Verzendveiligheid
"Settings" → "Finance & Business" → "Sending safety" bevat drie schakelaars die voorkomen dat facturen, e-facturen en e-mails klanten of een belastingautoriteit bereiken terwijl je Flowtly uitprobeert, bijvoorbeeld voordat de eerste echte facturen van een klant de deur uitgaan. Elke schakelaar wordt voor de hele organisatie opgeslagen, en de pagina toont altijd de waarde die nu is opgeslagen, ook een wijziging van een andere beheerder.
Wie kan het wijzigen
Alleen een beheerder ziet de tegel en kan de pagina openen. Voor iedereen anders toont de pagina niets en wordt de wijziging geweigerd.
De drie bedieningselementen
Factuurmails naar een testadres sturen
Zolang hier een adres is ingesteld, gaat elke factuurmail naar dat adres in plaats van naar de klant, betalingsherinneringen inbegrepen, en worden kopieën weggelaten. Voer een geldig e-mailadres van minstens 6 tekens in en kies "Save". Kies "Clear" om het adres te verwijderen; daarna gaan factuurmails weer naar de klanten.
Indiening van e-facturen stoppen
Wanneer dit aan staat, wordt er niets ingediend bij ANAF of KSeF. Facturen worden nog steeds zoals gewoonlijk uitgegeven en genummerd. De rij verwijst naar het auditlogboek, waarin een wijziging van deze schakelaar wordt vastgelegd. De andere twee bedieningselementen laten geen rij achter in het auditlogboek.
E-mailmeldingen pauzeren
Stopt de e-mailmeldingen van Flowtly aan de leden van je organisatie. Stopt ook factuur- en betalingsherinneringsmails aan klanten: het verzenden wordt met een fout geweigerd en niet stilzwijgend overgeslagen. Alleen het e-mailkanaal wordt gepauzeerd; elk ander kanaal dat je hebt gepauzeerd blijft zoals het is.
Flowtly weigert alle drie de meldingskanalen te pauzeren. Wanneer de in-app- en pushkanalen al gepauzeerd zijn, is de e-mailschakelaar uitgeschakeld en staat erbij waarom.
Een beveiliging uitzetten vraagt eerst om bevestiging
Een beveiliging aanscherpen wordt direct opgeslagen. Een beveiliging versoepelen opent een bevestiging die zegt wie er bereikt wordt; "Cancel" wijzigt niets.
| Actie | Wat de bevestiging zegt |
|---|---|
| Het testadres wissen ("Clear", of een leeggemaakt veld opslaan) | "Send invoice emails to customers?" Vanaf dan gaat elke factuurmail en betalingsherinnering naar het echte adres van de klant. |
| Indiening van e-facturen weer aanzetten | "Submit e-invoices again?" Vanaf dan worden e-facturen ingediend bij de belastingautoriteit, ANAF of KSeF. |
| E-mailmeldingen hervatten | "Resume email notifications?" Leden krijgen weer e-mailmeldingen van Flowtly, en facturen en betalingsherinneringen kunnen weer naar klanten worden gemaild. |
Bevestig met "Yes, turn the safety off". Als een opslag wordt geweigerd, toont de pagina de fout en keert het bedieningselement terug naar de opgeslagen waarde.
Voorbeelden van gebruik
- Voor de eerste echte facturen van een klant stelt een beheerder een testadres in zodat elke factuurmail in een interne inbox belandt, en wist het zodra de inhoud is gecontroleerd.
- Terwijl e-facturering wordt ingericht, stopt een beheerder de indiening zodat facturen kunnen worden uitgegeven zonder dat er iets ANAF of KSeF bereikt.
- Tijdens een data-import pauzeert een beheerder de e-mailmeldingen zodat leden geen e-mails krijgen, wetende dat het verzenden van facturen met een fout wordt geweigerd totdat e-mail is hervat.