Verlofaanvragen beheren

Als manager kunt u binnenkomende verlofaanvragen bekijken en aanvragen met één klik goedkeuren of afwijzen. Het daarvoor bestemde onderdeel in het hoofdmenu heet Verlofbeheer. Er zijn 2 weergaven die u helpen bij het beheren van verlof. De eerste is het tabblad Verlofaanvragen. Alle ingediende verlofaanvragen worden vermeld op het tabblad Verlofaanvragen.

Dit onderdeel biedt essentiële informatie over elke aanvraag, waaronder:

Naam: De naam van de medewerker die verlof aanvraagt.
Verloftype: Het type verlofaanvraag.
Omschrijving: Een korte toelichting of aanvullende details van de medewerker over de verlofaanvraag (kan leeg zijn als dit als optioneel is geconfigureerd).
Van/Tot: De start- en einddatum van het aangevraagde verlof.
Duur: De totale duur van de verlofaanvraag, opgegeven in uren.
Status: De huidige status van de aanvraag (bijv. In behandeling (als er nog geen goedkeuringen zijn), of Goedgekeurd 1/2, Goedgekeurd 2/3 als meerdere goedkeuringen vereist zijn).
Pijlknop: Wanneer een gebruiker op de pijlknop klikt, verschijnt er een zijpaneel met gedetailleerde informatie over het geselecteerde verlof. Deze weergave dient zowel als informatiepaneel als als actiecentrum voor goedkeurders. Het paneel bevat:

Naam en profielfoto van de medewerker
Verlofperiode: toont duidelijk de start- en einddatum met het totaal aantal aangevraagde uren of dagen
Huidig verlofsaldo en het saldo na aftrek van het verlof
Verloftype en omschrijving, indien opgegeven
Goedkeuringspad: toont de lijst van goedkeurders als er meer dan 1 nodig zijn.

Bewijsstukken

Wanneer het verloftype om een bewijsstuk vraagt, toont het zijpaneel een gedeelte Bewijsstukken: de reeds bijgevoegde documenten, die elk geopend kunnen worden, en een waarschuwing zolang er nog een ontbreekt. Een aanvraag waarvan het type een document vereist, kan pas worden geaccepteerd zodra er een is bijgevoegd.

De medewerker en iedereen met de rol Verlofbeheerder kan er een toevoegen met Document bijvoegen — bijvoorbeeld namens een medewerker die ziek is. Een goedkeurder zonder die rol kan het document openen maar niet bijvoegen: het document komt van de medewerker, en de goedkeurder is degene die erop wacht.

Goedkeuringsmechanisme

Als slechts één goedkeuring vereist is (d.w.z. Aantal goedkeuringen = 1), zal de eerste goedkeurder die de aanvraag accepteert deze finaliseren:

De status verandert van In behandeling naar Geaccepteerd
De aanvraag wordt automatisch verplaatst naar het tabblad "Verlofhistorie"
De goedkeurder ziet zowel de knop Accepteren als de knop Afwijzen

Als meerdere goedkeuringen vereist zijn:

Zodra de huidige gebruiker heeft goedgekeurd, ziet hij geen actieknoppen meer
Het verlof blijft op het tabblad Verlofaanvragen totdat alle goedkeuringen zijn voltooid
De aanvraag wordt pas naar Verlofhistorie verplaatst nadat alle vereiste goedkeuringen zijn gegeven

Dit zorgt voor volledige transparantie in goedkeuringsworkflows met meerdere niveaus, terwijl goedkeuring op één niveau wordt vereenvoudigd.

Alle volledig goedgekeurde verloven worden weergegeven op het tabblad Verlofhistorie. Lopende verloven hebben een blauwe achtergrond, zodat ze gemakkelijker te herkennen zijn. De tabbladen Verlofaanvragen en Verlofhistorie kunnen worden gefilterd op medewerker en verloftype.

Managers kunnen reeds goedgekeurde verlofaanvragen direct beheren vanuit het tabblad Verlofhistorie. Wanneer een specifiek goedgekeurd verlof van een medewerker wordt bekeken:

Bewerken

Door op de optie "Verlof bewerken" in het zijpaneel te klikken, verschijnt er een standaard bewerkingsvenster.

In het venster kan de manager:

Het verloftype wijzigen.
De omschrijving aanpassen.
De duur van het verlof wijzigen (datumbereik en uren).

Opmerking: Het is niet mogelijk om de medewerker te wijzigen bij het bewerken van een reeds aangemaakt verlof.

Het verlofsaldo dat in het venster wordt weergegeven, wordt dynamisch bijgewerkt op basis van de bewerkte duur. Zodra de wijzigingen zijn opgeslagen, worden de verlofgegevens en het verlofsaldo dienovereenkomstig bijgewerkt.

Verwijderen

Managers kunnen ook op de knop "Verlof verwijderen" klikken om de verlofregistratie te verwijderen. Er verschijnt een bevestigingsdialoogvenster met de vraag: "Weet u zeker dat u dit wilt verwijderen?" Na bevestiging via "Ja, doorgaan" wordt het verlof uit het systeem verwijderd. Als het verwijderde verlof eerder het verlofsaldo van de medewerker had verlaagd, wordt het saldo automatisch herberekend en bijgewerkt om de verwijdering te weerspiegelen.

Dit zorgt voor volledige flexibiliteit en nauwkeurigheid bij het beheren van verlofregistraties, met een actueel overzicht van beschikbare vrije dagen voor medewerkers.

Verlof aanmaken namens een medewerker

Als manager heb je ook de mogelijkheid om afwezigheid aan te maken namens elke actieve medewerker, door op de knop Verlof toevoegen rechtsboven te klikken. Het dialoogvenster kan twee verschillende dingen doen, en een keuzeschakelaar bovenin, vlak onder de persoon die je hebt gekozen, bepaalt welke:

Afwezigheid toevoegen legt de afwezigheid meteen vast, zonder goedkeuring. Dat is wat dit dialoogvenster altijd heeft gedaan, en het blijft de standaardkeuze.
Namens iemand aanvragen dient in plaats daarvan een aanvraag in. Die gaat naar de goedkeurders van die medewerker, precies zoals een aanvraag die hij zelf had ingediend, en het is pas afwezigheid als zij hem hebben goedgekeurd.

Eén regel onder de schakelaar herhaalt op welke je staat: Wordt meteen vastgelegd, zonder goedkeuring, of Gaat naar de goedkeurder als een gewone aanvraag. De knop onderaan verandert mee (Verlof aanmaken tegenover Aanvraag versturen), en in de aanvraagmodus vermeldt de voet ook naar wie hij gaat, onder Goedgekeurd door.

Opmerking: De schakelaar verschijnt alleen voor beheerders en HR-managers. Een verlofbeheerder zonder de HR-rol kan nog steeds afwezigheid voor iemand toevoegen, maar kan geen aanvraag op diens naam indienen. Als je de schakelaar niet ziet, is dat de reden.

Om afwezigheid aan te maken namens een medewerker volg je deze stappen:

Ga naar het item Verlofbeheer in het hoofdmenu.
Klik op de knop Verlof toevoegen.
Selecteer de medewerker in de vervolgkeuzelijst.
Kies Afwezigheid toevoegen of Namens iemand aanvragen.
Selecteer het verloftype.
Als dat type is opgesplitst naar redenen, kies er dan een. De reden bepaalt van welk deel van het recht de afwezigheid wordt afgeschreven, dus de cijfers naast het formulier volgen die.
Geef een korte omschrijving (optioneel, als dat in de instellingen als niet verplicht is ingesteld).
Selecteer de dag of de periode in de kalender met slepen en neerzetten.
Sla hem op met Verlof aanmaken, of verstuur hem met Aanvraag versturen.

Opmerking: Zodra een verloftype is geselecteerd, wordt het omschrijvingsveld gemarkeerd als verplicht of blijft het optioneel, afhankelijk van de algemene verlofinstellingen.

Opmerking: Je hebt ook de mogelijkheid om enkele uren (van 1 tot 7) te kiezen in het veld Uren als de afwezigheid korter is dan een hele werkdag.

Opmerking: Zodra zowel een persoon als een type is gekozen, toont het paneel naast het formulier wat de afwezigheid zou veranderen voor die persoon, niet voor jou. Het geeft het aantal werkdagen dat hij werkelijk kost (weekenden, feestdagen en het eigen werkpatroon van die persoon zijn er al af), zijn saldo nu en wat het zou worden, en hoeveel er tot het einde van het jaar nog over zou zijn. Voordat beide gekozen zijn toont het niets, omdat elk cijfer erin bij een bepaalde persoon hoort.

Opmerking: Het paneel geeft een van drie antwoorden, en hier waarschuwt het in plaats van te weigeren. Het past: binnen het verlof dat al is opgebouwd. Vooruit opgenomen: nog niet opgebouwd, je organisatie staat het toe, en het paneel geeft de datum waarop het gelijk loopt. Boven het recht voor het jaar: het paneel zegt dat en laat je het toch vastleggen, omdat een manager soms moet invoeren wat er werkelijk is gebeurd (een ziekmelding of een correctie achteraf). Hierin verschilt dit dialoogvenster van dat van de medewerker zelf, waar dat antwoord verhindert dat de aanvraag wordt verstuurd.

Opmerking: Het paneel waarschuwt ook voor data die overlappen met een afwezigheid die de persoon al heeft, in plaats van het opslaan achteraf te laten mislukken, en geeft aan wanneer een bewijsstuk vereist is voor het gekozen type en de gekozen reden. De kalender markeert weekenden, feestdagen en de bestaande afwezigheid van die persoon, en geeft het aantal werkdagen in de periode.

Opmerking: Deze afwezigheid herhalen wordt alleen aangeboden bij Afwezigheid toevoegen. Een aanvraag kan zich niet herhalen, dus de optie verdwijnt zodra je overschakelt naar Namens iemand aanvragen.

Afwezigheid die met Afwezigheid toevoegen is toegevoegd, verschijnt meteen op het tabblad Verlofgeschiedenis, met de mogelijkheid om te worden bewerkt of verwijderd. Wat met Namens iemand aanvragen is verstuurd, verschijnt in plaats daarvan op het tabblad Verlofaanvragen en blijft daar tot de goedkeurders het hebben afgehandeld.

Verlofplanner

Het tabblad Verlofplanner in Verlofbeheer biedt een visuele kalenderweergave van alle goedgekeurde afwezigheden binnen de organisatie, zodat managers en teams het werk kunnen plannen rondom de beschikbaarheid van medewerkers. Op een standaard desktopscherm toont de planner een doorlopend venster van 30 dagen, beginnend vanaf de huidige dag. Dit helpt managers zowel aanstaand als huidig verlof in één oogopslag bij te houden.

De verlofplanner omvat:

Interactieve kalenderweergave – Bekijk geplande verloven voor medewerkers.
Snel verlof aanmaken – Klik op een lege dagtegel of gebruik slepen-en-neerzetten om verlof toe te voegen.
Goedkeuringsworkflow – Verlofaanvragen goedkeuren of afwijzen.
Bewerken en verwijderen – Goedgekeurd verlof aanpassen of verwijderen indien nodig.
Zichtbaarheid van openstaande goedkeuringen – Als aanvullende goedkeuringen vereist zijn, wordt de aanvraag gemarkeerd als in behandeling met relevante details.

Verlof toevoegen in de verlofplanner

Klik op een lege dagtegel in de planner.
Gebruik als alternatief slepen-en-neerzetten om de verlofduur te bepalen.
Vul de vereiste verlofgegevens in (bijv. verloftype, duur, omschrijving).
Klik op de knop "Verlof aanmaken". Het verlof verschijnt in de planner en alle andere relevante weergaven als reeds goedgekeurd.

Goedgekeurd verlof bewerken of verwijderen

Klik op een reeds goedgekeurd verlof.
Pas de details aan door op de relevante knop in het verschenen zijpaneel te klikken.
Gebruik de optie Verlof verwijderen om het verlof indien nodig te verwijderen.

Een verlofaanvraag goedkeuren of afwijzen

Als een aanvraag in afwachting van goedkeuring is, verschijnt deze visueel anders dan goedgekeurd verlof in de kalender.
Als verlofmanager kunt u:
- Op de aanvraag klikken om details te bekijken.
- De aanvraag goedkeuren of afwijzen door op de relevante knop te klikken.
- Als verdere goedkeuringen nodig zijn, blijft de aanvraag in behandeling totdat alle benodigde goedkeuringen zijn voltooid.

Gebruik filters om specifieke medewerkers te bekijken.

De verlofplanner vereenvoudigt verlofbeheer door een gebruiksvriendelijk en transparant volgingssysteem te bieden. Met de mogelijkheid om filters te gebruiken om specifieke medewerkers te bekijken, kunnen managers een soepele verlofplanning waarborgen met behoud van een evenwichtige bezetting.

Voorbeelden van gebruik

Openstaande aanvragen goedkeuren: Bekijk snel meerdere verlofaanvragen van uw teamleden en keur ze goed of wijs ze af.
Verlof aanmaken voor een medewerker: Voeg een ziektedag of bijzonder verlof toe namens een medewerker die dit zelf niet kan indienen.
Goedgekeurd verlof aanpassen: Pas de datums of duur van een reeds goedgekeurd verlof aan als de plannen wijzigen, zodat de verlofregistraties nauwkeurig blijven.
Teambeschikbaarheid visualiseren: Gebruik de verlofplanner voor een compleet overzicht van wie er op een bepaald moment verlof heeft, wat de personeelsplanning ondersteunt.