geleden is gesloten, geeft alleen de rondes terug die daarbinnen verwacht werden, zodat het getal dat je leest het getal voor dat venster is en niet alles sindsdien. De samenvatting bovenaan geeft het totale uitvoeringspercentage voor het gekozen bereik. De weergave geeft ook de volgende ronde aan — de volgende beurt die volgens het schema voor dat type controle gepland staat. Zodra de laatste beurt van de dag voorbij is, wordt omgeschakeld naar de eerste beurt van de volgende dag, zodat er altijd een tijdstip wordt weergegeven wanneer het schema er een heeft. QR-codes bij controlepunten plaatsen QR-codes worden per bedrijfsmiddel en per soort controle gegenereerd op het tabblad QR-codes van het middel. Print de code als poster of compact label en hang die op bij het fysieke controlepunt. Omdat de code aan zowel het bedrijfsmiddel als de soort controle is gekoppeld, legt scannen altijd het juiste type ronde vast; een schoonmaakcode kan niet met een bewakingsregistratie worden verward. Tip: vraagt een bedrijfsmiddel bewaking op meerdere fysieke plekken, hang dan dezelfde bewakingscode (of meerdere afdrukken ervan) bij elk punt op. Flowtly legt elke scan afzonderlijk vast met een eigen tijdstip, zodat je de volledige routegeschiedenis kunt bekijken. Voorbeelden van gebruik Bevestigen dat een beveiligingsteam zijn route heeft gelopen door het unieke QR-codes te laten scannen op strategische controlepunten in een pand, zodat het schema wordt nageleefd. Volgen of de schoonmaak van bepaalde zones of ruimtes in een gebouw tijdig is afgerond, door schoonmaakpersoneel de aangewezen QR-codes te laten scannen zodra het werk in elk gebied klaar is. Terugkerende visuele inspecties van kritieke bedrijfsmiddelen volgen door een controlesoort "Bewakingsronde" in te richten en bij elk middel een QR-code te plaatsen, zodat de controle regelmatig gebeurt. Gerelateerde pagina's Beheer van bedrijfsmiddelen QR-codes voor bedrijfsmiddelen Meterstanden importeren Routes in de app Operatie → Servicerondes

Meterverbruik op een klantfactuur Meterverbruik op een klantfactuur Wanneer een project gebruik maakt van activa met meters, kan het door die meters geregistreerde verbruik aan de klant worden gefactureerd op de eigen factuur van het project. U kiest de factureringsmaand, beslist of de meters worden meegenomen en bepaalt hoe hun verbruik wordt gemeten — als het pro-rata aandeel van de maand of als het exacte verschil tussen twee meterstanden die u zelf kiest. Navigatie: Open een project en klik op Factuur aanmaken . De knop is zichtbaar voor gebruikers wier rol het aanmaken van facturen toestaat. Het paneel Factuur aanmaken Het paneel bevat alles waaruit het concept wordt opgebouwd: Periode — de te factureren maand. Reikwijdte — welke soorten kosten worden meegenomen: gerelateerde kosten (optioneel beperkt op label), eigenschappen, werktijd en deelprojecten. Meters — of verbruik van meters wordt gefactureerd en hoe. Vink Meters aan in het gedeelte Meters om de meters op de activa die aan het project zijn geboekt op te nemen. Alleen meters op geboekte activa worden meegenomen; boek het actief met meters op het project en de bijbehorende meters volgen automatisch. Keuze van de meetmethode voor verbruik Met Meters aangevinkt verschijnt een keuze tussen twee factureringsmodi. Hele maand (pro rata) De standaardinstelling. Het verbruik wordt gelijkmatig verdeeld over de dagen tussen elk paar opeenvolgende meterstanden, en de maand wordt gefactureerd voor het aandeel van die dagen dat erin valt. Meterstanden hoeven dus niet op de eerste of laatste dag van de maand te worden opgenomen, en een maand zonder eigen meterstand wordt toch gefactureerd voor zijn deel van de omliggende periode. Elke regel in de voorvertoning kan worden uitgevouwen om te zien hoe de hoeveelheid is berekend: de periode, de meterstanden aan weerszijden, het verbruik daartussen, het aantal dagen en het gefactureerde bedrag. Tussen twee meterstanden Factureert precies wat twee meterstanden omvatten, zonder verdeling over dagen. Voor elke meter die voor de maand wordt gevonden, verschijnen eigen Van - en Tot -selectievelden met de meterstanden van die meter op datum en waarde. Meterstanden die zijn geregistreerd als schattingen zijn gemarkeerd, zodat u een werkelijke waarde van een schatting kunt onderscheiden voordat u kiest. De selectievelden starten op het paar dat de geselecteerde maand omsluit — de laatste meterstand op of vóór het begin van de maand en de eerste op of na het einde — en u kunt beide wijzigen. Het wijzigen van de factureringsmaand reset de selectievelden en selecteert ze opnieuw voor de nieuwe maand, zodat een voor een maand gekozen paar nooit naar een andere maand wordt overgebracht. Een meter met slechts één meterstand kan op deze manier niet worden gefactureerd en meldt dit; voeg een tweede meterstand toe om hem exact te factureren, of gebruik in plaats daarvan de pro-rata modus. Het resultaat van een paar hangt af van de manier waarop de meter zijn standen registreert. Een meter waarvan de standen tellerindexen zijn, factureert het verschil tussen de twee geselecteerde standen. Een meter waarvan elke stand al het verbruik van een periode vertegenwoordigt, factureert de som van de standen die het gekozen bereik omvat, niet het verschil tussen de twee eindpunten. Controleren wat er wordt gefactureerd Onder de moduswisselaar toont een voorvertoning wat de meters voor de periode zullen factureren, zodat de cijfers kunnen worden gecontroleerd voordat het concept wordt aangemaakt. Elke meter verschijnt als een eigen regel, ook als er meerdere meters voor hetzelfde verbruikstype in één eigendom zijn — ze worden niet samengevoegd tot één totaal en elke meter behoudt zijn eigen naam op de factuur. Een meter zonder te factureren verbruik voor de periode genereert helemaal geen regel. Controleer de voorvertoning aan de hand van de maand die u wilt factureren. Bevestig in de modus Tussen twee meterstanden in het bijzonder dat beide selectievelden de meterstanden aangeven die u wilt factureren voordat u de factuur aanmaakt, omdat het gekozen paar exact als zodanig wordt gefactureerd. Klik op Factuur aanmaken om het concept te genereren, dat zich vervolgens gedraagt als elke andere factuur: het kan worden bewerkt, als voorbeeld bekeken en verzonden. Voorbeelden van gebruik Elektriciteitsverbruik van een huurder voor de maand doorberekenen op dezelfde factuur als de huur en servicekosten. Een volledige maand waterverbruik factureren ook al zijn de meters halverwege de vorige maand voor het laatst afgelezen. Het verbruik tussen twee meterstanden die bij aanvang en einde van een huurperiode zijn afgelezen exact factureren, in plaats van een evenredig deel van een kalendermaand. Een eigendom factureren waarbij elektriciteit, verwarming en submeters elk afzonderlijk worden geregistreerd, en ze aan de klant als aparte regels tonen. Controleren hoeveel elke meter bijdraagt aan een maand voordat het factuurconcept wordt aangemaakt. Gerelateerde pagina's Factuurlijst en aanmaken Factuurvoorbeeld/koppelen aan budget Facturen App-routes Projecten openen Meters openen Facturen openen