Project toevoegen (bewerken)

Als manager kunt u nieuwe projecten aan uw organisatie toevoegen. Voor het toevoegen van een project is de machtiging Admin of Projects manager vereist. Mensen die projecten alleen kunnen bekijken of leiden, zien de knop "Add project" niet, en ook niet de uitnodiging om een project aan te maken in een lege projectenlijst. Volg de onderstaande stappen om uw project correct toe te voegen en klaar te maken voor beheer:

1. Navigeer naar het onderdeel Projecten in het hoofdmenu

Hiermee komt u op de projectenlijstpagina, waar u bestaande projecten kunt beheren of nieuwe kunt toevoegen.

2. Klik op "Add project"

Klik op de projectenpagina op de knop "Add project" rechtsboven op de pagina. Hierdoor wordt een formulier geopend waarin u de gegevens van uw nieuwe project kunt invoeren.

3. Vul het formulier in

In het verschijnende formulier dient u de volgende informatie in te vullen:

• "Name": Voer de naam van het project in. Dit moet een beschrijvende titel zijn die het project duidelijk identificeert.
• "Reference" (optioneel): Een sleutel die dit project benoemt in de systemen waarmee u buiten Flowtly werkt. Flowtly stelt er een voor terwijl u de naam typt; typ eroverheen om uw eigen te gebruiken, of wis het veld als dit project er geen nodig heeft. Ze moet uniek zijn binnen uw organisatie. Zie Projectreferentie.
• "Type": Geef het projecttype op uit de beschikbare opties. De typen zijn: "Fixed price" (projecten met vaste kosten), "Internal" (projecten die binnen de organisatie worden uitgevoerd), "Non billable" (projecten die geen omzet genereren), "Time and material" (projecten waarbij de kosten gebaseerd zijn op bestede tijd en gebruikte materialen).
• "Date from" (optioneel): Geeft de startdatum van het project aan.
• "Date to" (optioneel): Geeft de einddatum van het project aan.
• "Client" (optioneel): De klant voor wie het project wordt uitgevoerd. Kies een bestaande klant, of kies "Add client" onderaan de lijst om er een aan te maken zonder het formulier te verlaten; de nieuwe klant wordt dan automatisch ingevuld. Laat het veld leeg voor een intern project. Je ziet dit veld als je met klanten mag werken (Clients Manager of Debt Collections Manager); alleen een Clients Manager ziet "Add client". Je kunt de klant ook later instellen of wijzigen, onder "Basic information".

Opmerking: Als er geen datums zijn ingesteld, blijft de projectstatus actief totdat deze handmatig wordt gewijzigd. Als een einddatum is opgegeven, blijft het project actief tot en met die datum en wordt het de dag erna automatisch inactief. Vanaf de dag na de einddatum wordt het weergegeven onder het tabblad "Inactive" op de projectenlijstpagina. Een andere mogelijke status is Gedeeltelijk actief, die verschijnt op basis van de statussen van de projectfasen.

4. Sla het project op

Nadat u alle benodigde velden heeft ingevuld, klikt u op "Save" om het project aan het systeem toe te voegen.

Door deze stappen te volgen, zorgt u ervoor dat uw nieuwe project succesvol wordt toegevoegd en klaar is voor beheer binnen ons systeem. U kunt nu de projectgegevens bekijken en bewerken, medewerkers die aan het project zijn toegewezen beheren en de voortgang via verschillende fasen volgen.

Project bewerken

Op het tabblad Overzicht van de projectpagina zijn projectgegevens gegroepeerd in afzonderlijke secties, elk met een eigen bewerkoptie. Met deze modulaire aanpak kunnen gebruikers specifieke segmenten onafhankelijk beheren zonder het hele project te bewerken.

1. Basisinformatie Klik op de knop Bewerken in de rechterbovenhoek van de sectie Basisinformatie om de volgende velden te wijzigen:

• "Name": Bewerk de naam van het project.
• "Reference": De sleutel van het project voor systemen buiten Flowtly. Ze wordt niet opnieuw van de naam afgeleid wanneer u het project hernoemt, zodat een hernoeming geen integratie kan omleiden; wijzig ze hier wanneer u dat wilt. Zie Projectreferentie.
• "Parent project": Geef een bovenliggend project op, indien van toepassing.

Opmerking: Zodra de koppeling is gemaakt, wordt het project genest weergegeven onder het aangewezen bovenliggende project in de projectenlijst.

• "Type" (verplicht): Kies uit Vaste prijs, Intern, Niet-factureerbaar of Tijd en materiaal.
• "Date from": Selecteer de startdatum van het project.
• "Date to": Selecteer de einddatum van het project.
• "Client": Selecteer de gekoppelde klant, indien van toepassing. Elke wijziging slaat zichzelf op: een tekstveld wanneer u het verlaat, een keuze zodra u die maakt. "Date from" en "Date to" worden samen opgeslagen, als één periode. Een kleine status naast het veld toont wanneer de wijziging is opgeslagen, en als een wijziging wordt geweigerd, noemt het veld de reden en vraagt Flowtly het u voordat u het dialoogvenster sluit en de wijziging verliest. De laatste wijziging kan een paar seconden ongedaan worden gemaakt, en een wijziging zonder verbinding wacht en wordt vanzelf opgeslagen zodra de verbinding terugkeert; zie Formulieren die direct opslaan.

Oppervlakte en parkeerplaatsen Wanneer uw organisatie vastgoedbeheer gebruikt, toont de sectie Basisinformatie ook drie cijfers die Flowtly berekent uit wat het project heeft geboekt, zodat niemand ze hoeft in te typen:

• "Leased area": de totale oppervlakte van de eenheden die het project heeft geboekt.
• "Common-area share": het aandeel van het project, in m², in de gemeenschappelijke ruimte van elk gebouw waarin het is geboekt. Wanneer het project en zijn fasen in slechts één gebouw zijn geboekt, wordt het aandeel gevolgd door het percentage van de gemeenschappelijke ruimte van dat gebouw, de verhouding waarmee de gemeenschappelijke ruimte wordt gefactureerd. Zie Gemeenschappelijke ruimte van een gebouw.
• "Parking spaces": het aantal verschillende parkeerplaatsen dat het project heeft geboekt. Een plaats die door twee boekingen wordt gedeeld, telt één keer. Een resource telt als parkeerplaats wanneer de categorie het parkeerpictogram heeft; de naam van de categorie maakt niet uit.

De cijfers tellen het project en zijn fasen op en tellen alleen de boekingen die vandaag actief zijn, dus ze veranderen wanneer een boeking begint, eindigt of wordt bewerkt. Een gebouw waarvan het cijfer niet bekend is, blijft buiten het totaal in plaats van als nul te worden geteld, en het veld noemt elk weggelaten gebouw met de reden, bijvoorbeeld zonder gegevens: Gebouw B (een geboekte eenheid heeft geen oppervlakte). De reden is een van een geboekte eenheid heeft geen oppervlakte, het gebouw heeft geen oppervlakte of gemeenschappelijke ruimten niet ingesteld, wat u vertelt of u de oppervlakte van een eenheid moet vastleggen, de volledige oppervlakte van het gebouw, of de gemeenschappelijke ruimte van het gebouw moet instellen. Een gebouw dat zowel door het project als door een fase is geboekt, wordt één keer genoemd.

Wanneer "Common-area share" een percentage toont, zet een regel onder de cijfers uiteen waarop het berust, bijvoorbeeld 301 m² van 2 258 m² verhuurbare oppervlakte (gebouw 2 458 m²). Meegetelde eenheden: 12, buiten beschouwing gelaten zonder oppervlakte: 3. Per 20.10.2026. Ze noemt de eigen oppervlakte van het project in het gebouw, de verhuurbare oppervlakte van het gebouw en de totale oppervlakte, hoeveel eenheden zijn meegeteld en hoeveel buiten beschouwing zijn gelaten omdat er geen oppervlakte is vastgelegd, en de datum waarvoor de cijfers gelden. De regel vermeldt geen eigen percentage: het percentage in het veld wordt berekend uit de aandelen in de gemeenschappelijke ruimten, dus het kan in de laatste decimaal afwijken van de eigen oppervlakte gedeeld door de verhuurbare oppervlakte. Zonder percentage, zoals bij een project dat in meer dan één gebouw is geboekt, is er geen regel.

Handmatig ingevoerde attribuutwaarden worden nog steeds hieronder getoond, onder "Attributes (entered manually)". Die sectie verschijnt zodra ten minste één attribuut van de attribuutset van het project een waarde heeft, en toont dan elk attribuut van de set, met een tijdelijke aanduiding voor de nog lege. Een lege waarde telt niet mee.

Notities In de sectie Notities kunnen gebruikers interne opmerkingen en informatie met betrekking tot het project toevoegen. Als er nog geen notities zijn toegevoegd, geeft de sectie een plaatsaanduidingsbericht weer: "No notes for the project". Om de eerste notitie toe te voegen, klikt u op Notitie toevoegen + in de rechterbovenhoek van het notitievak. Zodra een notitie is aangemaakt, is deze zichtbaar in de sectie en kan deze later worden bewerkt. Dit is nuttig voor het bijhouden van ad-hocupdates, beslissingen of herinneringen direct binnen de projectcontext. Gebruikers met de rol Admin kunnen alle notities verwijderen. U kunt de avatar van een project bijwerken vanuit elk tabblad in de projectweergave. Beweeg de muis over de avatar (naast de projectnaam) en klik op het bewerkpictogram dat verschijnt. Hiermee opent u het dialoogvenster Avatar wijzigen, waar u een nieuwe projectkleur uit het kleurenpalet kunt selecteren of een aangepast logo/afbeelding van uw apparaat kunt uploaden. Nadat u een keuze heeft gemaakt, wordt de bijgewerkte kleur of afbeelding toegepast op de avatar en consistent weergegeven in het hele platform.

"Attributes" Klik op het tabblad Attributen op de knop Bewerken op een rij om de waarde van dat attribuut te wijzigen. De waarde wordt vanzelf opgeslagen wanneer u het veld verlaat. Bij een attribuut met een periode worden "Date from" en "Date to" samen opgeslagen; bij een attribuut met alleen een einddatum wordt de datum opgeslagen zodra u hem kiest. Er is geen knop Opslaan. Voor het toevoegen van een nieuwe attribuutwaarde gebruikt u nog steeds de knop "Add".

Een project haalt zijn attributen uit een attribuutset. Zolang een project geen set heeft, opent het tabblad Attributen eerst "Assign attributes", waar je er een kiest. Bij het kiezen van een set wordt eerst om bevestiging gevraagd, met de naam van de set, bijvoorbeeld "Kantoorhuur toewijzen? Dit kan later niet worden gewijzigd." "Assign" slaat de set meteen op en gaat verder met het toevoegen van de eerste waarde; "Cancel" slaat niets op en laat het project zonder set. De vraag is er omdat de keuze definitief is: zodra een project een attribuutset heeft, kan het niet naar een andere worden omgezet. Wanneer je organisatie precies één attribuutset heeft, valt er niets te kiezen en wijst Flowtly die zelf toe wanneer het dialoogvenster opent.

Teamleden toevoegen

Open het paneel "Members" van het project en klik op "Add member".

• Kies een of meer personen. Klik op een persoon om die te selecteren en klik nogmaals om de selectie op te heffen. Houd Shift ingedrukt en klik op een tweede persoon om iedereen te selecteren die daartussen staat. Een geselecteerde persoon is gemarkeerd met een vinkje, en alle geselecteerden staan ook boven de lijst, waar u ze een voor een kunt verwijderen.
• Kies een rol. Een rol is verplicht en geldt voor iedereen die geselecteerd is. Alleen rollen die geen van hen al in dit project heeft, worden aangeboden. Is er geen rol vrij voor iedereen, verwijder dan iemand uit de selectie.
• Klik op "Add team member". Konden sommige personen niet worden toegevoegd, dan blijft het venster open met alleen die personen geselecteerd, en een melding zegt hoeveel er zijn toegevoegd. Zo kunt u het opnieuw proberen zonder iemand twee keer toe te voegen.

Personen zonder lopende overeenkomst staan in de lijst maar kunnen niet worden geselecteerd. Hun rij legt uit waarom en biedt aan de overeenkomst aan te maken of te verlengen.

Een project archiveren

Je archiveert een project vanaf het tabblad "Overview": open het project, klik op "Archive" in de projectkop en bevestig. Flowtly brengt je terug naar de projectenlijst.

Wie een project kan archiveren

Voor het archiveren van een project is de machtiging "Admin" of "Projects manager" vereist. Rollen die Projects manager omvatten, bijvoorbeeld "Account manager", kunnen ook projecten archiveren. Projectleiders kunnen het niet, ook niet bij projecten die ze zelf leiden. Zonder een van deze machtigingen verschijnt de knop "Archive" niet.

Wat archiveren doet

Een gearchiveerd project verdwijnt uit de zoekfunctie, uit de projectkiezers en, tenzij een van zijn fasen nog loopt, uit de projectenlijst, zodat het het lopende werk niet in de weg zit. Archiveren verwijdert niets: het project behoudt zijn taken, geregistreerde werktijd, kosten en facturen. Budgetten en reserveringen van middelen die aan het project gekoppeld zijn, verhinderen het archiveren niet.

Om een gearchiveerd project te vinden, kies je "Archived" in het filter "Status" op de projectenlijstpagina.

Archiveren geldt voor het project zelf, niet voor zijn fasen: elke fase houdt zijn eigen status. Archiveer ook een fase als je die uit de weg wilt hebben.

Een gearchiveerd project terugzetten

Open het gearchiveerde project en klik op het tabblad "Overview" op "Unarchive". Er is geen bevestiging: het project staat meteen weer in je lijsten.

Opmerking: archiveren is niet hetzelfde als het aflopen van een project. Wil je alleen dat een project niet langer als actief telt, stel dan in plaats daarvan de "Date to" in, waardoor het onder "Inactive" op de projectenlijstpagina komt.

Voorbeeldgebruiksscenario’s

• Een nieuw klantproject onboarden: Maak een nieuw project aan, selecteer het type ‘Vaste prijs’ of ‘Tijd en materiaal’, wijs de relevante klant toe en stel de begin- en einddata in.
• Een intern initiatief starten: Stel een ‘Intern’ project in om de voortgang bij te houden van nieuwe productontwikkeling, procesverbeteringen of teamtrainingsprogramma’s.
• Projectplanningen aanpassen: Bewerk een bestaand project om het veld "Date to" bij te werken wanneer het project is verlengd of eerder dan gepland is afgerond.
• Projectbeslissingen of updates documenteren: Voeg een nieuwe notitie toe aan de sectie Notities van een project om sleutelbeslissingen vast te leggen die zijn genomen tijdens een klantgesprek of een belangrijke interne update.