Factuurlijst en aanmaken
Opmerking: Voordat u facturen toevoegt, dient u eerst uw bankrekening te configureren. Meer informatie hierover vindt u in de sectie Transacties. Voor elke factuur is een bankrekening vereist: als er geen wordt geselecteerd (bijvoorbeeld omdat er nog geen is geconfigureerd, of omdat er geen overeenkomt met de valuta van de factuur), wordt het opslaan van de factuur geweigerd en noemt de foutmelding het veld bankrekening, zodat het gecorrigeerd kan worden. Voor elke factuur is ook een klant vereist: als er geen wordt geselecteerd, wordt het opslaan van de factuur geweigerd en noemt de foutmelding het veld klant, zodat het gecorrigeerd kan worden.
Opmerking: Voordat u facturen aanmaakt, dient u gegevens in te stellen in de tegel "Organization settings" in het gebruikerscontextmenu, waaronder: "Company tax identification number", "Billing address", Factuurtelefoonnummer.
Opmerking: Om facturen via Flowtly naar klanten te sturen, dient u eerst de klantgegevens in het systeem in te stellen (het tabblad "Clients" van "Counterparties" in het hoofdmenu). Zorg ervoor dat de klantgegevens volledig zijn geconfigureerd, inclusief details zoals het land en de valuta van de klant. Deze instelling is cruciaal omdat hiermee wordt gewaarborgd dat alle facturen worden gegenereerd met de juiste regionale en financiële instellingen, afgestemd op de specifieke vereisten van de klant.
Gebruikers met de rol "Manager" hebben de mogelijkheid om facturen aan te maken. In Flowtly zijn er drie manieren om een factuur aan te maken:
Handmatig aanmaken:
Selecteer "Invoices" in het hoofdmenu.
Klik op "Create an invoice".
Vergelijkbare factuur aanmaken:
- Klik op "Create similar" voor een reeds bestaande factuur.
Factuur genereren op basis van projecturen:
U kunt ook facturen rechtstreeks genereren vanuit de weergave "Work Time".
Klik op de knop "Create invoice" rechtsboven.
De factuur wordt gegenereerd op basis van de huidige filters "Employee" en "Project" die zijn toegepast in "Work Time".
Het gedrag is afhankelijk van de actieve weergave:
- Maandelijkse kalenderweergave – alleen volledige maandfacturen kunnen worden gegenereerd.
- Werkplannerweergave – u kunt een aangepast datumbereik voor de factuurperiode definiëren.
Opmerking: Deze methode is alleen beschikbaar als de module Projecten actief is.
Factuurlijst
Wanneer u "Invoices" selecteert in het hoofdmenu, wordt u doorgestuurd naar de factuurpagina, waar een lijst van alle eerder aangemaakte facturen wordt weergegeven, samen met hun details, zoals:
Factuurtitel: de naam van de factuur. Deze is klikbaar en stuurt door naar de pagina Factuurvoorbeeld. Onder de titel ziet u de naam van de gekoppelde klant, wat aangeeft aan wie de factuur is gericht;
"Status": dit toont de huidige status van de factuur. Mogelijke statussen zijn:
- "draft" – de factuur is aangemaakt maar nog niet afgerond
- "edited" – de factuur is gewijzigd na aanmaken
- "Not sent" – de factuur is uitgegeven maar nog niet naar de klant verzonden
- "Sending failed" – de factuurmail naar de klant is niet verzonden en wordt niet opnieuw geprobeerd, bijvoorbeeld doordat e-mail voor de organisatie is gepauzeerd of uitgezet, of doordat de mailservice hem heeft geweigerd. Beweeg de muis over de status of zet er de focus op om te zien waar de reden staat: een beheerder kan die lezen in de E-mailgeschiedenis. Wanneer u de lijst op status filtert, wordt zo'n factuur getoond onder "Not sent"
- "sent" – de factuur is gegenereerd en naar de klant verzonden;
"Sale date": dit is de datum waarop de verkoop heeft plaatsgevonden of de dienst is geleverd. Geeft de verkoopdatum weer die is opgegeven tijdens het aanmaken van de factuur;
"Payment status": een cirkel die laat zien hoeveel van de factuur is vereffend, als aandeel van het brutobedrag. De kleur zegt of het geld te laat is:
- Groen — de factuur is volledig vereffend of vooruit betaald;
- Oranje — er staat nog geld open en de vervaldatum is nog niet verstreken;
- Rood — de vervaldatum is verstreken en er staat nog geld open, of er nu niets of slechts een deel is vereffend. Een factuur die vandaag vervalt, wordt de volgende dag rood. Een factuur zonder vervaldatum blijft oranje.
In het midden van de cirkel staat een symbool in plaats van een percentage: een dubbel vinkje voor een vooruit betaalde factuur, een vinkje voor een volledig vereffende, een klok zodra de factuur achterstallig is, en een streepje zolang ze openstaat en nog niet vervallen is. Zodra er betalingsherinneringen voor de factuur zijn verstuurd, toont het midden in plaats daarvan R1, R2 enzovoort: het aantal verstuurde herinneringen.
Als u er met de muis over de cirkel gaat (of er met het toetsenbord op focust), geeft de cirkel in woorden aan wat hij betekent:
- "Nothing settled yet" — de cirkel is leeg;
- "Partly settled" — de cirkel is gedeeltelijk gevuld;
- "Paid in full" — de cirkel is groen en vol: er staat niets meer open op de factuur;
- "Settled in full by set-off, not by payment" — ook een volle groene cirkel, maar er is niets op uw rekening betaald;
- "Paid in advance, as declared on the invoice, not measured from payments" — een volle groene cirkel bij een factuur die als vooraf betaald is gemarkeerd. De 100% komt uit die markering op de factuur, niet uit geregistreerde betalingen, daarom volgt alleen het factuurtotaal.
Elke andere omschrijving wordt gevolgd door de bedragen, bijvoorbeeld Paid in full: 24 600,00 zl of 24 600,00 zl. De omschrijving van een achterstallige factuur vermeldt ook "Overdue", en zodra er herinneringen zijn verstuurd, het aantal, bijvoorbeeld 2 payment reminders sent.
Op een computer opent een klik op de cirkel het zijpaneel van de factuur, waar de betalingen worden getoond, zonder de rij zelf te openen. In de mobiele weergave is de cirkel onderdeel van de kaart van de factuur, en tikken erop opent wat de kaart opent.
Een factuur waarvan het brutobedrag nul of lager is, zoals een correctie die een factuur annuleert, verwacht geen betaling en toont geen cirkel. In de mobiele weergave wordt ook de regel "Payment status" weggelaten, tenzij daar een verrekening wordt getoond. Als u de lijst op betalingsstatus sorteert, komen zulke facturen in beide sorteerrichtingen na elke factuur die een cirkel heeft.
Opmerking: De cirkel meet wat is vereffend, niet alleen wat is betaald. Een creditnota of een verrekening verlaagt het openstaande bedrag en vult de cirkel zonder dat er geld binnenkomt, dus een volle groene cirkel betekent "er valt niets meer te innen" en niet "er is een betaling ontvangen". De uitzondering is een vooraf betaalde factuur: de cirkel is vol omdat de factuur dat aangeeft, wat er ook aan betalingen is geregistreerd. Controleer de omschrijving in de tooltip voordat u op uw bankafschrift naar een overboeking zoekt.
Een volle cirkel verandert de "Status" van de factuur niet — er is geen status Betaald. De status blijft "sent" zodra de factuur is vereffend.
"Books": waar de factuur staat in de boeken van de boekhouder — "Unbooked", "Booked", "Mismatch" of "Excluded". In de mobiele weergave is het de regel "Books" op de kaart van de factuur. Het zijpaneel van de factuur heeft een sectie "Books" met de details;
"Details": hier vindt u zowel het nettobedrag als het brutobedrag duidelijk weergegeven. Bij elke factuur is een downloadoptie beschikbaar via een daarvoor bestemde knop. Daarnaast ziet u een knop "More options" met de mogelijkheden om:
"Send via e-mail"
"Create similar"
"Edit"
"Open preview"
Facturen zijn gegroepeerd per maand en het aantal facturen wordt per maand weergegeven
De maandtotalen en het totaal van de facturen die u selecteert staan in de valuta van uw organisatie. Een factuur in een andere valuta zonder omrekenkoers kan niet worden omgerekend en blijft daarom buiten die totalen, zowel netto als bruto, in plaats van als nul te worden geteld. De factuur zelf staat nog steeds onder haar maand, met haar bedragen in haar eigen valuta.
Een factuur zoeken
Het zoekvak boven de lijst zoekt op factuurnummer en klantnaam, zodat een factuur gevonden kan worden door het nummer van een papieren kopie of een betalingsreferentie te typen — er is geen afzonderlijk veld om het nummer te zoeken.
De filters "Books" en "VAT period" boven de lijst beperken deze tot één afstemmingsstatus en tot één btw-periode.
Factuur aanmaken
Laten we het proces van het aanmaken van een factuur van begin tot eind doorlopen. Volg deze stappen om een factuur aan te maken:
Selecteer het onderdeel "Invoices" in het hoofdmenu.
Een factuur toevoegen:
Klik op de knop "Create an invoice" rechtsboven op de pagina.
In het formulier is de eerste stap het selecteren van een klant uit de lijst van eerder aangemaakte klanten (dit vult automatisch de bankrekeninggegevens in met de valuta en de wisselkoers). Deze optie is cruciaal om ervoor te zorgen dat relevante financiële informatie nauwkeurig en efficiënt wordt toegepast op de factuur zonder handmatige invoer, wat de kans op fouten verkleint. Geef op:
Opmerking: Het veld "Conversion rate" is alleen van toepassing wanneer de factuur wordt opgesteld in een andere valuta dan die van de organisatie. Voor een factuur in de eigen valuta is geen koers nodig — laat het veld leeg en de factuur wordt opgeslagen, omdat een valuta die naar zichzelf wordt omgezet altijd 1 is. Voor elke andere valuta is de koers nog steeds vereist. Het bewerken van een factuur die al een koers bevat, overschrijft deze nooit.
"Issue date" - De datum waarop de factuur officieel wordt aangemaakt en aan de klant wordt uitgegeven,
"Sale date" - De datum waarop de goederen of diensten aan de klant zijn geleverd of verkocht,
"Due date" - De datum waarvoor de klant de factuur dient te betalen. Deze wordt ingevuld op basis van de betalingstermijn van de klant (het aantal dagen dat is ingesteld op het tabblad "Overview" van de klant); als de klant geen betalingstermijn heeft, of er nog geen klant is geselecteerd, wordt een standaardtermijn van 20 dagen gebruikt. Een korte regel onder het veld geeft aan uit welke van de twee de datum afkomstig is, bijvoorbeeld "Uit de betalingstermijn van de klant: 30 dagen". Als u zelf een andere vervaldatum invoert, of de datums zo wijzigt dat de vervaldatum niet meer overeenkomt met die termijn, verdwijnt de regel, omdat deze de getoonde datum niet meer beschrijft. Voeg producten toe aan de factuur door het volgende op te geven:
"Product name" - De naam of beschrijving van het product of de dienst die wordt gefactureerd. Als de klant is gekoppeld aan een tegenpartij die opgeslagen teksten beheert, vult "Use a template" op de regel dit veld in vanuit die bibliotheek — zie Factuurregelsjablonen. Dit schrijft alleen de omschrijving en laat hoeveelheid, prijs en btw ongewijzigd.
"Project" (optioneel) - Dit optionele veld helpt het product te koppelen aan een specifiek project, voor beter projectbeheer en kostenbewaking.
GTU (optioneel) - Goederen- en diensteneenheid, een identificatieaanduiding gerelateerd aan specifieke belastingregels, helpt bij het categoriseren van het product voor belastingdoeleinden.
"Quantity" - Het aantal eenheden van het product dat wordt gefactureerd (belangrijk voor het berekenen van het totale verschuldigde bedrag).
"Units" - De vervolgkeuzeselector die de maateenheid van het product aangeeft, zoals stuks, uren, dagen, kilowattuur (kWh) of kubieke meter (m³). Wanneer een regel automatisch wordt gevuld — bijvoorbeeld op basis van gemeten nutsverbruik — en al een eenheid bevat die niet een van de standaardopties is, blijft die eenheid behouden en wordt deze als geselecteerd weergegeven, zodat deze nooit verloren gaat wanneer u andere velden op dezelfde regel bewerkt.
"Net price" - De prijs van één eenheid van het product vóór toepassing van belastingen.
"VAT" - Dit veld geeft het btw-percentage op, dat wordt gebruikt om het belastingbedrag te berekenen dat bij de nettoprijs wordt opgeteld. Daarnaast is het mogelijk om "Notes" en "Internal comments" aan de factuur toe te voegen. "Notes" worden naar alle ontvangers gestuurd in het factuurbestand; "Internal comments" worden alleen in Flowtly opgeslagen en niet meegestuurd in de factuur.
Bij het toevoegen van producten aan een factuur worden de velden "VAT total" en "Gross value" automatisch berekend op basis van de ingevoerde gegevens.
Als het opslaan wordt geweigerd vanwege een waarde op één productregel, wordt het veld van die regel gemarkeerd met de melding eronder, en de foutmelding noemt het item en het veld, bijvoorbeeld Item 2, Aantal: Deze waarde mag niet gelijk zijn aan 0. Een veld in de ingeklapte details van de regel wordt geopend, zodat u het kunt zien. De markering verdwijnt zodra u de waarde wijzigt of opnieuw opslaat.
U kunt ook de automatisch gegenereerde factuurtitel wijzigen door op de knop "Edit" te klikken naast de daadwerkelijke factuurtitel.
Opmerking: Een voorvoegsel kan worden ingesteld voor alle toekomstige facturen in de tegel "Organization settings" in het gebruikerscontextmenu. Dit helpt bij het categoriseren en ordenen van facturen.
De factuur opslaan en verzenden:
- Na het opslaan van de factuur verschijnt de knop "Generate PDF and sent to customer" rechtsboven op de pagina. Na het opslaan wordt deze factuur ook toegevoegd aan de lijst met facturen.
De opgeslagen factuur wordt ook gekoppeld aan de klant die is geselecteerd tijdens het aanmaken (zichtbaar op het tabblad "Payments" op de pagina "Clients").
Wat de factuur-pdf toont
De pdf die Flowtly voor een factuur genereert, bevat een samenvatting van de bedragen:
- Eén rij per btw-tarief. De btw-samenvatting toont elk btw-tarief dat op de factuur is gebruikt op een eigen rij, met het nettobedrag, de btw en het brutobedrag tegen dat tarief. Een factuur met regels tegen 23% en 8% toont twee rijen.
- Betaald en openstaand. Betaald is het totaal van de betalingen die op het moment van het genereren van de pdf op de factuur zijn geregistreerd. Openstaand is het totaal verschuldigde bedrag min dat betaalde bedrag. Verrekeningen worden niet in mindering gebracht, dus een factuur die door verrekening is vereffend, toont op de pdf nog steeds het volledige totaal als openstaand; zie Verrekeningsverklaringen.
- Het valutaformaat van de factuur zelf. Alle bedragen op de pdf gebruiken de decimalen en scheidingstekens van de valuta van de factuur, niet die van de standaardvaluta van uw organisatie.
- De documenttaal van de klant. De pdf wordt opgesteld in de documenttaal die bij de klant is ingesteld. Dat geldt voor de betaalmethode (bankoverschrijving of kaart), de labels voor btw-vrijgestelde en niet-btw-plichtige tarieven (in het Roemeens scutit en neimpozabil) en de duplicaatmarkering op een duplicaat.
- Terug te betalen bedrag bij een correctie die het bedrag verlaagt. Wanneer een correctiefactuur of creditnota het bedrag verlaagt, toont de pdf het terug te betalen bedrag één keer, met het label Terug te betalen, in plaats van een negatief openstaand bedrag en een negatief totaal te betalen.
De netto-, btw- en brutobedragen in de rij Totaal, en in de rijen Vóór correctie en Na correctie van een correctiefactuur, worden opgeteld uit de factuurregels en komen dus overeen met de rijen per tarief. Het te betalen bedrag is het totaal dat op de factuur is opgeslagen.
Betaald en openstaand worden overgenomen op het moment dat de pdf wordt gegenereerd. Een eerder gegenereerde pdf behoudt de cijfers waarmee hij is gegenereerd: als u daarna een betaling registreert, verandert dat niets aan een pdf die u al hebt gedownload of verzonden.
De pdf van een bij ANAF ingediende factuur wordt in plaats daarvan opgemaakt uit het ingediende document; zie E-facturering.
Facturen opgemaakt uit een contract
Een factuur die wordt opgemaakt uit een regel van het betalingsschema van een contract, opent in het bewerkingsformulier. Wanneer voor dat contract factureringsclausules zijn vastgelegd, verschijnt in het formulier een kader met de kop "What the contract says about invoicing" dat ze opsomt: de soort van elke clausule, waar ze in het document staat en de clausule zelf, precies geciteerd zoals het contract haar schrijft.
- De tekst van de clausule wordt nooit vertaald. De kop volgt de taal van uw interface, maar de clausule blijft in de taal van het contract, woord voor woord, zodat ze met het ondertekende document kan worden vergeleken. Ze is ook zo gemarkeerd dat de vertaalfunctie van de browser haar met rust laat.
- Er wordt niets voor u toegepast. Het kader is om te lezen. Flowtly rekent niets om en berekent niets opnieuw vanwege een clausule: pas de regel zelf toe; de bedragen en de wisselkoers op de factuur blijven precies zoals u ze instelt.
- Geen kader betekent dat er niets te tonen is. Het verschijnt niet bij een factuur die via "Create an invoice" is aangemaakt en die aan geen enkel contract is gekoppeld, of wanneer het contract geen clausules heeft vastgelegd.
- Het kader wordt getoond aan mensen die contracten mogen bekijken. Iemand wiens toegang facturen omvat maar geen contracten, ziet het niet, ook al heeft het contract clausules.
Clausules worden vastgelegd en bijgehouden in het contract zelf; zie Contracten.
Voorbeelden van gebruik
- Handmatig een factuur aanmaken voor een eenmalige dienst geleverd aan een klant.
- Automatisch facturen genereren voor klanten op basis van geregistreerde projecturen, voor nauwkeurige facturering.
- Een bestaande factuur dupliceren om snel een vergelijkbare factuur aan te maken voor terugkerende diensten.
- De betalingsstatus van alle openstaande facturen bijhouden en herinneringen sturen naar klanten.