Werken met meerdere organisaties

Je Flowtly-account kan bij meerdere organisaties horen. Dat is handig als je met één aanmelding aparte bedrijven, klantaccounts of losstaande bedrijfsonderdelen beheert. Elke organisatie houdt eigen gegevens, leden en instellingen, volledig gescheiden van de andere.

Wisselen tussen organisaties

De organisatie waarin je nu werkt staat in het accountmenu. Om te wisselen open je dat menu en kies je de gewenste organisatie uit de lijst waartoe je account behoort. Flowtly laadt opnieuw en toont alleen de projecten, financiën en mensen van de gekozen organisatie. Gegevens, instellingen en toegang gaan niet van de ene organisatie naar de andere mee.

Werken in een organisatie vereist naast een lidmaatschap ook een medewerkersprofiel daar. Als u een organisatie selecteert waarin u geen medewerkersprofiel hebt, meldt Flowtly dat en opent de organisatie niet: u wordt doorgestuurd naar uw andere organisatie of gevraagd een andere te kiezen, en als het uw enige organisatie is, wordt u gevraagd contact op te nemen met de beheerder van die organisatie. Zodra de beheerder uw profiel heeft toegevoegd, kunt u de organisatie opnieuw selecteren.

Een link in een e-mail voor factuurgoedkeuring noemt de organisatie waartoe de factuur behoort. Als u de link opent terwijl u in een andere organisatie werkt, schakelt Flowtly u over naar de genoemde organisatie en opent daar de gekoppelde pagina, zodat de factuur en de bijbehorende melding staan waar u ze verwacht. Het schakelt alleen over naar een organisatie waartoe u behoort en waarin u kunt werken. Anders blijft u waar u bent.

Een organisatie in een lange lijst vinden

De volledige lijst van uw organisaties opent op de pagina voor organisatiekeuze. Horen sommige van uw organisaties bij dezelfde holdinggroep, dan groepeert de lijst ze alfabetisch onder de naam van de groep en plaatst ze de rest onder "Other organizations". Bij elke groep staat hoeveel organisaties die omvat. Holdinggroepen worden op verzoek door Flowtly ingesteld; een groep ordent alleen de lijst en geeft zelf geen enkele toegang.

Bij elke organisatie staat haar fiscaal identificatienummer (NIP), als dat is vastgelegd, naast uw rol, wat bedrijven onderscheidt waarvan de namen alleen in een achtervoegsel verschillen. Zodra de lijst lang genoeg is om een zoekveld te tonen, kunt u zoeken op naam of op NIP, met of zonder streepjes en spaties.

Het organisatiepaneel op desktop

Op een breed scherm opent "Change organization" in het accountmenu een paneel ernaast; de optie opnieuw kiezen sluit het paneel. Het paneel heeft een vaste breedte en scrolt binnen zichzelf, zodat een lange lijst het menu niet uitrekt. Het paneel sluiten laat het accountmenu erachter open staan.

Elke regel toont de avatar en de naam van de organisatie, en onder de naam een tweede regel met haar fiscaal identificatienummer, uw rol daar en, voor een organisatie in een proefperiode, hoeveel proefdagen er nog resten. Onderdelen die niets te tonen hebben, blijven weg, dus een organisatie zonder vastgelegde NIP toont alleen de rol. Een lange naam loopt door op een tweede regel in plaats van te worden afgekapt, want wat twee verwante bedrijven onderscheidt, staat meestal aan het eind van de naam. De organisatie waarin u werkt draagt een vinkje, en een badge "Admin" markeert de organisaties waarin u die rol hebt.

Het paneel zet de organisaties alfabetisch op een rij en groepeert ze per holdinggroep volgens dezelfde regels als de volledige lijst. Hoort geen van uw organisaties bij een holdinggroep, dan is het paneel één platte lijst zonder kopjes.

Bij meer dan zes organisaties om tussen te wisselen biedt het paneel ook een zoekveld en een korte legenda die het vinkje, het groepspictogram en de rolbadge benoemt; een kortere lijst heeft geen van beide nodig en krijgt ze niet. Zoeken werkt op de naam of op de NIP, met of zonder streepjes en spaties, en als niets overeenkomt zegt het paneel dat, in plaats van een lege lijst te tonen.

"Add organization" onderaan het paneel maakt een nieuwe aan. In een demosessie wordt die optie niet aangeboden.

Het paneel met het toetsenbord gebruiken

Het paneel opent met de focus in het zoekveld als dat er is, en anders op de organisatie waarin u werkt.

• Pijl omlaag en pijl omhoog gaan van de ene organisatie naar de andere, en pijl omhoog vanaf de eerste organisatie gaat terug naar het zoekveld.
• Home en End springen naar de eerste en de laatste organisatie.
• Enter wisselt naar de organisatie die de focus heeft.
• Escape wist ingevoerde zoektekst, en sluit het paneel als er geen is.

Groepskopjes zijn labels en geen stopplaatsen, dus het doorlopen van de lijst gaat eraan voorbij.

Bij een andere organisatie gaan horen of er een aanmaken

Je kunt zowel toetreden als aanmaken:

• Toetreden tot een bestaande organisatie: aanvaard een uitnodiging voor je account van een bestaande organisatie: open "Choose organization", waar uitnodigingen onder "Pending invitations" staan, en klik op "Accept". Bij toetreding krijg je een rol binnen die organisatie.
• Een nieuwe organisatie aanmaken: maak er een aan vanuit het organisatiemenu om een nieuwe, aparte werkruimte op te zetten. Net als bij het aanmelden kan een tijdelijk of wegwerp-e-mailadres niet worden gebruikt om een organisatie aan te maken; Flowtly vraagt dan om een permanent adres.

Rollen en toegang worden per organisatie ingesteld

Je rol en de bijbehorende rechten worden afzonderlijk vastgesteld voor elke organisatie waartoe je account hoort. Zo kun je in de ene organisatie "Admin" zijn en in de andere "Member". Je toegang en mogelijkheden in Flowtly veranderen dan ook als je wisselt.

Voorbeelden van gebruik

• Een adviseur houdt per klant een aparte organisatie aan en wisselt ertussen naarmate de werkdag van de ene opdracht naar de volgende gaat.
• Een eigenaar runt twee bedrijven met één aanmelding en wisselt van organisatie om voor elk apart te factureren en te rapporteren.
• Een nieuw teamlid wordt in een bestaande organisatie uitgenodigd en stapt over zodra het inwerken elders klaar is.