Projectsjablonen

Als u steeds projecten met dezelfde structuur uitvoert — dezelfde fasen in dezelfde volgorde, dezelfde checklist in elke stap — kunt u met een sjabloon die structuur eenmalig beschrijven en nieuwe projecten in een paar klikken aanmaken, in plaats van het elke keer opnieuw handmatig op te bouwen.

Een sjabloon bevat alleen de structuur en de planning, en niets anders. De klant, het team en alle financiële details horen bij het project dat u aanmaakt op basis van het sjabloon, niet bij het sjabloon zelf.

Wie sjablonen kan gebruiken

Projectweergever en Projectbeheerder kunnen de sjabloonlijst openen en projecten aanmaken vanuit een sjabloon.
Alleen een Projectbeheerder kan een sjabloon bouwen of wijzigen.

Als uw rol Projectweergever is, kunt u zien welke sjablonen er zijn en projecten starten vanuit een sjabloon, maar het openen van een sjabloon brengt u naar de sjablooneditor, die een Projectbeheerder beheert. De machtiging komt voort uit uw rol, die een Beheerder toekent.

Projectsjablonen zijn beschikbaar overal waar projecten zijn: een organisatie die de projectenkant van Flowtly niet gebruikt, ziet ze niet.

De sjabloonlijst

"Project templates" staat naast Projecten in de zijbalk, omdat een sjabloon tot de organisatie behoort en niet tot een enkel project.

De lijst geeft elk sjabloon een naam, een structuur en een projecttype. De structuurkolom is de snelste manier om twee sjablonen van elkaar te onderscheiden — die leest "2 phases · 4 lists", zodat een half afgebouwde kopie er niet uitziet als het echte ding. Een sjabloon zonder fasen toont "Geen fasen · 3 lijsten", want een gewone checklist is een perfect geldig sjabloon en een nul zou doen alsof er iets ontbreekt.

De zoekopdracht filtert de lijst op sjabloonnaam.

Wat een sjabloon beschrijft

Een sjabloon is een kleine boom:

Het project — de naam en het type (Vaste prijs, Tijd en materiaal, Niet factureerbaar of Intern).
Fasen — de stappen die het werk doorloopt, op volgorde. Elke fase wordt een subproject in Flowtly, zoals fasen al werken op projecten die u handmatig bouwt.
Takenlijsten — benoemde groepen taken, op het project of op elke fase. Taken die niet in een benoemde lijst worden geplaatst, komen terecht in de standaardlijst van het project.
Taken — de afzonderlijke werkeenheden.

Hoe de datums werken

Niets in een sjabloon slaat een kalenderdatum op. Alles wordt opgeslagen als een aantal dagen ten opzichte van de startdatum die u kiest wanneer u het project aanmaakt.

Twee getallen beschrijven elke fase en elke taak:

Startoffset — hoeveel dagen na de projectstart het element begint. Een offset van 0 betekent dat het begint op dag één, samen met het project.
"Duration" — hoeveel dagen het duurt. Duren zijn inclusief: iets dat begint op dag 1 met een duur van 5 loopt van dag 1 tot en met dag 5 en eindigt aan het einde van dag 5.

Een sjabloon beschrijft dus "kickoff duurt een week, bouwen begint drie weken later en duurt twee maanden", en als u 1 september als startdatum kiest, worden dat echte datums. Hetzelfde sjabloon gebruikt in maart levert maartdatums op.

Een sjabloon bouwen

"New template" in de sjabloonlijst opent de editor. Die heeft de eigen naam van het sjabloon bovenaan, het overzicht links en de eigenschappen van wat u hebt geselecteerd rechts.

Het overzicht is de boom zelf: het project bovenaan, dan de fasen, hun takenlijsten en de taken erin. Selecteer een rij en het paneel rechts bewerkt die rij — de naam en het type van het project, de naam van een fase, de volgorde, de startoffset en de duur, de titel van een taak en de datums. Als u een startoffset en een duur instelt, vertelt het paneel op welke dag het element eindigt.

Toevoegen volgt uw selectie, zodat een nieuw element terechtkomt waar u naar kijkt:

Fase voegt een fase toe aan het project.
"List in this phase" voegt een takenlijst toe aan de geselecteerde fase. Met het project geselecteerd voegt het de lijst toe aan het project zelf.
"Task in this list" voegt een taak toe aan de geselecteerde lijst.

Fasen kunnen omhoog en omlaag worden verplaatst, en elke rij kan worden verwijderd. Niets wordt opgeslagen totdat u "Save" kiest. Als iets in de structuur niet is toegestaan — een duur van minder dan één dag, bijvoorbeeld — verschijnt de melding op het veld dat dit veroorzaakte, en niet als één waarschuwing voor het gehele sjabloon.

Een project aanmaken vanuit een sjabloon

Sjablonen zijn geen aparte manier om een project te starten. Een nieuw project aanmaken opent een dialoogvenster met twee tabbladen — "Blank" en "From a template" — omdat het dezelfde bedoeling is met verschillend uitgangsmateriaal.

Op het tabblad "From a template" geeft u Flowtly drie dingen, en optioneel een vierde:

Welk sjabloon u wilt gebruiken.
De startdatum — elke offset in het sjabloon wordt geteld vanaf deze dag.
Een naam voor het nieuwe project. Laat leeg om de naam van het sjabloon te gebruiken.
Een klant, als het project voor een klant is. De klant wordt ingesteld op het nieuwe project en op elk van zijn fasen. Laat leeg om de klant later op het project in te stellen.

De klant is optioneel voor elk projecttype. Wanneer het type van het sjabloon Vaste prijs of Tijd en materiaal is en er geen klant is gekozen, herinnert het formulier u eraan dat een project zonder klant niet kan worden gefactureerd, maar kunt u het toch aanmaken.

Naast het formulier toont een voorbeeld de boom die u gaat aanmaken, met echte datums op elke fase en taak, en een samenvattende regel: hoeveel projecten, lijsten en taken het zijn. Wijzig de startdatum en het voorbeeld herberekent de datums, zodat u de structuur kunt controleren aan de hand van de kalender voordat u zich vastlegt. Dit is het lezen waard, omdat er daarna geen bevestigingsstap is en geen enkele ongedaan-maken-actie.

Als u ervoor kiest te maken, worden het project, al zijn fasen, hun takenlijsten en taken in één stap geschreven, en wordt u naar het nieuwe project gebracht. Als er iets fout gaat, wordt er helemaal niets aangemaakt — u eindigt nooit met de helft van een project om op te ruimen.

Vergeet niet dat een fase een subproject is, zodat een sjabloon met drie fasen vier projecten aanmaakt: het project dat u hebt benoemd en de drie kinderen ervan. De samenvatting van het voorbeeld telt ze op die manier.

Wat een sjabloon niet overneemt

Bewust bevat een sjabloon nooit:

Een klant. U kiest de klant wanneer u een project aanmaakt vanuit het sjabloon, of stelt er daarna een in op het nieuwe project, zoals u bij elk project zou doen.
Teamleden of tarieven. Voeg mensen toe aan het nieuwe project zoals gewoonlijk.
Budgetten, facturen of geregistreerde tijd. Er wordt niets financieels gekopieerd, dus het gebruik van een sjabloon kan nooit geld verplaatsen of een rapport wijzigen.

Dit maakt een sjabloon veilig om opnieuw te gebruiken voor verschillende klanten: het is een structuur, geen kopie van een eerdere opdracht.

Een sjabloon bewerken

Het bewerken van een sjabloon wijzigt alleen wat er hierna gebeurt. Projecten die u al hebt aangemaakt vanuit het sjabloon zijn gewone projecten en worden nooit aangeraakt — ze herstructureren zichzelf niet wanneer het sjabloon verandert.

Dat betekent ook dat het corrigeren van een fout in een sjabloon die fout niet corrigeert in de projecten die al op basis ervan zijn aangemaakt. Die corrigeert u afzonderlijk.

Voorbeeldgebruiksscenario's

Een herhaalbaar klantproject. Een onboarding die altijd door ontdekking, instelling, migratie en overdracht gaat — eenmalig beschreven, gestart op welke datum een nieuwe klant ook tekent.
Een intern proces met een vast ritme. Een kwartaalaudit of een releasecyclus waarvan de stappen altijd dezelfde afstand van elkaar hebben.
Een standaardchecklist. Een kort sjabloon zonder fasen, alleen een takenlijst, zodat er niets vergeten wordt aan het begin van een project.