E-mailgeschiedenis
"Settings" → "Administration" → "Email history" is het logboek van de zakelijke e-mail die de Flowtly-werkruimte van je organisatie probeerde te versturen, en van de e-mail die ze bewust achterhield. Het beantwoordt "is deze persoon gemaild, en zo niet, waarom niet?" Het toont alleen records, één rij per record: een rij opent niets.
Het logboek dekt vier soorten e-mail, getoond als de "Category": "Time off", "Employment agreements", "Organisation invoices" en "Projects and tasks". Aanmeld-, account- en platformberichten staan er niet in.
Wie kan het wijzigen
Alleen een beheerder kan dit scherm openen. Er is niets op te bewerken; het is alleen-lezen.
De bedieningselementen op dit scherm
"Refresh": laadt de lijst opnieuw met de filters zoals ze zijn.
"Outcome": filtert op wat er met het bericht is gebeurd. Kies "All outcomes" om het filter te verwijderen.
"From (UTC)" en "To (UTC)": beperken de lijst tot een bereik van dagen, in UTC geteld. Beide dagen zijn inbegrepen. "Clear date" maakt elk veld leeg. De datum Van mag niet later zijn dan de datum Tot.
"Category": filtert op de vier soorten hierboven, of op "All outcomes" om het filter te verwijderen.
"Triggered by": toont alleen e-mail die door één persoon is veroorzaakt. Het vereist een compleet e-mailadres en komt er exact mee overeen, zonder onderscheid tussen hoofd- en kleine letters; een half getypt adres toont "Enter a complete email address" en wordt niet toegepast. E-mail die zonder aangemelde gebruiker is veroorzaakt, zoals een geplande herinnering, heeft niemand vastgelegd en komt nooit overeen.
"Previous" en "Next": bladeren door de pagina's van 50 rijen. Het huidige paginanummer staat ertussen.
De kop "Date and time" sorteert de lijst, standaard nieuwste eerst; klik erop om de volgorde om te keren.
Elk filter dat je instelt, blijft bewaard in het paginaadres, zodat een herlaadactie of een gedeelde link dezelfde weergave herstelt.
De kolommen
| Kolom | Wat die toont |
|---|---|
| "Date and time" | Wanneer de gebeurtenis is vastgelegd. |
| "Category" | De soort e-mail, plus het verlofverzoek waar het over ging als dat er is, zoals "Time off request #412". Een label "Demo example" markeert voorbeeldrijen uit een demo-organisatie. |
| "Triggered by" | De aangemelde persoon wiens actie het veroorzaakte, of "No signed-in user". |
| "Recipients" | De adressen waar het bericht naartoe ging. Waar niemand is ingelicht, noemt een regel "Would have gone to" wie dat zou zijn geweest: adressen, teamleden met een account en mensen zonder Flowtly-account, die evenmin zouden zijn ingelicht. Wanneer er geen adres is vastgelegd, staat in de cel "Recipients not recorded". |
| "Outcome" | Wat er is gebeurd, met de reden eronder. |
De uitkomsten
| Uitkomst | Betekenis |
|---|---|
| "Sent" | Het bericht is aan de mailprovider overgedragen. Het legt een geslaagde verzending vast, geen bevestigde bezorging. De rij voegt toe: "Send recorded here, not delivery. A confirmation, if one arrives, is a separate entry." |
| "Delivered" | De provider bevestigde dat de ontvangende server het heeft geaccepteerd. De enige uitkomst die aankomst bewijst. |
| "Send failed" | Het bericht kon niet worden verzonden. |
| "Blocked by policy" | Een voorwaarde op organisatieniveau hield het tegen. De reden wordt getoond: de organisatie is nog niet geverifieerd, het is een demo-organisatie, het abonnement is vergrendeld, of meldingen zijn voor de hele organisatie uitgezet. |
| "Bounced" | Het is verzonden en daarna geweigerd. |
| "Muted by settings" | De meldingsvoorkeuren van de persoon hadden die categorie uitgezet. De rij noemt de categorie. |
| "Paused temporarily" | Meldingen waren voor de persoon gepauzeerd. De rij toont "Paused until" en het tijdstip. |
| "Notification type disabled" | Een meldingsinstelling stond op dat moment uit. De rij noemt de instelling en of die aan of uit stond. |
Een lege lijst lezen
"No records for these filters" bewijst niet dat er niets is verzonden. Uitkomsten zijn vóór een bepaalde datum niet vastgelegd, en een melding boven de filters vermeldt dat: "Outcomes of this kind have been recorded since" een datum, of, voor een bereik dat eerder begint, dat een leeg resultaat voor de eerdere periode niet vaststelt dat er niets is verzonden of onderdrukt. Een link vanuit het auditlogboek beperkt de lijst tot één record en zegt dat, met "Show all email history" om dat te verlaten.
Voorbeelden van gebruik
- Een beheerder controleert of een collega is gemaild over een goedgekeurd verlofverzoek en vindt "Muted by settings" met de gedempte categorie erbij genoemd.
- Een beheerder filtert op "Triggered by" om elk bericht te zien dat de acties van één manager veroorzaakten.
- Na een klacht dat factuurherinneringen nooit aankwamen, filtert een beheerder "Category" op "Organisation invoices" en "Outcome" op "Bounced".
- Een nieuwe organisatie ziet "Blocked by policy" met "Your organisation is not verified yet" en weet waarom er niets is verzonden.