Flowtly Assistant

Flowtly Assistant is een chat waarin je in gewone taal vragen stelt over de Flowtly-gegevens van je organisatie en waarin je dingen voor je laat doen, zoals tijd registreren of een contract vastleggen. Hij draait in een eigen venster op assistant.flowtly.eu, ingelogd met je gewone Flowtly-account, en werkt alleen met de organisatie waarbij je bent ingelogd.

Het is geen apart exemplaar van je gegevens. Elk antwoord wordt gelezen uit je actuele werkruimte, en elke wijziging die hij doorvoert, gebeurt in je werkruimte, onder je eigen naam en met je eigen rechten.

Openen

• Vanuit de werkruimte: een organisatiebeheerder vindt "Open Flowtly Assistant" in het accountmenu. Dat opent de assistent in een nieuw browsertabblad, al ingelogd bij dezelfde organisatie. Opent er niets, dan heeft je browser het venster geblokkeerd: sta pop-ups toe voor Flowtly en probeer het opnieuw.
• Rechtstreeks: ga naar assistant.flowtly.eu en log in met je Flowtly-e-mailadres en wachtwoord, of met Google. Meervoudige authenticatie werkt op dezelfde manier als in de werkruimte.

Vragen stellen

Typ in het vak onderaan en druk op "Send". Vraag het zoals je het een collega zou vragen, bijvoorbeeld Which invoices are overdue? of How much holiday does Anna have left?

Wanneer een chat opent, begint de assistent met een korte samenvatting van je werkruimte. Die kun je uitzetten onder "Welcome message" in het instellingenmenu.

De keuzelijst "Agent" boven de chat bepaalt wie antwoordt. "Auto" kiest voor je. De andere keuzes zijn specialisten voor één gebied, zoals boekhouding, financiën, HR, projecten, werving of het inrichten van een organisatie. Je ziet alleen de specialisten die je Flowtly-rollen toestaan, en een beheerder ziet ze allemaal.

Hem iets laten doen

De assistent kan ook wijzigingen aanbrengen: je werktijd registreren, een contract vastleggen, een inkomende factuur goedkeuren of afwijzen, een kandidaat toevoegen en, voor een beheerder, een organisatie inrichten en mensen uitnodigen. Wat hij mag, wordt beperkt door je Flowtly-rechten. Hij kan niets doen wat je zelf niet in de werkruimte zou kunnen doen.

Er wordt niets weggeschreven voordat je bevestigt. Voor een wijziging toont de assistent wat hij gaat doen, met de details die hij heeft begrepen, en wacht hij af. Klik op "Confirm" om door te gaan of op "Cancel" om het te laten vallen; yes of no typen werkt ook. Acties die moeilijk terug te draaien zijn, zoals het verwijderen van een record, vragen om een tweede bevestiging. Zodra de wijziging is doorgevoerd, meldt het antwoord dat.

Sommige specialisten beantwoorden alleen vragen en wijzigen nooit gegevens. De "CFO advisor" is er een van.

Chats worden bewaard

Je chats worden opgeslagen en staan in het zijpaneel onder "Today", "Yesterday" en "Earlier", zodat je er later naar terug kunt. Een chat is vernoemd naar het begin van zijn eerste bericht, en je kunt hem hernoemen of verwijderen. "New chat" begint een nieuwe.

Een lange chat wordt minder precies. Wordt er een lang, dan stelt de assistent voor een nieuwe chat te beginnen.

Instellingen

Het instellingenmenu bevat de taal (Engels, Frans, Spaans, Duits of Pools), een licht of donker thema, de tekstgrootte en "Demo / privacy mode", die de samenvatting van de werkruimte en probleemmeldingen uitzet, bijvoorbeeld terwijl je je scherm deelt. "Report a problem" stuurt een schermafbeelding en een beschrijving naar de ondersteuning van Flowtly.

Voorbeelden van gebruik

• Vragen welke facturen deze maand nog onbetaald zijn, zonder de factuurlijst te openen.
• Gisteren gewerkte uren op een project registreren door ze in één zin te beschrijven, en dan bevestigen.
• Een nieuw leverancierscontract vastleggen aan de hand van naam, bedrag en data, en de details controleren voordat je bevestigt.
• Als beheerder in één gesprek een nieuwe organisatie inrichten en de eerste collega's uitnodigen.
• Vragen hoeveel vakantiedagen een teamlid nog heeft.