Factuurtaggroepen

"Settings" → "Finance & Business" → "Invoice tag groups" is waar je de categorieën definieert waaruit mensen kiezen wanneer ze een factuur of factuurregel coderen: kostensoorten, kostenplaatsen, verkoopregisters. Een taggroep is één categorie. De tags erin zijn de waarden om uit te kiezen.

Wie kan het wijzigen

Alleen een beheerder kan dit scherm openen en er iets op wijzigen.

De bedieningselementen op dit scherm

Bovenaan de pagina

"Export": downloadt elke factuurtaggroep en zijn tags als spreadsheetbestand met de naam tags.csv, om in bulk te bewerken.

"Import": leest een .csv- of .xlsx-bestand en toont wat het zou wijzigen voordat er iets wordt opgeslagen (zie "Bewerken in een spreadsheet" hieronder).

"Add tag group": opent een formulier voor een nieuwe groep.

"Enable invoice tagging": de organisatiebrede schakelaar voor factuurtagging. Standaard aan en wordt opgeslagen zodra je hem omzet, met een "Success"-melding. Zolang hij uit staat, stelt Flowtly geen tags meer voor bij inkomende facturen, weigert het standaardfactuurtags in te stellen bij een tegenpartij en accepteert het geen budget dat per tag werkt.

De lijst met groepen

Elke groep is een kaart met zijn naam en, als die er is, zijn "Code". Een groep zonder tags toont "No tags yet."

"Reorder groups": getoond wanneer er meer dan één groep is. Het schakelt de lijst om naar een sleeplijst van de groepen. Sleep een groep om de volgorde te bepalen waarin hij verschijnt op dit scherm, in elke tagkiezer en in het budgetrapport per groep. Klik op "Done" om terug te keren naar de kaarten.

"Add tag" (onderaan elke kaart): opent het tagformulier voor die groep. Een nieuwe tag komt aan het einde van de groep.

Sleep binnen een kaart een tag aan zijn greep om de tags te ordenen. De volgorde is de volgorde die elke tagkiezer toont.

Elke tagrij toont zijn label, plus wat van het volgende is ingesteld: "Export name" (getoond wanneer de naam van het label afwijkt), "Account" (de boekhoudcode), de beschrijving en "Owner". Een rij met een eigenaar die geen facturen kan goedkeuren, toont ook een waarschuwing die zegt waar facturen met die tag in plaats daarvan heen gaan.

De bewerkknop op een kaart opent het groepsformulier. Het rijmenu ("More actions") bij een tag bevat "Edit tag" en "Delete tag".

"Name": de naam van de groep. Het formulier kan niet worden opgeslagen zonder naam. Opgeslagen met "Add" bij een nieuwe groep of "Save" bij bewerken.

"Also apply to counterparties": standaard uit bij een nieuwe groep. Wanneer aan, worden de tags van de groep beschikbaar bij een tegenpartij, waar ze in budgetten in de plaats komen van de tags van de kosten van die tegenpartij. Een groep die voor elke relatie geldt, tegenpartijen inbegrepen, toont deze schakelaar aan en vergrendeld.

Het tagformulier (Add tag to a group, Edit tag)

"Name": de lange naam, gebruikt in exports en afdrukbare contexten. Maximaal 255 tekens.

"Label": de korte tekst die in de tagkiezer en op chips wordt getoond. Wordt tijdens het typen uit de naam ingevuld, als kleine letters, cijfers en koppeltekens, totdat je hem zelf bewerkt. Maximaal 32 tekens, dus een lange naam heeft een eigen label nodig.

"Description": wat de tag dekt, in je eigen woorden, getoond aan mensen die de tag kiezen. Maximaal 255 tekens.

"Accounting code": de grootboekrekening waarop de tag boekt, zoals je boekhouder die noemt. De Optima-export schrijft hem in plaats van de tagnaam; laat hem leeg om de naam te exporteren. Maximaal 64 tekens.

"Sort order": een getal dat de tags ordent. Verschijnt alleen waar de tags niet door slepen kunnen worden geordend.

"Invoice direction": op welke facturen de tag kan worden gekozen. De opties zijn "Both incoming and outgoing invoices" (de standaard), "Incoming (purchase) invoices only" en "Outgoing (sales) invoices only". Een tag die al op een factuur staat, blijft daar. Het veld wordt getoond voor groepen die op facturen van toepassing zijn.

"Owner": de persoon die de eerste goedkeuring geeft voor een factuur met deze waarde als tag. Alleen iemand met factuurrecht wordt gevraagd; anderen worden overgeslagen en de factuur gaat verder alsof er geen eigenaar was ingesteld. Als de eigenaar zijn uitnodiging niet heeft geaccepteerd of de rol van factuurfiatteur mist, waarschuwt het formulier je en gaan facturen met de tag naar iedereen die die rol heeft. De eigenaar wordt alleen gebruikt door groepen die op hele facturen worden toegepast; bij andere groepen zegt het formulier dat de eigenaar niet wordt gebruikt en kan worden gewist. Zie Factuurfiatteurs en Goedkeuringsproces voor facturen.

"Linked project": een suggestie, geen regel. Het kiezen van de tag bij een inkoopfactuur vult dit project in, en het kiezen van het project vult de tag in. Beide blijven bewerkbaar. Als twee tags hetzelfde project noemen, vult het kiezen van dat project geen van beide in. Getoond voor groepen die op inkomende facturen van toepassing zijn.

"Cancel" sluit het formulier zonder op te slaan. "Add" (nieuwe tag) of "Save" (bestaande tag) slaat de tag op. "Name" en "Label" zijn verplicht; als de server de tag weigert, blijft het formulier open met een foutmelding.

Een tag verwijderen

"Delete tag" vraagt "Delete this tag?" en verwijdert hem daarna met "Delete". Het wordt geweigerd zolang de tag nog aan facturen of bijlagen is gekoppeld; verwijder die verwijzingen eerst en probeer het opnieuw.

Tagcategorieën

"Tagging categories" is een rij onderaan de pagina, met een knop "Configure". Die opent het aparte scherm waar categorieën taggroepen combineren tot één gelabeld veld op kostenfacturen. Categorieën zijn optioneel: zonder werkt tagging zoals altijd.

Bewerken in een spreadsheet

"Export" schrijft één rij per tag, onder zijn groep, met de kolommen id, group, tag, label, order, description en direction. Een groep zonder tags is een rij met een lege tag. De boekhoudcode en de eigenaar staan niet in het bestand.

"Import" koppelt rijen eerst op id en daarna op groeps- en tagnaam, zodat een bestand dat uit de ene organisatie is geëxporteerd in een andere kan worden geïmporteerd. Het importvenster toont een proefrun: hoeveel groepen en tags nieuw, gewijzigd of ongewijzigd zijn, en de gevonden problemen, met de regel van elk. Zolang een probleem blijft, kan niets worden toegepast. "Apply changes" slaat de wijzigingen op. Een import verwijdert nooit iets: een tag die in het bestand ontbreekt, blijft zoals hij is, en het venster zegt hoeveel van zulke tags er zijn.

Voorbeelden van gebruik

Een beheerder maakt een groep Cost centre aan en voegt één tag per afdeling toe, zodat elke kostenfactuur aan een afdeling kan worden gecodeerd.
Een beheerder stelt een "Owner" in bij de tag Marketing, zodat facturen met die tag eerst naar de marketinglead gaan.
Een beheerder exporteert de tags, hernoemt en herschikt ze in een spreadsheet, en importeert het bestand om de wijzigingen in één stap toe te passen.
Een beheerder vult bij elke tag een "Accounting code" in, zodat de Optima-export van de boekhouder grootboekrekeningen bevat in plaats van tagnamen.