Boekhoudkundige exports

De module Boekhoudkundige Exports in Flowtly stelt organisaties in staat om financiële en HR-gegevens vanuit het platform over te zetten naar externe boekhoudpakketten. De module ondersteunt exportformaten die compatibel zijn met populaire Poolse boekhoudsoftware: Comarch Optima, Wapro (inclusief de Wapro Kaper / Fakir-bestemming voor Księga Podatkowa) en enova365.

Elk doelsysteem gebruikt een eigen, kant-en-klaar importeerbaar bestandsformaat. Alle drie ERP-formaten ondersteunen exports van facturen en kosten. Verlof- en absentiegegevens van medewerkers kunnen worden geëxporteerd als Optima XML, WAPRO Kadry XLSX of enova365 Kadry XLSX, en ook als CSV en XLSX. enova365 (van Soneta) wordt ondersteund als native export, zodat accountants facturen en kosten rechtstreeks in enova365 kunnen importeren.

Bij het exporteren kunnen gebruikers een maand selecteren en het exporttype kiezen; elke export beslaat één maand. Dit helpt de nauwkeurigheid en volledigheid te waarborgen voordat de gegevens worden overhandigd aan het boekhoudteam of worden geïmporteerd in externe software.

Twee Optima-formaten, en welk formaat uw boekhoudkantoor importeert

Flowtly produceert twee verschillende bestanden voor Comarch Optima, en ze zijn niet onderling uitwisselbaar.

JPK_V7M is een btw-aangifte voor het Ministerie van Financiën. Optima genereert er een om bij de belastingdienst in te dienen; het importeert er geen. Als uw boekhouder om "het Optima-bestand" vraagt, is dit meestal niet het bestand dat bedoeld wordt.

Praca rozproszona (gedistribueerd werk) is het eigen gegevensuitwisselingsformaat van Optima, en het is wat een boekhoudkantoor in zijn database laadt. Kies dit wanneer iemand uw documenten in Optima importeert.

Het praca rozproszona-bestand is geadresseerd aan een specifieke Optima-database, dus het bevat twee identificatiecodes die u eenmalig instelt in de organisatie-instellingen:

Optima-brondatabase-id (BAZA_ZRD_ID) — die van u, de database waar de gegevens vandaan komen.
Optima-doeldatabase-id (BAZA_DOC_ID) — die van het boekhoudkantoor, de database waar ze naartoe gaan.

Elk bestaat uit maximaal vijf tekens, en uw boekhoudkantoor geeft u beide. Wie de richting omdraait, adresseert het bestand aan de verkeerde database, daarom weigert Flowtly te exporteren totdat beide zijn ingesteld in plaats van te gokken.

Wanneer de categorieën of het register in het praca rozproszona-bestand uit de tags van een document worden overgenomen, wordt een tag met een "Accounting code" onder die code geschreven in plaats van onder zijn naam, zodat de boekingen binnenkomen op de grootboekrekeningen die uw boekhoudkantoor gebruikt; een tag zonder code wordt onder zijn naam geschreven. De code wordt ingesteld op de tag, onder Factuurinstellingen.

De documenten meesturen met het register

Een Optima-registerboeking op zichzelf vertelt de accountant wat is geboekt, niet waarvan het is geboekt. Flowtly kan de brondocumenten in hetzelfde bestand opnemen: voor elke boeking de factuur-pdf en, wanneer de factuur uit KSeF komt, de oorspronkelijke KSeF-XML.

Dit is optioneel, omdat het de omvang van de download aanzienlijk verandert — een maand aan documenten wordt in megabytes gemeten in plaats van kilobytes, en een jaar is aanzienlijk meer. Vraag erom wanneer degene die importeert ook de documenten nodig heeft; laat het uit wanneer alleen de cijfers nodig zijn.

Het documentarchief (een ZIP) blijft beschikbaar en doet hetzelfde op een andere manier: het register plus de documenten ernaast in plaats van erin. Het is geschikt voor een periode die zo groot is dat één enkel bestand onhandig zou worden.

Wat de export meldt dat hij heeft weggelaten

Een Optima-export zwijgt niet over documenten die hij niet kon plaatsen. Na de download toont Flowtly wat aandacht nodig heeft, met de documentnummers, zodat de gegevens kunnen worden gecorrigeerd en het bestand opnieuw kan worden geproduceerd in plaats van na de import met de hand te worden afgestemd.

Boekingen zonder btw-nummer (NIP) van de tegenpartij. Deze staan wel in het bestand. Het btw-register vereist een waarde in dat veld, dus Flowtly schrijft het wettelijke BRAK — en Optima heeft dan niets om een contractant op te herkennen, dus het boekt elke zo'n boeking onder !NIEOKREŚLONY!. Er gaat bij de import niets verloren, maar niemand kan zien van wie het document is. Vul het NIP in bij de tegenpartij en exporteer de maand opnieuw.

Documenten die uit het register zijn gehouden. Het praca rozproszona-bestand laat een document weg dat het niet kan adresseren: een document zonder enige tegenpartij, een document waarvan de tegenpartij geen Optima-acroniem heeft, en een correctie waarvan de betalingsrichting in Optima niet is bevestigd. Die staan niet in het bestand, dus het register is korter dan de maand totdat de gegevens zijn gecorrigeerd.

Per reden worden maximaal vijftig documentnummers getoond. Bij meer is het aantal het volledige cijfer en is de lijst een steekproef daarvan.

Btw-grondslag van geëxporteerde bedragen

Bedragen op factuurregels in de boekhoudkundige exports zijn exclusief btw. Flowtly rekent een regel om naar netto op het moment dat die wordt vastgelegd, zodat een export de grondslag nooit hoeft af te leiden uit de waarde die hij aantreft — en de accountant die hem importeert evenmin.

Deze garantie geldt vanaf 5 augustus 2026. Regels die vóór die datum zijn vastgelegd, zijn opgeslagen zoals het brondocument ze aanleverde en kunnen nog steeds inclusief btw worden bewaard. Flowtly rekent ze niet zelf om, omdat destijds niet is vastgelegd hoe elke regel oorspronkelijk werd aangeleverd. Wanneer een export een periode vóór die datum beslaat, stem de totalen dan af op de brondocumenten voordat u ze in uw boekhoudsysteem importeert.

enova365: btw-totalen zoals vermeld op de factuur

Voor een inkoopfactuur die via KSeF is ontvangen en één btw-tarief heeft, schrijft de enova365-export de netto- en btw-totalen die op de factuur zelf staan vermeld, zodat de bedragen die uw accountant importeert tot op de grosz met het document overeenkomen, ook als de regels stuk voor stuk zijn afgerond. Bij een inkoopfactuur met meer dan één btw-tarief worden de totalen uit de regels berekend, tarief voor tarief.

Geconverteerde bedragen

Wanneer een geëxporteerde regel luidt in een andere valuta dan die van de organisatie, converteert de export dit bedrag tegen de koers op de datum van die regel. Als een valutapaar helemaal niet geprijsd kan worden, stopt de export met een foutmelding met de valuta's, de datum en de regel — in plaats van uw accountant een bestand te geven met cijfers waarop niet kan worden vertrouwd. Raadpleeg Valuta's en wisselkoersen voor informatie over welke valuta's kunnen worden geconverteerd en wat te doen met een regel die niet kan worden geconverteerd.

Voorbeeldscenario's

Exporteer maandelijkse facturen in het Comarch Optima-formaat voor import door het externe boekhoudteam.
Exporteer medewerkersverlof en -absenties via de Optima-export voor salarisverwerking.
Gebruik de Wapro-export om kostengegevens te synchroniseren met het boekhoudpakket van de organisatie, of de Wapro Kaper-export voor boekhouding via Księga Podatkowa (KPiR + btw-register).
Gebruik de enova365-export om facturen en kosten over te dragen aan een accountant die in enova365 werkt.
Exporteer kostenoverzichten maand voor maand voor kwartaalfinanciële beoordelingen.