Inkomende facturen verwerken in Flowtly

Voordat je begint

Wat je nodig hebt

• De leveranciersfacturen die je wilt verwerken, automatisch ontvangen of als bestanden die je kunt uploaden.
• De maand waartoe elke kostenpost behoort, als het document dat niet duidelijk maakt.

1. 1

   Open Incoming invoices en voeg een document toe

   Ga naar Finance & Business → Incoming invoices. Als je organisatie E-Invoicing (KSeF) heeft ingeschakeld, worden leveranciersfacturen automatisch opgehaald uit het nationale e-factureringssysteem — klik op Check E-Invoicing rechtsboven om een directe synchronisatie te starten. Als E-Invoicing niet is ingesteld, sleep je een PDF of afbeelding naar het uploadgebied of klik je op Click to upload (PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF, max 3 MB).

   Tips

   • Neem contact op met je Flowtly-beheerder als je de knop Check E-Invoicing niet ziet — E-Invoicing moet eerst voor je organisatie zijn ingeschakeld.
2. 2

   Klik op een factuur om het beoordelingspaneel te openen

   De lijst toont voor elke factuur de naam, de voltooiingsstatus (de voortgangscirkel), het bedrag, de gekoppelde transactie, de boekhoudperiode en de ontvangstdatum. Een cirkel onder 100% betekent dat er nog gegevens ontbreken of dat suggesties op beoordeling wachten; de kleur toont wat er is gevonden — rood voor een afwijking of een mislukte analyse, oranje voor ontbrekende gegevens. Klik op een rij om het detailpaneel te openen. Verderop in het paneel vind je de sectie Note — typ een bericht dat je accountant naast de factuur ziet, of geef context die Flowtly's AI gebruikt voor toekomstige suggesties; het wordt automatisch opgeslagen. Voordat je de AI-suggesties doorloopt, klik je bovenaan het paneel op Preview (het oogicoon) om het originele document te bekijken en de gegevens te controleren.

   Tips

   • Verwerk facturen gesorteerd op Received date (de standaard) zodat oudere documenten de maandelijkse deadline niet missen.
   • Houd de boekhoudkundige notitie beknopt maar specifiek — bijvoorbeeld “Vergoedbare reiskosten, Q1 klantbezoek”. Flowtly's AI leest deze notitie ook om toekomstige suggesties voor vergelijkbare facturen te verbeteren.
3. 3

   Accepteer of corrigeer de gerelateerde maand

   Onder Set related month toont Flowtly de maand die via OCR uit de factuur is geëxtraheerd en de reden. Klik op Accept als de maand correct is. Klik op Edit suggestion om een andere maand uit de datumkiezer te selecteren en daarna op Apply. Klik op Reject om de suggestie te wissen en de maand later handmatig in te stellen.

   Tips

   • De gerelateerde maand is het meest kritieke veld — je accountant accepteert de factuur in de maandafsluiting niet zonder dit veld.
4. 4

   Accepteer of corrigeer het bedrag

   Onder Set amount toont Flowtly de brutowaarde, het nettobedrag en de valuta die via OCR zijn geëxtraheerd. Klik op Accept als de bedragen correct zijn, of klik op Edit suggestion om de juiste waarden handmatig in te voeren en daarna op Apply. Je kunt ook rechtstreeks in de velden Net en Gross boven aan het paneel typen; elk veld wordt opgeslagen zodra je het verlaat.

   Tips

   • Als de geëxtraheerde bedragen niet kloppen, open dan Preview en controleer het originele document zorgvuldig voordat je accepteert.
5. 5

   Wijs de tegenpartij toe

   Onder Create supplier (of Match supplier als er een overeenkomst is gevonden) toont Flowtly wat het uit de factuur heeft gelezen. Als er een overeenkomende leverancier in je records bestaat, accepteer je de suggestie. Als dat niet het geval is, klik je op Edit suggestion: je kunt een bestaande leverancier kiezen uit het keuzemenu Choose existing supplier of een nieuwe aanmaken — het formulier is vooraf ingevuld met de door OCR geëxtraheerde naam, land, belasting-ID en adres. Klik op Apply om te bevestigen.

   Tips

   • Door hier een nieuwe leverancier aan te maken, wordt deze permanent opgeslagen, zodat toekomstige facturen van hetzelfde bedrijf automatisch worden gekoppeld.
   • Er kan ook een suggestie voor een kostengroep in het paneel verschijnen. Accepteer of wijs deze op dezelfde manier toe — dit zorgt ervoor dat de factuur correct wordt gecategoriseerd voor rapportage.
6. 6

   Alles accepteren en 100% voltooiing bevestigen

   Nadat je de afzonderlijke suggesties hebt beoordeeld, klik je op Accept all onderaan de sectie Suggestions (de knop verschijnt zolang er meer dan één suggestie openstaat) om alle nog hangende items in één klik te bevestigen. De statuscirkel wordt volledig groen bij 100% en de lijstrij toont nu het bedrag, de boekhoudperiode en het gekoppelde transactienummer. De factuur is klaar voor je accountant.

   Tips

   • Als een suggestie onjuist is, verwerk deze dan individueel met Edit suggestion of Reject voordat je op Accept all klikt — Accept all bevestigt alle nog hangende suggesties zoals ze zijn.