Goedkeuringsproces voor facturen — Facturen

Met Flowtly kun je inkomende leveranciersfacturen langs een goedkeuringsstap laten lopen voordat ze worden betaald. Staat goedkeuring aan, dan blijven facturen in een lijst wachten tot een bevoegd persoon ze goedkeurt of afwijst. Je kunt de goedkeuring ook overslaan en direct naar het tabblad "Unpaid" gaan om facturen te selecteren en een SEPA-overboekingsbestand voor je bank te exporteren.

Het goedkeuringsproces inschakelen

Ga naar "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice approvers".
Zet "Invoice approval workflow" aan.
Stel in wie facturen mag goedkeuren. Zijn er nog geen fiatteurs ingesteld, dan vraagt de pagina met te beoordelen facturen je om ze toe te voegen. Fiatteurs wijs je rechtstreeks op die pagina toe via een dialoogvenster; zij krijgen de rol facturenbeheerder.

Let op: het tabblad "Unpaid" is altijd zichtbaar, of het goedkeuringsproces nu aan staat of niet.

Wie mag goedkeuren

Een factuur goedkeuren of afwijzen vraagt om een facturenrecht — "Invoices viewer" of "Invoices manager". Het telt of het nu rechtstreeks aan de persoon is toegekend of via een rechtengroep waartoe die persoon behoort.

Flowtly kiest de fiatteurs van een factuur in deze volgorde, en stopt bij de eerste stap die iemand oplevert:

De eigenaar van een tag op de factuur. Heeft de factuur tags — een kostencategorie, bijvoorbeeld — en heeft een van die tags een eigenaar, dan gaat de factuur naar die eigenaar. Zie Routering per kostencategorie hieronder.
De eigenaar van de gekoppelde kostenpost. Is de factuur gekoppeld aan een kostenpost met een eigenaar en heeft die persoon een facturenrecht, dan gaat de factuur naar hem of haar.
Iedereen met een facturenrecht. Deze stap geldt wanneer geen van de stappen hierboven iemand heeft opgeleverd.

Een kosteneigenaar zonder facturenrecht wordt dus niet om goedkeuring gevraagd en niet op de hoogte gebracht. De factuur blijft daardoor niet liggen: ze gaat naar de mensen die het recht wel hebben. Hetzelfde geldt voor een tageigenaar — een eigenaar zonder facturenrecht wordt overgeslagen, en de volgende stap geldt.

Let op: een facturenrecht is alles wat een fiatteur nodig heeft. De persoon op wie een factuur wacht, kan haar openen vanuit de goedkeuringslijst, het bestand en de bijgevoegde documenten bekijken, haar goedkeuren of afwijzen, haar aan een project toewijzen en het contract kiezen, zonder een recht voor contracten, documenten of ander financieel recht. In de contractkiezer ziet die persoon alleen de naam van elk contract, niet de bedragen of voorwaarden. Wie geen facturenrecht heeft, wordt nooit gevraagd om goed te keuren en kan niet over een factuur beslissen, ook niet als die persoon als fiatteur is vermeld.

Routering per kostencategorie

Teams die elke leveranciersfactuur aan een categorie toewijzen — bouw, ontwerp, juridisch — willen meestal dat de eerste goedkeuring naar degene gaat die verantwoordelijk is voor die categorie, in plaats van naar de eigenaar van de leverancier.

Om dat in te stellen, geef je elke tag een eigenaar:

Maak een taggroep voor je categorieën, met één tag per categorie.
Geef elke tag een "Owner" — de persoon die facturen in die categorie moet goedkeuren.
Tag elke inkomende factuur met haar categorie, als onderdeel van het coderen.

Vanaf dan gaat een factuur met de tag Juridisch naar de eigenaar van de tag Juridisch, en een met de tag Bouw naar de eigenaar van Bouw.

Drie details om te weten:

Een tag zonder eigenaar verandert niets. De goedkeuring gaat dan door naar de kosteneigenaar en daarna naar iedereen met een facturenrecht, precies zoals voorheen. Je krijgt alleen routering per categorie voor de tags die je bewust een eigenaar geeft, dus bestaande inrichtingen blijven ongewijzigd.
Een factuur met twee tags die een eigenaar hebben, gaat naar beide eigenaren. Elk van hen kan haar goedkeuren. Flowtly kiest er niet een voor je, omdat beide bewust zijn gekozen.
Een tag waarvan de eigenaar niet kan goedkeuren, meldt dat. Heeft de eigenaar geen facturenrecht of heeft die de uitnodiging nog niet geaccepteerd, dan tonen de instellingen van de tag een waarschuwing met diens naam. Tot dat is opgelost, gaan diens facturen naar iedereen met een facturenrecht.

De goedkeuringstabbladen

Zodra het proces aan staat, toont het scherm met leveranciersfacturen vijf tabbladen:

Tabblad	Wat erin staat
"Awaiting"	Alle facturen die op een beslissing wachten, wie ze ook afwachten. Fiatteurs kunnen hier goedkeuren of afwijzen.
"Waiting on me"	Het gedeelte van "Awaiting" dat op uw beslissing wacht.
"Approved"	Facturen die zijn goedgekeurd en klaarstaan om te betalen.
"Rejected"	Facturen die zijn afgewezen. Je kunt de reden bekijken en desgewenst opnieuw indienen.
"Unpaid"	Alle facturen die nog niet zijn betaald, ongeacht de goedkeuringsstatus. Ook zichtbaar als goedkeuring uit staat.

Wacht op mij

"Awaiting" toont alles wat de organisatie in behandeling heeft — wat voor elk team behalve het kleinste grotendeels het werk van anderen is. "Waiting on me" vernauwt dat tot de facturen waarbij u de persoon bent die om een beslissing wordt gevraagd. Het is dezelfde lijst met dezelfde acties, gefilterd op u — niets wordt er anders goedgekeurd of afgewezen.

Een factuur verschijnt alleen op dit tabblad zolang er nog op een beslissing wordt gewacht. Zodra u goedkeurt of afwijst, verdwijnt de factuur en gaat ze naar "Approved" of "Rejected" zoals elke andere.

Als er niets te beslissen is, geeft het tabblad dat aan — "Nothing is waiting on you right now". Dat is een engere uitspraak dan wat "Awaiting" zegt als het leeg is: de organisatie kan een volle wachtrij hebben terwijl niets daarin van u is.

Bij wie een factuur ligt

Voordat je een factuur indient die een tag met een eigenaar draagt, noemt het goedkeuringsgedeelte boven "Submit for approval" naar wie ze zal gaan:

"It will go to:" somt de taggeigenaren op de factuur op die haar kunnen goedkeuren.
Een waarschuwing noemt elke eigenaar die dat niet kan: iemand die zijn uitnodiging nog niet heeft geaccepteerd, of iemand zonder de rol van facturenfiatteur.
Wanneer geen van de eigenaren kan goedkeuren, staat er een zin dat de factuur naar de kosteneigenaar van de leverancier gaat als die kan goedkeuren, en anders naar iedereen met de rol van facturenfiatteur.
Als je eigen rol je geen personen laat bekijken, meldt het gedeelte dat de ontvangers niet kunnen worden getoond, in plaats van niets te tonen.

Wanneer je een factuur ter goedkeuring indient, noemt de bevestiging de personen naar wie hij is gegaan. Als hij naar iedereen met een factuurrecht is gegaan in plaats van naar een tag- of kosteneigenaar, zie je dat meteen.

Zolang de factuur in beoordeling is, toont het goedkeuringsgedeelte "Waiting for:" en de personen die nog moeten beslissen. Is één handtekening genoeg en tekent iemand, dan worden de anderen niet meer gevraagd: ze verdwijnen uit de kolom "Approvers" en de factuur is alleen goedgekeurd, nooit goedgekeurd en tegelijk nog wachtend.

Een factuur goedkeuren of afwijzen

Ga in het hoofdmenu naar "Invoices" en open het tabblad "Waiting on me" — of "Awaiting", als u de volledige wachtrij van de organisatie wilt zien.
Klik op een factuur om de details te openen, of gebruik de actieknoppen direct in de lijst.
Kies "Approve" of "Reject".
- Wijs je een factuur af, dan kun je een notitie toevoegen met de reden.
De factuur gaat direct naar het tabblad "Approved" of "Rejected".

Let op: een beslissing vraagt om beide: de persoon moet op de pagina met te beoordelen facturen als fiatteur zijn aangewezen én een facturenrecht hebben.

Het tabblad Onbetaald

Het tabblad "Unpaid" bundelt elke factuur die nog betaald moet worden — zowel de goedgekeurde als die het proces hebben omzeild. Gebruik het als je betalingswachtrij.

Belangrijkste functies:

Meervoudige selectie — vink de facturen aan die je wilt betalen.
Bulkexport — zodra je een of meer facturen hebt geselecteerd, wordt de knop "Export SEPA file" actief.

Een deel van een factuur betalen

Als je een factuur selecteert, wordt het bedrag een bewerkbaar veld, gevuld met het volledige bedrag en met het maximum dat betaald kan worden, bijvoorbeeld "Up to 1 000,00 EUR". Laat het zoals het is om dat bedrag te betalen, of typ een lager bedrag om alleen dat deel in het bestand te betalen.

Typ het bedrag in het getalformaat van je organisatie, met hooguit twee decimalen. Het mag niet nul zijn en niet hoger dan de limiet onder het veld. Het totaal naast de exportknop volgt wat je typt. Zolang niet elke geselecteerde factuur een geldig bedrag heeft, is exporteren voor die valuta niet beschikbaar en zegt een melding "Enter a valid amount for each selected invoice."

Het tabblad "Unpaid" toont facturen zonder gekoppelde betaling. Zodra een betaling aan een factuur is gekoppeld, verdwijnt de factuur van het tabblad, dus het restant van een deels betaalde factuur wordt hier niet aangeboden.

Een SEPA-overboekingsbestand exporteren

In plaats van elke overboeking handmatig in het portaal van je bank in te voeren, kan Flowtly een standaard pain.001-bestand (pain.001.001.03) in XML genereren dat je rechtstreeks bij je bank uploadt.

Open het tabblad "Unpaid".
Selecteer met de vinkjes de facturen die je wilt betalen.
Klik op "Export SEPA file" (of de vergelijkbare knop in de werkbalk).
Flowtly genereert een pain.001-bestand en downloadt het naar je computer.
Meld je aan bij het online portaal van je bank en upload het bestand via de functie voor bulkbetaling of SEPA-overboekingsimport.

Let op: zorg dat elke leveranciersfactuur een geldig IBAN en BIC heeft op de bankrekening van de tegenpartij in Flowtly. Facturen zonder bankgegevens kunnen niet in de pain.001-export worden opgenomen.

Het bestandsformaat voor je bank kiezen

Niet elke bank importeert hetzelfde bestand. Flowtly herkent de bank aan de BIC (SWIFT-code) van de rekening die bij "Pay from" is gekozen, en biedt de formaten aan die die bank importeert. Onder elke knop "Export PLN" of "Export EUR" staat een bijschrift met het importsjabloon dat je in het portaal van je bank kiest; het informatie-icoon naast de knoppen, "Which bank import format?", toont dezelfde sjablonen. Importeert de bank meer dan één formaat, kies het dan onder "File format" in het menu dat opent via de pijl naast de exportknop.

Bank waarvan je betaalt	Bestandsformaat	Importsjabloon in het portaal van de bank
BNP Paribas	SEPA / pain.001 XML	SEPA CT voor EUR, Przelew krajowy XML V2 voor PLN
ING Bank Śląski	SEPA / pain.001 XML	SEPA CT voor EUR, Przelew krajowy XML voor PLN
ING Bank Śląski	Multicash PLI (ING)	Multicash PLI (Elixir 0)
Bank Spółdzielczy w Kościanie (SGB24)	XML przelewy zwykłe (SGB24)	Przelewy zwykłe, formaat XML
Elke andere bank	SEPA / pain.001 XML	Er wordt geen sjabloon genoemd

SGB24 neemt in dit formaat alleen PLN aan. Een przelew zwykły (binnenlandse overboeking) bevat geen valuta, dus het SGB24-bestand wordt alleen aangeboden voor betalingen in PLN. Een betaling in EUR van die rekening wordt geëxporteerd als pain.001, dat de SEPA-import van SGB24 niet accepteert; betaal EUR-facturen van die rekening daarom rechtstreeks in SGB24.
Elke andere bank. Voor EUR importeer je het pain.001-bestand met het SEPA-overboekingssjabloon van je bank. Voor PLN gebruik je het alleen als de binnenlandse import van je bank pain.001 leest: sommige banken hebben een eigen formaat en weigeren het bestand. Een andere coöperatieve bank op SGB24 wordt behandeld als elke andere bank.
Geen bijschrift onder de knop betekent dat Flowtly het importsjabloon van de bank niet kent, meestal omdat de rekening bij "Pay from" geen BIC heeft. Voeg de BIC toe aan de bankrekening om de bankspecifieke formaten te krijgen.

Voorbeelden van gebruik

Een financieel manager beoordeelt elke ochtend alle nieuwe leveranciersfacturen op het tabblad "Awaiting", keurt de geldige goed en wijst dubbele af met een notitie.
Een projectleider die alleen facturen van zijn eigen kosten goedkeurt, opent "Waiting on me" en verwerkt een kortere lijst in plaats van de gehêle wachtrij van de organisatie te doorzoeken.
Aan het eind van de week opent een boekhouder het tabblad "Unpaid", selecteert alle goedgekeurde facturen, exporteert een pain.001-bestand en uploadt dat bij de bank van het bedrijf — waarmee tientallen leveranciers in één stap worden betaald.
Een klein team met goedkeuring uitgeschakeld gebruikt het tabblad "Unpaid" puur als betalingswachtrij en exporteert SEPA-bestanden zonder goedkeuringsstap.
Een boekhouder betwist één regel van de factuur van een leverancier, selecteert de factuur op het tabblad "Unpaid" en verlaagt het bedrag naar het onbetwiste deel voordat het bestand wordt geëxporteerd.