Banken

"Settings" → "Finance & Business" → "Banks" is de lijst met de banken waar je organisatie rekeningen heeft, en de rekeningen onder elke bank. Een bank heeft een naam en een SWIFT-nummer; een rekening heeft een naam, een valuta, een type en, bij de meeste typen, een nummer. Transacties, facturen en betalingen verwijzen naar deze rekeningen.

Wie kan het wijzigen

Een beheerder of iedereen met het recht "Banks manager" kan dit scherm openen, banken en rekeningen toevoegen en bewerken, en ze verbergen. Alleen een beheerder ziet de verwijderknop bij een rekening. Het toevoegen van een bank of rekening is niet beschikbaar zolang je abonnement wijzigingen blokkeert.

De bedieningselementen op dit scherm

De paginakop

"Add bank manually": opent het bankformulier (hieronder), zodat je zelf een bank kunt invoeren.

"Connect to Kontomatik": start de automatische bankkoppeling, die transacties van je bank ophaalt. Verschijnt alleen wanneer de module Transacties actief is. Zie Bankintegratie.

De melding over de bankkoppeling

Boven de lijst meldt een bericht de status van de Kontomatik-koppeling. Het wordt getoond aan beheerders en aan mensen met het recht "Transactions manager", en pas wanneer een koppeling is ingesteld; een organisatie die nooit een bank heeft gekoppeld, ziet niets.

• "Bank connection is working": Flowtly haalt transacties van je bank op.
• "Saved, not yet verified": de koppeling is opgeslagen, maar Flowtly heeft die onlangs niet bij de bank bevestigd, of de laatste poging is niet gelukt. Dit verdwijnt meestal vanzelf en je hoeft niet opnieuw te koppelen.
• "Bank connection needs reconnecting": de bank heeft de toestemming beëindigd die Flowtly gebruikt, of Flowtly kan de bank niet meer bereiken. De knop "Reconnect the bank" opent het koppelscherm.

Waar bekend voegt de melding het tijdstip toe waarop de koppeling voor het laatst als werkend is bevestigd en, als Flowtly de volgende controle heeft uitgesteld, tot wanneer.

De banklijst

De lijst toont één rij per bank, standaard gesorteerd op "Name". Klik op de kop "Name" of "SWIFT" om erop te sorteren; klik nogmaals om om te keren.

Kolom	Wat die toont
"Name"	De naam van de bank, een getalchip met het aantal zichtbare rekeningen dat de bank heeft, en een doorgestreept oog met de tooltip "Hidden" wanneer de bank is verborgen.
"SWIFT"	Het SWIFT-nummer van de bank.
"Type"	Leeg bij een bankrij; bij een rekeningrij het type van de rekening.
"Bank account number"	Leeg bij een bankrij; bij een rekeningrij het rekeningnummer (zie hieronder).

"Visibility": een filter dat alleen verschijnt zolang minstens één bank is verborgen. "Visible banks" (de standaard) laat verborgen banken weg; "All banks (N hidden)" toont ze ook.

Zonder bank toont de lijst "No bank has been added yet" en biedt "Add bank manually" en, met de module Transacties, "Connect to Kontomatik". Een filter dat niets overlaat, toont "No results." met een link "Clear filters".

Bij een bankrij

• "Show accounts of (bank name)": de pijl voor de naam klapt de bank uit om zijn rekeningen te tonen. Uitgeschakeld zolang de bank er geen heeft.
• "Add account": opent het rekeningformulier voor deze bank.
• "Edit": opent het bankformulier met de huidige waarden.
• "Hide" / "Unhide": het oogpictogram. "Hide" vraagt eerst om bevestiging (Hide "(bank name)"?, daarna "Yes, continue") en haalt de bank uit deze lijst en uit de bankkiezers; er wordt niets verwijderd, en de rekeningen en hun geschiedenis blijven zoals ze zijn. "Unhide" herstelt de bank direct, zonder bevestiging. Banken worden nooit verwijderd.

Het bankformulier

Geopend via "Add bank manually" of "Edit". De titel is "Add bank" of "Edit bank".

"Bank name": verplicht.

"SWIFT number": verplicht. Het moet 8 of 11 tekens zijn: vier letters voor de bank, twee voor het land, twee letters of cijfers voor de plaats en optioneel drie meer voor het filiaal. Al het andere wordt geweigerd met Invalid SWIFT code. It must be 8 or 11 characters long and follow the standard format.

"Add bank" (bij toevoegen) of "Save" (bij bewerken): slaat de bank op. Een "Success"-melding bevestigt dat. Beide velden beginnen leeg en de knop blijft uitgeschakeld tot beide correct zijn ingevuld.

Bij toevoegen biedt het formulier ook "Connect automatically to Kontomatik" met een knop "Connect" (alleen met de module Transacties), als snelkoppeling naar hetzelfde koppelscherm.

Bij een rekeningrij

Rekeningen verschijnen onder hun bank zodra je die uitklapt. Verborgen rekeningen staan hier niet in de lijst; ze worden beheerd vanuit de rekeninglijst onder Transacties.

• "Edit": opent het rekeningformulier.
• "Hide": vraagt Hide "(account name)"? en bergt de rekening bij "Hide" op. De rekening en haar transacties worden niet meer getoond, er wordt niets verwijderd, en ze kan later weer zichtbaar worden gemaakt vanuit de rekeninglijst onder Transacties.
• "Delete" (alleen beheerders): opent Permanently delete "(account name)"?. Verwijderen haalt de rekening, al haar transacties en haar opgeslagen afschriftbestanden weg en kan niet ongedaan worden gemaakt. Typ de naam van de rekening in Type "(account name)" to confirm om "Delete account permanently" in te schakelen; "Cancel" sluit het dialoogvenster. Het dialoogvenster stelt voor de rekening in plaats daarvan te verbergen. Flowtly weigert een rekening te verwijderen waarnaar facturen of andere records nog verwijzen, en het dialoogvenster noemt dan wat het blokkeert.

De kolom "Bank account number" toont de valutacode in hoofdletters, daarna gemaskeerde groepen en de laatste vier cijfers van het nummer. Een kasrekening toont een badge "Cash operations" en een Stripe-rekening toont "Stripe"; een rekening zonder nummer toont een streepje.

Het rekeningformulier

Geopend via "Add account" of "Edit" bij een rekening. De titel is Create new account for (bank name) bij toevoegen en "Edit account" bij bewerken.

"Account name": verplicht, minstens twee tekens.

"Currency": verplicht. De keuzes zijn de codes op het scherm Valuta's en wisselkoersen. Kan niet meer worden gewijzigd zodra de rekening bestaat.

"Type": verplicht, met de keuzes "Regular", "VAT Account", "Cash" en "Manual". Een Stripe-rekening die door de Stripe-synchronisatie is aangemaakt, toont hier "Stripe". Kan niet meer worden gewijzigd zodra de rekening bestaat. "Cash"- en "Manual"-rekeningen bevatten transacties die je met de hand invoert en hebben geen nummer of voorvoegsel nodig; elk ander type heeft beide nodig.

"Prefix": twee tekens, normaal de landcode van het nummer, zoals PL. Als je twee letters typt die overeenkomen met een valutacode, bijvoorbeeld PL voor de Poolse zloty, wordt die valuta voor je geselecteerd.

"Account number": verplicht voor elk type behalve "Cash" en "Manual". Spaties en streepjes worden bij het opslaan verwijderd, en een landcode die aan het begin is getypt en het voorvoegsel herhaalt, wordt weggelaten, zodat je een volledig IBAN kunt plakken. Een rekeningnummer kan in de organisatie maar door één rekening worden gehouden, verborgen rekeningen meegerekend.

"Set as default account": markeert de rekening als de rekening waarnaar Flowtly grijpt wanneer er geen is gekozen. Standaard uit. Een verborgen rekening kan niet de standaard zijn.

"Hide in transactions": verbergt de rekening. Standaard uit.

"Create" (bij toevoegen) of "Save" (bij bewerken): slaat de rekening op.

Voorbeelden van gebruik

• Een boekhouder voegt een bank toe met naam en SWIFT-nummer en voegt daaronder één rekening per valuta toe.
• Een beheerder plakt een volledig IBAN in "Account number" met het voorvoegsel PL, en het nummer wordt zonder landcode opgeslagen.
• Een financieel manager verbergt een opgeheven rekening met behoud van de geschiedenis, in plaats van haar te verwijderen.
• Een bankbeheerder ziet "Bank connection needs reconnecting" en gebruikt "Reconnect the bank" om de feed te herstellen.