Kassasysteem

Kassasysteem (POS) is de toolkit van Flowtly voor een winkel die fysieke producten over de toonbank verkoopt. Het brengt een productcatalogus, een voorraadgrootboek en een kassa samen, zodat je kunt vastleggen wat je verkoopt, weet hoeveel je ervan hebt en in enkele seconden een verkoop kunt afrekenen, met een correcte factuur voor elke klant die er een wil.

POS staat voor elke organisatie standaard uit. Als je geen fysieke producten over de toonbank verkoopt, zie je het nooit. Als je dat wel doet, schakelt een beheerder het in bij "Settings" en verschijnt er een nieuwe sectie "Shop" in de navigatie, met drie schermen: "Catalog", "Stock" en "Sell".

Twee rollen, met opzet

POS heeft twee eigen rollen, en ze zien verschillende dingen:

• "POS Manager" bouwt en onderhoudt de catalogus, ontvangt goederen en kan de inkoopprijs zien — wat je de leverancier hebt betaald — en dus je marge op elk product.
• "POS Clerk" verkoopt. Een kassamedewerker kan verkopen afrekenen, goederen ontvangen en voorraad tellen, maar de inkoopprijs en de marge zijn bewust verborgen op de schermen. Wie achter de kassa staat, hoeft niet te weten wat de winkel heeft betaald om zijn werk goed te doen, en Flowtly laat het niet zien.

Wijs deze rollen toe zoals elke andere rol in Flowtly, vanuit het profiel van de persoon.

De catalogus opbouwen

De catalogus is je lijst met producten, ingedeeld in categorieën zodat de kassa overzichtelijk blijft. Voor elk product stel je een naam in, een optionele SKU, een categorie, een leverancier, een belastinggroep en — het belangrijkste veld — een verkoopprijs.

De verkoopprijs die je invoert, is al inclusief belasting. Het is het getal op het schaplabel, het bedrag dat de klant daadwerkelijk aan de kassa overhandigt. Je typt nooit apart een "netto" prijs en een belastingtarief in: je typt de prijs die de klant ziet, en Flowtly berekent automatisch het nettobedrag en de btw daarachter, op basis van de belastinggroep van het product. Dat houdt elke factuur eerlijk — hij komt altijd precies uit op de prijs die de klant is genoemd, omdat de prijs het uitgangspunt is, niet het resultaat van een berekening die jij zelf goed moet uitvoeren.

Als "POS Manager" kun je ook de inkoopprijs vastleggen — wat het product je heeft gekost. Flowtly gebruikt die om je marge te tonen, maar hij verschijnt nooit op een factuur, een bonnetje of het scherm van een kassamedewerker.

Producten kunnen ook een garantie hebben (geen, een aantal maanden of levenslang), die met de verkoop meegaat zodat jij en de klant allebei weten wat gedekt is.

Voorraad: niets bestaat totdat het aankomt

Voorraad typ je niet in bij een product — die ontstaat pas wanneer je goederen ontvangt. Wanneer een levering aankomt, leg je vast hoeveel er binnenkwam en Flowtly zet het in het schap.

Vanaf dan wordt elke wijziging in hoeveel je van een product hebt, vastgelegd als een mutatie: een levering, een verkoop, een correctie na een voorraadtelling, een retour. Niets wijzigt het getal stilzwijgend. Die mutatiegeschiedenis maakt het voorraadcijfer betrouwbaar — als een getal ooit niet klopt, kun je altijd precies nagaan welke levering, verkoop of telling het heeft opgeleverd.

Verkopen aan de kassa

De kassa is gebouwd voor snelheid: tik op een product om het aan het winkelmandje toe te voegen, tik nogmaals om er nog een toe te voegen, pas hoeveelheden aan en reken af. Flowtly prijst de verkoop altijd zelf op basis van de actuele catalogusprijs, dus wat de kassamedewerker op het scherm ziet, is precies wat de klant betaalt — een verkeerd getypte prijs kan niet op een factuur terechtkomen.

Betaling kan contant of met mobile money (bijvoorbeeld MTN Mobile Money of Orange Money). Zodra de betaling is bevestigd, maakt Flowtly automatisch een factuur aan en verlaagt de voorraad van elk verkocht artikel — één verkoop, één mutatie per product, geen extra stappen.

De meeste verkopen zijn aan passanten, en dat is prima: je hebt geen klantrecord nodig om iets te verkopen. Koppel alleen een echte klant aan de verkoop wanneer de koper de factuur echt op zijn naam wil — bijvoorbeeld om een aankoopbewijs te hebben voor een garantieclaim. Je kunt die klant direct vanaf het betaalscherm toevoegen.

Het schap tellen (voorraadtelling)

Fysieke tellingen wijken na verloop van tijd af van het systeem — een doos raakt zoek, een levering wordt verkeerd geteld, een klant loopt weg met twee in plaats van één. Een voorraadtelling lost dat op: je gaat naar het product, voert de hoeveelheid in die je daadwerkelijk hebt geteld, en Flowtly vergelijkt die met wat het grootboek zegt en legt het verschil vast als mutatie. Je hoeft nooit zelf af te trekken — je vertelt Flowtly gewoon wat je in het schap ziet.

Een verkoop corrigeren

Er gaat weleens iets mis — het verkeerde artikel is afgerekend, of een klant brengt iets terug. Maak een correctie op de factuur, op dezelfde manier als bij elke andere Flowtly-factuur, en de voorraad komt automatisch terug in het schap. Je hoeft niet ook nog een aparte voorraadmutatie vast te leggen; de factuur corrigeren is genoeg.

Verkopen wanneer de telling nul zegt

Flowtly laat je een verkoop vastleggen, zelfs als het systeem nul voorraad toont voor dat product. Dat is opzet: als de telling niet klopt maar de goederen fysiek in het schap liggen, is een kassa die een echte verkoop weigert erger dan een voorraad die af en toe met een voorraadtelling moet worden bijgesteld. Het product toont aan de kassa simpelweg een rustige melding "niet op voorraad, maar nog steeds verkoopbaar" — het blokkeert de verkoop nooit.

Voorbeelden van gebruik

• De winkel voor de dag openen: een kassamedewerker logt in op de kassa en begint klanten af te rekenen, zonder andere instellingen dan wat de manager al in de catalogus heeft geconfigureerd.
• Een nieuwe levering komt binnen: de manager ontvangt de goederen en voegt de hoeveelheid in één stap toe aan de voorraad.
• Een klant wil later een garantieclaim indienen: de kassamedewerker koppelt de gegevens van de klant aan de verkoop, zodat de factuur — het aankoopbewijs — op naam van de klant staat.
• Telling aan het einde van de dag: een kassamedewerker telt wat er fysiek in het schap ligt en voert het in als voorraadtelling; Flowtly corrigeert eventuele afwijkingen onopvallend.
• Een klant brengt een defect artikel terug: de manager maakt een correctie op de oorspronkelijke factuur, en het artikel staat automatisch weer op voorraad.