Een contract starten en een upload controleren

Een contract komt op twee manieren in Flowtly: je typt het in, of je uploadt het ondertekende document en laat Flowtly het lezen. Beide beginnen bij "New contract" op de lijst "Contracts".

Invoeren

"New contract" → "Manual entry" opent het contractformulier. Drie dingen zijn verplicht voordat "Save" beschikbaar wordt: een "Name", de richting ("Purchase" of "Sales") en de "Currency", die begint als de valuta van je organisatie. Al het andere kan wachten, inclusief de tegenpartij: een contract waarvan de andere partij nog niet is gekozen, is een normale toestand, geen onafgemaakte.

Het ondertekende document uploaden

"New contract" → "Via upload" opent een neerzetvlak op de lijst. Zet de bestanden daar neer of klik op "choose a file":

Pdf, png of jpeg, tot 20 MB per bestand.
Meerdere bestanden tegelijk is prima, en een bestand dat Flowtly al heeft, wordt opgevangen voordat het een tweede contract wordt. Beide staan beschreven in Contracten.

Zodra er minstens één bestand is geüpload, opent "Go to review" het controlescherm. Later leidt het tabblad "Awaiting sorting" op de contractlijst naar dezelfde plek en toont het hoeveel uploads er nog wachten.

Het controlescherm

"Review extracted contracts" heeft drie panelen naast elkaar, op een smal scherm onder elkaar.

De wachtrij, links. Elke upload die op controle wacht, met een zoekvak over namen en bestandsnamen. Elke rij zegt hoe ver hij is: Analysing the contract…, Ready to review, Saved, of een probleem. Een rij die is mislukt of al meer dan tien minuten wordt gelezen, biedt "Re-extract" of "Upload again" aan, afhankelijk van wat kan helpen.

Het document, in het midden. Het ondertekende bestand zelf, om te lezen terwijl je de waarden controleert. Het is alleen om te bekijken.

De details, rechts. Wat Flowtly uit het document heeft gelezen, klaar om door jou te worden gecontroleerd:

"Counterparty (from analysis)": de bestaande klanten of leveranciers waar het contract over kan gaan, plus "Create new from extracted" met de naam en het btw-nummer dat het heeft gevonden, en "Pick existing…" om een andere te zoeken. Hoe suggesties worden gekozen, staat in Contracten.
"Prices in this contract" en "Detected instalments": de bedragen en het betalingsschema die in het document zijn gevonden.
Het contractformulier zelf: richting, naam, project, waarde, looptijd, betalingsvoorwaarden en notities. Een wijziging in een veld wordt opgeslagen zodra je haar maakt.

Naast elke uit het document gelezen waarde staat een verwijzing naar waar Flowtly hem heeft gevonden; klik erop om het document op die pagina te openen. Wat de verwijzingen betekenen, staat beschreven in Contracten.

Zolang een document nog wordt gelezen, zegt het paneel dat en wordt het vanzelf bijgewerkt wanneer het lezen klaar is, meestal binnen een minuut.

De controle afronden

"Save & validate" accepteert het contract. Het koppelt of maakt de tegenpartij die je hebt gekozen, markeert de upload als gecontroleerd en opent het contract op de contractlijst.
"Reject" verwijdert het contract dat uit die upload is gemaakt, nadat het eerst heeft gevraagd, en gaat verder met de volgende upload in de wachtrij.
"Re-extract" leest het document opnieuw en overschrijft de velden, dus het vraagt eerst. Als een leesbeurt mislukt, legt Contracten uit welke mislukkingen een tweede leesbeurt kan verhelpen.

Bij het opslaan worden twee dingen over een nieuwe tegenpartij gecontroleerd. Het contract heeft eerst een richting nodig, omdat de richting bepaalt of het nieuwe record een klant of een leverancier is. En een nieuwe klant op een "Sales"-contract heeft een land en een valuta nodig. Voor een Pools bedrijf met een btw-nummer vult Flowtly het adres in uit het nationale register wanneer het kan.

Een tegenpartij die al bestaat

Hoort de naam of het btw-nummer dat Flowtly las bij een tegenpartij die je al hebt, dan zegt het scherm dat voordat je een tweede aanmaakt, bijvoorbeeld "Acme" already exists as supplier. Mist het bestaande record alleen de rol die dit contract nodig heeft, dan voegt één klik die rol toe, bijvoorbeeld Add client role to "Acme", en selecteert hem.

Maak je de nieuwe tegenpartij toch aan, dan vraagt "Possible duplicate" nog één keer: de ontbrekende rol aan het bestaande record toevoegen, het openen, of een apart record met dezelfde naam aanmaken.

Voorbeelden van gebruik

Een map met ondertekende leveranciersovereenkomsten in één keer uploaden en ze daarna een voor een in de wachtrij doorwerken.
Een aanbesteding vastleggen voordat hij is gegund met "Manual entry", met de tegenpartij leeg.
Het door Flowtly gelezen betalingsschema controleren tegen de ondertekende tekst door naar de aangehaalde pagina te springen.
Voorkomen dat je een leverancier twee keer aanmaakt wanneer hetzelfde bedrijf al een van je klanten is.