Verlofaanvragen beheren

Als manager kunt u binnenkomende verlofaanvragen bekijken en aanvragen met één klik goedkeuren of afwijzen. Alles over verlof staat in één groep "Time off" in de zijbalk. Een verlofbeheerder vindt daar elk scherm: "New time off request", het eigen verlof, de aanvragen, de planner, de gebruiksweergave en het "Time off dashboard". Alle anderen zien dezelfde groep met alleen "New time off request" en het eigen verlof. Er zijn 2 weergaven die u helpen bij het beheren van verlof. De eerste is het tabblad Verlofaanvragen. Alle ingediende verlofaanvragen worden vermeld op het tabblad Verlofaanvragen. Het tabblad opent op de aanvragen die in behandeling zijn. Het statusfilter biedt "Pending" en "Rejected", en als het laatste statusfilter wordt verwijderd, keert het tabblad terug naar de aanvragen die in behandeling zijn.

Dit onderdeel biedt essentiële informatie over elke aanvraag, waaronder:

Naam: De naam van de medewerker die verlof aanvraagt.
Verloftype: Het type verlofaanvraag.
"Description": Een korte toelichting of aanvullende details van de medewerker over de verlofaanvraag (kan leeg zijn als dit als optioneel is geconfigureerd).
Van/Tot: De start- en einddatum van het aangevraagde verlof.
"Duration": De totale duur van de verlofaanvraag, opgegeven in uren.
Status: De huidige status van de aanvraag (bijv. In behandeling (als er nog geen goedkeuringen zijn), of Goedgekeurd 1/2, Goedgekeurd 2/3 als meerdere goedkeuringen vereist zijn).
Pijlknop: Wanneer een gebruiker op de pijlknop klikt, verschijnt er een zijpaneel met gedetailleerde informatie over het geselecteerde verlof. Deze weergave dient zowel als informatiepaneel als als actiecentrum voor goedkeurders. Het paneel bevat:

Naam en profielfoto van de medewerker
Verlofperiode: toont duidelijk de start- en einddatum met het totaal aantal aangevraagde uren of dagen
Wanneer het gebeurde: onder de data geeft "Submitted" de datum en tijd waarop de aanvraag is gedaan, en zodra de aanvraag is goedgekeurd of afgewezen, geeft "Decided" de datum en tijd van de laatste beslissing en door wie. Beide gebruiken het datumformaat van uw organisatie. Een aanvraag in behandeling toont alleen "Submitted". Een aanvraag die pas na de eerste dag is goedgekeurd, draagt de markering "Approved after the leave began"; een afwijzing krijgt die nooit. Bij een aanvraag in de geschiedenis verschijnt "Submitted" alleen als het tijdstip van indiening bekend is.
Huidig verlofsaldo en het saldo na de aanvraag. Jaarlijks verlof wordt in mindering gebracht op het tegoed van het jaar waarin het valt, dus voor een aanvraag voor jaarlijks verlof toont het paneel één blok per tegoedjaar dat de aanvraag raakt. Elk blok geeft het saldo van dat jaar, de andere openstaande aanvragen in dat jaar en het saldo daarna; een aanvraag die over de jaarwisseling loopt, toont ook hoeveel ervan in elk jaar valt. Een waarschuwing dat het tegoed wordt overschreden verschijnt in het jaar dat overschreden is.
Voor een afwezigheid die al is goedgekeurd, is het getoonde saldo dat van het eigen jaar van de afwezigheid, geteld tot 31 december. De afwezigheid zit al in dat saldo en wordt dus niet opnieuw afgetrokken; alleen de openstaande aanvragen van dat jaar worden eraf gehaald. Een afwezigheid die over de jaarwisseling loopt, toont een blok voor elk jaar dat zij raakt.
Verloftype en omschrijving, indien opgegeven
Goedkeuringspad: toont de lijst van goedkeurders als er meer dan 1 nodig zijn.

Op de startpagina

De kaart "Time off requests" op de startpagina telt de aanvragen in behandeling waarop u kunt handelen — dezelfde die voor u Accepteren en Afwijzen tonen — en toont de drie die het eerst beginnen, met de medewerker, de data, de duur en het verloftype. Uw eigen aanvragen staan er niet in. Een rij selecteren opent hetzelfde zijpaneel, waar de beslissing wordt genomen; "Review requests" opent het tabblad Verlofaanvragen.

Als er niets wacht, zegt de kaart "No pending requests" en verwijst ze naar de aanvraaggeschiedenis. Als de lijst niet volledig kon worden geladen, toont ze de aanvragen die ze heeft en zegt ze dat de lijst onvolledig is in plaats van een totaal te geven. De kaart wordt getoond aan mensen met de rol "Time off manager" of "Time off verifier".

Een "Time off viewer" ziet de kaart ook, alleen-lezen. Ze toont alle aanvragen in behandeling die diegene kan zien, van elk verloftype, onder "Awaiting a decision", en de knop heet "View requests". Een rij opent hetzelfde paneel, zonder Accepteren en Afwijzen. Wie de kijkersrol samen met de rol van manager of verificateur heeft, behoudt de kaart van de goedkeurder.

Alleen-lezen toegang: de rol Time off viewer

De rol "Time off viewer" is bedoeld voor iemand die het verlof van iedereen moet kunnen zien zonder erover te beslissen, zoals een kantoormanager die vervangingen plant. Een Time off viewer kan het tabblad Verlofaanvragen, het tabblad "Time off history" en de verlofplanner openen en ziet op de startpagina de alleen-lezen kaart "Time off requests". Diegene kan ook het tabblad van de verlofplanner van een project openen, alleen-lezen, dat de leden van dat project toont. Wie verlofrollen heeft maar geen van de projectrollen, ziet van het project alleen dat tabblad, en een link naar een ander tabblad ervan opent in plaats daarvan de planner. Diegene kan verlof niet accepteren, afwijzen, toevoegen, bewerken of verwijderen. De rol wordt toegekend op het tabblad Rechten van een persoon, als "Time off viewer". Zie Rechten.

Bewijsstukken

Wanneer het verloftype om een bewijsstuk vraagt, toont het zijpaneel een gedeelte "Supporting documents": de reeds bijgevoegde documenten, die elk geopend kunnen worden, en een waarschuwing zolang er nog een ontbreekt. Een aanvraag waarvan het type een document vereist, kan pas worden geaccepteerd zodra er een is bijgevoegd.

De medewerker en iedereen met de rol Verlofbeheerder kan er een toevoegen met "Attach document" — bijvoorbeeld namens een medewerker die ziek is. Een goedkeurder zonder die rol kan het document openen maar niet bijvoegen: het document komt van de medewerker, en de goedkeurder is degene die erop wacht.

Goedkeuringsmechanisme

Als slechts één goedkeuring vereist is (d.w.z. Aantal goedkeuringen = 1), zal de eerste goedkeurder die de aanvraag accepteert deze finaliseren:

De status verandert van In behandeling naar Geaccepteerd
De aanvraag wordt automatisch verplaatst naar het tabblad "Time off history"
De goedkeurder ziet zowel de knop Accepteren als de knop Afwijzen

Als meerdere goedkeuringen vereist zijn:

Zodra de huidige gebruiker heeft goedgekeurd, ziet hij geen actieknoppen meer
Het verlof blijft op het tabblad Verlofaanvragen totdat alle goedkeuringen zijn voltooid
De aanvraag wordt pas naar "Time off history" verplaatst nadat alle vereiste goedkeuringen zijn gegeven

Dit zorgt voor volledige transparantie in goedkeuringsworkflows met meerdere niveaus, terwijl goedkeuring op één niveau wordt vereenvoudigd.

Alle volledig goedgekeurde verloven worden weergegeven op het tabblad "Time off history". Lopende verloven hebben een blauwe achtergrond, zodat ze gemakkelijker te herkennen zijn. De tabbladen Verlofaanvragen en "Time off history" kunnen worden gefilterd op medewerker en verloftype.

Managers kunnen reeds goedgekeurde verlofaanvragen direct beheren vanuit het tabblad "Time off history". Wanneer een specifiek goedgekeurd verlof van een medewerker wordt bekeken:

Bewerken

Door op de optie "Verlof bewerken" in het zijpaneel te klikken, verschijnt er een standaard bewerkingsvenster.

In het venster kan de manager:

Het verloftype wijzigen.
De omschrijving aanpassen.
De duur van het verlof wijzigen (datumbereik en uren).

Opmerking: Het is niet mogelijk om de medewerker te wijzigen bij het bewerken van een reeds aangemaakt verlof.

Het verlofsaldo dat in het venster wordt weergegeven, wordt dynamisch bijgewerkt op basis van de bewerkte duur. Zodra de wijzigingen zijn opgeslagen, worden de verlofgegevens en het verlofsaldo dienovereenkomstig bijgewerkt.

Verwijderen

Managers kunnen ook op de knop "Verlof verwijderen" klikken om de verlofregistratie te verwijderen. Er verschijnt een bevestigingsdialoogvenster met de vraag: "Weet u zeker dat u dit wilt verwijderen?" Na bevestiging via "Ja, doorgaan" wordt het verlof uit het systeem verwijderd. Als het verwijderde verlof eerder het verlofsaldo van de medewerker had verlaagd, wordt het saldo automatisch herberekend en bijgewerkt om de verwijdering te weerspiegelen.

Dit zorgt voor volledige flexibiliteit en nauwkeurigheid bij het beheren van verlofregistraties, met een actueel overzicht van beschikbare vrije dagen voor medewerkers.

Verlof aanmaken namens een medewerker

Als manager heb je ook de mogelijkheid om afwezigheid aan te maken namens elke actieve medewerker, door op de knop "Add time off" rechtsboven te klikken. Het dialoogvenster kan twee verschillende dingen doen, en een keuzeschakelaar bovenin, vlak onder de persoon die je hebt gekozen, bepaalt welke:

"Add absence" legt de afwezigheid meteen vast, zonder goedkeuring. Dat is wat dit dialoogvenster altijd heeft gedaan, en het blijft de standaardkeuze.
"Request on behalf" dient in plaats daarvan een aanvraag in. Die gaat naar de goedkeurders van die medewerker, precies zoals een aanvraag die hij zelf had ingediend, en het is pas afwezigheid als zij hem hebben goedgekeurd.

Eén regel onder de schakelaar herhaalt op welke je staat: Wordt meteen vastgelegd, zonder goedkeuring, of Gaat naar de goedkeurder als een gewone aanvraag. De knop onderaan verandert mee ("Create time off" tegenover "Send request"), en in de aanvraagmodus vermeldt de voet ook naar wie hij gaat, onder Goedgekeurd door.

Opmerking: De schakelaar verschijnt alleen voor beheerders en HR-managers. Een verlofbeheerder zonder de HR-rol kan nog steeds afwezigheid voor iemand toevoegen, maar kan geen aanvraag op diens naam indienen. Als je de schakelaar niet ziet, is dat de reden.

Om afwezigheid aan te maken namens een medewerker volg je deze stappen:

Open de groep "Time off" in de zijbalk en ga naar de verlofaanvragen.
Klik op de knop Verlof toevoegen.
Selecteer de medewerker in de vervolgkeuzelijst.
Kies "Add absence" of "Request on behalf".
Selecteer het verloftype.
Als dat type is opgesplitst naar redenen, kies er dan een. De reden bepaalt van welk deel van het recht de afwezigheid wordt afgeschreven, dus de cijfers naast het formulier volgen die.
Geef een korte omschrijving (optioneel, als dat in de instellingen als niet verplicht is ingesteld).
Selecteer de dag of de periode in de kalender met slepen en neerzetten.
Sla hem op met "Create time off", of verstuur hem met "Send request".

Opmerking: Zodra een verloftype is geselecteerd, wordt het omschrijvingsveld gemarkeerd als verplicht of blijft het optioneel, afhankelijk van de algemene verlofinstellingen.

Opmerking: Je hebt ook de mogelijkheid om enkele uren (van 1 tot 7) te kiezen in het veld "Hours" als de afwezigheid korter is dan een hele werkdag.

Opmerking: Zodra zowel een persoon als een type is gekozen, toont het paneel naast het formulier wat de afwezigheid zou veranderen voor die persoon, niet voor jou. Het geeft het aantal werkdagen dat hij werkelijk kost (weekenden, feestdagen en het eigen werkpatroon van die persoon zijn er al af), en zijn Year-end forecast vóór en na. Als jouw organisatie Available now toont, volgen de dagen die die persoon vandaag kan opnemen op een kleine regel eronder, eveneens vóór en na; de instelling wordt beschreven in Verlofinstellingen. Waar geen jaareindeprognose te tonen is, geeft het paneel in plaats daarvan de nu beschikbare dagen. Voordat beide gekozen zijn toont het niets, omdat elk cijfer erin bij een bepaalde persoon hoort.

Opmerking: Het paneel geeft een van drie antwoorden, en hier waarschuwt het in plaats van te weigeren. Het past: binnen het verlof dat al is opgebouwd. Vooruit opgenomen: nog niet opgebouwd, je organisatie staat het toe, en het paneel geeft de datum waarop het gelijk loopt. Boven het recht voor het jaar: het paneel zegt dat en laat je het toch vastleggen, omdat een manager soms moet invoeren wat er werkelijk is gebeurd (een ziekmelding of een correctie achteraf). Hierin verschilt dit dialoogvenster van dat van de medewerker zelf, waar dat antwoord verhindert dat de aanvraag wordt verstuurd.

Opmerking: Het paneel waarschuwt ook voor data die overlappen met een afwezigheid die de persoon al heeft, in plaats van het opslaan achteraf te laten mislukken, en geeft aan wanneer een bewijsstuk vereist is voor het gekozen type en de gekozen reden. De kalender markeert weekenden, feestdagen en de bestaande afwezigheid van die persoon, en geeft het aantal werkdagen in de periode.

Opmerking: "Repeat this absence" wordt alleen aangeboden bij "Add absence". Een aanvraag kan zich niet herhalen, dus de optie verdwijnt zodra je overschakelt naar "Request on behalf".

Afwezigheid die met "Add absence" is toegevoegd, verschijnt meteen op het tabblad "Time off history", met de mogelijkheid om te worden bewerkt of verwijderd. Wat met "Request on behalf" is verstuurd, verschijnt in plaats daarvan op het tabblad Verlofaanvragen en blijft daar tot de goedkeurders het hebben afgehandeld.

Verlofplanner

De verlofplanner, in de groep "Time off" van de zijbalk, biedt een visuele kalenderweergave van alle goedgekeurde afwezigheden binnen de organisatie, zodat managers en teams het werk kunnen plannen rondom de beschikbaarheid van medewerkers. Op een standaard desktopscherm toont de planner een doorlopend venster van 30 dagen, beginnend vanaf de huidige dag. Dit helpt managers zowel aanstaand als huidig verlof in één oogopslag bij te houden.

De verlofplanner omvat:

Interactieve kalenderweergave – Bekijk geplande verloven voor medewerkers.
Snel verlof aanmaken – Klik op een lege dagtegel of gebruik slepen-en-neerzetten om verlof toe te voegen.
Goedkeuringsworkflow – Verlofaanvragen goedkeuren of afwijzen.
Bewerken en verwijderen – Goedgekeurd verlof aanpassen of verwijderen indien nodig.
Zichtbaarheid van openstaande goedkeuringen – Als aanvullende goedkeuringen vereist zijn, wordt de aanvraag gemarkeerd als in behandeling met relevante details.

Een groot team filteren

Naast het ledenfilter biedt de planner twee filters:

Project toont alleen de actieve leden van het gekozen project. Subprojecten staan onder hun bovenliggende project, en de lijst kan worden doorzocht.
Afdeling toont alleen mensen van de gekozen afdeling, waarbij zowel hun hoofdafdeling als eventuele extra afdelingen meetellen. Het is beschikbaar voor "Time off manager". Een "Time off verifier" ziet het nog niet.

Een filter wordt alleen aangeboden als er iets te kiezen valt. Op de eigen planner van een project wordt het projectfilter niet getoond.

De planner opent op uw eigen afdeling, gemarkeerd met "(my team)" in de afdelingslijst. De gekozen afdeling, het project en de personen worden bewaard in het paginaadres, zodat teruggaan, herladen of het delen van de link dezelfde selectie toont. Zodra de selectie afwijkt van uw team, brengt "Reset filters" haar terug naar uw team. Als niemand overeenkomt met de filters, zegt de planner dat en biedt hij ook "Reset filters" aan. De planner van één project, of van een gekozen groep mensen, opent daarop.

Tijdens het scrollen blijven de datumkop en de weeknavigator vastgezet onder de bovenbalk, en op een smal scherm blijft de namenkolom staan terwijl de dagen zijwaarts scrollen.

Verlof toevoegen in de verlofplanner

Klik op een lege dagtegel in de planner.
Gebruik als alternatief slepen-en-neerzetten om de verlofduur te bepalen.
Vul de vereiste verlofgegevens in (bijv. verloftype, duur, omschrijving).
Klik op de knop "Create time off". Het verlof verschijnt in de planner en alle andere relevante weergaven als reeds goedgekeurd.

Goedgekeurd verlof bewerken of verwijderen

Klik op een reeds goedgekeurd verlof.
Pas de details aan door op de relevante knop in het verschenen zijpaneel te klikken.
Gebruik de optie Verlof verwijderen om het verlof indien nodig te verwijderen.

Een verlofaanvraag goedkeuren of afwijzen

Als een aanvraag in afwachting van goedkeuring is, verschijnt deze visueel anders dan goedgekeurd verlof in de kalender.
Als verlofmanager kunt u:
- Op de aanvraag klikken om details te bekijken.
- De aanvraag goedkeuren of afwijzen door op de relevante knop te klikken.
- Als verdere goedkeuringen nodig zijn, blijft de aanvraag in behandeling totdat alle benodigde goedkeuringen zijn voltooid.

Gebruik filters om specifieke medewerkers te bekijken.

De verlofplanner vereenvoudigt verlofbeheer door een gebruiksvriendelijk en transparant volgingssysteem te bieden. Met de mogelijkheid om filters te gebruiken om specifieke medewerkers te bekijken, kunnen managers een soepele verlofplanning waarborgen met behoud van een evenwichtige bezetting.

Voorbeelden van gebruik

Openstaande aanvragen goedkeuren: Bekijk snel meerdere verlofaanvragen van uw teamleden en keur ze goed of wijs ze af.
Verlof aanmaken voor een medewerker: Voeg een ziektedag of bijzonder verlof toe namens een medewerker die dit zelf niet kan indienen.
Goedgekeurd verlof aanpassen: Pas de datums of duur van een reeds goedgekeurd verlof aan als de plannen wijzigen, zodat de verlofregistraties nauwkeurig blijven.
Teambeschikbaarheid visualiseren: Gebruik de verlofplanner voor een compleet overzicht van wie er op een bepaald moment verlof heeft, wat de personeelsplanning ondersteunt.