Wie heeft een middel

Twee lijsten beantwoorden de vraag wie wat heeft. Het tabblad Activa bevat het inventaris van alle middelen in uw organisatie en geeft aan wie elk middel op dit moment heeft. Het tabblad Reserveringen toont de reserveringen die bij u horen, met de periode die elke reservering dekt.

De houderkolom lezen

Elke rij in het tabblad Activa toont de persoon of het project dat het middel momenteel heeft, naast een gekleurd initiaal dat voor dezelfde houder in alle rijen dezelfde kleur behoudt. De naam verschijnt ongeacht de herkomst van de toewijzing — of het nu een reservering is die iemand zelf heeft gedaan of een toewijzing die een beheerder namens hen heeft gedaan.

Een middel dat niemand heeft, wordt weergegeven als Vrij.

Middelen die niet gereserveerd kunnen worden

Een middel kan worden gesloten voor reserveringen, waardoor het uit de reserveringsoverzichten verdwijnt zodat medewerkers het niet kunnen reserveren. Deze middelen zijn gelabeld als Niet reserveerbaar, en de positie van dit label hangt af van of iemand het middel heeft:

• Een vrij middel toont Niet reserveerbaar alleen.
• Een bezet middel toont eerst de naam van de houder, met Niet reserveerbaar daaronder als secundaire tekst.

Gesloten zijn voor reserveringen is niet hetzelfde als niet toegewezen zijn. Apparatuur die voor langere termijn is uitgegeven — een laptop aan een medewerker, een voertuig toegewezen aan een locatie — wordt vaak bewust buiten de reserveringsschermen gehouden terwijl het nog bij iemand hoort. Het tabblad Activa toont die persoon hoe dan ook, zodat het inventaris leesbaar blijft als overzicht van wie wat heeft.

Als een groot deel van uw bezette middelen is gemarkeerd als Niet reserveerbaar, is het de moeite waard om te bevestigen dat dit opzettelijk is en niet een overblijfsel van hoe ze zijn geïmporteerd.

Gesloten zijn voor reserveringen is niet altijd blijvend. Wanneer een project wordt afgesloten en de reserveringen ervan worden vrijgegeven, wordt een parkeerplaats of kantoorruimte waarvan de reservering nog liep, vanzelf weer reserveerbaar. Andere middelen blijven gesloten voor reserveringen totdat iemand ze openstelt voor reserveringen.

Serienummers

Wanneer een organisatie meerdere eenheden van hetzelfde model heeft, zegt de naam van het middel alleen niet welke fysieke eenheid een reservering dekt. Het serienummer doet dat wel, en het wordt weergegeven als bijschrift onder de naam van het middel, gelabeld Serienummer. Het verschijnt in de desktopweergave en de mobiele kaarten van de lijst Reserveringen, en in de reserveringsdetails.

Serienummers zijn een organisatiebrede optie en zijn standaard verborgen. Een gebruiker met de rol vastgoedbeheerder schakelt ze in onder Instellingen → Geavanceerd → Activa-instellingen; zie Activa-instellingen. De optie geldt voor alle reserveringsoverzichten tegelijk, zodat serienummers overal worden weergegeven of nergens.

Reserveringen zonder einddatum

Sommige middelen worden toegewezen zonder einddatum — een permanent bureau of een laptop die is uitgegeven zolang iemand het nodig heeft. De kolom Reservering tot toont het oneindigheidssymbool voor deze gevallen in plaats van een datum, omdat er geen einddatum is om weer te geven.

Een open reservering verloopt niet. Ze blijft in de lijst Reserveringen, en het middel blijft zijn houder vermelden in het tabblad Activa, zolang de toewijzing geldt, ongeacht hoe lang geleden die is begonnen. Het middel wordt vrijgegeven wanneer de reservering wordt geannuleerd, wanneer het middel opnieuw wordt toegewezen, of wanneer de reservering een einddatum krijgt.

Een permanente toewijzing kan alsnog een einddatum krijgen — bijvoorbeeld wanneer een project wordt afgesloten en de reserveringen ervan worden vrijgegeven. Vanaf dat moment is ze niet meer open: Reservering tot toont die datum in plaats van het oneindigheidssymbool, en zodra de datum is verstreken verdwijnt de reservering uit het filter Actief, verschijnt ze onder Verlopen en kan ze niet meer worden geannuleerd.

Wanneer de lijst maar een deel is

Beide tabbladen lezen de boekingen van uw organisatie in één verzoek, en dat verzoek wordt na 2000 boekingen afgekapt. Waar het is afgekapt, staat boven de lijst een waarschuwing — Showing part of this list ("Er wordt maar een deel van de lijst weergegeven", nog niet vertaald in de app) — gevolgd door hoeveel rijen niet worden getoond, of, waar dat aantal niet kan worden vastgesteld, door het feit dat er meer rijen bestaan dan hier kunnen worden geladen.

De waarschuwing bestaat omdat een afgekapte en een volledige lijst er precies hetzelfde uitzien. Zij verschijnt op het tabblad Activa en op het tabblad Reserveringen, zowel in de weergave voor de hele organisatie als bij uw eigen reserveringen. Zolang zij te zien is, beschouwt u elk aantal op het scherm als onvolledig — ook wie niets lijkt te hebben — en beperkt u de weergave met zoeken, categorie, status of datum totdat zij verdwijnt.

Een organisatie met minder dan 2000 boekingen ziet haar nooit.

Voorbeeldgebruiksscenario's

• Een apparaat opsporen: In het tabblad Activa nakijken wie een bepaalde laptop heeft voordat er een vervanging wordt gekocht.
• Langetermijnapparatuur controleren: De middelen bekijken die bezet maar gesloten voor reserveringen zijn, en bevestigen dat elk bij de juiste persoon is geregistreerd.
• Identieke eenheden van elkaar onderscheiden: Het serienummer onder de naam van het middel lezen om te bevestigen welke van meerdere identieke dockingstations voor u is gereserveerd.
• Een permanente toewijzing bevestigen: Het oneindigheidssymbool in de kolom Reservering tot zien en weten dat het bureau niet van de lijst zal verdwijnen.