Verrekeningsverklaringen

Wanneer een bedrijf zowel aan dezelfde partij verkoopt als bij die partij inkoopt, kunnen de twee schulden tegen elkaar worden verrekend in plaats van in beide richtingen te betalen. In Flowtly kun je zo'n verrekeningsverklaring (set-off declaration) vastleggen: welke van jouw facturen en welke van hun kostendocumenten ze omvat, voor welke bedragen, en wanneer de verklaring de andere partij heeft bereikt.

Wat het doet

Een verrekeningsverklaring legt twee lijsten vast die precies in evenwicht zijn:

Our invoices (what they owe us): je verkoopfacturen aan die partij, met op elke factuur het verrekende bedrag.
Their cost documents (what we owe them): hun documenten die in Flowtly zijn vastgelegd, met op elk document het verrekende bedrag.

Zodra je de verklaring aflegt, daalt het openstaande bedrag van elk van je facturen met het bedrag dat erop is verrekend. Flowtly maakt geen betaling of banktransactie aan en matcht niets met je bankfeed.

Waar je een verrekening start

Een verrekening start vanuit de wachtrij met betalingsherinneringen, dus betalingsherinneringen moeten voor je organisatie zijn ingeschakeld.

Ga naar "Finance" → "Payment reminders" (/finance/payment-reminders) en doe dan een van deze twee dingen:

Vanuit één herinnering: klik op de herinnering om die te openen en klik onderaan het paneel op "Declare set-off". Je hoeft eerst niets aan te vinken.
Vanuit een selectie: vink de herinnering (of herinneringen) voor één factuur van de partij aan en klik in de actiebalk op "Declare set-off". De knop is daar uitgeschakeld als je selectie meer dan één factuur omvat, of als de herinnering niet aan een factuur is gekoppeld.

In beide gevallen is de factuur waarmee je bent begonnen op het volgende scherm al gekozen, en kun je daar de andere facturen van de partij toevoegen. Een herinnering die niet aan een factuur is gekoppeld, heeft in haar paneel geen knop "Declare set-off".

Let op: Alleen facturen waarvoor op dit moment een herinnering in de wachtrij wacht, kunnen worden gekozen. Een onbetaalde factuur die nog niet vervallen is, of een factuur zonder herinnering in de wachtrij, kan vanuit dit scherm niet worden verrekend.

De verklaring invullen

"Counterparty". Flowtly zoekt de tegenpartij die aan de klant van de factuur is gekoppeld. Beide lijsten zijn beperkt tot die ene partij. Als de klant niet aan een tegenpartij is gekoppeld, kunnen hun kostendocumenten niet worden getoond; koppel de klant eerst aan een tegenpartij.
"Our invoices". Vink de facturen aan die je wilt opnemen. Elke factuur is vooringevuld met het openstaande bedrag, dat je kunt verlagen voor een gedeeltelijke verrekening.
"Their cost documents". Vink de documenten aan die je wilt opnemen. Elk is vooringevuld met het documenttotaal, dat je kunt wijzigen. Er verschijnt een waarschuwing als je meer invoert dan een document waard is.
"Balance". Het totaal van de vorderingen en het totaal van de schulden moeten gelijk zijn. "Declare set-off" blijft uitgeschakeld totdat ze overeenkomen en elk bedrag groter is dan nul.
"Reached the other party on". De datum waarop de verklaring de andere partij heeft bereikt. Standaard is dat vandaag en ze mag niet in de toekomst liggen. Je kunt ook een referentienummer en een notitie toevoegen.

Klik op "Declare set-off". De verklaring wordt direct vastgelegd; er is geen conceptstap.

Wat er daarna verandert

Het openstaande bedrag van elke factuur wordt verlaagd met het bedrag dat erop is verrekend, in de wachtrij met betalingsherinneringen en in latere herinneringen.
Als een factuur nu volledig is vereffend, worden de wachtende herinneringen afgewezen en verplaatst naar "History", en worden er geen nieuwe herinneringen voor opgesteld.
Als een factuur slechts gedeeltelijk is vereffend, blijft hij in de wachtrij staan, en vermelden latere herinneringen het verlaagde bedrag.
In de factuurlijst wordt de cirkel van de "Payment status" van de factuur gevuld met het verrekende bedrag, en de tooltip luidt Settled in full by set-off, not by payment zodra er niets meer openstaat — een volle cirkel daar is dus geen teken dat er geld is binnengekomen.

Wat Flowtly niet doet

Het stelt geen verklaringsdocument op en verstuurt niets naar de andere partij. Je bezorgt de verklaring zelf; Flowtly legt vast dat je dat hebt gedaan en wanneer.
Het vraagt de andere partij niet om de verrekening te bevestigen of te aanvaarden.
Het markeert de factuur niet als betaald: de factuur behoudt zijn status, en de verrekening verschijnt niet op de factuur-pdf of in KSeF. De betalingsstatuscirkel in de lijst is de enige plek waar de vereffening zichtbaar is, en daar staat welke van de twee is gebeurd.
Het wijzigt het saldo of de status van de kostendocumenten niet.
Het vergelijkt geen valuta. Zorg ervoor dat de bedragen aan beide kanten in dezelfde valuta zijn.
Het bepaalt niet of een verrekening juridisch is toegestaan voor je schulden. Dat blijft jouw beslissing.

Let op: Een vastgelegde verklaring kan momenteel niet vanuit dit scherm worden bewerkt, ingetrokken of gecorrigeerd. Als een verklaring per vergissing is vastgelegd, neem dan contact op met de support van Flowtly.

Wie een verrekening kan afleggen

Beheerders, factuurmanagers en managers incassobeheer.