Documenttypes

"Settings" → "Finance & Business" → "Document types" is waar je de soorten documenten definieert die je organisatie archiveert, zoals een werkvergunning, een ondertekende bestelling of een bon. Elk type hoort bij één soort record, dus een type dat voor teamleden is aangemaakt, wordt alleen bij teamleden aangeboden. Zie Documentbeheer voor hoe documenten tegen deze typen worden geüpload.

Wie kan het wijzigen

Een beheerder of iedereen met het recht "Documents manager" kan dit scherm openen, typen toevoegen en bewerken.

De bedieningselementen op dit scherm

"Add document type": de knop rechtsboven, die het dialoogvenster voor toevoegen opent. Bij een lege lijst staat dezelfde knop in de lege weergave, onder "No documents have been added yet."

De lijst heeft vier kolommen. Klik op "Type" of "Description" om erop te sorteren; de lijst opent gesorteerd op "Type", van A tot Z.

Kolom	Wat die toont
"Type"	De naam van het documenttype.
"Related entity"	Waaraan het type wordt gekoppeld.
"Description"	De optionele beschrijving.
"Expiring document"	"Yes" of "No".

"Edit": het potlood aan het einde van elke rij opent het dialoogvenster voor bewerken. Er is geen verwijderfunctie: een documenttype kan, eenmaal aangemaakt, worden gewijzigd maar niet worden verwijderd.

Het dialoogvenster voor toevoegen en bewerken

De titel is "Add document type" of "Edit document type".

"Name": verplicht. De naam die mensen zien bij het kiezen van een type.

"To what entity attach?": verplicht bij het toevoegen. De keuzes zijn "Team members", "Suppliers/Contractors", "Clients", "Projects", "Assets" en "Incoming invoices". Het kan niet meer worden gewijzigd zodra het type bestaat: het veld staat grijs bij bewerken. Bestaande typen kunnen ook "Contracts" of "Time off requests" tonen; die worden niet aangeboden voor nieuwe typen.

"Add optional description": vrije tekst, maximaal 255 tekens. Het leegmaken bij een bestaand type wist de opgeslagen beschrijving.

"Expiring document": een selectievakje, standaard uit. Wanneer aan, heeft een document van dit type een vervaldatum en stuurt Flowtly herinneringen voordat die verstrijkt. Zonder dit hebben documenten van het type geen vervaldatum.

"Add" (bij toevoegen) of "Save" (bij bewerken): slaat het type op en toont een "Success"-melding. De knop blijft uitgeschakeld tot de naam en, bij toevoegen, de entiteit zijn ingevuld.

Voorbeelden van gebruik

• Een kantoormanager voegt een type Work permit toe voor teamleden en vinkt "Expiring document" aan, zodat verlengingen worden herinnerd.
• Een beheerder voegt een type Signed NDA toe voor klanten, met een beschrijving die zegt waar het origineel wordt bewaard.
• Een manager hernoemt een type zonder de documenten kwijt te raken die er al onder zijn gearchiveerd.