Welke financiële weergave gebruiken

Zodra een budget vanuit uw contracten is gepland, tonen twee plekken in Flowtly geld voor hetzelfde werk: het "Budget summary" en het "Finance dashboard". Het zijn geen twee versies van één getal. Ze beantwoorden verschillende vragen, en een bedrag dat in het ene lijkt te ontbreken, staat meestal in het andere, met een andere datum.

Waarvoor elk dient

Budgetoverzicht — ligt dit budget op plan? Het gaat over één budget en zet wat u had gepland naast wat er werkelijk is gebeurd, periode voor periode. Gebruik het voor de vraag „zijn we waar we inmiddels dachten te zijn”.

Financieel dashboard — waar is het geld van het bedrijf? Het gaat over de hele organisatie en volgt de kasstroom: wat er is gecontracteerd, wat daartegen is gefactureerd en wat er daadwerkelijk bij de bank is binnengekomen of vertrokken. Gebruik het voor de vraag „waaraan hebben we ons verbonden en wat is afgewikkeld”.

Waarom de twee planbedragen verschillen

Dit is het verschil dat het waard is om te begrijpen, want het is het verschil dat op een fout lijkt.

Een budget dat vanuit contracten is gepland, haalt zijn plan uit de regels van de betalingsschema's van die contracten — de gedateerde termijnen — en niet uit het contracttotaal. Elke termijn telt in de periode waarin de eigen datum valt.

Het bedrag "Contracted" op het Financieel dashboard is het volledige totaal van de ondertekende verplichtingen, zonder verdeling over data.

Een contract dat vandaag wordt ondertekend, met termijnen in oktober en november, verschijnt dus direct op het dashboard voor de volledige waarde, terwijl het budget het in oktober en november plaatst. Wie de twee bedragen vandaag vergelijkt, ziet het verschil als verdwenen geld. Dat is het niet: het staat later ingepland.

Tot nu toe, of voor het hele jaar

Om dezelfde reden kan het plan van een budget terecht als twee verschillende getallen verschijnen, en welk getal u ziet, hangt af van waar u kijkt.

Waar	Welk planbedrag
Kopkaarten van het "Budget summary"	het plan tot nu toe — alleen perioden die al zijn begonnen — met het jaarplan ernaast benoemd
Tegels in de budgetlijst, de dashboardwidget, de budgetsectie van een project	het plan voor het hele jaar

Geen van beide is verkeerd. Vergelijk een realisatie tot nu toe met een plan tot nu toe, en een jaarverplichting met een jaarplan. Het een met het ander vergelijken levert een gat op dat er in werkelijkheid niet is.

Wat een budget voedt

Een budget gebruikt wat u het laat omvatten: projecten, contracten met betalingsschema's, loon- en personeelskosten, inkomsten uit geregistreerde uren, en getagde facturen. Voor projecten en voor contracten kiest u ook hoe het budget bepaalt welke daarvan erbij horen — een lijst die u selecteert, of alles met een optionele uitsluitingslijst. Zie Budgetconfiguratie.

Tags verbinden een budgetregel met de contracten en facturen die erop drukken; daarom zijn de uitsplitsingstabellen per tag geordend. "Projects" bepalen welk werk binnen het bereik valt. "Contracts" leveren via hun betalingsschema's het plan zelf, wanneer het budget daaruit is gepland.

Wanneer u welke gebruikt

U wilt weten	Gebruik
Ligt dit budget op plan, deze maand of dit jaar?	Budgetoverzicht
Waarom zit een periode boven of onder plan?	Budgetoverzicht, en open dan de periode om de regels achter het bedrag te zien
Waaraan heeft het bedrijf zich in totaal verbonden?	Financieel dashboard
Is wat we hebben gefactureerd daadwerkelijk betaald?	Financieel dashboard
Welke tags of projecten verbruiken het budget?	Budget W&V