Budget winst & verlies en prognose

Elk budget in Flowtly bevat een W&V-weergave die inkomsten, uitgaven en saldo op één plek samenbrengt. Dit artikel legt uit hoe u die weergave opent en wat elke waarde betekent.

De W&V-weergave openen

Navigeer naar "Budgets" in het hoofdmenu.
Klik op de tegel van het budget dat u wilt analyseren.
Selecteer het tabblad "Budget summary" (dit is het standaardtabblad wanneer u een budget opent).

De weergave is opgedeeld in een KPI-sectie bovenaan, een diagram eronder en een uitsplitsingstabel.

Hoofd-KPI's

Bovenaan de W&V-weergave worden drie kerngetallen getoond voor de huidige periode:

Waarde	Wat het toont
"INCOME"	Totale inkomsten gekoppeld aan dit budget in de huidige periode (bijv. betaalde klantfacturen gekoppeld aan het budget).
"EXPENSE"	Totale kosten ten laste van dit budget in de huidige periode.
"Balance"	Inkomsten minus uitgaven. Een positief saldo betekent een overschot; een negatief saldo betekent overschrijding van het budget.

In afwachting vs. ontvangen: Zowel bij inkomsten als uitgaven maakt Flowtly onderscheid tussen bedragen die al ontvangen of betaald zijn en bedragen die nog gepland zijn of wachten op vereffening. Dit stelt u in staat bevestigde kasstromen in één oogopslag te scheiden van verwachte kasstromen. Bedragen in afwachting worden visueel lichter weergegeven zodat u altijd weet wat bevestigd is en wat nog openstaat.

Contracten met een onvolledige factureringscyclus: Een budget dat uit contracten wordt gepland, neemt het plan van elk contract over uit de terugkerende facturering ervan: de startdatum, het interval en het bedrag. Als een contract een van de drie mist, kan het plan alleen de betaaltermijnen tellen die al op het contract zijn opgeslagen, en maanden zonder opgeslagen termijn kunnen in het plan ontbreken. Het Budgetoverzicht toont dan boven de hoofdcijfers een waarschuwing, "Some contracts have an incomplete billing cadence", met het aantal betrokken contracten. De waarschuwing noemt de contracten niet. Ze wordt niet getoond wanneer de cyclus van elk contract volledig is.

Terugkerende regels uit huurcontracten

In organisaties die de functies voor vastgoedbeheer gebruiken, toont een budget dat uit contracten wordt gepland op het tabblad Budgetoverzicht een kaart "Recurring lines". Die toont elke terugkerende kost die is afgeleid van de prijsregels van de huurcontracten in het budget, zoals servicekosten per m².

Elke regel toont het soort kost en waarop die betrekking heeft, het tarief maal de oppervlakte of het aantal plaatsen met de maanden dat het loopt, het huurcontract waar de regel vandaan komt, het bedrag per maand, het plan voor het jaar, de werkelijke kosten en de afwijking van het plan tot nu toe. Het plan is het tarief van het huurcontract maal de geldende oppervlakte of het aantal plaatsen maal de maanden dat het huurcontract loopt. De werkelijke kosten zijn de inkomende facturen die via het project of de tags van het huurcontract aan juist die ene regel zijn gekoppeld, en de afwijking vergelijkt ze met het plan tot nu toe, niet met het hele jaar. Een regel die boven het plan tot nu toe ligt, wordt zowel in woorden als met kleur aangegeven.

"not attributable" betekent dat de facturen van de regel niet aan alleen die regel kunnen worden gekoppeld. Het is niet nul en wordt anders getoond dan een echte nul.
"no area measured yet" betekent dat het huurcontract geen gemeten oppervlakte heeft, dus de regel heeft geen plan; de werkelijke kosten blijven wel zichtbaar. Leg de oppervlakte vast met een wijziging, zie Contractwijzigingen.
De rij "Total (lines with a plan)" telt alleen de regels op die een plan hebben, en de werkelijke kosten en afwijking daarvan alleen de regels die worden vergeleken.
Een voetnoot geeft de datum waartoe het plan wordt geteld, het bedrag op regels zonder plan en het bedrag dat niet aan één regel kon worden toegewezen.

Plan, werkelijke kosten en afwijking staan in de valuta van het budget; het bedrag per maand van een regel noemt zijn eigen valuta als die afwijkt. Als het budget nog geen van zulke regels heeft, zegt de kaart dat en legt ze uit dat ze voortkomen uit de servicekostenprijzen in de huurcontracten. Op een budget dat niet uit contracten wordt gepland, wordt de kaart niet getoond.

Plan versus werkelijk per categorie

Het tabblad "Budget summary" bevat een kaart "Plan vs actual by category", die het plan van elke categorie afzet tegen wat eraan is uitgegeven. Een categorie is een tag van het plan of de kosten van het budget, zoals op het tabblad "P&L by tags", en de kaart gebruikt dezelfde cijfers. Ze is alleen-lezen. De budgetvaluta staat naast de titel, en de regel eronder, "Selected period", geeft het begin en einde van de periode die de kaart beslaat. Gepland en werkelijk beslaan allebei die hele periode: geen van beide wordt tot vandaag afgekapt.

Elke categorie heeft een balk die laat zien hoeveel van het plan is gebruikt, en vier cijfers:

"Planned" — het plan van de categorie, opgeteld over de periode.
"Actual" — de kosten van de categorie in de periode.
Remaining — gepland min werkelijk. Het wordt negatief zodra het plan is overschreden.
"Used" — werkelijk als percentage van gepland.

Categorieën boven plan staan eerst, met een rode balk en het label "Over plan", zodat kleur nooit het enige teken is. De overige categorieën volgen, met het grootste werkelijke bedrag eerst. Een categorie met kosten maar zonder plan toont "no plan": ze heeft geen balk, een streepje in plaats van de cijfers voor gepland, resterend en gebruikt, en wordt nooit als boven plan gemarkeerd.

Plan dat zonder tag is ingevoerd en kosten zonder tag blijven buiten de kaart. Het is ander geld, dus ze koppelen zou twee niet-verwante bedragen vergelijken; de rij Zonder tag op het tabblad P&L by tags is waar ze worden getoond.

De kaart zegt het in plaats van te vergelijken wanneer ze dat niet kan:

No plan is stored for this budget yet, so there is nothing to compare the actuals with.
A plan is stored for this budget, but it has no per-category rows, so there is nothing to compare category by category. Het plan bestaat, maar niets ervan is onder een tag ingevoerd.
Some amounts could not be converted to EUR, so the comparison is not shown., met de eigen valuta van het budget in plaats van EUR. Een ontbrekende wisselkoers zou anders bedragen in verschillende valuta's naast elkaar zetten.

Wanneer sommige planregels geen wisselkoers hebben, wordt de vergelijking toch getoond, zonder deze regels, en de kaart meldt hoeveel er zijn weggelaten: Planned lines without an exchange rate are left out of the plan, gevolgd door het aantal.

W&V per tags en kostengroepen

Onder de kerngetallen toont de uitsplitsingstabel alle tags en kostengroepen die zijn toegepast op transacties in dit budget. Elke rij toont:

Tag / kostengroepnaam — het label dat werd gebruikt bij het categoriseren van de transactie.
Toegewezen bedrag — het deel van een gedeelde kostprijs dat specifiek aan dit budget toebehoort. Wanneer een transactie over meerdere projecten of budgetten is verdeeld, wordt hier alleen het toegewezen deel meegeteld.

Deze weergave is bijzonder nuttig wanneer overheadkosten (loonbelastingen, kantoorhuur, softwarelicenties) over meerdere budgetten zijn verdeeld. U kunt verifiëren of uw budget het juiste aandeel draagt en afwijkingen opsporen zonder de W&V-weergave te verlaten.

Rijen met tags en kostengroepen worden aan maanden toegewezen op dezelfde basis als de kerngetallen en het tijdreeksdiagram hieronder (zie In welke maand een kostprijs telt). Omdat alle drie overeenkomen, zijn de maandelijkse bedragen van een tag te reconciliëren met de kostentotalen waaronder ze vallen, en een betaalde kostprijs wordt nooit één keer onder zijn tag in een maand en opnieuw als ongelabeld in een andere maand geteld.

Budgetten gefilterd op tags. Wanneer een budget is beperkt tot een set tags, verschijnt elke kostprijs onder de filtertag waardoor die in het budget terechtkwam, één rij per tag. Een documentregel met meerdere tags van het budget wordt over die tags verdeeld en nooit dubbel geteld, en tags buiten het filter van het budget krijgen niets. In de sectie per project wordt elk document precies zo op zijn project geplaatst als in het budgetoverzicht.

Een document dat wordt gedeeld met projecten buiten het budget. Wanneer een kostendocument dat door de tags van het budget wordt binnengehaald een rij van zijn projectverdeling op een van de projecten van het budget heeft, telt het budget wat zijn tags toelaten: het hele document wanneer de tag op het document staat, alleen de getagde regels wanneer de tag op sommige van zijn regels staat. Een deel van dat bedrag kan toebehoren aan projecten die het budget niet dekt. In Costs by project tonen de projecten van het budget alleen hun eigen aandeel, en de rest staat onder No project in plaats van erover te worden verdeeld; bij een budget met één project blijft het op dat project staan, zoals hieronder beschreven. Een document van 1.000, verdeeld met 100 naar een budgetproject en 900 naar een project buiten het budget, toont 100 bij dat project en 900 onder No project. De sectie telt nog steeds op tot de totale kosten van het budget. Het aandeel wordt regel voor regel bepaald:

Een regel met een eigen projectverdeling volgt die verdeling.
Een regel met een project volgt dat project.
Een regel met geen van beide volgt de projectverdeling van het document, evenals een document zonder regels.
Een doorgehaald project in een verdeling krijgt niets.

De rijen die worden vermeld voor de werkelijke kosten van een project in de tabel By project van het Budgetoverzicht tonen hetzelfde aandeel.

Filteren op de eigen tag van een taggroep. Wanneer een budget wordt gefilterd op een tag met dezelfde naam als de bijbehorende taggroep (bijvoorbeeld de tag Bedrijfskosten in de taggroep Bedrijfskosten), telt het budget alle tags van die groep mee, niet alleen die ene. Een kostprijs die uit die groep alleen de tag Administratie heeft, wordt meegenomen, zodat u een document niet twee keer hoeft te taggen. De kostprijs verschijnt op een eigen rij, Administratie, en het budgetoverzicht neemt hem ook mee. Hoofdletters, kleine letters en spaties in de naam doen er niet toe. Elke andere filtertag telt alleen zichzelf. Wanneer een document de tag van de groep op het document als geheel heeft en een tag van die groep op sommige regels, tellen alleen die regels mee, net zoals wanneer dezelfde tag zowel op het document als op een regel staat.

Wanneer de weergavevaluta van het budget verschilt van de valuta van uw organisatie, tonen de inkomsten- en uitgavenpanelen per project van een budget dat op tags is gefilterd hun bedragen in die weergavevaluta, net als de kerngetallen erboven. Elk document wordt omgerekend op zijn eigen datum: een factuur op de verkoopdatum, een kostendocument op de gerelateerde maand, of op de aanmaakdatum als er geen is. Een budget dat in de valuta van uw organisatie wordt getoond, heeft geen omrekening nodig.

Budgetten met één project. Wanneer een budget precies één project omvat, worden kosten die geen enkel document aan een project toewijst onder dat project getoond, zoals in de tabel Per project van het overzicht, in plaats van onder Geen project.

De items van het initiële budget van een project. Wanneer de tabel Per project in het overzicht een kolom Initial budget toont, is het bedrag van een project daarin een knop. Klikken opent een alleen-lezen dialoogvenster met als kop Initial budget: en de naam van het project, dat de items van het initiële budget van dat project opsomt, elk met zijn naam en geplande bedrag in de valuta van het budget. Dit zijn de items waaruit het bedrag is opgeteld. Items die op het initiële budget zijn gemarkeerd als "Reserve" worden niet getoond, omdat het bedrag ze weglaat. Een item met een prijs in een valuta zonder wisselkoers toont No rate in plaats van een bedrag. Het bedrag is gewone tekst op de rij met kosten zonder project en bij een project zonder initieel budget. Een project zonder items toont This project has no initial budget items., en als de items niet kunnen worden geladen, meldt het dialoogvenster The initial budget items could not be loaded. De items zelf worden gepland in Initial budget van het project; zie Projectweergave.

Een plan overgenomen van een zusterbudget. Wanneer een op contracten gepland budget het handmatig ingevoerde plan opneemt van een project dat op een ander budget in dezelfde budgetgroep staat, verschijnt dat plan in de W&V onder de tag waarop het andere budget is gefilterd, niet onder Zonder tag. Als het andere budget op meerdere tags is gefilterd, wordt het plan over die tags verdeeld in dezelfde verhouding als de werkelijke kosten van het project op die tags; als geen van zijn werkelijke kosten er nog een draagt, blijft het onder Zonder tag.

Het W&V-tabblad toont dezelfde bedragen als het Budgetoverzicht, uitgesplitst per tag en per project. Per periode zijn de totale inkomsten, de totale kosten per tag en de totale kosten per project gelijk aan de inkomsten en uitgaven in het overzicht voor die periode — inkomsten omvatten bankontvangsten en onbetaalde facturen, niet alleen factuurregels, en kosten omvatten onbetaalde kostendocumenten. Een document met meerdere tags op hetzelfde niveau wordt over die tags verdeeld in plaats van volledig onder elke tag te tellen, zodat de rijen altijd optellen tot het totaal en een detailweergave altijd optelt tot de cel die u opende. Bedragen in vreemde valuta worden omgerekend naar de budgetvaluta, precies zoals in het overzicht; ontbreekt een koers, dan laat de W&V die bedragen weg in plaats van vreemde valuta op te tellen alsof het budgetvaluta is. De planrijen komen uit het eigen plan van het budget — betalingsschema's van contracten of de per periode geplande bedragen — en komen dus overeen met het plan in het overzicht.

De tabel lezen

Boven plan. Een werkelijke kostprijs die hoger is dan het plan voor de periode wordt rood getoond, met een kleine markering voor stijgende trend vóór het bedrag. Beweeg de muisaanwijzer over de markering om Boven plan te zien. De markering is er omdat een negatief bedrag ook rood is, om een andere reden, zodat de kleur alleen niet zou aangeven welke van de twee u ziet. Een periode zonder gepland bedrag wordt nooit gemarkeerd.
Onvolledige maanden. In een budget dat doorberekeningen aan huurders verrekent met nutskosten, kan een maand de al aan de huurders gefactureerde doorberekening bevatten terwijl de factuur van de leverancier zelf nog niet is geladen. De doorberekening is dan hoger dan de voor die maand geboekte kosten, en het nettobedrag zou op negatieve kosten lijken. In plaats van rood te worden, behoudt het bedrag zijn gewone kleur en krijgt het een oranje markering; beweeg de muisaanwijzer erover om Doorberekeningen geboekt, leveranciersfacturen nog niet geladen te zien. Zo'n maand wordt nooit als boven plan gemarkeerd. Een taggroep en het totaal dragen de markering voor een maand wanneer een rij eronder die draagt, en een jaarkolom die zo'n maand bevat, vermeldt dat. In het "Budget summary" blijven deze maanden buiten de vergelijking tussen plan en werkelijk, zowel plan als werkelijk, en de kop noemt ze: Onvolledige maanden, buiten de planvergelijking gelaten.
Waar een plan vandaan komt. Elk gepland bedrag in "Costs by tag" is een knop — onder een tag, onder een taggroep en onder het totaal. Klik erop en er opent een paneel over het plan: het geplande bedrag staat eerst en is gemarkeerd, met ernaast de werkelijke kosten voor dezelfde periode en het aandeel van het plan dat daarvan is gebruikt. Daaronder legt "Where this plan comes from" het bedrag uit:
- voor een tag of het totaal, de planregels erachter — betaaltermijnregels van contracten en handmatig ingevoerde planbedragen — en die regels tellen op tot het bedrag waarop u klikte. Bij een kwartaal- of jaarkolom zijn het de regels van elke maand daarin;
- voor een taggroep, het plan van elk van zijn tags, die samen het plan van de groep vormen. Klik op een tag om zijn eigen planregels te zien.
Een periode met de markering geen plan opent hetzelfde paneel, dat zegt dat er voor die periode niets was gepland. Elke kostprijs in die periode is uitgave zonder plan en wordt dus niet als boven plan gemarkeerd. Waar een bedrag een uitsplitsing van de werkelijke kosten heeft, brengt een schakelaar Plan / Uitgevoerd bovenaan u ernaartoe.

Als de planregels niet tot het bedrag kunnen optellen, zegt het paneel dat in plaats van regels op te sommen die een ander bedrag verklaren. Dit gebeurt wanneer een handmatig ingevoerd plan geen tags heeft om het mee te verdelen, of wanneer een deel van het plan van een tag uit een zusterbudget is overgenomen. Bij een maandkolom biedt het paneel dan het hele plan van die maand aan.

Het plan van het totaal is het hele plan van het budget, inclusief elk plan dat niet onder een tag is ingevoerd, net zoals het werkelijke totaal kosten zonder tag omvat.

Met een taggroep geselecteerd bevat de rij Zonder tag het deel van het plan dat niet onder een van de tags van die groep is ingevoerd: plan zonder enige tag en plan dat alleen in een andere groep van een tag is voorzien. Een tag die alleen in een andere groep is gepland, heeft daarom geen eigen rij in de tabel van deze groep, omdat zijn plan al in Zonder tag zit. De rijen van de groep tellen dus altijd op tot het totale plan. Het geplande bedrag in de rij Zonder tag is een getal, geen knop: het opent geen paneel.
Categorienamen verschijnen één keer. Het korte label van een tag wordt alleen naast zijn naam getoond wanneer het iets toevoegt. Als de naam het label al bevat, bijvoorbeeld 01 Technisch onderhoud met het label Technisch onderhoud, wordt alleen de naam getoond.
Hele getallen. Schakel "Whole numbers" boven de tabel in om bedragen afgerond op de eenheid te tonen, zonder decimalen. De instelling verandert alleen hoe de bedragen worden weergegeven: totalen worden nog steeds berekend uit de exacte bedragen, dus een afgerond totaal kan één afwijken van de som van zijn afgeronde rijen. Regels met kosten per m² behouden hun decimalen. Flowtly onthoudt de instelling in uw browser, zodat de weergave voor niemand anders verandert.

Filteren en sorteren

Gebruik de kolomkoppen om rijen op naam of bedrag te sorteren. Als uw organisatie veel tags gebruikt, kunt u filteren op trefwoord met het zoekveld boven de tabel.

De transactie achter een kostenregel van een persoon openen

Op het tabblad "P&L by Person" opent het selecteren van een persoon een paneel met de regels van hun directe kosten. Een regel die uit een banktransactie komt, draagt een portemonnee-icoon, "Open settling transaction", dat de eigen pagina van die transactie opent. Een regel die uit een factuur of een ander document komt, draagt er geen: er staat geen enkele transactie achter om te openen.

Elke zodanige regel biedt het icoon. Erop drukken haalt die ene transactie op en opent die daarna, dus het icoon is grijs zolang dat duurt, en de transactie opent in hetzelfde tabblad in plaats van in een nieuw.

Het icoon verschijnt alleen waar je machtigingen de eigen pagina van de transactie toelaten, en die staat voor minder mensen open dan het paneel zelf. Waar dat niet zo is, toont de regel nog steeds label en bedrag — alleen de doorgang naar de transactie ontbreekt.

In afwachting vs. ontvangen in detail

Het diagramgebied bevat een schakelaar die wisselt tussen twee perspectieven:

Ontvangen / betaald — alleen bevestigde transacties (als betaald gemarkeerde facturen, al vereffende banktransacties).
"Awaiting" — geboekte maar nog niet vereffende transacties (goedgekeurde facturen met uitstaande betaling, geplande kosten die nog niet verschuldigd zijn).

Wisselen tussen de twee stelt u in staat het budget te stresstesten: zou het saldo nog positief zijn als alle openstaande bedragen tegelijkertijd opeisbaar werden?

Deze verdeling beschrijft uitsluitend de vereffeningsstatus. Het verandert niet in welke maand een bedrag valt — een kostprijs valt in de maand waarop zijn document betrekking heeft, zowel voor als na betaling, en de vereffening ervan verplaatst het van in afwachting naar ontvangen zonder het tussen maanden te verplaatsen.

De kaart Awaiting vs received noemt de periode die ze optelt. Op de budgetpagina telt de kaart het hele gekozen jaar, dus de rijen luiden bijvoorbeeld "EXPENSE 2026" en "INCOME 2026", en een kostprijs met een latere datum in dat jaar is inbegrepen. Daarom kan ze meer tonen dan een kopkaart die stopt bij de perioden die al voorbij zijn. In de details van een maand beslaat hetzelfde onderdeel die maand en luidt het "MONTH EXPENSE" en "MONTH INCOME".

By project in de details van een maand toont exacte bedragen, en elk bedrag noemt zijn valuta, zodat ze overeenkomen met de rest van de details. Op een telefoon staat de naam van elk project boven zijn bedragen.

Een gedeeltelijk betaalde verkoopfactuur wordt verdeeld over ontvangen en openstaande inkomsten: wat is betaald telt als ontvangen en de rest blijft in afwachting tot het is betaald. Bij een factuur van 1.000 waarvan 400 is betaald, staat 400 als ontvangen en 600 in afwachting. Het deel dat nog in afwachting is, is wat er na de betalingen, een eventuele verrekening en een eventuele correctie nog openstaat op de factuur. Een correctie die zelf aan het budget is gekoppeld, wordt op een eigen regel geteld en wordt dus niet een tweede keer van dat restant afgetrokken. Een betaling die aan de factuur is gekoppeld zonder eigen bedrag, vereffent de factuur volledig, en niets ervan blijft in afwachting.

Hoe de kosten op de kaart optellen

Op de budgetpagina is de uitgavenrij van de kaart "Awaiting vs received" gemarkeerd met "documents + team cost". Het bedrag is de totale kost van het budget voor de periode: kostendocumenten samen met teamkosten, de kosten van het werk van mensen uit geregistreerde uren of toewijzingen. De regel eronder, "To date, without future or incomplete months", geeft het deel van die kosten dat tot nu toe is meegeteld, het deel dat de kerncijfers gebruiken. De balk en de bedragen "Paid" en "Due" eronder tellen alleen kostendocumenten.

Waar het budget kosten bijhoudt, eindigt de kaart met een blok met de kop "How the cost adds up", gevolgd door de periode. Het somt "Documents (paid + to pay)" op, daarna "Team cost" en "Net credit moved to income, or rounding" wanneer die niet nul zijn, en eindigt met "Cost". Wanneer de som van de maanden of de tabel "By project" op een ander totaal uitkomt, geeft een regel "Sum of the months" of "By project table" dat totaal, met het verschil tussen haakjes. Het blok geeft de omvang van elk verschil; het noemt geen oorzaak.

In de detailweergave van een maand worden de cijfers op dezelfde manier toegelicht:

Het percentage ten opzichte van het plan noemt zijn basis. Naast het percentage bij de kosten en inkomsten van de maand wordt het bedrag boven of onder het plan gevolgd door "vs plan".
Betaald en te betalen in het kostengedeelte. Boven de rijen van de sectie "Expenses" geven de filterknoppen "Paid" en "Due" de som van elk. Klikken op een knop toont alleen die documenten, en het totaal onder de lijst wordt hun som; nogmaals klikken toont alle rijen. Het inkomstengedeelte biedt "Received" en "Awaiting" op dezelfde manier.
Teamkosten apart. Teamkosten zitten in geen van beide knoppen. Heeft de maand er, dan staan "Team cost" en het totaal naast de knoppen.
Tekens tellen op. In het kostengedeelte wordt een kost met een min gelezen en een creditnota met een plus, zodat een sectie met beide op het scherm optelt.
Omgerekende bedragen. Wanneer rijen uit een andere valuta zijn omgerekend, somt "Converted from" onder het totaal het oorspronkelijke bedrag per valuta op naast wat het telt in de valuta van het budget, en geeft "Other lines" de rest.
Alleen documenten in de maandkaart. De sectie "Awaiting vs received" van de maand is gemarkeerd met "documents only": teamkosten staan in de sectie "Expenses", niet daar.
De eigen regels van een project. In de tabel "By project" van de maand opent klikken op de naam van een project met kosten de kostenregels van dat project voor de maand. Wanneer de getoonde regels niet optellen tot het cijfer, geeft een notitie de reden, bijvoorbeeld "Part of this figure is logged time or payroll with no line to list."

Recente budgetbewegingen

De kaart Recent budget movements in het Budgetoverzicht toont de vijf meest recente bewegingen van het geselecteerde jaar: uitgaande facturen en de betalingen daarvan, inkoopfacturen en banktransacties van het budget, elk gemarkeerd als Received of Awaiting. Wanneer een factuur over meerdere projecten is verdeeld en de rij voor het project van het budget geen bedrag heeft, voegt die rij niets toe aan de cijfers van het budget, dus een betaling die het budget alleen via die rij bereikt, wordt ook niet vermeld. Een factuur die aan één project is gegeven, telt volledig mee, ook als de rij geen bedrag heeft, en de betaling ervan wordt vermeld.

De regels achter de werkelijke kosten van een project

In de tabel "By project" van de "Budget summary" is het cijfer voor de werkelijke kosten van een project een knop. Klikken opent een dialoogvenster, met de kop Actual cost: en de naam van het project, dat de kostenregels achter het cijfer toont over de periode die de tabel beslaat. Het dialoogvenster is alleen-lezen. De laatste regel luidt "Total of listed items", of "Listed items do not add up to the figure" wanneer de regels en het cijfer verschillen.

Het dialoogvenster meldt het wanneer het het cijfer niet volledig kan tonen:

"No cost rows were booked for this project in the selected period."
The figure is not itemised into rows:, gevolgd door de reden, wanneer er achter het cijfer geen regels staan om te tonen.
Showing the most recent periods only, met de getoonde data, wanneer de tabel een langere periode beslaat dan het dialoogvenster opent. De regels tellen dan mogelijk niet op tot het cijfer in de tabel.
This period is too long to open as rows. Beperk het datumbereik van het budget en probeer het opnieuw.
"These rows are not available for this project and period."

Het cijfer is gewone tekst, geen knop, op de regel van kosten zonder project, bij een project zonder kosten en bij een budget dat één project beslaat wanneer het cijfer van dat project kosten bevat die geen document aan een project toewijst, omdat de eigen regels er niet toe zouden optellen.

Tijdreeksdiagram

Het staafdiagram toont één staaf per kalendermaand. Elke staaf vertegenwoordigt de werkelijke inkomsten of uitgaven die voor die maand zijn geregistreerd.

In welke maand een kostprijs telt

Een kostprijs wordt geteld in de maand waarop zijn document betrekking heeft — de "Related month" die is vastgelegd op de transactiebijlage. Dit geldt ongeacht of het document is betaald, zodat een kostprijs in dezelfde maand blijft wanneer het wordt vereffend.

Er gelden twee kanttekeningen:

Geen gerelateerde maand op het document. Flowtly valt terug op de betalingsdatum en telt de kostprijs in de maand dat de betaling werd geregistreerd.
Een gerelateerde periode die meerdere maanden beslaat. Het bedrag wordt proportioneel over die periode verdeeld in plaats van in één maand te worden geplaatst.

Doordat de toewijzing het document volgt en niet de bank, trekt het vereffenen van een achterstand aan oudere facturen in één maand geen jaarskosten naar die maand. Elk document blijft in de maand waarop het betrekking heeft, zodat de vorm van het diagram weergeeft wanneer het werk of de levering plaatsvond en niet wanneer de rekening werd vereffend. Een maand kan dus kosten dragen ook al heeft er in die maand geen betaling de rekening verlaten, en een maand met intensieve vereffeningen kan weinig eigen kosten tonen.

Maandelijkse toewijzing verandert alleen hoe een totaal wordt verdeeld, nooit het totaal zelf. Periodetotalen, het saldo en het verbruik gemeten tegen het geplande budget tellen hetzelfde geld ongeacht wanneer het werd betaald.

Inkomsten volgen de equivalente regel: een factuur wordt erkend in de verkoopmaand in plaats van de maand dat de betaling van de klant arriveerde.

Een correctie van een bevroren maand

Een beheerder kan de maanden bevriezen die naar de boekhouder zijn gegaan, onder Bevroren budgetmaanden in "Settings" → "Advanced" → "Budgets". De projectverdeling van een bevroren maand kan niet meer veranderen, dus een late kostprijs of een latere wijziging voor die maand wordt geboekt als correctie: een document waarvan de "Related month" een open maand is en waarvan het veld "Corrects month" de bevroren maand noemt. Dat veld verschijnt op het paneel van een document zodra de organisatie een maand heeft bevroren. De correctie telt in haar open maand, en haar rij in een detailweergave luidt "Correction of <month>".

Bij een budget dat projecten omvat, telt een correctie mee in haar eigen projectrijen, met hun tekens, ongeacht of ze is betaald:

Een negatieve rij is minder uitgave. Ze haalt kosten van dat project af en is nooit inkomsten.
Een terugbetaling op een correctie is geen inkomsten. De negatieve rijen van de correctie halen het bedrag al van de uitgaven af, dus de terugbetaling wordt één keer geteld, als minder uitgave.
De hele correctie telt direct mee. Een onbetaalde of deels betaalde correctie telt volledig mee als ontvangen kosten, in de kerncijfers en in de kostentabel. Ze is nooit in afwachting, en haar betaling schaalt haar niet naar beneden.

Twee gevallen lezen anders:

Een terugbetaling op een betaling met een eigen toewijzing. Wanneer de betaling zelf is toegewezen aan een project, een opdrachtnemer of een budget, leest de kostentabel haar als een betaling. Ze verschijnt dan als inkomsten in die tabel en als minder uitgave in de kerncijfers.
Een budget gefilterd op tags. Zo'n budget leest alleen wat zijn tags draagt. Een correctie zonder een van die tags blijft buiten zijn uitgaven, en een terugbetaling op die correctie blijft buiten zijn inkomsten, totdat de correctie is getagd.

Plan en werkelijk voor dezelfde maand kunnen verschillen

Het maandelijkse diagram toont voor elke maand twee bedragen — wat gepland was en wat er werkelijk gebeurde — en die twee worden bewust op verschillende data geteld:

Waarde	Geteld op
"Plan"	de datum van de betaaltermijnregel van het contract; bij een handmatig ingevoerd plan de periode die u opgaf
"Actual"	de gerelateerde maand van het document, zoals hierboven beschreven

Een plan- en een werkelijk bedrag voor dezelfde kalendermaand mogen dus verschillen, en een verschil tussen beide is op zichzelf geen fout. Een grote factuur kan in juni staan omdat juni de gerelateerde maand ervan is, terwijl het plan van juni uit een in juni gedateerde termijnregel voor iets heel anders komt. Beide zijn juiste antwoorden op twee verschillende vragen.

Wat is veranderd, is dat de weergave nu zegt welke vraag ze beantwoordde. Klik op een maandstaaf, een rij in de uitsplitsing per project of de prognosetegel, en er opent een paneel dat de grondslag benoemt voordat het iets opsomt, en vervolgens de afzonderlijke regels toont achter het bedrag waarop u klikte. Die regels tellen op tot dat bedrag — en als ze dat ooit niet doen, zegt het paneel dat, in plaats van u zelf te laten optellen.

Twee gevallen die het paneel uitdrukkelijk vermeldt in plaats van een lege lijst te tonen:

Een bedrag dat niet kan worden gespecificeerd. Een contractuele inhouding, of een som die op een periode in plaats van op een gedateerde regel is geboekt, heeft geen regels om te tonen, en het paneel legt dat uit in plaats van niets te tonen. De prognose is hetzelfde soort bedrag: een projectie, geen som van documenten.
Een document gedeeld met andere projecten. Het paneel toont het aandeel van dit budget als percentage samen met beide bedragen — het deel dat hier telt en de volledige waarde van het document — omdat een document dat volledig aan dit budget is toegewezen en een document dat nooit is verdeeld hetzelfde bedrag zijn maar verschillende feiten.

Een opdrachtnemer die ook tijd registreert, telt één keer

Wanneer een budget personeelskosten omvat, is de geregistreerde tijd van een persoon al een kostenpost van het project waarop die is geregistreerd. Als dezelfde persoon dat werk ook factureert — een opdrachtnemer wiens factuur aan hem of haar is toegewezen — zou het budget het werk anders twee keer tellen: één keer als geregistreerde tijd en één keer als factuur.

Een factuur die aan een persoon is toegewezen, wordt dus buiten de kosten van het budget gelaten op een project waar de geregistreerde tijd van die persoon wordt gekost, maar alleen tot de kosten van die geregistreerde tijd. De geregistreerde tijd blijft; het deel van de factuur dat die dubbel telt niet, en elk bedrag daarboven blijft kosten. Een factuur van 100.000 naast 1 uur gekoste tijd van 100 verlaagt de projectkosten dus met 100, niet met 100.000. Het bedrag bij "EXPENSE", de W&V per tags, de uitsplitsing per project, het maandpaneel en de lijst met activiteitsrijen laten allemaal hetzelfde deel weg, zodat ze met elkaar blijven overeenstemmen.

Alleen op het project waar de tijd is geregistreerd. Tijd die op een ander project is geregistreerd, dekt hier geen factuur.
Alleen voor personen van wie de tijd wordt gekost. Een onderaannemer die een vast bedrag krijgt en geen tijd registreert, houdt de factuur als kosten.
Alleen voor werk. Een auto-, apparatuur- of voordeelkost die aan de persoon is toegewezen, is niet wat hun geregistreerde tijd kost, en blijft staan.
Alleen wanneer het budget personeelskosten omvat. Zonder die kosten is de factuur het enige bewijs van het werk, en wordt die geteld.
Verdeeld over de facturen van een persoon. De geregistreerde tijd wordt aan de facturen van de persoon op het project uitgedeeld in volgorde van datum, op basis van de gerelateerde maand van de factuur, of de aanmaakdatum als er geen is, en daarna in de volgorde waarin de facturen zijn aangemaakt. Elke factuur neemt wat er van de geregistreerde tijd overblijft, dus twee facturen van 50.000 naast 50.000 aan gekoste tijd laten in totaal 50.000 weg, niet 100.000. Facturen zonder datum komen laatst.
In verhouding. Als slechts een deel van een factuur aan de persoon is toegewezen, wordt alleen dat deel weggelaten.
Over de hele periode van het budget. De factuur wordt vergeleken met de geregistreerde tijd van de persoon over de data van het budget (of het gekozen bereik, voor een budget zonder data), zodat het gedekte deel weggelaten blijft in een maand waarin de persoon toevallig niets registreerde. Een factuur van vóór de periode van het budget kan eerst geregistreerde tijd opmaken, zodat een factuur binnen de periode meer van zijn kosten kan behouden dan u verwacht.

De factuur en de geregistreerde tijd komen zelden precies overeen, en dat wordt ook niet verwacht: een opdrachtnemer kan werk factureren dat nog niet is geregistreerd, of werk registreren dat nog niet is gefactureerd. Het verschil is informatie over welk van de twee bedragen u moet controleren, geen fout in een van beide richtingen.

Waar een hoofdcijfer vandaan komt

Onder elke hoofdkaart van het Budgetoverzicht staat voor elk cijfer dat de kaart toont één link. Bij een budget in de modus "Planning" bieden de kosten- en opbrengstenkaarten "Actual: source and parts", "Plan: source and parts" en "Annual plan: source and parts"; in andere modi bieden ze alleen "Actual: source and parts". De kaart Net YTD biedt "Actual: source and parts" en "Plan: source and parts". De meter "SPEND VS INITIAL BUDGET", de kaart "Top category" en de verwachte tegels bieden "Source and parts".

Een link opent een paneel met de kop "Where this number comes from" en als titel het cijfer dat het toelicht, bijvoorbeeld Expense · Actual · to date. Het paneel toont eerst het cijfer en zegt dan waaruit het is opgebouwd:

Wat het optelt. Bijvoorbeeld de kosten die in de maanden van het budget zijn vastgelegd, omgerekend naar de budgetvaluta, of geplande opbrengsten min geplande kosten, maand voor maand.
Welke maanden. Een cijfer tot nu toe telt de maanden die zijn begonnen en laat een als onvolledig gemarkeerde maand weg. Een cijfer over het hele bereik telt elke maand van het gekozen bereik, ook maanden die nog moeten komen.

Daaronder wordt elke maand die bijdraagt aan het cijfer vermeld met haar bedrag, en de bedragen vormen samen het cijfer. Een maand zonder inhoud wordt niet vermeld. "Show lines for" een maand opent de rijen achter het bedrag van die maand: dezelfde rijen die de maanddetails tonen, met bij een omgerekende rij het oorspronkelijke bedrag, de koers en de datum van de koers. Een nettocijfer toont de opbrengstrijen en de kostenrijen van de maand apart, elk gemarkeerd als opbrengst of uitgave. Een klik op het bedrag van een maand opent de eigen maanddetails van die maand. Als een deel van het cijfer niet door de maanden wordt verklaard, wordt dat deel als aparte regel vermeld, "Not itemised by month (cannot be listed)", met zijn bedrag, zodat het paneel nog steeds optelt tot wat de kaart toont. Een cijfer zonder inhoud zegt Nothing recorded in this figure.

Sommige cijfers zijn geen som van regels. Hun paneel zegt This number cannot be listed line by line. en geeft de reden:

Een verwacht cijfer wordt berekend uit de maanden tot nu toe; het is een projectie, geen som van regels.
Het initiële budget is de som van de initiële budgetten van de gekoppelde projecten, die buiten het budget worden bijgehouden. Items die op het initiële budget van een project zijn gemarkeerd als "Reserve" maken er geen deel van uit.
De "Top category" is een som over één kostengroep, die het budget per maand in plaats van per regel toont.

Als de maandelijkse opsplitsing van het budget niet is geladen, zegt het paneel dat de onderdelen niet beschikbaar zijn.

Hoe een afgeleid bedrag wordt berekend

Enkele tegels in het Budgetoverzicht tonen een bedrag dat wordt berekend in plaats van opgeteld: de meter "SPEND VS INITIAL BUDGET" en de tegels verwacht voor uitgaven, inkomsten en resultaat. Elk daarvan heeft naast zijn label een kleine ?-knop. Klik erop om te zien hoe dat bedrag wordt berekend, in drie delen: wat het bedrag is, waaruit het wordt berekend — met de eigen bedragen en data van de tegel — en wat het niet omvat.

Uitgaven t.o.v. initieel budget. De werkelijke kosten van de gekozen periode gedeeld door het hele initiële budget van de gekoppelde projecten. Het initiële budget heeft geen data, dus bij een meerjarig project betekent een laag percentage niet dat er weinig is uitgegeven: kosten van vóór de gekozen periode worden niet meegeteld. Kies een "Custom range" dat bij de start van het project begint om het verbruik sinds de start te zien. Gebruik "SPEND VS PLAN" om het uitgaventempo te beoordelen.

Verwachte uitgaven, inkomsten en resultaat. De werkelijke bedragen van de afgeronde maanden, plus de trend van die maanden doorgetrokken tot het einde van de getoonde periode. Het bereik onder het bedrag is het interval waarin het resultaat met 80 % waarschijnlijkheid valt als die trend aanhoudt. Wanneer het plan van het budget uit contracten komt en hun betaalschema's doorlopen tot het einde van de getoonde periode, stoppen de verwachte uitgaven en inkomsten bij wat die schema's nog moeten betalen: als de trend daar voorbij zou gaan, worden het bedrag en het bereik tot dat niveau verlaagd. In alle andere gevallen — een handmatig ingevoerd plan, of een contract waarvan het schema vóór het einde van de periode stopt of helemaal geen schema heeft — volgt de prognose alleen de trend. Het plan verhoogt een prognose nooit, dus een grote betaling die voor later is gepland, verhoogt die niet.

Cijfers vernieuwen

Budgetcijfers worden gecached om prestatieredenen. In de meeste gevallen wordt de cache automatisch bijgewerkt wanneer nieuwe transacties binnenkomen. Als u een onmiddellijke herberekening wilt forceren — bijvoorbeeld na bulkimport van transacties — klik dan op het pictogram "Refresh" in de rechterbovenhoek van het tabblad Budgetoverzicht. Dit wist de cache voor dit budget en herberekent alle cijfers opnieuw.

Voorbeeldgebruiksscenario's

Een controller klikt in de tabel By project op het initiële budget van een project om te zien welke geplande items het bedrag vormen voordat hij het met de uitgaven vergelijkt.
Een projectmanager opent een klantprojectbudget halverwege het kwartaal om te controleren of het saldo nog positief is na betaling van recente facturen.
Een financieel controller bekijkt het budget van een klant nadat de klant een deel van een factuur heeft betaald en ziet het betaalde deel bij de ontvangen inkomsten en de rest nog in afwachting.
Een financieel controller gebruikt de uitsplitsing per tag om te verifiëren dat de kantoorhuur correct met 40 % is toegewezen aan dit afdelingsbudget in plaats van volledig te worden meegeteld.
Een controller van een op tags gefilterd budget vindt het deel van een gedeelde leveranciersfactuur dat bij het project van een andere locatie hoort onder No project in Costs by project, in plaats van opgeteld bij het eigen project van het budget.
Een accountant vereffent een jaar aan uitstaande leveranciersfacturen in één betalingsrun en controleert vervolgens het maanddiagram en ziet dat elke factuur nog steeds wordt geteld in de maand waarop ze betrekking heeft in plaats van één piek in de betalingsmaand.
Een controller die uitgaven maand voor maand vergelijkt, stelt de gerelateerde maand in op elk inkomend document zodat kosten aansluiten bij de perioden waartoe ze behoren, ongeacht wanneer de leverancier daadwerkelijk wordt betaald.
Een controller boekt de late terugbetaling van een leverancier voor een bevroren maand als correctie in de open maand en ziet de uitgaven in die maand dalen zonder dat er inkomsten bijkomen.
Een projectmanager opent de werkelijke kosten van een project in de tabel "By project" om te zien welke facturen en kosten erin zitten, voordat een overschrijding in twijfel wordt getrokken.
Een vastgoedbeheerder opent het budget van een gebouw en ziet schoonmaak bovenaan "Plan vs actual by category", gemarkeerd als boven plan, voordat hij P&L by tags opent om te zien welke maanden dat veroorzaakten.