Rechtengroepen

Rechtengroepen, te vinden onder "Settings" → "People" → "Permission groups", zijn herbruikbare bundels rechten die je aan medewerkers toewijst. Wanneer je een rechtengroep aanpast, worden de wijzigingen direct op elke toegewezen medewerker doorgevoerd, zodat je niet per medewerker hoeft bij te werken.

Rechten die tot geen enkele groep horen, kun je nog steeds per medewerker als uitzondering toekennen. Maar rechten in een groep zetten houdt het toegangsbeheer overzichtelijker en maakt controleren eenvoudiger.

Leden van een groep

Elke groepskaart op de pagina noemt de leden van de groep. Open een groep om al haar leden te zien in een sectie "Members":

• "Add a person" voegt iemand toe aan de groep, en de verwijderknop naast een lid haalt hem of haar eruit, na een bevestiging. Beide werken direct, zonder "Save".
• Een persoon die wordt verwijderd, verliest de rechten die deze groep verleent, tenzij een andere groep of een individueel recht ze nog verleent.
• Met toegang tot "People" (medewerkers bekijken of beheren) linkt de naam van elk lid naar zijn of haar profiel, toont de geopende groep de functie van elk lid en kun je mensen toevoegen.
• Wie rollen beheert maar geen toegang heeft tot "People", ziet nog steeds op naam wie in elke groep zit en kan een lid verwijderen. Functies en profiellinks zijn niet zichtbaar en mensen toevoegen kan niet: het scherm meldt dat toevoegen toegang tot "People" vereist.

Rechten uit modules die je organisatie niet meer heeft

Elk recht hoort bij een module. Als je organisatie een module niet meer heeft (het abonnement op die module is volledig verlopen), werken de rechten die erbij horen meteen niet meer voor iedereen die ze via een rechtengroep krijgt.

• Zo'n recht kan niet aan een rechtengroep worden toegevoegd. Het opslaan van een groep die het toevoegt wordt geweigerd, met een melding bij het rechtenveld.
• Een groep die het al bevat, kan nog steeds worden bewerkt en opgeslagen zolang je het niet opnieuw toevoegt. Er wordt niets uit de groep verwijderd, dus het recht werkt weer zodra de module terug is.
• Organisaties die handmatig worden gefactureerd, worden niet getroffen: er wordt geen recht ingetrokken.
• Rechten voor het beheren van rechten en gebruikers (de module Medewerkers) werken op deze manier nooit niet meer, zodat een beheerder rechtengroepen altijd kan herstellen.
• Rechten voor KPI's (beheren, eraan bijdragen en ze bekijken) en het recht om de projectwinstgevendheid te bekijken werken op deze manier ook nooit niet meer.
• Beheerders behouden alle rechten die hun rol omvat.

Voorbeelden van gebruik

• Het inwerken versnellen door nieuwe medewerkers een standaardset rechten te geven op basis van hun rol (bijvoorbeeld "Boekhouder" of "Projectmanager").
• Consistent toegangsbeheer over teams verzekeren door groepen te maken voor afdelingen als "Marketing" of "HR", met precies de rechten die hun werk vraagt.
• Toegang voor meerdere medewerkers tegelijk snel aanpassen of intrekken door een rechtengroep te wijzigen, wat de rechten van alle toegewezen leden meteen bijwerkt.
• Tijdelijke toegang voor externen beheren met een aparte groep, die makkelijk is bij te werken of te verwijderen als het werk klaar is.