Onboardinggids

Deze gids leidt een nieuwe organisatie door het inrichten van Flowtly in de volgorde die het best werkt: elke stap bouwt voort op de vorige. Elke stap verwijst naar het artikel dat hem volledig behandelt. De tweede helft bundelt de vragen die in de eerste weken het vaakst opkomen, zowel bij beheerders als bij de mensen die zij uitnodigen, zoals een externe boekhouder.

Tijdens een proefperiode staat rechtsonder in de werkruimte een checklist, "Get set up", met de eerste drie dingen om te doen: "Add a client", "Create a project" en "Invite a teammate". De onderstaande stappen behandelen die taken en wat eromheen komt.

Stap 1: Organisatie-instellingen

Begin onder "Settings" → "Administration" → "Organization". Stel de "Company default currency" in, de interfacetaal en de juridische taal, de datum- en bedragnotaties, de werkdagen en het bedrijfslogo. Deze gelden voor iedereen in de organisatie, dus leg ze vast voordat iemand anders gegevens invoert. Zie Organisatie-instellingen.

Open daarna "Settings" → "Finance & Business" → "Invoicing settings" en vul de factuurgegevens in die je klanten op facturen zien: bedrijfsnaam, adres en fiscaal identificatienummer. De "Invoice name format" bepaalt hoe facturen worden genummerd, en het aantal betalingsdagen stelt de standaardbetalingstermijn in. Zie Factuurinstellingen.

Als je organisatie wil dat elk lid een tweede inlogfactor gebruikt, schakel dan nu "Require multi-factor authentication" in onder "Settings" → "Administration" → "Security", voordat je iemand uitnodigt. Niemand wordt hierdoor buitengesloten: mensen die nog geen authenticator-app hebben ingesteld, worden bij het inloggen door de installatie geleid. Zie Beveiligingsinstellingen.

Stap 2: Gebruikers en rechtengroepen

Bepaal wie wat mag zien en doen voordat je mensen uitnodigt. Maak "Permission groups" aan onder "Settings" → "People" → "Permission groups", één per rol in je bedrijf, zoals "Projectmanager" of "Boekhouder". Een wijziging in een groep geldt in één keer voor iedereen erin, wat makkelijker correct te houden is dan rechten per persoon. Zie Rechtengroepen en Rechten.

Voeg daarna je mensen toe onder "People" → "Team members" met "Add team member", en gebruik "Invite" in de lijst om ieder inlogtoegang te geven. De uitnodiging gaat naar het zakelijke e-mailadres in hun profiel. Zie Nodig je team uit en Nieuwe medewerker.

Mensen die dingen goedkeuren hebben hun rol nodig voordat het eerste verzoek binnenkomt. Verlofgoedkeurders stel je in onder "Settings" → "People" → "Time off approvers" en factuurgoedkeurders onder "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice approvers". Zie Factuurfiatteurs.

Stap 3: Klanten en projecten

Voeg je klanten toe onder "Counterparties" met "Add counterparty", en kies de rol klant. Stel het land en de valuta van elke klant zorgvuldig in: tarieven en facturen voor de projecten van die klant gebruiken de valuta van de klant. Zie Klanten.

Maak vervolgens projecten aan onder "Projects" met "Add project", kies het projecttype, koppel de klant en gebruik "Attach team members" om de mensen toe te voegen die eraan gaan werken. Zie Project toevoegen (bewerken).

Stap 4: Tarieven

Geef voor werk op basis van tijd en materiaal elke persoon een uurtarief op elk project dat die persoon factureert. Open het profiel van de persoon, ga naar het tabblad "Rates" en kies "Add rate". Een tarief kan alleen worden toegevoegd aan een actief project met een klant, en de valuta ervan is de valuta van de klant. Wanneer een tarief verandert, verleng het dan vanaf een datum in plaats van het te bewerken, zodat eerdere uren de prijs houden waartegen ze zijn gewerkt. Zie Tarieven.

Standaardprijzen die aan attributen zijn gekoppeld, zoals senioriteit, stel je in onder "Settings" → "Advanced" → "Billing rates". Zie Facturatietarieven.

Stap 5: Tijdregistratie

Mensen registreren hun uren onder "Work Time", op de projecten waaraan ze zijn gekoppeld. Onder "Settings" → "People" → "Timesheets" kun je een minimale beschrijvingslengte per registratie eisen, waardoor registraties bruikbaar blijven op facturen. Tijdregistratie kan worden uitgeschakeld voor mensen die geen uren registreren. Zie Tijdregistratie, Urenstaten en Instellingen voor urenregistratie.

Aan het einde van een maand kunnen de uren van een project worden goedgekeurd voordat ze worden gefactureerd. Zie Maandelijkse projectgoedkeuring.

Stap 6: Facturatie

Elke factuur heeft een bankrekening en een klant nodig, dus voeg de bankrekening van je bedrijf toe onder "Settings" → "Finance & Business" → "Banks" vóór de eerste factuur. Maak daarna facturen aan onder "Invoices", met de hand of uit de uren die in "Work Time" zijn geregistreerd. Zie Factuurlijst en aanmaken.

Bepaal voor leveranciersfacturen wie ze goedkeurt. Schakel onder "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice approvers" het "Invoice approval workflow" in en gebruik "Grant role" voor elke persoon die moet goedkeuren. Facturen kunnen ook worden doorgestuurd naar de eigenaar van een tag in een van je "Invoice tag groups", zoals een kostensoort. Zie Goedkeuringsproces voor facturen.

Stap 7: Integraties

Koppel de systemen die je al gebruikt als laatste, wanneer de gegevens die ze met Flowtly uitwisselen een bestemming hebben: bankrekeningen, KSeF-e-facturering, exports voor je boekhoudsoftware en Google Calendar. Zie Integraties, Bankintegratie, E-facturering en Boekhoudkundige exports.

Veelvoorkomende valkuilen

Inloggen met een ander adres dan het uitgenodigde

Een uitnodiging hoort bij precies het e-mailadres waarnaar ze is gestuurd. Als je al een Flowtly-account hebt onder een ander adres, bijvoorbeeld een privépostvak, verschijnt de organisatie die je werkadres heeft uitgenodigd niet wanneer je met het privéadres inlogt. Log in met het adres dat in de uitnodiging staat. Als je account op een ander adres moet blijven, vraag de beheerder dan om dat adres uit te nodigen.

Beheerders: vraag voordat je een externe persoon zoals een boekhouder uitnodigt, met welk adres die bij Flowtly inlogt.

Een uitnodiging accepteren als je al een account hebt

Een uitnodiging voor een adres dat al een Flowtly-account heeft, maakt geen tweede account aan. Log in, open het accountmenu, kies "Change organization" en daarna "See all organizations". Op de pagina "Choose organization" wacht de uitnodiging onder "Pending invitations". Kies "Accept", en de organisatie komt in je lijst. Zie Werken met meerdere organisaties.

Een goedkeurder die zijn uitnodiging niet heeft geaccepteerd

Wie de rol van verlof- of factuurgoedkeurder heeft maar de uitnodiging nooit heeft geaccepteerd, kan niets goedkeuren. Flowtly waarschuwt hiervoor in de goedkeurderinstellingen en op de factuur. Zorg dat elke goedkeurder minstens één keer is ingelogd voordat je op hem rekent.

Een authenticator-app instellen

Wanneer je organisatie multifactorauthenticatie verplicht stelt, vraagt het inlogscherm je de eerste keer een authenticator-app in te stellen:

Installeer een authenticator-app op je telefoon, zoals Google Authenticator of Microsoft Authenticator.
Scan de QR-code op het scherm met de app, of typ het "Secret" met de hand in de app.
Voer de "6-digit code" in die de app toont.
Vink "Trust this device" aan als je in deze browser 30 dagen niet opnieuw gevraagd wilt worden.
Kies "Verify and enable" en sla daarna je "Recovery codes" op.

Stuur de QR-code, het geheim of een herstelcode nooit naar iemand, ook niet naar de Flowtly-support. Wie ze heeft, kan je inlogcodes genereren. Als je een screenshot van dit scherm deelt, dek ze dan eerst af. Zie Multifactorauthenticatie.

Als het inloggen met een fout stopt voordat het instellingenscherm verschijnt, neem dan contact op met de support zoals hieronder beschreven.

Inloggen met Google of wachtwoord

Kiezen voor "Sign in with Google" en inloggen met je e-mailadres en wachtwoord leiden naar hetzelfde account, zolang het adres hetzelfde is. Inloggen met Google werkt alleen voor een adres dat al een Flowtly-account heeft of is uitgenodigd. Als je nooit een wachtwoord hebt ingesteld, gebruik dan "Forgot password" op het inlogscherm om er een in te stellen. Zie Inloggen.

Een wachtwoord opnieuw instellen

Kies "Forgot password" op het inlogscherm en voer het adres in dat je account gebruikt. Flowtly stuurt per e-mail een tijdelijk geldige link om een nieuw wachtwoord in te stellen. Als je organisatie single sign-on afdwingt, kunnen wachtwoorden niet in Flowtly worden gereset; log in via de provider van je bedrijf.

Wat je naar de support stuurt als je niet kunt inloggen

Stuur een bericht met:

Het e-mailadres waarmee je inlogt.
Hoe je inlogt: wachtwoord, Google of de single sign-on van je bedrijf.
Het exacte tijdstip van de poging, met je tijdzone.
Een screenshot van het hele browservenster, met de adresbalk zichtbaar.

Voeg geen wachtwoord, QR-code, authenticator-geheim of herstelcode toe.

KSeF instellen

Het KSeF-token dat je in de e-factureringsinstellingen plakt, heeft zowel de rechten InvoiceRead als InvoiceWrite nodig. Een token zonder deze rechten wordt geweigerd met een bericht dat aangeeft wat ontbreekt; genereer in KSeF een nieuw token en plak het opnieuw.

Gegevens overdragen aan je boekhouder

Voordat je vertrouwt op een regelmatige export naar je boekhoudsoftware, exporteer je één maand en vraag je boekhouder die als test te importeren. Problemen met categorieën, registers of tegenpartijen komen daar naar boven, voordat ze je boeken bereiken.

Voorbeelden van gebruik

Een klein dienstverlenend bedrijf richt zijn werkruimte in op één middag in, van organisatie-instellingen tot de eerste factuur.
Een beheerder bereidt rechtengroepen en goedkeurders voor voordat het hele team wordt uitgenodigd, zodat niemand inlogt op een lege of verkeerde weergave.
Een externe boekhouder voegt zich bij een organisatie met een bestaand Flowtly-account en stelt de authenticator-app in die de organisatie verplicht stelt.