Maandelijkse projectgoedkeuring
Aan het einde van elke maand bevestigt de accountmanager van een klantproject de uren en tarieven die voor die maand worden gefactureerd. Zodra die zijn goedgekeurd, ziet financiën de maand als goedgekeurd in de projectenlijst en kan die worden gefactureerd. Het goedgekeurde rapport wordt bewaard als vastlegging van wat de klant te zien kreeg.
Wie doet wat
- De accountmanager van het project keurt goed. Dat is de persoon in het projectteam met de functie Account Manager. De rol Account Manager in de organisatie is op zich niet genoeg: je keurt alleen de projecten goed waarin je teamlid bent in die functie. Een fase met een eigen accountmanager wordt door die persoon goedgekeurd.
- Financiën volgt. Mensen met toegang tot facturen zien de goedkeuringsstatus van elk project en krijgen een melding wanneer een maand wordt goedgekeurd of heropend. Zij keuren niet goed.
- Een beheerder heropent. Een beheerder kan een goedgekeurde maand heropenen zodat die kan worden gecorrigeerd. Een beheerder kan niet goedkeuren namens de accountmanager.
Alleen projecten met een klant hebben een goedkeuring.
De kolom Sign-off
De projectenlijst heeft een kolom Sign-off (het paneel is in het Engels); op een telefoon heeft elke projectkaart in plaats daarvan een rij Sign-off. Die toont voor elk project de status van één maand:
- Not started: niemand is nog met de controle begonnen.
- In review: de accountmanager is met de controle begonnen en heeft nog niet goedgekeurd.
- Signed: goedgekeurd, met de datum en de naam van wie goedkeurde.
- Re-opened: een beheerder heeft een goedgekeurde maand heropend, en die moet opnieuw worden goedgekeurd.
- Not applicable: het project heeft geen klant.
De keuzelijst Sign-off month naast de filters kiest de maand. Die begint bij de vorige maand, de maand die meestal wordt afgesloten, en je keuze blijft in het paginaadres staan, zodat een gedeelde link dezelfde maand opent. De kolom kan nog niet op status worden gefilterd.
Klik op een status om de controle van dat project en die maand te openen. De kolom is zichtbaar voor mensen met toegang tot facturen, voor beheerders en voor iedereen die accountmanager is van ten minste één project.
Een maand controleren
- Klik op de status in de kolom Sign-off, of open de link in een melding.
- Klik op Start the review (de knoppen zijn in het Engels). Flowtly maakt een concept van het klantrapport voor dat project en die maand.
- Controleer de uren en tarieven. Je kunt een regel aanpassen, en elke aanpassing vraagt om een reden.
- Bekijk het paneel Leave this month. Het toont het verlof van elk teamlid in de maand, in werkdagen en uren. Verlof wordt getoond als context en nooit van de uren afgetrokken. Loopt een verlof door in de vorige of volgende maand, dan telt alleen het deel binnen deze maand.
- Klik op de goedkeuringsknop en bevestig.
Tijdens de controle is het concept alleen voor jou zichtbaar. Anderen zien het rapport zodra het is goedgekeurd.
Na de goedkeuring
- De maand toont Signed met de datum en je naam, en financiën krijgt een melding.
- Open the signed report opent het rapport precies zoals het is goedgekeurd.
- Vraag een beheerder om een goedgekeurde maand te wijzigen. De beheerder klikt op Re-open en bevestigt; de maand toont Re-opened, en de accountmanager controleert en keurt die opnieuw goed.
Een persoon verbergen in de rapporten van een klant
Sommige klanten mogen de naam van een bepaalde persoon die aan hun projecten werkt niet zien. Op de pagina van de klant heeft het tabblad Overview de sectie People hidden from this client's invoices and reports (het paneel is in het Engels). Kies een persoon en klik op Hide. Gebruik de verwijderknop naast de naam om die weer te tonen. Hiervoor is de rol klantbeheerder nodig.
Alleen de naam wordt verborgen. De uren, tarieven en totalen van de persoon blijven in het klantrapport en op de factuur: het rapport toont de persoon als verborgen persoon en de factuurregel laat de naam weg. Interne rapporten veranderen niet. De regel geldt voor alle projecten van die klant, en maanden die al zijn goedgekeurd houden het rapport zoals het is goedgekeurd.
Meldingen
Goedkeuringsmeldingen horen bij de categorie Invoices in je meldingsinstellingen, waar je ze kunt uitzetten. Een melding opent de controle van het betreffende project en de betreffende maand.