Factuurinstellingen

"Invoicing settings", onder "Settings" → "Finance & Business" → "Invoicing settings", bepaalt de standaarden die op elke factuur worden toegepast die je organisatie uitgeeft.

Factuurgegevens

Het onderdeel "Billing data" bevat het verkopersadres: bedrijfsnaam, adres en btw-nummer, zichtbaar voor je klanten op de facturen die je uitgeeft. Die worden op elke factuur hergebruikt, zodat je ze niet elke keer opnieuw invult.

Dit is los van het eigen factuuradres van je organisatie bij Flowtly, dat verschijnt op de facturen die Flowtly je stuurt voor je abonnement — zie Abonnement en facturatie.

Nummering en voorwaarden

"Invoice name format" — het nummeringsschema voor nieuwe facturen.

Verzenden

Wanneer facturen per e-mail gaan, kun je "Invoice Reply-To email", "Invoice send ccs name" en "Invoice send ccs email" instellen, zodat antwoorden en kopieën bij de juiste mensen komen.

E-facturatie

Het onderdeel "E-Invoicing" regelt de levering van gestructureerde e-facturen (zoals KSeF). Zie E-facturatie voor de volledige inrichting.

Factuurtaggroepen

Met tags codeert u facturen en hun regels volgens uw eigen categorieën — kostensoorten, kostenplaatsen, verkoopregisters. Ze worden ingericht onder "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice tag groups", dat alleen beheerders kunnen openen. Elke taggroep bevat de tags (waarden) waaruit gekozen kan worden, en elke tag heeft een naam, een kort label, een sorteervolgorde en optioneel een eigenaar ("Owner") die facturen in die categorie goedkeurt (zie Goedkeuringsproces voor facturen).

Volgorde van taggroepen

Taggroepen verschijnen overal in dezelfde volgorde: op deze pagina, in elke tagkiezer en in het budgetrapport per groep. Een beheerder bepaalt die volgorde:

Klik op "Reorder groups". De groepen klappen in tot één rij per groep.
Sleep een rij aan de greep naar de nieuwe plek. Op een telefoon houdt u de greep ingedrukt en sleept u daarna. Met het toetsenbord zet u de focus op de greep, drukt u op de spatiebalk, verplaatst u hem met de pijltoetsen en drukt u nogmaals op de spatiebalk.
Klik op "Done" om terug te gaan naar de volledige lijst.

Elke verplaatsing wordt opgeslagen zodra u loslaat. Lukt het opslaan niet, dan gaan de groepen terug naar hun plaats en meldt een bericht dat.

Groepen die niemand heeft herschikt, blijven zoals voorheen alfabetisch.
Een nieuwe groep komt achteraan.
Iedereen ziet de volgorde; alleen beheerders kunnen die wijzigen.
De spreadsheetexport toont de groepen in dezelfde volgorde.

Een tag beperken tot inkomende of uitgaande facturen

Sommige tags zijn maar aan één kant zinvol: een verkoopregister hoort bij de facturen die u verstuurt, een inkoopkostensoort bij de facturen die u ontvangt. Elke tag heeft daarom de instelling "Invoice direction":

"Both incoming and outgoing invoices" — de standaard.
"Incoming (purchase) invoices only"
"Outgoing (sales) invoices only"

De tagkiezers bieden dan alleen de tags aan die bij de betreffende factuur passen:

Op inkomende facturen — inclusief hun regels en de categoriseringstabellen — worden tags die beperkt zijn tot uitgaande facturen niet aangeboden.
Op verkoopfacturen en hun regels worden tags die beperkt zijn tot inkomende facturen niet aangeboden.
Bij het kiezen van de standaardfactuurtags van een tegenpartij wordt een tag niet aangeboden als die op geen enkele factuur kan worden gebruikt waarvoor zijn groep geldt.

Een paar dingen blijven zoals ze waren:

Er verandert niets tot u een keuze maakt. Alle bestaande tags staan op beide, dus alle kiezers blijven ze aanbieden tot iemand een richting instelt.
Tags die al op een factuur staan, blijven staan en blijven zichtbaar, ook als de later gekozen richting ze op die factuur niet meer zou aanbieden. De instelling bepaalt alleen wat opnieuw gekozen kan worden.
Andere plekken worden niet geraakt. Tags op projecten, contracten, tegenpartijen of banktransacties negeren de richting.

De instelling verschijnt alleen bij taggroepen die voor facturen gelden, of voor alles. Een groep die alleen op projecten of transacties wordt gebruikt, toont haar niet.

Een tag aan een project koppelen

Een tag kan het project noemen waarbij hij gewoonlijk hoort, zodat bij het coderen van een inkomende factuur het kiezen van het een het ander invult. Open een tag in een groep die op inkomende facturen wordt gebruikt en kies het project onder "Linked project". Maak het veld leeg, of kies geen, om de koppeling te verwijderen. Het veld wordt niet getoond bij groepen die alleen op projecten worden gebruikt, waar de koppeling geen effect zou hebben.

Op een inkomende factuur werkt de koppeling in beide richtingen:

Het kiezen van de tag vult het project in, zolang de factuur nog aan geen enkel project is toegewezen. Een factuur die al over projecten is verdeeld, blijft zoals ze is, zodat bedragen die u al hebt ingesteld niet opnieuw worden verdeeld.
Het kiezen van het project vult de tag in, zolang precies één tag dat project noemt en er in de groep van die tag nog niets is gekozen. Noemen twee tags hetzelfde project, dan vult het kiezen ervan geen van beide in, omdat het kiezen van één een gok zou zijn.

In beide gevallen is het een suggestie, geen regel: wat is ingevuld, kan worden gewijzigd of verwijderd zoals alles wat u zelf hebt gekozen, en geen enkele combinatie van tag en project wordt geweigerd.

Een tag zijn boekhoudcode geven

Een tag kan de grootboekrekening bevatten waarop hij boekt, zoals uw boekhouder die noemt. Open de tag en vul "Accounting code" in, onder de beschrijving. De code is vrije tekst van maximaal 64 tekens, dus Poolse letters, punten, koppeltekens en underscores zijn allemaal toegestaan, en meerdere tags mogen dezelfde code delen. Laat het veld leeg als de tag geen eigen rekening heeft.

In de lijst met tags toont een tag met een code deze onder zijn naam als "Account": gevolgd door de code; beweeg de muisaanwijzer erover om de hele code te zien wanneer die te lang is om te passen.

De code is van belang voor de Comarch Optima-export: waar een tag een code heeft, bevat het bestand de code in plaats van de naam van de tag, en een tag zonder code wordt onder zijn naam geëxporteerd. Zie Boekhoudkundige exports.

Tags exporteren en importeren als spreadsheet

Om veel tags tegelijk te bewerken, klik je op "Export" op de pagina met factuurtaggroepen. Je downloadt een .csv-bestand met alle factuurtaggroepen en hun tags, dat in Excel opent. Elke rij is één tag, en een groep zonder tags heeft een eigen rij. De kolommen zijn:

id: de identificatie van de tag. Laat die ongewijzigd.
group: de taggroep.
tag: de naam van de tag.
label: het korte label. Laat je het leeg bij een nieuwe tag, dan wordt het uit de naam gemaakt.
order: de volgorde. Lagere getallen komen eerst.
description: optioneel.
direction: incoming, outgoing of both.

Bewerk het bestand, sla het op als .csv of .xlsx, klik dan op "Import" en kies het. Er wordt nog niets opgeslagen: Flowtly laat eerst zien wat het bestand zou doen, met de nieuwe groepen, nieuwe tags en gewijzigde tags. Heeft een rij een probleem, zoals een label van meer dan 32 tekens of een onbekende richting, dan wordt die met het regelnummer getoond en kan er niets worden toegepast tot het bestand is verbeterd. Klik op "Apply changes" om op te slaan.

Een import verwijdert nooit iets. Een tag die niet in het bestand staat, blijft zoals hij is. Tags verwijder je op de pagina zelf.
Een tag hernoemen of verplaatsen gaat via de id: wijzig de naam of de groep in de rij van die tag.
Tags naar een andere organisatie kopiëren: importeer daar hetzelfde bestand. De identificaties worden daar niet herkend, dus rijen worden gekoppeld op groeps- en tagnaam, en wat ontbreekt wordt aangemaakt.
Alleen factuurtaggroepen worden geëxporteerd en geïmporteerd. De eigenaren van tags staan niet in het bestand en blijven ongewijzigd.

Tags voor huurfacturatie

De kaart "Lease invoicing tags" stelt de factuurcategorietag in die de Bulkfacturatie van huurcontracten op elke kostensoort zet. Hij heeft een tagkiezer voor elk van "Rent tags", "Service-charge advance tags" en "Utilities tags", en elke kiezer wordt afzonderlijk opgeslagen. Alleen tags uit groepen die op factuurregels worden gebruikt, worden aangeboden.

Eén tag ingesteld voor een kostensoort: de run gebruikt hem.
Meerdere tags ingesteld: een beheerder die de facturatie uitvoert, kiest er in de run een van, en die keuze komt op elke factuur die de run opstelt en aanmaakt.
Geen tag ingesteld: de run weigert die kostensoort. De weigering linkt terug naar deze kaart.

Dezelfde tags bepalen wat in het rapport over gefactureerde huur per vierkante meter als huur en als nutsvoorzieningen telt, en welke betalingen als voorschotten servicekosten gelden wanneer een jaarafrekening wordt vereffend.

Voorbeelden van gebruik

De boekhouding op elke factuurmail in cc zetten.
De tags van een verkoopregistergroep beperken tot uitgaande facturen, zodat ze niet meer verschijnen bij het coderen van een leveranciersfactuur.
Elke kostenplaats-tag koppelen aan zijn project, zodat een leveranciersfactuur die met de tag is gecodeerd zonder tweede keuze bij het juiste project terechtkomt.