De bank en conceptboekingen

Een gat in het plan vinden is slechts de helft van het werk; de andere helft is weten wie het kan opvullen. De bank houdt dat antwoord altijd op het scherm, zodat een gat opvullen niet betekent dat u de pagina verlaat en uw positie kwijtraakt.

De bank

De bank is een balk die langs de onderkant van de Resourcing-pagina is vastgemaakt. Hij blijft staan terwijl het raster scrollt, en geeft iedereen weer die nog ruimte heeft in de momenteel weergegeven periode, in de volgorde die u kiest: standaard op achternaam. De keuzeknop Bank, op de filterband boven het raster, biedt Achternaam, Voornaam en Meest vrij; kies Meest vrij om de mensen met de meeste ruimte vooraan te zetten.

Elke persoon verschijnt als een chip die toont hoeveel van hun tijd niet is vastgelegd, bijvoorbeeld 60% vrij gem.. Het getal naast de kop — 8 vrij — geeft aan hoeveel mensen überhaupt ruimte hebben. Volledig geboekte mensen worden volledig weggelaten: ze zijn niet beschikbaar, en worden dus niet aangeboden.

Wijzig de periode en de bank wijzigt mee. Iemand die vrij is in september staat niet op de bank terwijl u naar juli kijkt.

Gebruik de pijl op de Bank-kop om de balk in te klappen wanneer u de volledige hoogte voor het raster wilt, en om hem daarna weer te tonen.

Lees het percentage als een gemiddelde over de periode. 40% vrij gem. betekent dat, gemiddeld over elke week van de periode in beeld, 40% van de tijd van die persoon niet is vastgelegd — niet dat 40% vrij is in elk van die weken. Iemand die zeven van de negen weken volledig geboekt is en de laatste twee inactief, leest als ongeveer 22% vrij; iemand zonder boekingen leest als 100%. Het getal beweegt mee met wat er daadwerkelijk geboekt is, zodat twee mensen er werkelijk mee te vergelijken zijn, en Meest vrij sorteert de balk op hetzelfde getal dat de chips weergeven.

Een gemiddelde is toch geen beeld week voor week. Iemand die gemiddeld 40% vrij is, kan de helft van elke week vrij zijn, of volledig vrij in twee van de vijf weken — en dat zijn verschillende antwoorden op kan zij dit oppakken?. Klap de functie open en controleer de afzonderlijke weken voordat u een boeking over meerdere ervan uitbreidt.

Het percentage is een aandeel van het eigen contract van die persoon. Een deeltijdwerker op drie dagen per week zonder boekingen leest als 100% vrij, niet als een fractie van een voltijdse week. Zo stemt de bank overeen met wat de rest van Flowtly over dezelfde persoon zegt, en ziet een deeltijdwerker met echte beschikbaarheid er niet bijna vol uit.

Wanneer het wekelijkse detail achter een persoon niet beschikbaar is, valt de chip terug op het rapporteren van hun beste week in plaats daarvan, en zegt dit ook — het label geeft aan welke van de twee aflezingen u ziet, zodat een gemiddelde nooit verward wordt met het beste geval.

Volledig geboekt is advies, geen vergrendeling. Zodra iemand nergens in de periode nog ruimte heeft, leest hij als niet beschikbaar en valt van de balk. Dat is de pagina die antwoordt op wie kan dit comfortabel oppakken? — het zegt niet dat de persoon helemaal niet geboekt kan worden.

Iemand kan toch nog boven een volledige week uitkomen, en soms is dat de juiste beslissing. Omdat concepten niet als dekking worden geteld, kunnen twee concepten voor dezelfde persoon er elk apart betaalbaar uitzien; het is het bevestigen ervan dat optelt, en het raster markeert iedereen boven 100% in rood zodat de kosten zichtbaar zijn in plaats van verborgen.

Wat niet zal gebeuren, is dat Flowtly het suggereert. Een persoon zonder ruimte wordt nooit aangeboden op de bank, en iemand naar een functie slepen boekt nooit meer dan de tijd die ze daadwerkelijk vrij hebben — dus een volledige week overschrijden is altijd een beslissing die u zelf nam, geen suggestie van de pagina.

Er is een harde limiet van 125%. Het bevestigen van een boeking die iemand daarboven zou brengen, wordt rechtstreeks geweigerd, en het bericht geeft aan hoever het eroverheen zou zijn gegaan.

Als niemand ruimte heeft, zegt de balk dat duidelijk: Iedereen is volledig geboekt in dit venster.

Een boeking schetsen

Sleep een persoon van de bank naar een functie in het raster en laat hem los op de kolom waarop u hem wilt boeken. Functies worden gemarkeerd terwijl u sleept, zodat duidelijk is waar een chip kan landen.

Loslaten maakt een conceptboeking aan:

Het beslaat de kolom waarop u losgelaten hebt — één week, in de maandweergave en in de 90-daagse weergave.
De omvang is gelijk aan de vrije capaciteit op de chip, en nooit boven 100%, zodat het loslaten zelf niemand kan overboeken.

Om een langere periode te boeken, laat u eenmaal los en verlengt u daarna het concept met de grepen die hieronder worden beschreven.

Als een boeking niet kan worden aangemaakt, zegt de pagina waarom en wordt het concept weer verwijderd. De twee redenen worden onderscheiden in plaats van geraden: geweigerd worden omdat het loslaten iemand voorbij zijn capaciteit zou boeken klinkt anders dan geweigerd worden omdat u een bevoegdheid mist, en het bericht geeft aan welke het was.

Slepen is een van de twee manieren om een boeking vanaf deze pagina aan te maken. De andere is Een persoon toevoegen, hieronder beschreven.

Een persoon direct toevoegen

Niet elke boeking begint bij een gat. Soms weet je al wie op welke dagen op een project komt — en heeft het project misschien nog geen rollen. Daarvoor is Een persoon toevoegen, naast Een behoefte declareren bovenaan de pagina, en op de lege pagina als er nog niets gepland is.

Elke projectregel heeft ook Een persoon toevoegen en Een behoefte declareren. Ze verschijnen als je met de muis over de regel gaat of er met Tab naartoe gaat, en daar is het project al gekozen.

Kies het project. Elk project kan gekozen worden, ook een project waarop nog niets gepland is.
Kies de persoon. De lijst omvat de hele organisatie, is doorzoekbaar op naam en toont hoeveel tijd ieder vrij heeft in de getoonde periode. De lijst is ingedeeld in:
- Vrij in deze periode — mensen van wie de vrije tijd in de periode wordt gemeten vanuit hun contract;
- Capaciteit aangenomen — mensen zonder vastgelegde wekelijkse uren, van wie het aandeel wordt berekend alsof ze fulltime werken;
- Al op dit project en Volledig volgeboekt;
- Capaciteit onbekend, als laatste — mensen voor wie er helemaal geen capaciteitscijfer is, zodat Flowtly niet kan zeggen dat ze vrij zijn.
Niemand wordt verborgen en iedereen kan worden gekozen: volgeboekte mensen en mensen met onbekende capaciteit worden getoond, en of je ze boekt, beslis jij. Als twee mensen dezelfde naam hebben, draagt elk een recordnummer, zoals Record nr. 123, om ze uit elkaar te houden. Als niemand bij de zoekopdracht past, zegt de lijst dat en biedt aan de zoekopdracht te wissen.
Kies eventueel een rol. Zonder rol wordt de persoon rechtstreeks op het project geboekt.

Iemand kiezen boekt nog niets. Het opent zijn of haar week, dag voor dag:

Klik op een dag om die te selecteren, Shift+klik voor een reeks dagen, of Ctrl+klik (⌘+klik op een Mac) om een dag toe te voegen zonder de andere te raken.
Vul het aantal uren per dag in en pas het toe. Elke geselecteerde dag wordt voor dat aantal uren geboekt, en aangrenzende dagen met hetzelfde aantal uren worden één boeking.
Een 0 verwijdert de boeking van de geselecteerde dagen, en alleen van die dagen.
Een streepje markeert een dag waarop de persoon niet werkt. Die kan niet geselecteerd worden.
Met de pijlen ga je een week vooruit of terug, of met Ga naar datum open je de week van een datum verderop.

Een bereik van data plannen

Voor een langer plan, zoals elke maandag, dinsdag, woensdag en vrijdag van september tot december, bespaart de sectie Bereik en weekdagen bovenaan de editor het één voor één kiezen van de dagen.

Vul Van en Tot in, kies de Weekdagen waarop de persoon aan het project werkt en vul de Uren per dag in.
Lees het Voorbeeld. Het toont elke datum in het bereik en markeert elke datum als gepland, overgeslagen, bestaande boeking of buiten het patroon, en de samenvatting geeft aan hoeveel dagen worden gepland en overgeslagen en hoeveel uren dat oplevert.
Kies Toepassen. De knop noemt zijn effect, bijvoorbeeld Toepassen: 51 dagen · 408 u. Terwijl een lang plan wordt opgeslagen, telt hij de voortgang, Opslaan 12 van 26.

Sommige dagen worden overgeslagen in plaats van gepland, en het voorbeeld noemt per dag de reden: een vrije dag waarop de persoon niet werkt, een feestdag of verlof. Elk verlof telt, ongeacht de status, behalve thuiswerken. Er wordt niets gepland zolang het verlof en de feestdagen nog worden gecontroleerd, of als ze niet konden worden geladen; de sectie zegt dat en biedt aan het opnieuw te proberen, in plaats van te plannen alsof ze er niet zijn.

Dagen die al een boeking hebben, worden standaard overgeslagen. Elke boeking van de persoon, in welk project dan ook, telt. De sectie toont ze met hun project en uren. Als je Overschrijven kiest, worden de eigen boekingen van dit project op die dagen vervangen door de nieuwe uren; een dag die in een ander project is geboekt of met een ander project wordt gedeeld, blijft overgeslagen, en boekingen in andere projecten worden nooit gewijzigd. Overschrijven wordt niet onthouden: je moet het elke keer opnieuw kiezen.

Wat het bereik opslaat, is precies wat je zou krijgen door dezelfde dagen met de hand te kiezen: conceptboekingen, waarbij aangrenzende dagen met dezelfde uren tot één worden samengevoegd. Als sommige dagen niet kunnen worden opgeslagen, noemt de editor ze en biedt aan ze opnieuw te proberen, zoals hieronder.

Verlof wordt overgeslagen, tenzij je anders beslist. Bevat de selectie een verlofdag van de persoon, dan meldt de editor dat vóór het opslaan, en boekt de hoofdknop alleen de andere dagen. Ook de verlofdag boeken is een tweede knop — soms weet je iets wat de verlofkalender niet weet.

Boekingen die zo worden gemaakt zijn concepten, precies als een sleep vanaf de bank: ze tellen niet mee als dekking totdat een goedkeurder ze bevestigt, en de rol Resourcing manager is genoeg om ze te maken. Een dag wijzigen die al bevestigd is, vereist de rol Resourcing approver.

Als maar een deel wordt opgeslagen, noemt de editor de dagen die niet zijn opgeslagen en biedt aan precies die opnieuw te proberen. De opgeslagen dagen blijven opgeslagen, en verder verandert er niets aan het project of voor die persoon.

Wat een concept is

Een concept is een voorstel. Het is opgeslagen en uw collega's kunnen het zien, maar het is geen dekking.

Concepten verschijnen als een gestippelde omtrek over de cel, en het label leest 40% concept. Cruciaal is dat conceptboekingen zijn uitgesloten van elk dekkingscijfer in het raster: functieprocenten, projectdekking en overschrijdingswaarschuwingen tellen alleen bevestigde boekingen. Dat maakt concepten veilig om mee te experimenteren — het schetsen van drie bezettingsopties doet het project er niet driemaal bezet uitzien.

De praktische consequentie is het waard om te kennen: een functie met alleen conceptboekingen leest nog steeds als ongedekt. Dat is geen vergissing. Er is nog niets vastgelegd.

Een concept bevestigen

Klap de functie open om de mensen erop te zien. De rij van een conceptpersoon heeft een Bevestigen-knop; deze selecteren zet het concept van die persoon op die functie om in een echte boeking. Vanaf dat moment telt het overal mee als dekking, en de gestippelde omtrek wordt een solide balk.

Bevestigen werkt voor één persoon en één functie tegelijk. Er is geen alles-bevestigen.

Het concept van een persoon op een rol kan uit meerdere afzonderlijke reeksen dagen bestaan, bijvoorbeeld als het alleen voor bepaalde weekdagen is gepland. Bevestigen behandelt elke reeks afzonderlijk, dus sommige kunnen worden bevestigd terwijl andere worden geweigerd, bijvoorbeeld omdat een dag erin over de limiet zou gaan. Het bericht luidt dan 3 van 5 reeksen bevestigd. De rest is geweigerd en blijft concept., gevolgd door de data van elke geweigerde reeks en de reden. De geweigerde reeksen blijven precies zoals ze waren.

Bevestigen vereist de rol Resourcing-goedkeurder, wat een nauwere bevoegdheid is dan die het mogelijk maakt het concept aan te maken. Voorstellen en vastleggen werden opzettelijk gescheiden: iedereen met de rol Resourcing-manager kan een boeking schetsen, maar het omzetten ervan in een verplichting waarop het bedrijf rekent, is een beslissing die voorbehouden is aan aangewezen goedkeurders. Beheerders hebben beide.

Zonder die rol is de Bevestigen-knop nog steeds zichtbaar op de rij, maar grijs, en bij hoveren wordt uitgelegd waarom: Het bevestigen van een concept vereist de rol Resourcing-goedkeurder. Vraag een beheerder dit toe te kennen. Hij wordt met opzet zichtbaar gelaten — een planner moet kunnen zien dat deze stap bestaat en goedkeuring vereist, in plaats van de knop vermist te vinden en te concluderen dat de functie kapot is. Voorstellen en vastleggen legt uit welke rol wat dekt.

Een bevestiging ongedaan maken

De rij van een bevestigde persoon heeft een Bevestiging intrekken-knop, de spiegel van Bevestigen: het zet hun boeking op die functie terug naar een concept. De verplichting wordt vrijgegeven, de balk keert terug naar een gestippelde omtrek, en de tijd telt niet meer mee als dekking — dus een bevestiging die te vroeg is gemaakt, is iets waar u niet mee hoeft te leven. De wijziging wordt opgeslagen en overleeft het herladen van de pagina.

Bevestiging intrekken kan nooit een overboeking veroorzaken, omdat het alleen vastgelegde tijd verwijdert.

Bevestiging intrekken vereist ook de rol Resourcing-goedkeurder, niet alleen bevestigen. Een verplichting vrijgeven is even consequent als er een aangaan, en het is de eerste van de twee stappen die leiden tot het verwijderen van een bevestigde boeking — dus beide uiteinden van de verplichting worden door dezelfde bevoegdheid gehouden.

Zoals bij Bevestigen blijft de Bevestiging intrekken-knop zichtbaar zonder die rol en is grijs, met uitleg bij hoveren dat het omzetten van een bevestigde toewijzing terug naar een concept de rol Resourcing-goedkeurder vereist.

Een concept verwijderen

De rij van een conceptpersoon heeft een kleine prullenbak-knop naast Bevestigen. Die verwijdert dat concept volledig uit het plan — het voorstel verdwijnt uit het raster in plaats van te blijven hangen als een suggestie die niemand van plan is na te komen.

Omdat dit de enige actie op de pagina is die niet ongedaan gemaakt kan worden, vraagt het eerst bevestiging en noemt de persoon wiens concept op het punt staat te verdwijnen. Niets wordt verwijderd totdat u akkoord gaat.

Alleen concepten kunnen worden verwijderd. Een bevestigde boeking heeft geen prullenbakknop, en de wijziging zou geweigerd worden zelfs als het werd geprobeerd. Dit is opzettelijk: bevestigde tijd is een verplichting waarop iemand rekent, dus het verwijderen ervan vereist twee opzettelijke stappen in plaats van één klik. Trek eerst de bevestiging in, verwijder daarna. Die extra stap bestaat zodat vastgelegd werk nooit bij een enkele verkeerde klik kan verdwijnen.

Een concept verwijderen heeft nooit invloed op iemands dekkingscijfers, omdat concepten al nooit als dekking werden geteld.

Een concept verwijderen vereist niet de goedkeurderrol — een concept aanmaken en het intrekken zijn beide voorstellen, en een voorstel dat u kunt doen, is er een dat u kunt terugnemen.

De verwijdering is permanent. De boeking wordt niet gearchiveerd of verborgen; zij is weg en zal nergens in het plan opnieuw verschijnen. Flowtly houdt een record bij van de verwijdering — wie haar heeft verwijderd en wanneer — maar dat record is het enige wat overblijft, en is niet iets wat u vanaf deze pagina kunt raadplegen. Als het belangrijk is wie een concept heeft verwijderd, vraag dan uw Flowtly-beheerder.

De duur van een concept aanpassen

De twee kleine besturingselementen op de rij van een concept verlengen of verkorten het met één week tegelijk, vanaf het einde. Zo groeit een boeking verder dan de enkele kolom waarop hij is losgelaten.

De begindatum kan hier niet worden verplaatst. Om een boeking later te laten beginnen, laat u de persoon los op de kolom waar u wilt dat het begint, in plaats van eerder los te laten en van voren bij te snijden.

De duur of het percentage van een concept wijzigen is voorstellen, niet vastleggen, dus de rol Resourcing-manager is voldoende — de goedkeurderrol is niet nodig voor allebei.

Wanneer iemand anders de boeking eerst heeft gewijzigd

Bevestigen, een bevestiging ongedaan maken en de duur van een boeking wijzigen worden gecontroleerd aan de hand van de versie van de boeking die u zag toen u klikte. Als een collega die boeking intussen heeft gewijzigd, wordt uw wijziging niet opgeslagen, zodat de zijne niet wordt overschreven. Het raster meldt Iemand anders heeft deze toewijzing gewijzigd nadat u haar opende, dus uw wijziging is niet opgeslagen, laadt de huidige waarden opnieuw, en u voert uw wijziging opnieuw uit zodra ze verschijnen.

Wat Flowtly vastlegt

Elke wijziging die iemand aanbrengt in een boeking wordt vastgelegd, samen met wie het deed en wanneer: aanmaken, bevestigen, bevestiging intrekken, datum of percentage wijzigen en verwijderen. Het record wordt voor onbepaalde tijd bewaard.

Boekingen die afkomstig zijn van een geïmporteerd plan zijn de uitzondering, inclusief wijzigingen die hier daaraan worden aangebracht. Ze zijn gespiegeld vanuit dat plan in plaats van op deze pagina gemaakt, en opnieuw gespiegeld wanneer het opnieuw wordt toegepast, zodat het eigen rapport van de import hun record is.

Er is geen historieweergave op de Resourcing-pagina, dus dit is niet iets wat u kunt raadplegen tijdens het plannen. Het bestaat zodat een later gestelde vraag — wie heeft deze persoon vastgelegd, wie heeft die boeking vrijgegeven, wie heeft het concept verwijderd dat hier was — een antwoord heeft.

Voorbeeldgebruiksscenario's

Vind de open functie in het project van volgende maand en vul die vanuit de bank in zonder de pagina te verlaten.
Schets twee manieren om dezelfde functie te dekken als concepten, vergelijk het raster en bevestig de betere.
Controleer wie echt vrij is voordat u instemt met een startdatum van een nieuw engagement.
Vergelijk de chips van twee mensen om te zien welke van hen beschikbaarder is in het venster, in plaats van welke toevallig één rustige week heeft.
Boek iemand in de ene week dat het project te kort schiet, in plaats van voor het hele kwartaal.
Verleng een concept week voor week totdat het het traject dekt dat het project daadwerkelijk nodig heeft en bevestig het dan.
Geef een boeking vrij die te vroeg is bevestigd, zodat de persoon weer als beschikbaar wordt weergegeven terwijl de plannen veranderen.
Gebruik de banktelling als wekelijkse graadmeter voor hoeveel onvastgelegde capaciteit het team draagt.
Iemand op een nieuw project zetten voor dinsdag en woensdag deze week en vier dagen volgende week, nog voordat het project rollen heeft.

Gerelateerde pagina's

Resourcing
Capaciteit per project
Capaciteit per persoon
Projecten
Verlof