KSeF koppelen aan Flowtly Workspace

Zodra u KSeF koppelt, verstuurt Flowtly Workspace uw verkoopfacturen naar het Poolse nationale e-factuursysteem (Krajowy System e-Faktur) en haalt het de facturen op die andere bedrijven aan u uitreiken. Deze tutorial brengt u in ongeveer tien minuten van een lege E-Invoicing-kaart naar uw eerste factuur met een KSeF-nummer en een UPO.

Waarom KSeF nu belangrijk is

KSeF is een wettelijke verplichting in Polen. Deze tutorial is dus bedoeld voor organisaties die als Poolse belastingplichtige factureren.

  • Ontvangen van facturen via KSeF is sinds 1 februari 2026 verplicht voor alle belastingplichtigen.
  • Uitreiken van facturen in KSeF werd op 1 februari 2026 verplicht voor belastingplichtigen met een omzet in 2024 van meer dan 200 miljoen PLN, en op 1 april 2026 voor alle andere belastingplichtigen.

Voor de kleinste uitreikers gelden enkele versoepelingen. Raadpleeg de KSeF-pagina's van het Poolse ministerie van Financiën of vraag uw boekhouder welke regels voor uw bedrijf gelden.

Flowtly Workspace maakt verbinding met KSeF 2.0, en altijd met de productieomgeving: de app heeft geen testmodus, dus elke factuur die u verstuurt, is een echte indiening.

Voordat u begint

  • In Flowtly Workspace: beheerdersrechten, een actief abonnement waarin facturatie is inbegrepen, en de volledige factuurgegevens van uw bedrijf: NIP, factuurnaam, straat, postcode, plaats en land. Houd ook uw REGON bij de hand.
  • In KSeF: een manier om u namens uw bedrijf te authenticeren (een gekwalificeerde handtekening, een gekwalificeerd zegel of het Vertrouwd Profiel, Profil Zaufany) en het recht om bevoegdheden voor dat NIP te beheren. Regelt uw boekhoudkantoor KSeF voor u, neem dan nu contact met hen op.

Stap 1: Vul uw bedrijfsgegevens aan

Ga naar Settings → Finance & Business → Invoicing settings en vul in het onderdeel Billing data het NIP, Billing name, Street line, de postcode, City en Country in. Doe dit eerst: zolang niet alle zes velden zijn ingevuld, blijft de e-facturatieschakelaar in stap 5 vergrendeld. Vul in hetzelfde onderdeel ook uw REGON in. Dat ontgrendelt de schakelaar niet, maar de factuurcontrole in stap 6 vereist het wel.

Tip: Het veld E-Invoicing token is niet grijs gemaakt; het verschijnt simpelweg pas op de kaart E-Invoicing zodra uw NIP is opgeslagen. Ziet u het niet, ga dan terug naar Billing data.

Tip: U kunt het NIP met of zonder het voorvoegsel PL invoeren. Flowtly Workspace verwijdert het voorvoegsel voordat er iets naar KSeF gaat.

Stap 2: Genereer een token in de KSeF-belastingplichtigenapplicatie

Meld u aan op ap.ksef.mf.gov.pl in de context van uw bedrijf (het NIP ervan), met een gekwalificeerde handtekening, een gekwalificeerd zegel of het Vertrouwd Profiel. Kies in het menu links Tokens → Generate token. Geef het token een naam, bijvoorbeeld “Flowtly Workspace”, en vink drie bevoegdheden aan: facturen uitreiken, facturen bekijken en bevoegdheden bekijken.

Tip: Alle drie de bevoegdheden zijn vereist. Alleen facturen uitreiken is niet genoeg: zonder facturen bekijken en bevoegdheden bekijken werkt de koppeling met Flowtly Workspace niet. Ontbreekt er een bevoegdheid, genereer dan een nieuw token met alle drie.

Tip: Genereer een apart token voor Flowtly Workspace in plaats van dat van uw boekhoudkantoor te hergebruiken. Dan kunt u het intrekken zonder iemand anders af te sluiten.

Tip: KSeF toont het token maar één keer. Kopieer het en plak het meteen in Flowtly Workspace. Bewaar het niet in een document, een chat of een screenshot: met het token kan iedereen facturen uitreiken namens uw bedrijf. Is het ergens terechtgekomen waar het niet hoort, trek het dan in onder Tokens → Token list en genereer een nieuw token.

Stap 3: Plak het token in Flowtly Workspace en sla op

Zoek terug in Flowtly Workspace, op dezelfde pagina Invoicing settings, de kaart E-Invoicing, plak het token in het veld E-Invoicing token en sla op. Flowtly Workspace authenticeert zich bij KSeF en bewaart het token versleuteld.

Tip: Dit doet u maar één keer. Een KSeF-sessie verloopt na verloop van tijd, maar Flowtly Workspace vernieuwt die met het opgeslagen token, zodat u het niet opnieuw hoeft te plakken.

Stap 4: Controleer de verbindingsstatus

Op dezelfde kaart hoort E-Invoicing auth status CONNECTED aan te geven. Ziet u in plaats daarvan een foutmelding, dan komt die van KSeF.

Tip: De drie meest voorkomende oorzaken zijn een token dat voor een ander NIP is gegenereerd, een token zonder de bevoegdheden uit stap 2 en een token dat al is ingetrokken. Genereer in elk van die gevallen een nieuw token en herhaal stap 3.

Tip: Kon u in stap 3 niet opslaan, controleer dan uw abonnement: facturatie moet actief zijn.

Stap 5: Zet e-facturatie aan

Pas nu kunt u Enable E-Invoicing aanzetten. Flowtly Workspace ontgrendelt de schakelaar alleen als de status CONNECTED is en de bedrijfsgegevens uit stap 1 volledig zijn.

Tip: Reageert de schakelaar niet terwijl de status CONNECTED is, ga dan terug naar stap 1 en controleer alle zes velden. Meestal ontbreekt het land of de postcode, en één leeg veld is genoeg om de schakelaar te vergrendelen.

Tip: Op dezelfde kaart staat Hide contact details on e-invoices. Staat die optie aan, dan worden het telefoonnummer van de verkoper en het e-mailadres van de koper weggelaten op de e-facturen die Flowtly Workspace aanmaakt, zowel in de pdf als in KSeF. De contactgegevens blijven gewoon bij de klant opgeslagen.

Stap 6: Bewijs de koppeling door één factuur te versturen

Open een willekeurige uitgereikte factuur en kies Validate and send via E-invoicing. Ontbreekt er iets, dan laat Flowtly Workspace precies zien wat u moet aanvullen voordat de e-factuur wordt aangemaakt. De gebruikelijke hiaten zijn het NIP van de klant of het type fiscaal nummer, het land van de klant, of een factuurdatum in de toekomst, die KSeF weigert.

Tip: Is een factuur eenmaal via e-facturatie verstuurd, dan kunt u die niet meer bewerken en verwijdert Flowtly Workspace haar ook niet. Wilt u iets wijzigen, reik dan een correctiefactuur uit. Controleer de gegevens dus voordat u verstuurt.

Tip: Wijst de controle naar uw bedrijf in plaats van naar de klant, kies dan Edit company details om naar Invoicing settings te gaan. Meestal ontbreekt de REGON of een deel van het factuuradres.

Stap 7: Download de UPO

Kies bij de factuur Download E-Invoicing UPO. De UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, de officiële ontvangstbevestiging) is uw bewijs dat KSeF de factuur heeft aanvaard. Het KSeF-nummer verschijnt ook op de factuur, en zodra de factuur is ingediend, is de pdf ervan het document dat KSeF bewaart.

Tip: Bewaar de UPO bij uw boekhouding. Het is de UPO, en niet de factuur zelf, die bevestigt op welke datum KSeF het document heeft ontvangen.

Wat u nu hebt

  • E-Invoicing auth status geeft CONNECTED aan en uw eerste factuur heeft een KSeF-nummer en een UPO. Vanaf nu verstuurt u verkoopfacturen rechtstreeks vanuit Flowtly Workspace naar KSeF.
  • Ook de andere richting werkt: facturen die aan uw bedrijf worden uitgereikt, worden uit KSeF opgehaald in Incoming invoices, waar ze uw goedkeuringsworkflow kunnen doorlopen.
  • De KSeF-koppeling geldt voor de hele organisatie, dus u stelt die één keer in, hoeveel projecten u ook hebt. Opgehaalde facturen komen zonder project binnen in Incoming invoices; u wijst er later een toe in de kostentoerekening van de factuur, en één factuur kan over meerdere projecten worden verdeeld, desnoods per regel.

Meer informatie