Bulkfacturatie van huurcontracten

Bulkfacturatie van huurcontracten, onder "Lease invoicing" in het onderdeel Bulkfacturen, geeft de facturen van een maand voor alle huurcontracten in één park in één keer uit. U kiest een park en een maand, controleert het voorbeeld en maakt daarna de facturen aan. Er wordt niets aangemaakt voordat u op "Create invoices" klikt, en elke factuur die niet kan worden uitgegeven, geeft aan waarom.

Het scherm hoort bij de functies voor vastgoedbeheer en verschijnt dus alleen in organisaties waarvoor die zijn ingeschakeld. Het is toegankelijk voor beheerders en voor gebruikers die zowel contracten als facturen beheren.

Het voorbeeld

Het voorbeeld heeft één rij per huurcontract, benoemd naar huurder, eenheid en huurcontract, en één cel per factuurtype:

"Rent + service-charge advance": de huur en het voorschot servicekosten komen op één factuur.
"Utilities (from settlements)": een aparte factuur, opgebouwd uit de afrekening van nutsvoorzieningen van de maand zodra die definitief is.

Doorberekende kosten en uren worden niet vanuit dit scherm uitgegeven.

Elke cel die kan worden uitgegeven, toont de factuur die zij zou aanmaken: het nettobedrag, het btw-tarief en de btw, en het brutobedrag. Een regel die op oppervlakte is geprijsd, toont de omvang maal het maandtarief, en een regel die in EUR is overeengekomen, toont het EUR-bedrag waaruit hij is omgerekend. Een huurcontract dat binnen de maand begint of eindigt, wordt gefactureerd voor de dagen dat het loopt, en de cel geeft aan welke dagen. Een cel die voor die maand al is gefactureerd, toont Already issued met het factuurnummer; hij kan niet worden geselecteerd en wordt nooit twee keer aangemaakt.

Onder de lijst worden de totalen per valuta gegeven, met netto, btw en bruto op aparte regels, zodat een park met zowel EUR- als RON-facturen ze nooit bij elkaar optelt tot één getal. Als bedragen zijn omgerekend, noemt de voettekst de gebruikte BNR-wisselkoers en de datum ervan. Het aanmaken van de facturen verstuurt geen e-mails naar huurders en verstuurt niets voor e-facturering.

Selecteren en aanmaken

Elke factuur die klaar is om te worden uitgegeven, is aan het begin geselecteerd. "Show" beperkt de lijst tot "All", "Ready to issue" of "Problems", maar het is een weergave en geen selectie: facturen die u hebt geselecteerd, blijven geselecteerd terwijl het filter ze verbergt, en "Create invoices" maakt ze nog steeds aan. De selectieregel vermeldt daarom hoeveel van de geselecteerde facturen het filter verbergt.

"Create invoices" verstuurt de run maar één keer, hoe vaak er ook op de knop wordt geklikt. De "Results of the run" noemen daarna wat "Created" is, wat "Refused, need fixing" is en wat "Skipped, already issued" is, zoals het was toen de run klaar was; ze veranderen niet als het voorbeeld erboven verandert.

Zolang een organisatie in de pilotmodus staat, worden de facturen aangemaakt in een aparte nummerreeks PILOT en blijven ze buiten de omzet en de vorderingen. Uw gebruikelijke facturatie loopt parallel door, en elke cel vergelijkt het voorstel met de factuur die daar is uitgegeven.

Wanneer een factuur wordt geweigerd

Een cel die niet kan worden uitgegeven, toont een weigering in duidelijke woorden, die zegt wat er moet worden verholpen, met een link naar het huurcontract ("Open the lease") of naar de betreffende instelling. De meest voorkomende weigeringen:

Een regel kan niet worden geprijsd. De regel voor huur, voorschot servicekosten, overige kosten of marketingkosten heeft geen oppervlakte of hoeveelheid, wordt niet maandelijks gefactureerd of is bruto opgegeven terwijl een factuur btw bij een nettobedrag optelt. Herstel de regel in het huurcontract.
De huurder heeft noch een klant- noch een leveranciersrol. Open de huurder onder Tegenpartijen en kies "Add as client".
Het standaard btw-tarief van de klant is niet een van de tarieven die het land van uw organisatie aanbiedt. Open de huurder onder Tegenpartijen en stel in het gedeelte "Client" het "Default VAT rate" in op een tarief dat het land aanbiedt. Het voorbeeld weigert zo'n factuur voordat u hem aanmaakt, net zoals het aanmaken ervan zou doen.
Er is nog geen BNR-wisselkoers gepubliceerd voor de uitgiftedatum. De EUR-regels worden geweigerd in plaats van tegen een andere koers te worden omgerekend.
De afrekening van nutsvoorzieningen voor de maand is nog niet definitief, of is nooit berekend.
Er is geen factuurcategorietag ingesteld voor een kostensoort. De weigering linkt naar "Set the category tags", de kaart "Lease invoicing tags" in de Factuurinstellingen.

De tag voor een kostensoort kiezen

Elke factuurregel die de run aanmaakt, draagt de factuurcategorietag die voor de kostensoort is ingesteld: huur, voorschot servicekosten of nutsvoorzieningen. Als de factuurinstellingen meer dan één tag voor een kostensoort vermelden, ziet een beheerder boven de lijst een tagkeuze voor die kostensoort. De daar gekozen tag wordt gebruikt voor het voorbeeld en voor elke factuur die de run aanmaakt. Andere gebruikers die de facturatie uitvoeren, zien dat een beheerder de tag moet kiezen, en de betreffende kostensoorten blijven geweigerd totdat dat gebeurt.

Voorbeelden van gebruik

De huur en de voorschotten servicekosten van een heel park voor de maand in één run uitgeven, nadat elke factuur in het voorbeeld is gecontroleerd.
Het voorbeeld filteren op "Problems" om de huurcontracten te herstellen die nog niet kunnen worden gefactureerd, zonder de selectie van de contracten die dat wel kunnen te verliezen.
Het standaard btw-tarief van een huurder corrigeren op zijn tegenpartijrecord nadat de run zijn factuur heeft geweigerd, en daarna het voorbeeld opnieuw uitvoeren.
Een park in de pilotmodus laten draaien naast uw gebruikelijke facturatie en elk voorstel vergelijken met de feitelijk uitgegeven factuur.