Verlofinstellingen

Verlofinstellingen, onder "Settings" → "People" → "Time off carry-over", bepalen het overdrachtsbeleid voor verlofsaldi.

Zet het overdrachtsbeleid aan om ongebruikt verlof volgens je regels naar de volgende periode te laten doorrollen. Staat overdracht uit, dan geldt het oude gedrag van verlofsaldi.

Alleen organisatiebeheerders kunnen dit wijzigen; anderen kunnen het huidige beleid bekijken.

Voorbeelden van gebruik

Een medewerker heeft aan het eind van het jaar 5 verlofdagen over, en het overdrachtsbeleid laat 3 dagen doorrollen naar de volgende periode.
Een medewerker heeft 10 verlofdagen over, maar het beleid staat maximaal 5 dagen toe, dus er worden er maar 5 overgedragen.
Een medewerker heeft 0 verlofdagen over, dus er wordt geen verlof overgedragen.
Een uitbestede salarisadministratie wordt toegevoegd als extern e-mailadres voor "Employment contract", en haar medewerkers herkennen de meldingen aan de afzendernaam <naam van de organisatie> via Flowtly.

Overdracht per contracttype

Onder "Carry-over per contract type" heeft elk contracttype ("Employment contract", "B2B", "Freelance service contract" en "Contract for specific work") een rij met twee instellingen.

De schakelaar heeft drie keuzes:

"Inherit (organisation: …)" volgt de schakelaar "Enable carry-over policy" van de organisatie. Dat geldt totdat je het wijzigt.
"On" draagt dagen over voor dit contracttype, ook als het beleid voor de organisatie uit staat.
"Off" draagt voor dit contracttype nooit dagen over.

Het contract dat telt is het contract dat op 31 december geldt van het jaar waaruit de dagen komen, dus een contractwijziging in januari verandert de overdracht van vorig jaar niet. De keuze geldt ook voor overdracht die handmatig voor een medewerker is ingevoerd.

Naast de schakelaar bepaalt "Expiry for <contract type> (MM-DD)" wanneer de overgedragen dagen van dat contracttype vervallen. Laat het leeg om de "Expiry date (MM-DD)" van de organisatie te gebruiken, die het lege veld als hint toont. Het veld is uitgeschakeld zolang overdracht voor dat contracttype uit staat, want er wordt niets overgedragen en dus vervalt er niets. Gebruik een dag die in die maand bestaat: februari accepteert hoogstens 02-28, omdat de datum geen jaar bevat.

"Max carried days" en "Consume carried days first" volgen altijd de instellingen van de organisatie. Als een contracttype op een eigen datum vervalt, toont het paneel "Recommendations" die contracttypen.

Voorbeeld: overdracht "On" voor "Employment contract" en "B2B", waarbij "B2B" op 03-31 vervalt en het veld voor "Employment contract" leeg blijft, zodat de datum van de organisatie geldt.

Available now op verlofsaldo's

Het verlofsaldo opent met de Year-end forecast, de dagen die nog resteren om op te nemen vóór 31 december, op de kaart "Time off balance", op de kaart "Days off" op de startpagina en in het paneel naast een verlofaanvraag. Of die drie plekken ook "Available now" tonen, de dagen die vandaag kunnen worden opgenomen, is een instelling voor de hele organisatie. Ze staat standaard uit.

"Off" — alleen de prognose voor het einde van het jaar wordt getoond, en "Available now" verschijnt op geen van deze drie plekken. Het wordt ook overal elders weggelaten: de kopkaart op de pagina van een persoon heet "Year-end leave balance", het tabblad "Overview" toont de prognose voor het einde van het jaar, "How we calculate this" somt zijn regels op zonder het totaal "Available now", en de lijst met verloftypes in een aanvraagformulier geeft voor elk type jaarlijks verlof de prognose voor het einde van het jaar.
"On" — "Available now" wordt toegevoegd als een kleine secundaire regel onder de prognose en als een rij in de uitsplitsing van de kaart "Days off". De prognose blijft op die drie plekken het hoofdcijfer. De kopkaart van de persoon, het tabblad "Overview" en de lijst met verloftypes tonen de nu beschikbare dagen, en "How we calculate this" eindigt op het totaal "Available now".

De instelling wijzigt alleen wat wordt weergegeven: er wordt geen saldo herberekend en er verandert geen verlofdata wanneer ze wordt omgezet. Er is geen schakelaar voor op de pagina's "Time off carry-over" of "Absence notifications"; vraag de support van Flowtly om ze voor uw organisatie aan of uit te zetten. Hoe beide cijfers worden berekend, staat beschreven in Jaarlijks verlof.

Afwezigheidsmeldingen

HR-meldingen over afwezigheid hebben een eigen tegel: "Settings" → "People" → "Absence notifications". Eerder stond deze sectie onder het formulier voor overdracht; de overdrachtspagina verwijst nu naar de nieuwe tegel.

Daar kies je over welke gebeurtenissen ("Requested", "Accepted", "Rejected", "Canceled" of "Edited") HR wordt geïnformeerd, en wie de meldingen per contracttype ontvangt: "Default (time off managers)", "Specific people" of "Nobody". Alleen verlofbeheerders kunnen deze instellingen wijzigen.

Zolang de meldingen van de organisatie gepauzeerd zijn, staat bovenaan de pagina "Absence notifications" en de pagina's onder "People" → "Time off" (aanvragen, geschiedenis en planner) een banner "Notifications are paused until <date>". Een beheerder ziet daarop "Resume now", waarmee de pauze direct stopt, en "Pause settings", waarmee het besturingselement zelf opent onder "Settings" → "Administration" → "Organization". Alle anderen zien dat een beheerder de meldingen daar kan hervatten. De pauze verandert niets aan de ingestelde gebeurtenissen of ontvangers.

E-mails naar een extern e-mailadres

Een extern e-mailadres heeft geen account in Flowtly, dus de meldingsmail wordt namens je organisatie verzonden en de afzendernaam luidt <naam van de organisatie> via Flowtly. Mensen in je organisatie ontvangen dezelfde melding alleen onder de naam van je organisatie. Beide komen van hetzelfde no-reply-adres van Flowtly.

Zolang "Pause email notifications" aan staat onder Verzendveiligheid, ontvangen externe e-mailadressen geen van deze meldingen, net zoals mensen in je organisatie er geen ontvangen. Elke op deze manier tegengehouden e-mail staat in E-mailgeschiedenis als "Blocked by policy", met als reden dat het e-mailkanaal gepauzeerd is.

Over welke afwezigheidstypen elke persoon bericht krijgt

Onder "Specific people" heeft elke ontvanger, of het nu een persoon of een extern e-mailadres is, een eigen veld "Absence types each person hears about". Het toont de actieve afwezigheidstypen van de organisatie; standaard is elk type aangevinkt en staat in het veld "All absence types". Haal het vinkje weg bij de typen waarover een ontvanger geen bericht hoeft te krijgen: een salarisadministratie kan bijvoorbeeld alleen verlofaanvragen ontvangen en niets over thuiswerken of een dag bij de klant.

Alle typen aangevinkt betekent geen filter. Een ontvanger die op "All absence types" blijft staan, krijgt ook bericht over afwezigheidstypen die de organisatie later toevoegt.
Minstens één type moet aangevinkt blijven. Als alle vinkjes worden weggehaald, verschijnt "Pick at least one absence type." en kunnen de instellingen pas worden opgeslagen als er weer een type is aangevinkt. Om de meldingen van een ontvanger helemaal te stoppen, verwijder je de ontvanger.
Als een ontvanger wordt verwijderd, vervalt zijn filter, dus bij opnieuw toevoegen begint hij weer met alle typen.
Een afwezigheidstype dat intussen is gedeactiveerd, blijft in de lijst staan voor een ontvanger wiens filter het al noemt, zodat een opgeslagen filter wordt getoond zoals het is.