Verstuur facturen in seconden — rechtstreeks vanuit goedgekeurd werk

Facturen Flowtly biedt uitgebreide tools voor het beheren van uitgaande facturen, waarmee gebruikers verkoopfacturen aan klanten kunnen aanmaken, beoordelen en verzenden. Deze mogelijkheden ondersteunen nauwkeurige financiële documentatie voor geleverde diensten en producten. Uitgaande facturen aanmaken en beheren Flowtly stelt u in staat om alle aan uw klanten uitgereikte facturen te genereren en te beheren. Een factuur aanmaken: Stel een verkoopfactuur op door klantgegevens, factuurdatum, vervaldatum en relevante regelitems voor diensten of producten op te geven. Factuurgegevens beoordelen: Controleer factuuritems, berekeningen en klantinformatie op juistheid voordat u de factuur definitief maakt. Ondersteunende documenten bijvoegen: Voeg relevante documenten rechtstreeks toe aan uw uitgaande facturen, zoals projectrapporten of serviceovereenkomsten, ter referentie van de klant. Factuurvoorbeeld bekijken: Genereer een voorbeeld van de factuur om de opmaak en inhoud te verifiëren voordat u deze verzendt. Factuur verzenden: Lever de definitieve factuur via het systeem aan uw klant. Factuurstatus bewaken: Volg de factuurstatus, inclusief in behandeling, verzonden, betaald of achterstallig, binnen de factuurlijst. Voorbeelden van gebruik Een factuur genereren voor voltooide diensten: Een projectmanager stuurt een factuur aan een klant na de succesvolle oplevering van een projectfase. Een maandelijks terugkerende factuur sturen: Een beheerder stelt een maandelijkse factuur in voor doorlopende retainerdiensten en verzendt deze. Een factuur beoordelen vóór verzending: Een financieel medewerker controleert alle regelitems en belastingberekeningen op een conceptfactuur vóór verzending. Een urenstaat bijvoegen aan een factuur: Een consultant voegt een gedetailleerde urenstaat als bijlage toe aan zijn klantfactuur voor factureerbare uren. Gerelateerde pagina's Bulkfacturen Facturen verzenden Factuurlijst en aanmaken Meterverbruik op een klantfactuur Factuurvoorbeeld/koppelen aan budget Factuur-e-mails App-routes Open Facturen Open Factuur aanmaken

E-facturering De module E-facturering in Flowtly stelt organisaties in staat elektronische facturen te verzenden en te ontvangen in overeenstemming met wettelijke vereisten. Deze module integreert met het Pools Nationaal e-Factureringssysteem (KSeF) om de uitwisseling van gestructureerde factuurgegevens tussen uw organisatie en haar tegenpartijen te automatiseren. Uitgaande facturen aangemaakt in Flowtly kunnen automatisch worden geconverteerd naar het vereiste XML-formaat en worden ingediend bij KSeF. De module volgt de indieningsstatus , slaat bevestigingsnummers op en markeert eventuele validatiefouten zodat problemen kunnen worden opgelost vóór ze de nalevingstermijnen beïnvloeden. Synchronisatie van inkomende facturen haalt facturen uitgegeven aan uw organisatie rechtstreeks van KSeF op in Flowtly. Ontvangen facturen worden gekoppeld aan bestaande leveranciersrecords en kunnen worden gerouteerd via goedkeuringsworkflows , wat handmatige gegevensinvoer en het risico op verwerkingsfouten vermindert. Factuurcorrecties worden volledig ondersteund, inclusief zowel correctiefacturen als correctienota's. De module handhaaft een duidelijk auditspoor dat originele facturen koppelt aan hun correcties, zodat uw records altijd nauwkeurig en controleerbaar blijven. Bij het controleren van een ontvangen factuur accepteren de velden voor het netto- en brutobedrag negatieve waarden, zodat een correctiefactuur die het oorspronkelijke bedrag verlaagt of tenietdoet, precies kan worden ingevoerd zoals deze is uitgegeven. Een negatief nettobedrag gecombineerd met een bijbehorend negatief brutobedrag wordt als geldig geaccepteerd en niet als fout gemarkeerd. Voorbeeldgebruiksscenario's Dien uitgaande verkoopfacturen automatisch in bij KSeF na goedkeuring in Flowtly. Synchroniseer inkomende inkoopfacturen van KSeF en route ze voor interne goedkeuring. Genereer en dien correctiefacturen in wanneer factuurfouten worden geïdentificeerd. Bewaak de status van alle ingediende facturen en los XML-validatiefouten snel op. Houd een volledig auditspoor bij van alle elektronische factuuruitwisselingen voor naleving van regelgeving. Gerelateerde pagina's Facturen Belastinggroepen Tegenpartijen App-routes Open /e-invoicing

Bulkfacturen Bulkfacturen in Flowtly stroomlijnen het aanmaken van meerdere facturen tegelijk, wat organisaties die een groot volume aan factureerbare projecten of klantengagements beheren aanzienlijk tijd bespaart. In plaats van elke factuur afzonderlijk aan te maken, kunt u met de bulkfactureringsmodule meerdere projecten of urenstaatvermeldingen selecteren en de bijbehorende facturen in één batchbewerking genereren. De module is bijzonder waardevol voor dienstverlenende bedrijven die klanten op vaste intervallen factureren. Door gegevens rechtstreeks uit projecten en geregistreerde urenstaten te halen, vermindert het bulkaanmaken van facturen de handmatige gegevensinvoer, minimaliseert het fouten en zorgt het ervoor dat al het factureerbare werk nauwkeurig wordt vastgelegd. Elke gegenereerde factuur kan worden beoordeeld en aangepast vóór definitieve verwerking. Bulkfacturering is geïntegreerd met de bredere facturerings- en financiële beheerfuncties van Flowtly, wat betekent dat gegenereerde facturen dezelfde nummering, belastingregels en goedkeuringsworkflows volgen als afzonderlijk aangemaakte facturen. Deze consistentie zorgt ervoor dat uw financiële administratie overzichtelijk en controleerbaar blijft, ongeacht de manier waarop facturen worden aangemaakt. Voorbeeldgebruiksscenario's Maandelijkse clientfacturering: Genereer aan het einde van elke factureringscyclus facturen voor alle actieve klantprojecten, zodat tijdige en volledige facturering gewaarborgd is. Facturering op basis van urenstaten: Converteer goedgekeurde urenstaatvermeldingen in bulk naar facturen en factureer klanten nauwkeurig voor gewerkte uren over meerdere projecten. Kwartaalafsluiting: Maak in batch facturen aan voor nog niet gefactureerde werkzaamheden aan het einde van een kwartaal om ervoor te zorgen dat omzet correct wordt erkend. Klanten met meerdere projecten: Genereer in één bewerking afzonderlijke facturen voor elk project van één klant, met duidelijke projectniveau-factureringsregistraties. Gerelateerde pagina's Facturen Projecten Belastinggroepen App-routes Ga naar de sectie Bulkfacturen

Betalingsherinneringen Betalingsherinneringen Flowtly helpt je achter vervallen verkoopfacturen aan te gaan door concept-betalingsherinneringen klaar te zetten ter beoordeling. Een financieel gebruiker keurt altijd goed voordat er iets naar een klant gaat. Wat het doet Een dagelijkse achtergrondtaak zoekt naar vervallen, onbetaalde verkoopfacturen en zet concepten klaar in een beoordelingswachtrij. Een factuur die je na verzending bewerkt, wordt nog steeds opgevolgd. Er wordt niets automatisch verstuurd — een financieel gebruiker moet de wachtrij openen, elk concept beoordelen (en eventueel het bericht aanpassen of cc-ontvangers toevoegen) en het vervolgens handmatig goedkeuren om te versturen. Afgewezen of verstuurde herinneringen, en herinneringen die niet konden worden bezorgd, gaan naar het tabblad Geschiedenis . Betalingsherinneringen inschakelen Betalingsherinneringen staan standaard uit en moeten per organisatie worden ingeschakeld: Open het gebruikersmenu (je avatar rechtsboven). Ga naar Organisatie-instellingen . Zoek de schakelaar Betalingsherinneringen en zet die aan. Zodra dat is gebeurd, begint de dagelijkse taak concepten klaar te zetten voor facturen die al vervallen zijn, en voor facturen die later vervallen. Wat een conceptherinnering in gang zet Een concept wordt klaargezet wanneer de vervaldatum van een verkoopfactuur is verstreken en de factuur niet volledig is betaald. De achtergrondtaak spoort die zelf op — na inschakeling hoef je niets handmatig te doen om de wachtrij te vullen. Waar je herinneringen beoordeelt en verstuurt Ga in het hoofdmenu naar Financiën → Betalingsherinneringen ( /finance/payment-reminders ). De wachtrij toont alle concepten die op je goedkeuring wachten. Selecteer een herinnering om het bericht of de cc aan te passen en keur die goed om te versturen. Verwerkte herinneringen verschijnen op het tabblad Geschiedenis . Let op: de wachtrij is leeg als er geen facturen vervallen zijn, of als de schakelaar voor betalingsherinneringen nog niet is ingeschakeld. Routes in de app Betalingsherinneringen openen

Factuurregelsjablonen Factuurregelsjablonen Sommige tegenpartijen verwachten dat factuurregels op een bepaalde manier worden geformuleerd — een contractzin, een infrastructuuradres, een referentienummer dat in het contract is opgenomen. Een tegenpartij kan een bibliotheek van zulke formuleringen bijhouden, zodat u de zin eenmalig schrijft en deze kiest bij het invullen van een factuurregel, in plaats van hem elke factureringsperiode opnieuw te typen. Een sjabloon levert uitsluitend de formulering . Het raakt nooit een bedrag aan en maakt nooit een regel aan. Formuleringen opslaan bij een tegenpartij Open de tegenpartij en ga naar Factuurregelsjablonen . Elk sjabloon heeft twee velden: Naam — waarmee u het selecteert in de factuurbewerker. Het wordt niet afgedrukt op de factuur; geef het een naam die nuttig is voor degene die moet kiezen: Toegang tot locatie — maandelijks , Raamcontract — eerste huurder . Tekst — de zin die op de factuurregel komt. Geef elk sjabloon een unieke naam. De naam is het enige dat u ziet bij het kiezen; twee sjablonen met hetzelfde label laten geen weloverwogen keuze toe. Een tegenpartij kan niet twee sjablonen met dezelfde naam hebben, en namen worden op een losse manier vergeleken in plaats van teken voor teken: hoofdlettergebruik wordt genegeerd, en de meeste letters met een accent tellen als dezelfde letter als hun eenvoudige vorm — dus Site access en Sité Access zijn hier dezelfde naam. Enkele letters die lijken op geaccentueerde vormen worden als letters op zichzelf behandeld — ł naast l is er een van — en die kunnen naast elkaar bestaan. Als de naam al in gebruik is, geeft het veld Naam dit aan en wordt het sjabloon niet opgeslagen; wijzig de naam en sla opnieuw op. Iedereen die de tegenpartij mag bewerken, kan de sjablonen beheren. Ze staan naast de overige standaardwaarden van de tegenpartij, zoals het standaardproject en de tags. De factureringsperiode invullen Formuleringen die elke periode worden herhaald, moeten gewoonlijk de periode vermelden die ze bestrijken. Twee tijdelijke aanduidingen worden automatisch ingevuld wanneer het sjabloon wordt toegepast: Tijdelijke aanduiding Wordt {period} De factureringsmaand — bijvoorbeeld 07/2026 . {quarter} Het kwartaal — bijvoorbeeld Q3 2026 . Een sjabloon geschreven als Infrastructuurtoegangskosten, Molenstraat 18, voor periode {period} komt op de factuurregel te staan als Infrastructuurtoegangskosten, Molenstraat 18, voor periode 07/2026 . Gebruik {quarter} voor tegenpartijen die per kwartaal worden gefactureerd en {period} voor de overige. Uit de tegenpartij wordt niets afgeleid — het sjabloon dat u kiest, zegt wat u bedoelt. Al het andere tussen accolades is geen tijdelijke aanduiding en wordt precies zo afgedrukt als u het hebt getypt. De bewerker geeft dit aan wanneer hij er een ziet, voor het geval het een typefout was, maar laat u toch opslaan: zichtbare tekst is gemakkelijker te herkennen en te corrigeren dan een gat in de regel. Het maandformaat — 07/2026 , 07.2026 of 2026-07 — wordt eenmalig voor de hele organisatie ingesteld onder Organisatie-instellingen . Het is bewust gescheiden van het datumformaat, omdat een factureringsperiode een maand bestrijkt en geen dag heeft. Kwartalen worden weergegeven als Q3 2026 ongeacht deze keuze. Een sjabloon toepassen op een factuurregel Kies tijdens het bewerken van een factuurregel Gebruik een sjabloon . De lijst toont elk sjabloon van de tegenpartij weergegeven voor de factureringsperiode van de factuur — u leest de zin zoals die wordt afgedrukt (inclusief de maand), niet de ruwe tekst met een tijdelijke aanduiding. Het kiezen van een sjabloon schrijft de tekst ervan in het beschrijvingsveld van de regel. Dat is het volledige effect: Geen enkel bedrag verandert. Hoeveelheid, nettoproijs, btw, korting en het factuurtotaal zijn precies zoals u ze hebt achtergelaten. Er wordt geen regel aangemaakt. Als een tegenpartij op drie regels wordt gefactureerd, voegt u drie regels toe en kiest u voor elke regel een sjabloon. Niets genereert ze voor u. De tekst wordt de eigen inhoud van de regel. Hij wordt gekopieerd, niet gekoppeld, zodat u hem daarna kunt bewerken zoals elke andere beschrijving. Gebruik een sjabloon verschijnt alleen wanneer de klant van de factuur is gekoppeld aan een tegenpartij die sjablonen heeft opgeslagen. Als de optie ontbreekt, heeft de klant ofwel geen tegenpartijrecord of is de bibliotheek van die tegenpartij leeg. Het kiezen van een sjabloon vervangt wat er al in de regelomschrijving stond — kies eerst en pas daarna aan, niet andersom. Een sjabloon later bewerken Omdat de formulering bij het kiezen op de regel wordt gekopieerd, zijn latere wijzigingen in een sjabloon alleen van invloed op regels die vanaf dat moment worden geschreven. Facturen die al als concept, goedgekeurd of verzonden zijn, behouden de tekst waarmee ze zijn uitgesteld; niets overschrijft ze. Als een regel onjuist is, corrigeert u die regel — kies een ander sjabloon of bewerk de omschrijving rechtstreeks. Voorbeelden van gebruik Sla de exacte contractzin op die een verhuurder op elke maandelijkse infrastructuurfactuur vereist en pas die elke maand met één klik toe. Bewaar één sjabloon per eindklant onder één raamcontract en kies voor elke regel van dezelfde factuur een ander sjabloon. Formuleer de regels van een per kwartaal gefactureerde tegenpartij met {quarter} zodat de periode als Q3 2026 wordt weergegeven zonder dat iemand het hoeft te typen. Wijzig het periodeformaat van de organisatie naar 2026-07 zodat elke uit een sjabloon opgebouwde regel overeenkomt met de verwachte notatie van het boekhoudingssysteem. Corrigeer een contractreferentie in het sjabloon van een tegenpartij, in de wetenschap dat facturen die al naar die tegenpartij zijn verzonden, ongewijzigd blijven. Gerelateerde pagina's Factuurlijst en aanmaken Tegenpartijen Klanten Organisatie-instellingen Routes in de app Tegenpartijen openen Factuurlijst openen Organisatie-instellingen