Een kostenpost over projecten verdelen op attribuut

Eén leveranciersfactuur moet vaak over veel projecten worden verdeeld — een beveiligingscontract voor alle gebouwen op een terrein, een schoonmaakfactuur voor alle huurders van één gebouw. Die aandelen met de hand invoeren is traag en raakt uit de pas zodra een huurder erbij komt of vertrekt.

Flowtly kan de aandelen voor u berekenen op basis van attributen: numerieke eigenschappen die u één keer vastlegt op uw activa en projecten. De factuur wordt dan verdeeld in verhouding tot die getallen, en de bedragen tellen altijd op tot het factuurtotaal.

De twee drijfveren

Een verdeling wordt bepaald door attribuutwaarden, niet door iets wat op de factuur is opgeslagen. Er zijn twee niveaus.

Een attribuut op activa — vastgelegd op gebouwen, percelen of andere eigendommen. Het bepaalt hoeveel van de kosten elk actief draagt.
Een attribuut op projecten — vastgelegd op de projecten die u factureert (meestal één project per huurder). Het bepaalt hoe het deel van het actief wordt verdeeld over de projecten die erop zitten.

Een attribuut hoort bij het ene of het andere niveau. Dezelfde attribuutnaam kan twee keer bestaan, één keer voor activa en één keer voor projecten; controleer dus welke u bewerkt voordat u een waarde invoert. Zie Twee attributen met dezelfde naam hieronder.

Waar de instellingen staan

De attribuutdefinities staan onder Attributen. Elke definitie heeft een naam, een type (gebruik getal) en een eenheid die naast de waarde wordt getoond — m2 voor oppervlakten, % voor percentages.

De waarde op een actief staat op het actief zelf, onder het tabblad Attributen van een gebouw of perceel in Activa.

De waarde op een project staat op het project, onder zijn eigen tabblad Attributen in Projecten.

Een waarde vastleggen is de hele configuratie — er is geen apart koppelscherm. Een actief of project zonder waarde voor het attribuut doet simpelweg niet mee aan die verdeling.

Een verdeling toepassen op een factuur

Open de leveranciersfactuur en klap Categorisering uit. Boven de lijst met posten vindt u de knoppen die de verdeling voor u invullen:

Vullen op <attribuut> — een vlakke verdeling over projecten, in verhouding tot één projectattribuut.
Vullen op cascade van <activaattribuut> × <projectattribuut> — de hieronder beschreven verdeling in twee stappen.
Vullen op meterverbruik — een verdeling op basis van meterstanden in plaats van attributen.
Alles wissen — leegt de verdeling zodat u opnieuw kunt beginnen.

Deze knoppen werken op de verdeling van de hele factuur. Een factuurregel met een eigen projectverdeling behoudt die: de vullingen op attribuut en op cascade verdelen alleen het nettobedrag dat de factuurregels overlaten, en Alles wissen laat de eigen verdelingen van de factuurregels staan. Zie Eén factuurregel over projecten verdelen in Transactiebijlagen.

Als u op een knop drukt, wordt een reeks posten met bedragen voorgesteld. Er wordt niets opgeslagen totdat u de factuur opslaat, dus u kunt op een andere knop drukken, of wissen en opnieuw proberen, zonder gevolgen.

Hoe de cascade in twee stappen werkt

De cascade beantwoordt de vraag "welk gebouw, en dan welke huurder van dat gebouw".

Het aandeel van het actief is zijn attribuutwaarde gedeeld door de som van dat attribuut over alle activa die het hebben.
Het aandeel van de huurder binnen dat actief is de attribuutwaarde van het project gedeeld door de som van hetzelfde attribuut over de projecten die op dat actief zijn geboekt.
Het eindgewicht is het aandeel van het actief vermenigvuldigd met het aandeel van de huurder, en het nettobedrag van de factuur wordt volgens die gewichten verdeeld.

Twee details die het weten waard zijn, omdat ze resultaten verklaren die anders fout lijken:

Welke huurders meedoen, wordt bepaald door de ontvangstdatum van de factuur. Alleen projecten met een boeking van het actief die op die datum actief is, worden meegenomen. Een huurder die vertrok voordat de factuur binnenkwam, zit niet in de verdeling, en een huurder die erna kwam evenmin.
Bedragen worden afgerond zodat de verdeling exact is. De laatste grosze gaan naar de grootste breuken, zodat de posten altijd optellen tot het nettobedrag van de factuur in plaats van een grosz tekort te komen.

Een uitgewerkt voorbeeld

Een terrein legt Ochrona op zijn gebouwen vast als percentage:

Gebouw	Ochrona
Budynek A	23,98 %
Budynek B	23,42 %
Budynek C	34,60 %
Taneczna 18A	5 %
Taneczna 18C	13 %

Die vijf waarden tellen op tot 100, dus het aandeel van elk gebouw is gewoon zijn eigen percentage. Een beveiligingsfactuur die door de cascade loopt, geeft Budynek C 34,60 % van de kosten, die vervolgens worden verdeeld over de huurders van Budynek C in verhouding tot hun Powierzchnia in m².

De waarden hoeven niet op te tellen tot 100. Als ze optelden tot 200, zou elk gebouw nog steeds zijn eigen waarde gedeeld door 200 nemen — het totaal beïnvloedt alleen de leesbaarheid, niet de juistheid.

Controleren of een verdeling klopt

Controleer nadat u op een cascade- of vulknop hebt gedrukt drie dingen voordat u opslaat.

De genoemde projecten zijn de projecten die u verwacht. Een ontbrekende huurder betekent bijna altijd dat het project geen attribuutwaarde heeft, of dat er op de ontvangstdatum van de factuur geen boeking actief was.
De percentages lijken op de aandelen die u kent. Elke post toont zijn gewicht als percentage naast het bedrag.
Het totaal komt overeen met de factuur. Het categoriseringspaneel toont de som van de projecttoewijzing; die moet 100 % en het nettobedrag van de factuur zijn.

Een huurder kan ook op een gebouw zijn geboekt en toch niets dragen, omdat voor de eenheden waarop die is geboekt geen oppervlakte is vastgelegd. Het werkpaneel van het gebouw voor een cascadeattribuut, Hoe <attribuut> over huurders wordt verdeeld, laat dit zien. Onder de naam van de huurder staat Geboekte eenheden zonder oppervlakte met de namen van die eenheden, ook wanneer slechts bij een deel van de eenheden van de huurder de oppervlakte ontbreekt. Een huurder die helemaal zonder oppervlakte blijft, toont een streepje in plaats van een effectief percentage; beweeg de muisaanwijzer erover om te lezen waarom. Leg de oppervlakte van die eenheden vast om de huurder zijn aandeel te geven.

Na het opslaan verschijnen dezelfde cijfers bij elk project onder Projectfinanciën › Gerelateerde kosten, waar elke rij zowel het volledige factuurbedrag als het aan dat project toegewezen aandeel toont — de snelste manier om te bevestigen dat een project is belast met wat u bedoelde.

Een klant buiten een verdeling laten

Niet elk project dat een vulling voorstelt, moet een deel van de kosten dragen. Een huurder wiens dienst onder een apart contract wordt gefactureerd, een eenheid die de leverancier nooit heeft bediend, een project dat alleen is opgenomen omdat het toevallig een waarde voor het attribuut heeft — elk daarvan moet mogelijk met de hand uit de verdeling worden gehaald.

Gebruik het verwijderbesturingselement op de rij van dat project. De rij wordt uit de verdeling geschrapt in plaats van gewist: het project blijft vermeld met een bedrag van nul en wordt gemarkeerd als uitgesloten. Die registratie is het punt. Ze vertelt de verdeling dat het project bewust buiten beschouwing is gelaten, en opnieuw op een vul- of cascadeknop drukken laat elk geschrapt project weg in plaats van het opnieuw voor te stellen.

Uit schrappen in plaats van wissen volgen twee dingen.

De andere rijen behouden de bedragen die ze al hebben. Een klant schrappen verhoogt nooit stilzwijgend wat iemand anders wordt aangerekend. Als het geschrapte aandeel door de overige projecten moet worden gedragen, druk dan opnieuw op de vulknop — die de kosten verdeelt over de projecten die nog meedoen — of typ zelf de gewenste bedragen in de rijen.
Alles wissen is een andere actie. Het leegt de verdeling van de hele factuur volledig, inclusief de registratie van welke projecten zijn geschrapt, zodat de volgende vulling weer elk in aanmerking komend project voorstelt. Wilt u dat een project erbuiten blijft, gebruik dan het besturingselement op zijn rij, niet Alles wissen.

Wanneer een verdeling niet het hele bedrag dekt

Een opgeslagen verdeling waarvan de posten niet optellen tot het nettobedrag van het document, wordt op het document in de lijst met bijlagen gemarkeerd met het label Onvolledige verdeling — geen uitsluitingen gemarkeerd.

De markering gaat over een onverklaard verschil. Een project dat u uit de verdeling hebt geschrapt is een verklaring, dus een verdeling die u op die manier bewust te kort hebt gelaten, wordt niet gemarkeerd. Het label verschijnt waar de bedragen simpelweg onder het nettobedrag blijven en niets in de verdeling het verschil verklaart — het geval waarin een deel van een leveranciersfactuur ongemerkt bij niemand is terechtgekomen.

Er zijn twee manieren om het op te lossen, en welke de juiste is, hangt af van waar het geld naartoe had moeten gaan.

Het ontbrekende bedrag hoort bij iemand. Voeg het toe aan de projecten die het moeten dragen, of druk op een vulknop om het hele nettobedrag opnieuw te verdelen.
Het ontbrekende bedrag hoort bij niemand die u factureert. Schrap de projecten die er niets van mogen dragen, zoals hierboven beschreven, zodat het verschil als bedoeld wordt vastgelegd in plaats van onverklaard te blijven.

De controle geldt voor elke opgeslagen verdeling, dus een document dat al enige tijd geleden is vastgelegd kan het label even goed dragen als een document dat vandaag wordt ingevoerd. Dat is een aanleiding om naar de verdeling te kijken, geen teken dat er iets aan het document is veranderd.

Veelvoorkomende problemen

Twee attributen met dezelfde naam. Niets verhindert dat twee definities een naam delen — één gebonden aan activa en één aan projecten. Slechts één ervan is degene die uw verdeling gebruikt. Als een verdeling waarden negeert waarvan u zeker weet dat u ze hebt ingevoerd, open dan Attributen en controleer of u de definitie van het juiste niveau hebt bewerkt.

Een huurder die meerdere eenheden in één gebouw huurt. Een project dat op meer dan één actief is geboekt, wordt eenmaal geteld, onder één actief, en niet eenmaal per eenheid. Zijn aandeel wordt niet vermenigvuldigd met het aantal eenheden dat het huurt.

Huurders zonder waarde voor het attribuut. Als geen van de op een actief geboekte projecten een waarde heeft, wordt het deel van dat actief gelijk over hen verdeeld in plaats van te vervallen. Een gelijke verdeling waar u een evenredige verwachtte, is een teken dat de waarden ontbreken, niet dat de kosten zijn verloren.

Leegstand. Alleen activa en projecten met een waarde doen mee, dus onverhuurde eenheden vallen buiten de berekening en de verhuurde nemen samen de hele kosten voor hun rekening. Wilt u dat leegstand zijn eigen aandeel draagt, dan moet die bestaan als een project met een attribuutwaarde, net als elk ander.